Värdeberäkning

1. Bakgrund: Behov att synliggöra effekter, nytta och ekonomiska konsekvenserna av förändringsarbete. Värdeberäkning

2. Syfte - Att uppnå god hushållning och ökat värde för patienten/kunden Mål - Värdeberäkningsmodellen ska utgöra en hjälp i att synliggöra och värdera effekter och nytta i utvecklingsarbeten i Landstinget i Kalmar län. Syfte och Mål

3. Förbättringskunskap Värdekompassen Processkartläggning Samverkan Värdeberäkning bygger på förbättringskunskapens teori, metoder och verktyg. Metoden förutsätter kartläggning av processer. Vid utveckling av patientprocesser används med fördel Värdekompassen med dess fyra perspektiv som stöd. Beräkningarna bör göras i samverkan mellan förbättringsteam, verksamhetsutvecklare och ekonom. Metod för värdeberäkning

4. Definition: Ett annat ord för kostnader, men resursmått beskriver tydligare vad det handlar om, d v s mätning av resursförbrukning. Obs att det inte handlar om att mäta processernas totalkostnad, utan främst kostnaden för den planerade förbättringen. Resursmått

5. Förbättringskunskap Utvecklat efter P Batalden

6. 1 2 Analysera Processen Hur ser processen ut som åstadkommer vård till just dessa patienter? Första kontakt Tillfredsställelse 3 4 Generera idéer till förändringar Välj första/nästa förändring till pilottesten Orienteringsblad för förbättringsarbete Idé: att påskynda det praktiska förbättringsarbetet genom att sammanföra kunskap om resultat och processer med att genomföra tester av identifierade förbättringsmöjligheter. PROCESS RESULTAT • Välj en patientgrupp • Syftet med förbättringsarbetet? • Givet vår önskan att begränsa/minska • ohälsan i ”just dessa patienters” liv • -vad kan då anses som önskvärda mått? Värdekompassen Funktionellt hälsostatus Bedömning Diagnostik Behandling Kliniskt Uppföljning Kostnader FÖRÄNDRINGAR PILOT • Vilka idéer har vi för att förändra vårt sätt att arbeta, så vi uppnår • bättre resultat? Hur kan vi använda Planera - Gör - Studera - Lär (Plan - Do - Study - Act) cykeln för att pilottesta en förbättringsidé? Värdekompassen arbetsmaterial ã 1997, LandstingsförbundetSvensk bearbetning: Bergström M, Olsson J med tillåtelse av Paul B Batalden

7. I ”ISO 9000:2000 Ledningssystem för kvalitet – Principer och terminologi” beskrivs en process enligt följande: ”Grupp av samverkande eller varandra påverkande aktiviteter som omformar insatser till utfall”. Institutet för Kvalitetsutveckling (SIQ)”En process är en serie aktiviteter som förädlar en vara eller en tjänst. Den har en väl definierad början och ett väl definierat slut. Det måste alltid vara klart definierat vad processen ska ta emot, vad den ska åstadkomma, hur det ska ske, samt vilka de förväntade resultaten ska vara.” Gemensamt för de flesta beskrivningar av en process är följande: har en början har ett slut har en kund (en uppdragsgivare, i detta fall en patient) som efterfrågar ett resultat har en leverantör (en uppdrags-tagare, i detta fall t ex en vårdgivare) som åtar sig att leverera resultatet har en överenskommelse mellan patienten/kunden och leverantören består av ett nätverk av aktiviteter producerar ett definierbart värdeskapande resultat upprepas gång efter gång Vad är en process? 5

8. En process kan brytas ner i delprocesser, som i sin tur kan brytas ner i aktiviteter och arbetsmoment. Med aktivitet avses här ett antal arbetsmoment som genomförs för att tillhandahålla en tjänst till en kund, d v s till en patient. Ett antal sammanhängande aktiviteter med preciserad början och slut bildar tillsammans en process. En processkartläggning handlar alltså om att bryta ner en process i ett antal aktiviteter. Hur detaljerat aktiviteter bryts ned, avgörs av processteamet. Det är dock viktigt att poängtera att processteamen alltid ska börja med en övergripande processbeskrivning för att på så sätt få en helhetsbild, och sedan arbeta sig neråt mot önskad nivå. Nedbrytning av en process 9

9. Arbetsmodell Hämtat från arbetsmodell Fånga resursmått i processutvecklingen Landstinget i Jönköpings län

10. Arbetsmodellen är indelad i 5 steg. Steg 1: Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2: Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3: Gör en GAP-analys. Steg 4: Fånga resursmått. Steg 5: Gör en effektbedömning. Översikt av arbetsmodell Synliggör processen Värdeberäkna processen Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 11

11. Att kartlägga och analysera NU-läge handlar om att förstå och dokumentera situationen som den är idag. Det rör sig bl a om att se på dagens situation och ta fram vad som fungerar bra, men framför allt vad som är problemen. Det gäller att utröna vad det finns för faktorer runt omkring processen som påverkar den. En hjälp i NU-lägesanalysen kan vara att kartlägga processens styrkor och svagheter, samt vilka möjligheter och hot som föreligger (en s k SWOT-analys). Allt detta är väsentligt att kartlägga för att på så sätt skaffa sig kunskap, och för att i ett senare skede kunna sätta mätpunkter. Frågor som kan vara aktuella att finna svar på under steg 1 är exempelvis: Hur ser vår process ut idag? Hur gör vi idag? Vad finns det för problem? Steg 1: Kartlägg och analysera NU-läge Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 12

12. Processkarta NU-läge Processens start Processens slut Beskriv vad som händer i processen. Rita ett flödesschema (ett flödesschema beskriver grafiskt en process eller ett förlopps olika steg i ordningsföljd samt hur de olika stegen i processen hänger ihop med varandra). Identifiera aktiviteter. Identifiera processens start och slut. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 13

13. Att kartlägga och analysera NY-läge handlar om att ta fram de mål och visioner som ska leda fram till att vi når ett nytt, framtida önskat läge. Det gäller att ta fram förbättringsförslag samt att undersöka olika angreppssätt och alternativ för att därmed komma fram till det mest lämpliga. Frågor som kan vara aktuella att besvara under steg 2 är exempelvis: Vart vill vi nå? Vad vill vi åstadkomma? Hur löser vi på bästa sätt de problem som lyftes fram under NU-lägesanalysen (steg 1)? Steg 2: Kartlägg och analysera NY-läge Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 15

14. Processkarta NY-läge Processens start Processens slut Beskriv vad som händer i processen. Rita ett flödesschema (ett flödesschema beskriver grafiskt en process eller ett förlopps olika steg i ordningsföljd samt hur de olika stegen i processen hänger ihop med varandra) för att beskriva processen i NY-läge. Identifiera aktiviteter. Identifiera processens start och slut. Rita gärna nya aktiviteter i en avvikande färg, för att därmed tydliggöra skillnaderna. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 16

15. Steg 3: Gör en GAP-analys Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 18

16. Mall för GAP-analys Vilka är förändringarna i NY-läget jämfört med NU-läget? Ange förbättringsförslagen (aktiviteterna). Ange de förväntade effekterna av förbättringsförslagen. Det är enbart genom att lyfta fram de förväntade effekterna som vi kan veta att den tänkta förändringen är bra. Beskriv därför de förväntade effekterna i mätbara termer så långt det är möjligt. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 19

17. Resursmått är, som vi poängterade tidigare, ett annat ord för kostnader. Resursmått handlar om mätning av resursförbrukning och fångas med hjälp av aktiviteter. Naturligtvis varierar resursmåtten med varje specifik process. Det är därför väsentligt att noga klargöra vilka resursmått som gäller för just Din process, samt se till att resursmåtten som väljs ut är mätbara i t ex tid, pengar eller antal. Resursmåtten kan beskrivas som exempelvis: - Patienttillfredsställelse - Väntetid för patienten - Kostnad för t ex material, personal, undersökningar, operation, narkos etc Antal remisser Antal provtagningar Antal genomförda undersökningar Antal receptförskrivningar - Vårdtid Läkartid Omvårdnadstid Tid för patientadministrativt arbete Steg 4: Fånga resursmått Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 23

18. Vi måste få fram vad de tänkta förändringarna får för konsekvenser vad gäller kostnaderna. Det är inte aktuellt att räkna fram en totalkostnad, utan vi måste räkna på förändringar mellan NU- och NY-läge. Det handlar alltså om att enbart räkna på aktiviteter som är nya, förändrade alternativt borttagna i NY-läget. A. Vilka aktiviteter ingår i processen (se resultat från processkartläggningen i steg 1)? B. Vad kostar aktiviteterna i processen (i steg 1, NU-läge)? Styckpris Antal C. Summera aktiviteterna i processen. D. Genomför förändringsidéerna. E. Gör om punkt B och C ovan (men i steg 2, NY-läge). F. Analysera resultatet (t ex med hjälp av förbättringshjulet, PGSA). Att fånga resursmått i processer Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 24

19. Aktivitet/Resursmått Styckpris Antal Summa Aktivitetsmall resursmått NU-läge Aktivitetsmallen beskriver vilka aktiviteter/resursmått som är aktuella i NU-läget, samtpriset på dessa. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 25

20. Aktivitetsmall resursmått NY-läge Aktivitetsmallen beskriver vilka aktiviteter/resursmått som är aktuella i NY-läget, samt priset på dessa. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 26

21. Hur kan vi fånga tidsåtgången för olika aktiviteter? Genom att göra en s k effektbedömning. En effektbedömning innebär att effekterna av förändringarna mäts och balanseras mot kostnaderna för dessa, d v s förändrade arbetssätt måste vara värdefulla för såväl patienten som organisationen. En effektbedömning genomförs i både NU-läge och NY-läge. En effektbedömning i NY-läge görs endast på tillkommande, nya aktiviteter. En effektbedömning kan bl a innebära att aktuella personalkategorier utfrågas kring hur mycket tid de lägger på olika aktiviteter. Dessa tidsuppskattningar (observera att vi inte talar om s k tidsstudier) används för att beräkna ett medelvärde som får tjäna som riktvärde för respektive personalkategori. Medelvärdet används sedan vid uträkningarna. Steg 5: Gör en effektbedömning Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 27

22. Vi kan uttrycka effekten av en förändring med hjälp av en s k förbättringspotential, vilken innebär att effekten/värdet (nyttan) av den tänkta förändringen uttrycks i ett procenttal. Detta kan exemplifieras med införande av en datajournal. Om en användare uppskattar att hon idag använder 10 timmar/vecka till journalarbete, och sedan uppskattar att denna tid kommer att minska till 5 timmar/vecka när förändringen väl är genomförd, blir förbättringspotentialen 50%. Om förbättringspotentialen uppskattas till 0%, borde den tänkta förändringen inte genomföras, då effekten/nyttan uteblir. Om förbättringspotentialen däremot uppskattas till 100%, faller aktiviteten bort och vi får ett fullt genomslag av den tänkta förändringen. Förbättringspotential Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 30

23. Exempel på en effektbedömning Läkare < x min x-x min x-x min > x min Förbättrings- potential Hur lång tid ägnar du åt recepthantering ? X % Hur lång tid ägnar du åt op-förberedelser ? x tim/v X % Hur lång tid ägnar du åt administrativa uppgifter ? Sjuksköterska X % Hur lång tid ägnar du åt provtagningar ? X % Hur lång tid ägnar du åt administrativa uppgifter ? Tänk på att utforma effektbedömningen så att Du verkligen får svar på det som avses. Dela in förbättringspotentialer i Hög, Medel och Låg och uttryck med hjälp av procenttal. Tänk också på att en effektbedömning i NY-läge endast görs på tillkommande, nya aktiviteter. Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 31

24. Det finns aktiviteter som är mer eller mindre mätbara. Hur ska vi då kunna garantera effekten/värdet till patienten? Det är framför allt två saker som påverkar detta, kostnad och kvalitet. Det är väsentligt att eftersträva en balans mellan dessa, men det är inte alltid så enkelt. Det som gör det extra problematiskt är att kostnaden faktiskt uppstår i processerna. Det är viktigt att i detta sammanhang påpeka att effekten/värdet för patienten kan uppstå på många olika nivåer inom en verksamhet. Ett visst projekt kan bedrivas på en nivå, men skapa nytta på andra nivåer. Detta kan i vissa fall vara kontroversiellt, då effekten/värdet ibland hämtas hem någon annanstans, t ex på en annan avdelning. Det gäller emellertid att vid dessa tillfällen se till helheten. Helheten och balansen mellan kvalitet och kostnad är det väsentliga för att skapa effekt/värde till patienten. Effekten/värdet för patienten Effekt/ värde Kvalitet Kostnad Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning. 29

25. Sammanfattning

26. Synliggör processen Värdeberäkna processen Steg 1 Kartlägg och analysera NU-läge. Steg 2 Kartlägg och analysera NY-läge. Steg 3 Gör en GAP-analys. Steg 4 Fånga resursmått. Steg 5 Gör en effekt- bedömning.