Автоматизированная система управления жилищным фондом « Жилищный стандарт »

1. Автоматизированная система управления жилищным фондом«Жилищный стандарт» ООО «Центр интеллектуальных инициатив», 2014

2. Результаты использования • ИнформацияПолная и актуальная информация о всех бизнес-процессах компа-нии и состоянии обслуживаемого жилого фонда • КонтрольБыстрая постановка задач и контроль за их исполнением, индивидуальная оценка работы сотрудников • ПланированиеПланирование бюджета и контроль за исполнением, управление ликвидностью и платежеспособностью • ОтчетностьАвтоматическое формирование всей законодательно установлен-ной отчетности; мощная управленческая аналитика +ДоступБезопасный доступ к данным системы из любой точки земного шара, где есть интернет АСУ «Жилищный стандарт» — уникальный программный продукт, оптимизирующий работу управляющих компаний в сфере ЖКХ. При внедрении системы руководству УК гарантированы:

3. Для чего создана система В своей работе управляющие компании часто сталкиваются со следующими проблемами: • Неплатежи населения за услуги ЖКХ • Постоянно возрастающие требования законодательства о предоставлении отчетности и раскрытии информации • Необходимость контроля большого количества мелких задач, выполняемых рядовыми сотрудниками • Растущая потребность в квалифицированных сотрудниках из-за усложнения технических характеристик современных домов • Увеличение объема информации, требующей анализа и контроля • Негативное отношение собственников жилья к управляющей компании из-за отсутствия обмена информацией о проблемах жителей и действиях УК по их решению

4. Для чего создана система АСУ «Жилищный Стандарт» создана на основе опыта работы управляющих компаний и анализа их потребности в отраслевом программном продукте: • Для решения существующих и возникающих проблем УК • Для автоматизации и систематизации работы УК • Для оперативного обмена информацией с собственниками жилья • Для объединения информации из разных источников в единую взаимосвязанную базу • Для оптимизации денежных потоков и повышения рентабельности УК

5. Возможности системы • Хранение истории писем, обращений, ответов, выполнения задач, отключений ресурсов, информации о домах и жителях • Автоматическое формирование отчетов для руководства компании, собственников жилья, контролирующих и надзорных органов • Формирование претензионных и судебных документов для взыскания задолженности за жилищно-коммунальные услуги • Оперативное реагирование на поступающие обращения путем постановки задач сотрудникам • Контроль выполнения поставленных задач и персональная оценка деятельности каждого сотрудника • Индивидуальная настройка рабочего стола и прав доступа для каждого пользователя • Автоматический обмен данными с другими информационными системами (1С, сайт УК, система РЦ)

6. Обмен данными АСУ «Жилищный стандарт» позволяет организовать обмен данными с любой другой информационной системой слайд 6

7. Описание системы АСУ «Жилищный стандарт» построена по модульной архитектуре. Каждый модуль системы реализует строго определенный функционал • Обращенияучет и хранение обращений из внешних источников • Задачипостановка и выполнениезадач сотрудниками УК • Документыучет и хранение документов • Аварийные отключениясвод информации об отключениях коммунальных ресурсов • Дебиторская задолженностьформирование данных о задолженности и документов для ее взыскания • Бюджетыпланирование бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, формирование отчетов об их исполнении • Страница директораотчеты и графики для руководства • Отчетностьгодовые отчеты для собственников, отчеты по недопоставкам ресурсов, отчеты для контролирующих органов • Информационный блокдома, жители, приборы учета, контрагенты, сотрудники слайд 7

8. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Обращения Модуль «Обращения» представляет собой единую централизованную базу обращений от собственников жилья, контрагентов, контролирующих и надзорных органов, поступающих в управляющую компанию из внешних источников. АСУ «Жилищный стандарт» использует следующие источники обращений: • письменные обращения в приемную УК • обращения на сайт УК • заявки в единую диспетчерскую службу • заявки в службу контроля качества • обращения в муниципальные информационные службы

9. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Обращения Обращения отражаются на компьютерах всех пользователей в режиме онлайн. Белым цветом выделяются обращения, принятые исполнителем. Если вопрос по обращению решен, шрифт становится черным и появляется обязательный комментарий по его закрытию.

10. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Обращения: типы В системе заложена трехуровневая ти-пология обращений, построенная по принципу от общего к частному. Такая классификация по-зволяетосущест-влятьглубокий анализ данных, оценивая долю тех или иных работ в общей структуре. Для удобства работы с системой все обращения разделены по типам и удобно структурированы. Благодаря этому каждое обращение автоматически направляется именно в то подразделение, которое должно на него реагировать.

11. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Обращения: параметры Каждое обращение в АСУ прикрепляется к Заявителю, которым может выступать представитель квартиры в доме, обслуживаемом УК; к конкретному помещению или дому, если Обращение коллективное и касается всего дома или совокупности квартир. Обращение может иметь тип, статус - выполнено/не выполнено, а также связь со всеми задачами, которые были назначены по этому обращению; У каждого обращения автоматически фиксируется время его внесения в Систему, а также время, в которое это обращение было прочитано ответственным лицом, принявшим заявление. При необходимости у обращения указываются и иные характеристики: аварийное/не аварийное, платное/не платное.

12. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Задачи Постановка и контроль выполнения задач - это ключевой элемент для успешной работы Управляющей компании. Задача в системе может быть поставлена как сама по себе, так и в связи с поступившим Обращением. В случае, если задача была поставлена по какому-либо Обращению, то она наследует от него всю необходимую информацию: суть задачи, заявителя, адрес, тип обращения и др. Срок исполнения задачи может быть установлен руководителем самостоятельно или назначен автоматически. Закрытие задачи. По итогам выполнения задача должна быть закрыта с обязательным комментарием о ее исполнении. Анализ эффективности работы. На основе данных о выполнении/ невыполнении задач руководство Управляющей компании может проанализировать объем работ и эффективность отдельных сотрудников.

13. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Задачи Задачи могут быть поставлены руководителем УК, руководителями подразделений УК, распорядителями работ на участках и в АДС. Принятие и исполнение задач выделяется цветом аналогично обращениям.

14. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Документы Раздел Документы предназначен для хранения и распределения доступа ко входящим и исходящим документам компании. Каждый документ имеет следующие характеристики: • тип (входящий/исходящий) • регистрационный номер • дата регистрации/дата отправки • тема документа • автор документа (собственник жилья/контрагент/произвольный заявитель) • адрес дома • участники документа: сотрудники, которые должны участвовать в подготовке информации для ответа • сканированный файл документа в формате PDF • привязка к Обращениям/ Задачам, которые имеют отношение к этому документу Как и все остальные элементы АСУ, документы связаны с другими модулями Системы: контрагентами, домами, задачами и т.д.

15. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Документы Секретарь имеет возможность регистрировать входящие и исходящие документы с прикреплением его электронной копии в формате PDF.

16. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Аварийные отключения Каждая запись об аварийном отключении имеет свой тип, выбранный из многоуровневого справочника. Определенные типы отключений формируют список недопоставок по конкретному ресурсу.

17. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Аварийные отключения На основании данных об аварийных отключениях формируются отчеты о недопоставках всех видов ресурсов в разрезе обслуживаемых домов. Акты недопоставок формируются по отоплению, горячему и холодному водоснабжению. Также в автоматическом режиме формируются акты по недопоставке отдельной услуги по всему жилому фонду для согласования объема недопоставок с поставщиком ресурса для проведения перерасчета.

18. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Дебиторская задолженность Модуль предназначен для автоматизации процесса анализа задолженности за жилищно-коммунальные услуги и ведения работы по ее взысканию. На основе данных о начислениях и оплате за ЖКУ по каждому лицевому счету в системе автоматически формируются следующие документы: • уведомление о задолженности владельцу лицевого счета с требованием погасить задолженность и с описанием последствий, которые могут наступить в случае неоплаты • заявление о вынесении судебного приказа о взыскании задолженности по оплате за ЖКУ • исковое заявление в суд о взыскании задолженности за ЖКУ с расчетом пеней за просрочку оплаты • заявление о предъявлении судебного приказа или исполнительного листа в службу судебных приставов Сформированные документы сохраняются в Системе и доступны для импорта в форматах *.docx и *.pdf

19. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Бюджеты: БДР Модуль Бюджет доходов и расходов (БДР) дает возможность управлять эффективностью управляющей компании, которая измеряется такими показателями как прибыль и рентабельность. В АСУ «Жилищный стандарт» произведена классификация доходов и расходов по статьям с разной степенью детализации (разбивка может быть изменена в зависимости от потребностей Управляющей компании). Системой предусмотрены такие показатели контроля эффективности работы УК как финансовый результат и рентабельность деятельности компании. БДР формируется за любой период с разбивкой по месяцам, кварталам, годам, и все показатели сравниваются с плановыми значениями, рассчитывается их абсолютное и относительное отклонение от плана.

20. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Бюджеты: БДДС Подача заявок в БДДС сотрудниками УК на месяц Контроль и корректировка платежного календаря Сбор и согласование заявок специалистом ФЭС Утверждение БДДС, принятие к исполнению ФЭС Планирование доходной части БДДС по статьям Формирование реестров платежей на день оплаты Свод платежного календаря на предстоящий месяц Отчет по БДДС в режиме план/факт/отклонение Модуль «Бюджет движения денежных средств» (БДДС) предназначен для управления текущей ликвидностью и платежеспособностью компании в оперативном режиме. Алгоритм работы блока БДДС

21. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Бюджеты: БДДС График платежей на месяц формируется автоматически на основе согласованных заявок от сотрудников УК. БДДС на месяц может быть сохранен в форматах PDF и Excel.

22. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Страница директора Модуль Страница директора является мощным инструментом для оперативного контроля руководством компании или собственниками бизнеса за ее основными показателями. Доступ к аналитической информации ограничен и по умолчанию есть только у высшего руководства УК.

23. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Страница директора В модуле Страница директора в виде интерактивных таблиц представлена следующая информация: • Информация о количестве обращений по разным типам за выбранный период в разрезе производственных участков. • Информация о количестве обращений за выбранный период по каждому дому, находящемуся на обслуживании. • Информация о количестве задач, выполненных сотрудниками Управляющей компании за выбранный период; информация о количестве невыполненных задач и количестве выполненных с нарушением срока.

24. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Страница директора На интерактивных графиках представлена информация по следующим разделам: • Обращения: в разрезе типов обращений; в сравнении с аналогичным показателями предыдущего периода • Задачи сотрудников: выполнение задач за период; структура задач по статусу выполнения; структура задач по типам

25. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Страница директора Характеристики жилого фонда: структура обслуживаемых МКД по возрасту, этажности, площади, количеству квартир; динамика изменения площади МКД в обслуживании; динамика изменения количества МКД в обслуживании.

26. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Страница директора Собираемость платежей: за выбранный период; в сравнении с аналогичным периодом прошлого года; в сравнении с плановыми показателями. Динамика изменения доходов и расходов: в сравнении с аналогичным периодом прошлого года; динамика доходов по тарифу УК; динамика доходов по поставщикам услуг; структура доходов от жилых и нежилых помещений по периодам; структура расходов по укрупненным статьям. Рентабельность: рентабельность основной деятельности; в сравнении с аналогичным периодом прошлого года.

27. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Отчетность В соответствии со ст. 162 Жилищного кодекса РФ управляющая компания ежегодно в срок до 31 марта должна предоставлять собственникам отчеты по обслуживанию дома за предыдущий год. Формат отчета может быть адаптирован под требования конкретной Управляющей компании. По умолчанию годовой отчет по обслуживанию дома включает следующую информацию: • основные характеристики дома • информация о доходах и задолженности собственников за отчетный период • движение денежных средств на лицевом счете дома • выполненные работы на доме за отчетный период • отчет о количестве обращений собственников, аварийных заявок, проверок контролирующих органов Формируемые отчеты могут импортироваться в формате *.pdf и *.xls

28. Рабочий стол пользователя Рабочий стол - это стартовая страница для работы в АСУ «Жилищный Стандарт». Основная задача страницы - собрать в едином одном месте всю важную информацию, необходимую для работы определенного сотрудника, например: списки обращений, задач, заявок в бюджет и др. Виджеты позволяют сортировать и фильтровать выводимую информацию по любому параметру или группе параметров. Кроме того, на рабочем столе Располагаются быстрые кнопки, которые появляются у сотрудников в зависимости от Роли, которая назначена им в системе. Так, Диспетчеры имеют быстрые кнопки «Создать обращение», «Зарегистрировать аварийную ситуацию». Секретарь имеет быструю кнопку «Создать документ» и т.д.

29. Безопасность системы • Разграничение прав пользователей. Доступ настраивается для каждого сотрудника индивидуально • Защита от подбора пароля • Резервное копирование данных по установленному графику • Права на настройку основных параметров системы только у Администратора • Возможность настройки ограниченного доступа на сервер компании

30. Права на систему АСУ «Жилищный стандарт» запатентована и имеет Свидетельства о государственной регистрации программы для ЭВМ

31. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Поддержка и обновление В рамках поддержки осуществляются следующие работы: • Контроль работоспособности программного обеспечения • Индивидуальные консультации сотрудников по работе в системе • Создание в системе новых пользователей, деактивация выбывших сотрудников • Изменение прав на доступ и совершение различных действий для сотрудников • Резервное копирование системы и базы данных • Установка обновлений, выпускаемых разработчиком в период обслуживания

32. Модули АСУ «Жилищный стандарт»Технические требования • Сервер: Процессор intel i3 – i7 или Xeon, HDD не менее 20Гб, оперативная память не менее 4Гб. • Скорость передачи данных: в локальной сети – от 100 Мбит/с, в интернет – от 4 Мбит/с. • Используемые базы данных:MySQL. • Программное обеспечение на компьютерах пользователей: - браузер GoogleChrome (или аналогичный); - MS Word, MS Excel, AdobeReader.