Vuosilomat

1. Vuosilomat Henkilöstö- ja lakiasian osasto 6.3.2008

2. Loma-asioita säätelevät • virka- ja työehtosopimus vuosilomista • vuosilomia koskevat soveltamismääräykset ja -ohjeet • valtion yleisen virka- ja työehtosopimuksen allekirjoituspöytäkirja • vuosilomalaki • 14 § (lomapalkan laskentasäännön määräytyminen) • 28 § (vuosilomapalkkalaskelma) • 29 § (vuosilomakirjanpito) • 34 § (saatavien vanhentuminen/työntekijät 2 v.) • 35 § (nähtävänä pito/Alma) • 38 § (rangaistussäännökset) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

3. Perusasioita • vuosilomaa kertyy 2, 2 ½ tai 3 päivää lomanmääräytymiskuukautta kohti • 2 päivää: alle vuosi valtion palvelusta • 2½ päivää: 31.3. mennessä vähintään vuosi valtion palvelusta tai 12 täyttä lomanmääräytymiskuukautta - palvelussuhde alkanut 1.1.2008: vuonna 2008 lomaa 3 x 2 päivää, vuonna 2009 lomaa 12 x 2½ päivää • 3 päivää: 31.5. mennessä (virkasuhteinen) tai ennen loman alkamista (työsuhteinen) 15 vuotta palvelusaikaa - jos 15 täyttyy ennen lomavuoden päättymistä, saa pidennyksen (36 päivään saakka) jo pidetyistä lomista huolimatta Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

4. Perusasioita • täysi lomanmääräytymiskuukausi virkasuhteisella 18 virassaolopäivää, työsopimussuhteisella 14 työpäivää • virkasuhteinen: lasketaan kaikki päivät (ma-su) • työsuhteinen: lasketaan työpäivät (ma-pe) • mikäli palvelussuhteen alku- ja loppukuukausi eivät ole täysiä lomanmääräytymiskuukausia, voidaan laskea yhteen • myös silloin, kun palvelussuhde alkaa ja loppuu eri lomanmääräytymisvuoden aikana (esim. 18.1.2008 – 13.6.2008) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

5. Perusasioita • loman ajankohdasta pyritään aina sopimaan, viime kädessä työnantaja voi määrätä loman ajankohdan • työnantajan ilmoitettava lomasta pääsääntöisesti viimeistään kuukausi ennen loman alkamista • Lomasuunnitelma vahvistettava 15.5.2008 mennessä • lomasta 24 päivää annetaan ensisijaisesti lomakaudella 1.6.-30.9. mahdollisimman yhdenjaksoisena • aina annettava vähintään 12 päivää lomakaudella yhdenjaksoisena Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

6. Perusasioita • loma pidettävä viimeistään seuraavan vuoden 30.4. mennessä (vuoden 2007 loma viimeistään 30.4.2008 mennessä) • tämän jälkeen vanhaa lomaa ei voi enää pitää, vaan on maksettava lomakorvaus • ennakointi -> sopimus säästövapaasta etukäteen • ennakointi -> sopimus lomien siirtämisestä etukäteen • rahallinen korvaus aina viimeinen keino – loma on tarkoitettu työntekijöiden virkistäytymistä varten • esimies vastaa loman antamisesta (vuosilomarikkomus) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

7. Talvilomapidennys • 2 ja 2½ päivän lomaoikeus – lomakauden ulkopuolella pidetty loma myönnetään puolella pidennettynä, pidennys kuitenkin enintään 6 päivää • 3 päivän lomaoikeus – jos lomakaudella pitää enintään 34 päivää , pidennys 9 päivää • säästövapaa vähentää enimmäismäärää - säästöön 12 päivää, lomakaudella voi pitää enintään 22 päivää Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

8. Talvilomapidennys jatkuu • vajaat lomanmääräytymisvuodet • 2 ja 2½ päivän lomaoikeus ei poikkeuksia, pidennyspäivät lasketaan samalla lailla - lomaoikeus 25 päivää (10 kk 2½ päivää) täyden pidennyksen saa pitämällä kesällä enintään 13 päivää • 3 päivän lomaoikeus - 7-11 lomanmääräytymiskuukautta -> pidennys 5 arkipäivää, lomakaudella saa pitää enintään ¾ lomasta • lomanmääräytymiskuukausia 6 tai vähemmän -> ei oikeutta pidennykseen Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

9. Talvilomapidennys jatkuu • ei oikeutta talvilomapidennykseen, jos loman pitäminen lomakaudella ei ole ollut mahdollista virantoimituksen keskeytyksen takia • jos virantoimitus keskeytynyt sairaus-, äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan tai hoitovapaan tai kriisinhallinta-tehtävien takia, oikeus talvilomapidennykseen säilyy • jos lomakaudella vähintään 70 päivää töissä tai lomalla, oikeus talvilomapidennykseen säilyy • ei oikeutta talvilomapidennykseen, jos palvelussuhde alkanut edellisenä vuonna 1.10. tai sen jälkeen Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

10. Talvilomapidennys jatkuu • ei oikeutta talvilomapidennykseen, jos palvelussuhde päättyy 31.5. tai aikaisemmin • jo pidetyt lomat katsotaan vuosilomaksi • ei oikeutta talvilomapidennykseen, jos 15 vuotta täyttyy 31.5. jälkeen (virkasuhde) tai loman alkamisen jälkeen (työsuhde) • loman maksimipituus 36 päivää • pitämättömistä pidennyspäivistä ei saa lomakorvausta Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

11. Esimerkkejä • Lomaoikeus 2,5 pv/kk, 10 lomanmääräytymiskuukautta -> lomaa 25 päivää, pidennys enintään 6 päivää • Lomakaudella (1.6.-30.9.) 18 päivää lomaa, lomakauden ulkopuolella 7 päivää, pidennys 3,5 päivää • Lomakaudella 12 päivää lomaa, lomakauden ulkopuolella 13 päivää, pidennys 6 päivää • Lomakaudella 24 päivää, lomakauden ulkopuolella 1 päivä, pidennys 0,5 päivää Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

12. Esimerkkejä • Lomaoikeus 3 päivää / kk, 9 lomanmääräytymiskuukautta -> lomaa 27 päivää, pidennys enintään 5 päivää • Lomakaudella (1.6.-30.9.) 18 päivää lomaa, lomakauden ulkopuolella 9 päivää, pidennys 5 päivää • Lomakaudella 12 päivää lomaa, lomakauden ulkopuolella 15 päivää, pidennys 5 päivää • Lomakaudella 22 päivää lomaa, lomakauden ulkopuolella 5 päivää, ei pidennystä (3/4 osaa) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

13. Säästäminen • vuosilomaa voi säästää • 2 ja 2½ päivän lomaoikeus – voidaan säästää 18 päivää ylittävä osa - 2 päivän lomaoikeudella maksimissaan voidaan säästää 6 päivää • 2½ päivän lomaoikeudella voidaan säästää enintään 12 päivää • 3 päivän lomaoikeus – voidaan säästää 24 päivää ylittävä osa • jos täysiä lomanmääräytymiskuukausia on vähemmän kuin 12, voidaan säästää vähemmän päiviä Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

14. Säästäminen • säästösopimus tehtävä ennen lomasuunnitelman vahvistamista • sopimus vietävä Personec F.V. -järjestelmään • sopimuksessa tehdään alustava suunnitelma säästövapaan pitämisestä • pitämättä jääneistä säästövapaapäivistä maksetaan lomakorvaus • säästövapaaseen ei talvilomapidennystä • säästövapaa pidetään viiden vuoden kuluessa • v. 2008 lomasta säästetty vapaa 31.12.2013 mennessä Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

15. Siirtäminen • 12 päivää ylittävä lomanosa • sopimus tehtävä ennen lomasuunnitelman vahvistamista • loma pidettävä 30.9.2009 mennessä • sairausloma, äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaa • este alkaa ennen loman alkamista • jos loma alkaa maanantaina 16.6.2008, esteen oltava ennen klo 00.00 • este loman aikana • 7 päivän karenssi (vain kerran lomajakson aikana) • siirtämistä työntekijän itse pyydettävä • varsinainen loma annettava lomakaudella ja lomakauden ulkopuolella pidettävä loma 30.4. mennessä • ellei mahdollista, annettava 31.12.2009 mennessä • talvipidennyspäivät pidettävä kuitenkin 30.4.09 mennessä Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

16. Lomarahan vaihtaminen vapaaksi • Uudistetut säädökset lomavuodesta 2008 lukien • sopimus tehtävä viimeistään 30.4. • viedään henkilötietojärjestelmään • Vapaa annetaan täysinä työpäivinä (ma-pe) • vapaa annetaan lomarahan maksuvuoden tai sitä seuraavan kalenterivuoden aikana (2008 vapaat 31.12.2009 mennessä) • kutakin vapaana pidettävää työpäivää kohti vähennetään lomarahasta 4,4 % kuukausipalkasta • ei kytkentää vuosilomiin eikä lomarahan ansaintaan, ei noudateta pyöristyssääntöä Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

17. Osa-aikaisten työntekijöiden vuosiloma • loma kertyy vastaavasti kuin kokoaikaisellakin työntekijällä 2, 2½ tai 3 päivää lomanmääräytymiskuukautta kohti • työaikajärjestelyt eivät vaikuta lomanmääräytymiskuukausiin • Vuosilomat pidettävä pääsääntöisesti täysinä kalenteriviikkoina • lomapäiviä kuluu samassa suhteessa kuin kokoaikaisellakin työntekijällä • osa-aikatyö 3 päivää viikossa, viikko lomaa kuluttaa 6 lomapäivää Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

18. Osa-aikaisten työntekijöiden vuosiloma • osa-aikatyöhön tai osa-aikatyöstä, lomat säilyvät • oikeus pyytää lomakorvaus maksettavaksi siirryttäessä kokoaikatyöstä osa-aikatyöhön (taloudellinen vaikutus) • lomaraha maksetaan kesäkuun palkan mukaan • hankalimpia vuoroviikot ja kaksi viikkoa töissä – kaksi vapaalla –järjestelyt • esimerkkejä • työssä joka päivä (4 tuntia) • yksi viikko lomaa = 6 lomapäivää • yksi päivä lomaa = 1 lomapäivä Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

19. Osa-aikaisten työntekijöiden vuosiloma • viikko töitä – viikko vapaata / kaksi viikkoa töitä – kaksi vapaata • tarvittaessa lomien laskeminen murto-osina • yksi viikko lomaa = 12 lomapäivää • yksi päivä lomaa = 2 lomapäivää (irtopäiviä) • 3 viikkoa töitä – 2 viikkoa vapaata • Suhdeluku on 30/18 • viikko lomaa = 10 lomapäivää • yksi päivä lomaa = 1,67 lomapäivää (irtopäiviä) • samaa voidaan soveltaa myös arkipyhien työajan lyhennykseen Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

20. Yleistä loma-asiaa • lomaraha • osa-aikaeläkkeelle siirtyvälle maksetaan lomaraha ennen siirtymishetkeä ansaituilta lomapäiviltä • maksuvelvollisuus siirtyy uudelle virastolle toiseen virastoon siirryttäessä • vuosilomapalkka • maksetaan kaikille tavanomaisena palkanmaksupäivänä • uuden ja vanhan loman yhteensovittaminen • kunkin lomavuoden lomia käsitellään itsenäisesti • Prosenttiperusteisen vuosilomapalkan korotus • 9 tai 11,5 prosenttia Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

21. Tuntityöntekijöiden vuosiloma • kertyy vastaavalla tavalla kuin muilla • edellyttäen, että 14 työpäivää tai 35 tuntia täyttyy • loma-ajan palkka keskituntiansion perusteella • jos ei yhtään täyttä lomanmääräytymiskuukautta, oikeus lomaa vastaavaan vapaaseen ja vapaan ajalta maksettavaan lomakorvaukseen • ei nimeltään vuosilomaa, ei oikeutta loma-ajan palkkaan, vaan maksetaan lomakorvaus tuolta ajalta • työntekijä itse saa valita, käyttääkö oikeuttaan • tarkoitettu varmistamaan, että kaikilla mahdollisuus pitää vapaata vuoden aikana Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

22. Virkavapaa ja vuosiloma • virkavapaa ei vaikuta 2, 2½ ja 3 päivän lomaoikeuteen • esim. palkaton virkavapaa 1.1.-31.12.2007, lähtiessä ollut lomaoikeus 2½ säilyy • virkavapaa vaikuttaa lomanmääräytymiskuukausiin • työssäolopäivien veroiset päivät: • sairaus, palkallinen • määräaikaisen virkamiehen palkaton sairaus (max 75 päivää) • äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaa • opintovapaa (30 päivää) • reserviharjoitus • kuntoutus Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

23. Opetushenkilökunta • eivät kuulu vuosilomasopimuksen piiriin • kaikki, jotka kuuluvat 1600 tunnin kokonaistyöajan piiriin • assistentit, lehtorit, yliopistonlehtorit, professorit, päätoimiset tuntiopettajat, apulaisopettajat • mikään osa vuosilomasopimuksesta ei koske • ei lomien kertymistä • ei talvilomapidennystä • ei vuosiloman säästämistä • ei lomakorvausta (poikkeus sivutoimiset tuntiopettajat) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

24. Opetushenkilökunta • laskennallinen vuosiloma 16.6. alkaen • järjestelmästä toiseen siirryttäessä (esim. assistentti -> tutkija) tarkastellaan yksittäistapauksittain Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

25. Lomien tallentaminen Personec F.V:ssä • Tiedekunnissa/Laitoksilla • Lomajaksojen tallentaminen ja lomaneuvonta • Lomarahan vapaaksi vaihto 15.5.08 mennessä (alkuperäinen sopimus palvelukeskukseen) • Säästövapaa sopimus 15.5.08 mennessä (alkuperäinen sopimus pääkäyttäjille) • Lomasuunnittelulista • Yhden henkilön lomalaskenta • Personec F.V-pääkäyttäjät • Lomaneuvojien opastus ja tekninen tuki • Lomansiirrot (lomansiirtotodistus ja nimikirja) • Lomalaskenta koko yliopistolle (31.3. jälkeen) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

26. Lomat ja Palvelukeskus • Lomarahan maksaminen • Lomansiirtotodistusten kirjoittaminen • Työntekijän/yksikön pyytäessä • Lomakorvauksen maksaminen • Tiedekunnat/Laitokset pyytävät maksamaan pitämättömät lomapäivät. Pyynnössä on käytävä ilmi syy miksi lomat halutaan maksaa sekä oltava esimiehen allekirjoitus • 15 -vuoden täyttyminen Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

27. Lomarahan vaihtaminen palkalliseksi vapaaksi • Erotetaan vuosilomista • Ohjeistus järjestelmätoimittaja Aditrolta maaliskuun lopussa • Lomarahavapaajaksot aikaisemmilta vuosilta (2003-2007) tallennetaan entiseen tapaan Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

28. Lomatallentajan Personec F.V -koulutus • Keväällä • Uusille lomatallentajille sekä ”vanhoille” vähän käyttäneille • Perusasiat lomien tallentamisesta ja lomaraportoinnista • Ilmoitus koulutuksen tarpeesta sähköpostilla heidi.lassila@helsinki.fi Henkilöstö- ja lakiasisian osasto

29. Lisätietoja loma-asioista antavat • Eija Mallenius p. 23684, eija.mallenius@helsinki.fi henkilöstöasiantuntija • Heidi Lassila p. 22646, heidi.lassila@helsinki.fi henkilöstökoordinaattori (Personec F.V) • Leena Liimatainen p. 22701, leena.liimatainen@helsinki.fi henkilöstösihteeri (Personec F.V) • Eeva Mustonen p. 22611, eeva.mustonen@helsinki.fi suunnittelija (ti - to) (Personec F.V) Henkilöstö- ja lakiasisian osasto