ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE

1. ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE • Controlling tevékenységek kritériumai • Jelentésdialógus • A jelentésben fontos tényezők

2. Controlling tevékenységek kritériumai Jelentéskészítés szempontjai: • Az erőforrások felhasználása • Az időütemezés • A minőség • A felelőségi táblázat • A változások/kiegészítések • A várakozási idő • Speciális problémák

3. Az erőforrások felhasználása • Egyik legfontosabb tényezője • Ajánlott, hogy a jelentés terjedjen ki a következőkre: • A mai napig felhasznált erőforrások (befejezett munkák) • Követelmény-elvárások az erőforrásokkal szemben (elvégzendő munkák) • Az erőforrások összesített felhasználása (elvégzett munka és a hátralévő munka összessége)

4. Az időütemezés Nagyon fontos kérdés, hogy a projekt az ütemezésnek megfelel-e. Az időtervezés megmutatja, hogy mikorra kell a tevékenységeket befejezni

5. A minőség • Egyre fontosabb tényező • A késések egyik leggyakoribb oka, hogy az elvégzett munka nem megfelelő minőségű. • A minőség jóváhagyható valamilyen megegyezés alapján, de gyakran ez az a tényező, amit a gyakorlatban elhanyagolnak.

6. A felelőségi táblázat • A tevékenység felelősségi táblázat pontosan meghatározza, hogy kinek mit kell teljesítenie, valamint azokat a szerepköröket, amelyek egy tevékenységhez kapcsolódnak. • Felmerült akadályok forrása lehet a nem megfelelő tudású ember

7. A változások/kiegészítések • Fontos tisztázni, hogy az eredeti terve mennyire jó viszonyítási alap • Az időközben fellépő új információk változásokat okozhatnak

8. A várakozási idő • Egy projekt korlátozott erőforrással működik • Rendelkezésre álló erőforrásokat a lehető legjobban hasznosítsuk • Az elpazarolt erőforrásokat kezelni kell

9. Speciális problémák • A projektvezető számára a speciális problémák nehezen felfedezhetőek • A jelentéskészítő feladata hogy megjelölje a gondokat (tapasztalatai alapján) • Érdemes meghatározni: • A probléma leírását • Az okot, amely a problémát előidézte • A következményt, melyek hatással lehetnek a projekt eredményére, • A javasolt intézkedéseket, azaz mit kell cselekedni a probléma felmerülésekor • A projekt minden tagjának figyelemmel kell lennie nemcsak a saját munkájára, hanem ismernie kell azt is, hogy milyen hatást gyakorol a csapat többi tagjának munkájára.

10. Jelentésdialógus • A jelentések hatására mélyrehatóbb dialógusnak kell elindulnia a projektvezető és a csapat között. • A projektvezető és a projekttagok közötti párbeszédnek a célravezetőnek, világosnak és strukturáltnak kell lennie.

11. A jelentésben fontos tényezők Az erőforrások felhasználása • Ha egy erőforrás becslés hibás volt, akkor nagyon fontos tisztázni, hogy mi az oka ennek. Okok: nem eléggé pontosan végzett becslés vagy szakmai tudás hiánya. • Ha egyes projekttagok nem rendelkeznek megfelelő tudásszinttel a témában, akkor képzést kell betervezni a projekttervbe már a kezdetkor.

12. A jelentésben fontos tényezők Időütemezés • Azoknál a projekteknél, ahol az idő a legkritikusabb sikertényező, azt ajánljuk, hogy kerüljük a „házifeladat” szindrómát. • Indokok: • A munkavégzés nem várt megszakítása • Az alapszervezet nem szavatolja személyzet részvételét a projektben a tervnek megfelelően. • A projekt prioritását a középvezetői szinten szándékosan lefokozzák • Kisebb a projekt prioritása a tagok egy része számára • Alkalmatlan a projektvezetés

13. A jelentésben fontos tényezők Minőség • A minőség fontos, annál a terméknél, szolgáltatásnál, amit előállítunk. • A minőségi romlás alapja ha a projektet kötött idő és költségkereten belül kell megvalósítani és elhanyagoljuk, hogy a korábbi tevékenységek nem tesznek eleget a minőségi követelményeknek

14. A jelentésben fontos tényezők A felelősségi táblázat • Alacsonyabb szinten elhelyezkedő projekttagoknál a tevékenység felelősségi táblázat bír a legnagyobb fontsággal.

15. A jelentésben fontos tényezők Változások/kiegészítések • A jelentésnek tartalmaznia kell, hogy vannak-e változások, vagy kiegészítések a tervhez képest. A változások legfőbb indokai a következők lehetnek: • Változás következhet be a projekt alapját jelentő alapvető feltételezésekben. A változások származhatnak kívülállóktól vagy az alapszervezetből. • A specifikációban van a hiba. A részletes munka felfedi a specifikációban elkövetett hiányosságokat, vagy mulasztásokat, amelyek alapján a projektet létrehozták. • „Evés közben jön meg az étvágy” – A projekt terjedelmet ki kell terjeszteni, ahhoz képest, amit eredetileg terveztünk

16. A jelentésben fontos tényezők A várakozási idő • Egy projektben nagyon fontos lehet, hogy a rendelkezésre álló erőforrások megfelelően legyenek felhasználva. Gyakran szükségessé válik, hogy az erőforrásokat áthelyezzük egyik tevékenységről a másikra.