Omstillingsprosjekt

1. Omstillingsprosjekt Omstilling av Alta kommune for å få til den gode kommune med en bærekraftig utvikling Rådmann Bjørn-Atle Hansen 17.09.2010

2. Omstillingsprosjekt • Bakgrunn: • Kommunestyrevedtak av 14.12.2009 – budsjett 2010 • Kommunestyrevedtak av 21.06.2010 – foreløpige budsjettrammer 2011 • Den økonomiske utviklingen • Omstillingsbehov på ca 40 mill fra 2011 • Likviditetssituasjonen

3. Omstillingsprosjekt • Prosjektets formål: • Etablere en effektiv og fremtidsrettet politisk og administrativ organisering av Alta kommune • Bidra til at nivået på tjenesteproduksjonen blir økonomisk bærekraftig i kommende økonomiplanperiode • Bidra til forbedret helhetstenkning i den kommunale organisasjonen • Bidra til å få på plass mer kostnadseffektive løsninger innenfor tjenesteproduksjonen • Etablere forpliktende kompetanseutviklingsplaner, herunder fokus på lederkompetanse og medarbeiderundersøkelser

4. Omstillingsprosjekt • Prosjektet skal oppfylle følgende resultatmål: • Redusere Alta kommunes utgiftsbehov permanent med 40 mill fra 2011 • Få på plass en ny politisk og administrativ organisering • Definere prioriterte innsatsområder, som er politisk forankret • Alta kommune skal fremstå som en organisasjon med ansvarliggjorte og beslutningsmyndige ledere nærmest mulig brukerne • Implementere et helhetlig målstyringssystem • Det vil ikke være mulig å implementere alle målene i løpet av 2011 • Blir nødvendig med midlertidige kostnadsreduksjoner og vakanser

5. Omstillingsprosjekt • Rammebetingelser: • I hovedsak gjennomføres ved bruk av tilgjengelige administrative og økonomiske ressurser • Må prioriteres på bekostning av andre oppgaver • Prosjektbudsjett på kr 800 000,- • Ansette prosjektsekretær • Motivasjon for omstillingsarbeidet • Formannskapet (styringsgruppen) skal styre framdriften av omstillingsprosjektet

6. Omstillingsprosjekt • Prosjektet skal vurdere følgende områder: • Den politiske og administrative organiseringen, herunder; • Politisk organisering som ivaretar helhetstenkning og målstyring (avgjøres av styringsgruppen) • Samling (samlokalisering) av kommunens øverste ledere på Rådhuset • Innføring av virksomhetsområder • Bygningsmessige/arealmessige tilpasninger • Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen • Strukturelle endringer, herunder; • Skole og barnehage organisering/struktur • Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial (jfr pågående arbeid vedrørende utarbeidelse av kommunedelplan for helse og sosialtjenester)

7. Konklusjon Målstyring Vi må utvikle et styringssystem som både gir politikerne mulighet til å sette mål, definere rammer samt sikre resultater. Politikk Fag Politikk Visjoner, mål, rammer Tiltak Evaluere, sikre resultater

8. Omstillingsprosjekt • Investeringsnivå de kommende 8 årene • Organisering, omfang og kvalitetsnivå på tjenestetilbudet • Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent • Utskillelse/selskapsorganisering av kommunale virksomhetsområder • Styringsgruppa prioriterer • Demografiske endringer • De ”store” pengene ligger i strukturelle endringer • Avtale med fagforeningene – stillingsvern under omstillingen

9. Omstillingsprosjekt • Prosjektorganisering • Prosjekteier: Kommunestyret • Styringsgruppe: Formannskapet + 2 fagforeninger • Prosjektgruppe: Rådmannens ledergruppe + 2 fagforeninger • Prosjektsekretær: Britt Gunnberg • Arbeidsgrupper: Opprettes fortløpende • Skal utarbeides en fremdriftsplan med milepæler

10. Omstillingsprosjekt • Dokumentasjon: • Agenda kaupang; Erfaringer med flat struktur • Kostra-tall 2009 • Econ rapport; Er Alta kommunes økonomi bærekraftig? • Erfaringer/besøk i andre kommuner • Kommunestyrevedtak; budsjett 2010 – foreløpige budsjettrammer 2011 • Nivå på administrative stillinger (Agenda kaupang)

11. Omstillingsprosjekt • Hva er vår utfordring? • Generelt god kvalitet, og driver kostnadseffektivt på mange områder • Mange små enheter • Behov for ”modernisering”, økonomiske utfordringer, men ikke behov for noen revolusjon • Kortsiktig utfordring (kommer ikke utenom) – et budsjett i reell balanse for 2011 • Kapasitet/tid til å utrede – må trekkes noen konklusjoner basert på hva vi har kunnskap om i dag. • Omstilling tar tid • Forankring i organisasjonen

12. Omstillingsprosjekt • Utredningsområder/foreløpige konklusjoner; • Administrativ organisering • Hvor flat er organiseringen i dag? • Hvor ligger fullmaktene? • Vi har en hybrid modell • Hierarkisk organisasjonskart • Vi har i dag et rådmannsnivå og et sektorledernivå • Ledergruppa er stort sett enig i at vi begynner med oss selv. Og så tar for oss organiseringen under rådmannsnivået. • Stab/støtte funksjonene sin rolle/plassering

13. Administrativ organisering

14. Omstillingsprosjekt • Konklusjon: • Sektoradministrasjonene samles på rådhuset • Rådmann og kommunalledere med virksomhetsansvar sitter i kontorfellesskap • Antall kommunalledere og behov for rådgivere og merkantilt personell utredes nærmere • Rådmannsnivået er da samlet i en enhet med virksomhetsområder under • Organiseringen av tjenestene under rådmannsnivået må utredes nærmere • ASU fortsatt en del av rådmanns stab • Samordning av administrative oppgaver, som vil føre til innsparing på stillinger og driftsutgifter • Renovering/utbygging av rådhuset (inkl. inneklima)

15. Omstillingsprosjekt • Kultur sin organisatoriske plassering i kommunen • Kultur som egen virksomhet med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket. Ledes av kommunalleder for kultur • Kultur som stabsfunksjon hos rådmannen. Kultursjef • Kultur og næring som del av ASU • Kultur som eget virksomhetsområde • Konklusjon (foreløpig); • Kommunalleder i rådmannens lederteam med ansvar for kulturskolen, kultursalen og biblioteket + administrative oppgaver • Landbruksavdeling skal ikke følge ny kommunalsjef. Videre prosess avgjør. • Altalabben og fiskevetrinærene skilles ut av den kommunale organisasjonen. • Politisk organisering • Samling av den politiske utvalgsstrukturen. To utvalg/komiteer under Formannskapet • Innføring av parlamentarisme. Utredning

16. Omstillingsprosjekt • Strukturelle endringer: • Utvide eksisterende barnehager og skoler • Større virksomheter, og færre virksomheter • Utredninger pågår • Besparelser på lønn og bygningsmessig drift • Vurdere grendehus/samfunnshus funksjonene • Organisering av og størrelsen på tilbud innenfor Helse og sosial • Organisering/struktur • Utredning pågår (kommunedelplan) • Vurdering av omfang og kvalitet • Selskapsorganisering/kjøp av tjenester: • Bygningsmessig drift utskilles som kommunalt foretak • Kommunestyrevedtak – utredning pågår • Dag- og arbeidssenter • Dialog med Aksis

17. Omstillingsprosjekt • Kjøp av flere sykehjemstjenester • Kjøper i dag 49 plasser fra Stiftelsen Betania • Kjøkkentjenester • IKT/e-forvaltning • Regionrådet • Skatt/innfordring • Regionrådet • Andre? • Oppgaver og funksjoner som kan inndras permanent • Kritisk vurdering/gjennomgang av funksjoner/oppgaver • Kortsiktige tiltak

18. Omstillingsprosjekt • Investeringsbudsjett 2011 – 2014: • Sikre full barnehagedekning • Utbygging av Elvebakken sykehjem • Renovering/utbygging av rådhuset • Utskifting av vindu ved Alta helsesenter • Kultursalen • HMS – tiltak • Prosjekt som kommer/ligger på vent: • Ny avlastningsbolig • Renovering Øst-Fløya Alta Ungdomsskole • Renovering Aronnes barnehage • Ny brannstasjon

19. Omstillingsprosjekt • Annet: • Økt nærvær i Alta kommune • Mål; et nærvær på 92,5% • Nærværsteam • Ledelse • Lederopplæring (beslutningsmyndighet nærmest mulig brukerne) • ”Vi Vil” følelse • Kompetanseutviklingsmidler/planer • På alle nivå • Medarbeiderundersøkelser

20. Omstillingsprosjekt • Prosess; • Fagforeningene med i styrings- og prosjektgruppa • Tillitsvalgte må trekkes aktivt inn i omstillingsarbeidet • Opprette et informasjonssted på intranett • Etablering av arbeidsgrupper • Oppgaver og sammensetning avklares av rådmannen på bakgrunn av styringssignaler fra styringsgruppa • Pågående utredningsarbeid innen H/S, B/U og D/U blir en del av prosjektet • Styringsgruppa må ta beslutninger( noe må vedtas av Kommunestyre)

21. Omstillingsprosjekt • Styringsgruppens møte 17.09.2010 • Beslutninger/utredningsoppgaver: • Kultur/landbruk – kortsiktige tiltak – permanent organisering • Parlamentarisme • 3 part avtale • Prosjektsekretær • Organisering av rådmannsnivået – utredning • Påbygg og renovering av rådhuset – utredning • Politisk organisering • Budsjettprosessen – strukturelle endringer