第 4 章

1. 第4章 电子表格软件Excel2003 本章要点 在日常办公事务中，人们经常要 “写”和“算”。“写”（写通知， 写报告等）可通过文字处理软件 进行，而“算”（计算，统计 数字等）则应使用电子表格来 实现。Excel 之所以被称为 电子表格，是因为它采用表格的 方式来管理数据。Excel以二维 表格作为基本操作界面。

2. 第4章要点 4.4 数据计算 思考题 4.1 Excel2003基础知识 4.5 数据图表 4.2 工作簿的基本操作 4.6 数据管理 4.3 工作表的基本操作 4.7 页面设置与打印

3. 4.1 Excel 2003基础知识 一、Excel 2003的功能 本章要点 Excel 2003的核心功能是电子表格处理，还具有进行计算、数据排序、图表处理、数据分析等功能。概括起来主要有以下6个方面。 1、表格编辑功能 2、数据计算功能 3、工作表管理功能 4、数据管理功能 5、图表管理功能 6、Internet功能

4. 二、Excel 2003的启动和退出 本章要点 1、启动 • 选择“开始，程序，Microsoft Excel” • 双击桌面上的Microsoft Excel快捷方式 • “文档关联”方式启动：双击Excel工作簿即可。

5. 2、退出 本章要点 • 单击Excel窗口上的关闭按钮（注意和工作簿窗口的关闭按钮的区别） • 选择“文件，退出”命令（注意和选择“文件，关闭”命令的区别） • 单击控制菜单图标，选择“关闭”命令 • 双击控制菜单图标 • 按组合键Alt+F4 • 右击任务栏上的Excel 2003窗口的小图标，选择“关闭”命令

6. 三、Excel 2003的窗口组成 本章要点

7. 1、工作簿、工作表和单元格 （1）工作簿 一个工作簿中可包含多个工作表（最多可包含255个工作表），其扩展名为“.xls”。 （2）工作表 工作表就是平时所说的电子表格，是用来存储和处理数据的表格页。是由行和列组成的。工作表中的行以数字1，2，3…来表示，列以一个英文字母A，B，C…来表示。每个工作表最大可达256列×65,536行 （3）单元格 单元格是组成工作表的最小单位。每个单元格都有自己的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号，如A1，B3等。 本章要点

8. 2、Excel 2003窗口的主要组成部分 （1）标题栏 位于窗口的顶部，用于显示应用程序文件名和当前工作簿名。 （2）菜单栏 位于标题栏的下方。按组合键Alt+<菜单名右侧带下划线的字母>即可打开某个菜单。 （3）工具栏 将一些常用的功能以按钮形式放在工具栏上，以方便用户对某一类操作的快速执行。 本章要点

9. 取消按钮 确定按钮 公式按钮 当前单元格地址 当前单元格内容 编辑栏 A1单元 B2单元 当前单元格 （4）编辑栏 编辑栏用于显示单元格的内容、输入与编辑单元格的内容。其左侧是“名称框”，用来显示单元格或区域的名字。如图所示，“名称”框中显示“C2”，表示当前单元格为“第3列第2行”。 本章要点

10. （5）工作表标签 工作表标签显示了当前工作簿中包含的工作表。当前工作表以白底显示，其他工作表以灰底显示。 （6）工作表区 可以在工作表区中输入信息，也可以对工作表区中的数据进行编辑和处理。 （7）状态栏 状态栏位于窗口下方，用于显示当前操作的一些重要信息。 本章要点 四、Excel 2003帮助的使用 与Word2003类似，不再赘述。

11. 4.2 工作簿的基本操作 一、新建工作簿 本章要点 • 启动Excel时，会自动产生一个名为Book1，扩展名为.xls的新工作簿，同时自动建立了三个工作表，标签依次为sheet1、sheet2、sheet3。 • 单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，或选择“文件”菜单中的“新建”命令，新建的工作簿将自动默认取名Book2,Book3等 • 按Ctrl+N

12. 二、保存及保护工作簿 1、保存新建的工作簿 本章要点 • 文档的第一次保存 ①选择“文件，保存”（或单击“保存”按钮或按Ctrl+S） ②选择“保存位置”，并输入文件名 ③单击“保存”按钮 • 保存已命名过的文档 选择“文件，保存”（或单击“保存”按钮或按Ctrl+S ） • 将当前文档内容另存为一个新文档 ①选择“文件，另存为” ②选择“保存位置” ，并输入文件名 ③单击“保存”按钮 注意：在一个工作簿中，无论有多少张工作表，保存时不是对每张工作表单独保存，而是都保存在同一个工作簿中。

13. 2、保护工作簿 ①打开需要保护的工作簿。 ②选择“工具，保护，保护工作簿” 命令。 ③ 选择对工作簿的保护功能。 ④ 单击“确定”按钮。 本章要点

14. 三、打开工作簿 方法1： ①选择“文件，打开”（或直接单击常用工具栏上的“打开”按钮或按组合键Ctrl+O） ②选择“查找范围” ③选择要打开的工作簿 ④单击“打开”按钮 本章要点

15. 方法2： 在“文件”菜单底部列出了最近使用过的文档(最多9个)，用户直接选择即可打开。用户可自行设置其个数，步骤如下： ①选择“工具，选项” ②选择“常规”选项卡 ③在“列出最近所用文 件数”里输入文件个数 ④单击“确定”按钮 本章要点 方法3：在“我的电脑”或 “资源管理器”窗口中， 直接双击要打开的工作 簿文件即可。

16. 四、关闭工作簿 本章要点 方法1：单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮。 方法2：选择“文件”下拉菜单中的“关闭”命令。

17. 4.3 工作表的基本操作 一、管理工作表 本章要点 1、设置默认工作表数量 【例】设置新创建的工作簿中包含5张工作表，具体操作步骤如下： ①选择“工具，选项” 命令，并选择“常规”选项卡。 ②在“新工作簿内的工作表数”文本框中输入5。 ③ 单击“确定”按钮。

18. 本章要点

19. 2、选取工作表 • 单张工作表的选取：单击相应的工作表标签 • 多张工作表的选取 • 连续的多张工作表：先单击第一张工作表标签，然后按下Shift键，再单击最后一张工作表标签。 • 不连续的多张工作表：先选定第一张工作表，再按住Ctrl键，单击其它工作表。 • 选定所有工作表：右击工作表标签，从中选择“选定全部工作表”命令 本章要点

20. 3、插入工作表 先选取一个工作表，再选择“插入，工作表”命令，即可在被选定的工作表前面添加一个新的工作表。 4、删除工作表 选定待删除的工作表，再选择“编辑，删除工作表”命令 注意：工作表删除后不可用“常用”工具栏上的“恢复”按钮恢复。 5、重命名工作表 用鼠标双击工作表的标签（或在标签上击右键，选择“重命名”，或选择“格式，工作表，重命名”命令），再输入新的工作表名，最后按回车键即可。 本章要点

21. 6、移动或复制工作表 • （1）用菜单命令 • 选择要复制或移动的工作表名 • 选择“编辑，移动或复制工作表”命令 • 选择该表放置的位置（若是复制，还要选择“建立副本”复选框） • 单击“确定”按钮。 （2）用鼠标拖动 选择要复制或移动的工作表标签，然后将其拖到目的位置（若是复制，在拖动的同时按住Ctrl键） 本章要点

22. 本章要点

23. 7、拆分工作表窗口 方法1：用菜单命令拆分 ① 选定活动单元格的位置。 ② 选择“窗口，拆分窗口”命令，在选定单元格处将工作表自动拆分成4个独立的窗格。 本章要点

24. 方法2：用鼠标拆分 • 用鼠标指针拖动垂直滚动条顶端的拆分框到要拆分的单元格，再松开鼠标，这样，窗口就被拆分成上、下两个窗格。 • 用鼠标指针拖动水平滚动条右端的拆分框到要拆分的单元格，再松开鼠标，这样，窗口就被拆分成左、右两个窗格。 提示：若要取消窗口的拆分，可选择“窗口，撤消拆分窗口” 命令。 本章要点

25. 8、冻结工作表窗口 【例】将“E:\操作演示.xls”工作簿中的“成绩”工作表的第一行冻结在窗口中，具体操作步骤如下： ①选定单元格A2。 ② 选择“窗口，冻结窗格” 命令即可，如图所示。 本章要点 提示：若要取消窗口的冻结，选择“窗口，撤消窗口冻结” 命令。

26. 二、单元格及单元格区域的选取 • 选定一个单元格 用鼠标单击要选定的单元格即可。 • 选定多个连续的单元格 先单击要选定的第一个单元格，再按住Shift键，单击要选定的最后一个单元格。 • 选定多个不连续的单元格 先单击要选定的第一个单元格，再按住Ctrl键，逐个单击其他要选定的单元格。 • 选定一行（或列） 单击要选定的行号（或列标）即可。 • 选定连续的多行（或列） 先单击要选定的第一行（或列），再按住Shift键，单击要选定的最后一行（或列）。 • 选定不连续的多行（或列） 先单击要选定的第一行（或列），再按住Ctrl键，逐个单击其他要选定的行（或列）。 • 选定整张工作表 方法1：单击工作表行标与列标相交的部位（在工作表的左上角）。 方法2：单击工作表中任意一个单元格，然后按组合键Ctrl+A。 本章要点

27. 三、在单元格中输入数据 本章要点 1、输入文本 • 默认情况下，文本在单元格中左对齐。 • 文本是指汉字、英文字母、数字、空格及其他键盘能够键入的符号。 • 全部都是数字时作数值处理。 • 若希望数字作字符处理，在输入的数字前加一个单引号，例如输入邮编“361009”时用“‘361009”。 注意：当输入的文本长度超出单元格的宽度时，如果右边单元格没有数据，所输入的文本会超格显示；如果右边单元格有数据，所输入的文本的超出部分将被截断。

28. 小技巧：如果要在同一个单元格中显示多行文本，可以用以下两种方法来实现：小技巧：如果要在同一个单元格中显示多行文本，可以用以下两种方法来实现： 方法1：把插入点移到单元格中要换行的位置，按组合键Alt+Enter。 方法2： ① 选中要显示多行文本的单元格。 ② 选择“格式，单元格”命令，并选择“对齐”选项卡，如图所示。 ③ 在“文本控制”选项组中选中“自动换行”复选框。 ④ 单击“确定”按钮，这样，当输入的内容到达单元格的右边时就会自动换行。 本章要点

29. 本章要点

30. 2、输入数值 • 默认情况下，数值在单元格中右对齐。 • 数值除由0到9组成的数字外，还包括+、-、（、）、/、￥、%、E、e、小数点和千分位等特殊字符。 • 正数前面不用输入“+”号，如果输入了，Excel也会自动去掉。 • 负数的输入有两种方法（以数字“-7”为例）：直接输入“-7”或输入“（7）”。 • 如果要输入分数，如输入“5/8”，应先输入“0”和一个空格，再输入“5/8”。如果要输入假分数，如要输入“6 ”，应输入“6 5/8”。 • 当输入的数值超过11位时，系统会自动用科学计数法来表示此数据，如输入“1234567890123456”，按Enter键即会自动转换成“1.23457E+15”的形式。 本章要点

31. 3、输入日期和时间 • 默认情况下，日期和时间在单元格中右对齐 • 在单元格中既要输入日期又要输入时间，则用空格分隔开 • 输入日期时，可按“年-月-日”或“年/月/日”的格式输入 • 在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键 • 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键 • 以12小时制来显示时间，需后加AM或PM。 如“8:20 PM” • 可以在“格式，单元格”对话框中的“数字” 选项卡中设置日期和时间的样式 • 详细说明请参看课本P179～P180。 本章要点

32. 本章要点

33. 4、数据的自动输入 （1）自动填充 使用数据自动填充功能，可以在工作表中快速地输入有一定规则的数据。 Excel能够自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列。 例如：星期一，星期二， …， 星期日 一月， 二月， …， 十二月 1， 2， 3， … 当然，自动填充操作与选定的单元格中的内容有关，具体讲解请参看课本P180。 本章要点

34. （2）自定义序列 用户可以根据自已的需要，把经常使用的有序数据定义成自已的数据序列，即“自定义序列”。 【例】在Excel中，自定义一个新序列“主板，CPU，显示器，鼠标，键盘，内存条，硬盘”。具体操作步骤如下： ① 选择“工具，选项” 命令，打开“选项”对话框，并选择“自定义序列”选项卡。 ②在“输入序列”列表框中依次输入序列的每一个成员（输入完一个就按Enter键）。 ③单击“添加”按钮。 ④ 单击“确定”按钮。 本章要点

35. 本章要点

36. （3）“填充序列”功能 • 填充序列可以是等差序列、等比序列和日期序列等，产生一个序列的方法是： • 先选取单元格并输入初值 • 选择“编辑，填充，序列”命令 • 进行合适的设置 • 单击“确定”按钮 本章要点 具体例子请参看课本P181～P182

37. 5、输入有效数据 • Excel允许用户对预设区域的单元格的数据设定数据类型和范围，超出范围的数据给出错误提示信息。 • 如，在输入学生成绩时，输入的数据应大于等于0且小于等于100，则有效性设置如下： • 选取要定义有效数据的单元格区域 • 选择“数据，有效性”命令 • 在“设置”选项卡下进行如图所示的设置 • 在“输入信息”和“出错警告”选项卡中输入合适的内容。 • 单击“确定”按钮 本章要点

38. 本章要点

39. 本章要点

40. 四、编辑单元格 1、修改单元格中的数据 方法1：用鼠标双击单元格，进入单元格编辑状态，直接在单元格中修改。 方法2：先选定要修改数据的单元格，然后在编辑栏中修改。 2、移动或复制单元格中的数据 【例】把工作表中的D1:F1单元格区域的数据复制到A10:C10单元格区域中。具体操作方法有以下两种： 方法1：利用鼠标拖动实现 先选中单元格区域D1:F1，按住Ctrl键不放，再用鼠标拖动单元格区域D1:F1的外框到A10:C10单元格区域中。 提示：移动操作和复制操作类似，只是不用按住Ctrl键，直接拖动即可。 本章要点

41. 方法2：利用“剪贴板”实现 ① 选中单元格区域D1:F1。 ② 选择“编辑”下拉菜单中的“复制”命令。 ③ 选中A10单元格。 ④ 选择“编辑”下拉菜单中的“粘贴”命令。 提示： ①若是进行移动操作，只要把第②步中的“复制”改为“剪切”即可。 ②在利用方法2进行操作的过程中，被选择的单元格周围会出现闪烁的虚线，只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以多次进行，按Esc键可取消被选择的单元格。 注意：只能对单个或连续区域的单元格进行移动或复制操作。 本章要点

42. 3、选择性粘贴 一个单元格或区域中含有多种特性，如数值、格式、公式、边框等，在用户复制时，往往只需其中的部分特性。这可以通过选择性粘贴来实现。 【例】若某工作表中的A1:G1单元格区域已被设置底纹格式，现仅将A1:G1单元格区域的内容复制到A10:G10单元格区域中，可执行如下操作步骤： ①选中A1:G1单元格区域。 ②选择“编辑，复制” 命令。 ③选中A10单元格。 ④选择“编辑，选择性粘贴” 命令。 ⑤在“粘贴”选项组中单击“数值”单选按钮。 ⑥ 单击“确定”按钮。 本章要点

43. 本章要点

44. 4、清除单元格 • 选定要清除的单元格或区域 • 从“编辑，清除”命令下进行合适的选择 提示： ① 选定单元格后，按Delete键，相当于选择清除“内容”命令。 ② 清除单元格是指将单元格中的数据删除，单元格仍保留在原处。 本章要点

45. 5、删除单元格 • 不仅删除单元格中的数据，而且单元格本身也被删除。 • 操作步骤如下： • 选定要删除的单元格或区域 • 选择“编辑，删除”命令 • 进行合适的选择 • 单击“确定”按钮 本章要点

46. 6、删除整行或整列 ①选中要删除的行或列。 ② 选择“编辑，删除”命令即可。 7、插入整行或整列 ①选中一行或一列。 ② 选择“插入”下拉菜单中的“行”或“列”命令。 提示：如果选定的是若干行（或若干列），那么，就可在选定行的上方（或选定列的左边）插入若干行（或若干列）。 本章要点

47. 8、插入单元格 ①选定要插入单元格的位置。 ②选择“插入，单元格”命令。 ③ 从中选择一种插入方式。 ④ 单击“确定”按钮。 本章要点

48. 9、合并单元格 ①选定需要合并的单元格区域。 ② 选择“格式，单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，并选择“对齐”选项卡。 ③选中 “合并单元格”复选框。 ④ 单击“确定”按钮。 小技巧：先选定需要合并的 单元格区域，直接单击工具栏上 的“合并及居中”按钮也可。 注意：如果选中的单元格区 域中有多个单元格包含数据， 那么执行合并操作后只保留第一个单元格中的内容。 本章要点

49. 10、查找和替换数据 与Word2003类似，不再赘述。 11、单元格区域命名 【例】给单元格区域D2:F8命名为“成绩数据”。常用的操作方法有以下两种： 方法1：利用菜单命令命名 ①选定单元格区域D2:F8。 ②选择“插入，名称，定义” 命令。 ③在“在当前工作簿中的名称”文本框中输入“成绩数据”。 ④单击“添加”按钮。 ⑤ 单击“确定”按钮。 本章要点

50. 本章要点