Könyvtármenedzsment

1. Könyvtármenedzsment Informatikus-könyvtár szak Baja, EJF Dr. Fischerné dr. Dárdai Ágnes dardai@lib.pte.hu

2. Főbb témakörök • A stratégiai tervezés általános jellemzői (okt.6.) • Szervezeti magatartás és vezetés (okt.6.) • Személyzeti és emberi erőforrás menedzsment (nov.10) • A változások menedzselése, szervezetfejlesztés (nov.10.) • Kultúramenedzsment/könyvtári és információs szervezetek menedzsmentje (nov.17.) • Minőségmenedzsment a könyvtárakban (TQM) – dec.1.

3. Definíciós kérdések • Szervezet Azon emberek csoportja, akik közös cél érdekében együtt dolgoznak. 2.Menedzsment = vezetés, szervezés „menedzsment, menedzser, menedzselni” to manage = valaki valamit sikerrel megold A szervezeti munka tervezése, szervezése, vezetése azért, hogy a szervezet elérje a kívánt célt. A menedzsment feladata az ehhez szükséges erőforrások előteremtése. 3. Stratégia = a célok megvalósításához vezető út kijelölése

4. Definíciós kérdések 4. Tervezés = a stratégiai döntések megalapozását és végrehajtását szolgáló tevékenység 5. Stratégiai menedzsment = erőforrások menedzselése a szervezet hatékony működése érdekében.

5. A stratégiai tervezés általános jellemzői 1. Hadművészet: stratégia – taktika – akció (célok, elvek, prioritások, megvalósítás, cselekvés) A sikeres stratégia két alapszabálya Erőfölény Jó időben, jó helyen Offenzív – defenzív stratégia

6. A stratégiai tervezés általános jellemzői 2. Stratégiai tervezés és kockázatvállalás • Kockázatvállalási hajlandóság (várható siker, tét nagysága, a szervezet életkora) • Kockázat kezelési módok (feltétlenül vállalandó, vállalható, nem vállalható) Stratégiai tervezés és társadalmi felelősség • Nem légüres térben! • Önös versus társadalmi érdek • Értelmes munka • Fogyasztók, használók jogai és szempontjai • Társadalmi-természeti környezet védelme FELADAT: példák a tervezés társadalmi felelősségére

7. A stratégiai tervezés általános jellemzői 3. Stratégiai gondolkodás: Környezetelemzés, stratégiaválasztás, stratégia megvalósítás, mérés-ellenőrzés Stratégiai vezető: FELADAT! széles tudás, intelligencia, állandó tanulás erős, határozott értékrend kockázatvállalás, rugalmasság, problémaérzékenység alternatív, innovatív, kreatív gondolkodás jó emberismeret, empátia, kommunikáció, optimizmus, humor döntésképesség (centralizáció, decentralizáció) jövőépítés képessége és eltökéltsége erős érdekérvényesítő képesség

8. Vezetői stílusok • Utasító(a vezető meghozza a döntést, majd kihirdeti) • Elfogadtató • Tesztelő (ötlet, majd véleménykérés) • Javasoló (a vezető megoldási javaslatai) • Megbeszélő (feladat ismertetése, vélemények alapján dönt) • Együttműködő (csoport dönt, vezető egy a többi között) • Delegáló (megszabott keretek között a beosztottak döntenek) FELADAT: előnyök – hátrányok. Könyvtárban? Minisztériumban? Vállalatban?

9. A stratégiai tervek típusai és hierarchiája 1. Minőségi tervek – stratégiai célmeghatározás 2. Középtávú tervek – str. céloknál konkrétabb, 1-5 év 3. Operatív tervek – az évesnél rövidebb, feladatok, programok

10. A stratégia szintjei I. Társasági/intézményi szint (önkormányzat, felsőoktatás, egyetem) II. Egység/divízió szint (megyei, városi, kari, központi könyvtár) III. Funkcionális szint (könyvtári munkafolyamatok, személyzeti, pénzügy, marketing)

11. A stratégiai tervezés folyamata 1. • A lehetőségek és feltételek azonosítása • A szolgáltatást igénybe vevő környezet elemzése • A jelenlegi szolgáltatások értékelése • A fejlesztési feltételek megfogalmazása • Források felderítése • Célok megfogalmazása • Stratégiai modellezés (alternatívák meghatározása, értékelése, kiválasztása) • Tervkészítés • A terv értékelése

12. A stratégiai tervezés folyamata 2. Jövőkép (vízió): a jövőbeli állapot Átfogó cél (misszió): az a küldetés, amit el akarunk érni Alapvető célok: irányok kijelölése szándék-célok: miért vagyunk, mi a dolgunk? irány-célok: merre tartunk, merre menjünk? feladat-célok: hogyan teljesítsük? eredmény-célok: mit értünk el? Kulcsterületek: szerepek, tevékenységek

13. A stratégiai tervezés kivitelezése A stratégiai terv készítése - munkacsoport létrehozása - a terv tartalmi és módszertani elemeinek meghatározása - folyamatábra elkészítése - Cselekvési terv elkészítése A stratégiai terv kontrollja, értékelése A stratégiai terv megvalósítása FELADAT: folyamatábra elkészítése bármely könyvtári tevékenységről, főiskolai (munkahelyi) munkafolyamatról

14. A stratégiai tervezés módszerei 1. 1. A külső környezet elemzése (piaci környezet, beszerzés, értékesítés, munkaerőpiac, tudományos-technikai, politikai-intézményi, kulturális környezet stb.) 2. Belső erőforrások és képességek elemzése (anyagi, pénzügyi, tárgyi, emberi, szervezeti, technológiai, innovációs, hírnév stb.) 3. Funkcionális elemzések (szervezeti struktúra, szervezeti kultúra, funkciók)

15. A stratégiai tervezés módszerei 2. 1. Diagnózis módszerek: SWOT-analízis, PEST-analízis, portfólió-elemzés, értéklánc elemzés 2.Módszerek a stratégiai alternatívák meghatározására: rangsoroló módszerek, döntési fák, szcenárió-elemzés

16. Szervezeti magatartás és vezetés 1. Fő kérdés: mit tesznek az emberek a szervezetben, és ez hogyan befolyásolja a szervezet teljesítményét? Mit tesz a vezetés, hogy a szervezet minél hatékonyabb legyen? A vizsgálat egysége: egyén, csoport, nagyobb részegységek, a szervezet egésze, szervezeti populációk Feladat: Mit tesz az intézmény vezetése, hogy minél hatékonyabb legyen a munka? Mit tesz az egyén?

17. Szervezeti magatartás és vezetés 2. Egyén és szervezet közötti szerződés • Milyen feltételekkel lép be az egyén, és mi motiválja, hogy erőfeszítéseket tegyen a szervezet érdekében? • Milyen feltételekkel veszi fel a szervezet az egyént, és mi motiválja, hogy erőfeszítéseit ellentételezze? • Mi a két fél érdeke? – eltérő motivációs és célrendszer • Megoldás, a két érdek metszéspontja: - munkaszerződés - „pszichológiai szerződés” (szerep elvárások) Példák!

18. Szervezeti magatartás és vezetés 3. Milyen a sikeres szervezeti egyén? (a vezető szemszögéből) • Képességek • Személyiség (érett: független és aktív) • Értékrend (végső értékek, instrumentális értékek) • Beállítódás (gondolati, érzelmi, magatartási) • Tanulás (képesség a magatartás tartós megváltozására) • Problémamegoldás • Döntésképesség • Motiváció

19. Szervezeti magatartás és vezetés 4. Motiváció Kielégítetlen szükséglet Belső feszültség Hajtóerő Kereső magatartás Kielégített szükséglet Belső feszültség csökkenése

20. Szervezeti magatartás és vezetés 5. Maslow szükséglet-hierarchiára alapozott motivációelmélete • Fiziológiai (élettani) szükségletek • Biztonsági szükségletek • A szeretet (másokhoz tartozni, befogadottnak lenni szükséglete • 4. Az elismerés, a megbecsülés szükséglete • Az önmegvalósítási szükséglet

21. Szervezeti magatartás és vezetés 6. A szükséglet-hierarchia a munkahelyen, iskolában Fiziológiai: Biztonsági Szeretet: Megbecsülés: Önmegvalósítás: Példák!

22. Irodalom • Bobokné Belányi Beáta: Kulturmenedzsment könyvtári és információs szervezetek vezetőinek. Typotex, 2001. • Roóz József: Vezetésmódszertan. Perfekt, 2001. • Barakonyi K.-Lorange, P.: Stratégiai menedzsment. Közgazdasági és Jogi K., 1993. • Antal-Mokos – Balaton K. et al.: Stratégia és szervezet. Közgazdasági és Jogi K., 1997. • Csepeli György: A szervezkedő ember. Osiris, 2001. • Farkas M., Charles – De Backer, Ph.: Született vezetők. Az öt legsikeresebb vezetői stratégia. KJK KERSZÖV, 2002. • Klein Sándor: Vezetés- és szervezetpszichológia. Edge 2000 KFT, 2002.