计算机基础与实训教材系列

1. 计算机基础与实训教材系列 《电脑办公自动化实用教程》

2. 第 六章 Word 2003办公文档编排处理

3. 学 习 目 标 对于书籍、手册等长文档，Word 2003提供了许多便捷的操作方式及管理工具。例如，使用大纲视图组织文档，帮助用户清理文档思路；在文档中插入目录，便于用户参考和阅读；还可以在需要的位置插入批注表达意见等 。

4. 本 章 重 点 • 长文档的编辑策略 • 使用书签 • 插入目录 • 插入批注

5. 6.1 长文档编排策略 • Word 2003本身提供一些处理长文档功能和特性的编辑工具，例如，使用大纲视图方式查看和组织文档 。 • 使用大纲查看文档 • 使用大纲组织文档

6. 6.1.1 使用大纲查看文档 Word 2003中的【大纲视图】就是专门用于制作提纲的，它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别。选择【视图】|【大纲】命令或单击水平滚动条前的【大纲视图】按钮，即可切换到大纲视图模式，并自动打开【大纲】工具栏，如图所示。通过该工具栏中的按钮，可以完成对大纲的创建与修改操作 。

7. 6.1.2 使用大纲组织文档 在创建的大纲视图中，可以对文档内容进行修改与调整 本节将介绍如下内容：选择大纲内容、更改文本在文档中的级别 、移动大纲标题 。

8. 6.2 使用书签 • 所谓的书签，是指对文本加以标识和命名，用于帮助用户记录位置，从而使用户能快速地找到目标位置。在Word 2003中，可以使用书签命名文档中指定的点或区域，以识别章、表格的开始处，或者定位需要工作的位置、离开的位置等 。 • 添加书签 • 定位书签 • 编辑书签

9. 6.2.1 添加书签 在Word 2003中，可以使用【插入】|【书签】命令，在文档的指定区域内插入若干个书签标记，以方便用户查阅文档中的相关内容 。

10. 6.2.2 定位书签 添加了书签之后，用户可以使用书签定位功能来快速定为到书签位置。定位书签的方法有两种方法，一种是利用【定位】对话框来定位书签；另一种是使用【书签】对话框来定位书签。

11. 6.2.3 编辑书签 书签的编辑操作主要包括隐藏书签、显示书签和删除书签等内容。 隐藏和显示书签：选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【视图】选项卡的【显示】选项区域中，选中【书签】复选框就可以显示书签，取消选中【书签】复选框就可以隐藏书签。 删除书签：选择【插入】|【书签】命令，打开【书签】对话框，选择要删除的书签选项，然后单击【删除】按钮即可 。

12. 6.3 插入目录 • 在Word 2003中，可以对一个编辑和排版完成的稿件自动生成目录。目录的作用就是要列出文档中各级标题及每个标题所在的页码，编制完目录后，只需要单击目录中某个页码，就可以跳转到该页码所对应的标题。因此，目录可以帮助用户迅速查找文档中某个部分的内容，还可以便于用户把握全文的结构 。 • 创建目录 • 更新目录和删除目录

13. 6.3.1 创建目录 Word有自动编制目录的功能。要创建目录，首先将插入点定位到要插入目录的位置，然后选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，打开【索引和目录】对话框，在该对话框中进行相关设置即可 。

14. 6.3.2 更新和删除目录 当创建了一个目录以后，如果再次对源文档进行编辑，那么目录中标题和页码都有可能发生变化，因此必须更新目录。要更新目录，可以先选择整个目录，按下Shift+F9快捷键，显示出TOC域；如果要删除目录，可以选中该目录，并按Shift+F9功能键，先将其切换到域代码方式，然后再选择整个域代码，按下Delete键即可。

15. 6.4 索引 • 所谓的索引，是指标记文档中的单词、词组或短语所在的页码。使用索引功能可以方便用户快速地查询单词、词组或短语。一般情况下，创建一个索引要分为以下两步：首先在文档中标记出索引条目；其次通知Word根据文档标记的条目来安排索引 。 • 标记索引条目 • 创建索引

16. 6.4.1 标记索引条目 在Word 2003中，可以使用【标记索引项】对话框对文档中的单词、词组或短语进行索引标记，方便以后查找这些内容 。

17. 6.4.2 创建索引 用户可以选择一种设计好的索引格式并生成最终的索引。一般情况下，Word 会自动收集索引项，并将它们按字母顺序排序，引用其页码，找到并且删除同一页上的重复索引，然后在文档中显示该索引 。

18. 6.5 插入批注 • 所谓的批注，是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印 。 • 添加批注 • 编辑批注

19. 6.5.1 添加批注 将插入点定位在要添加批注的位置或选中要添加批注的文本，选择【插入】|【批注】命令，即可在文档中插入批注框，在其中插入内容即可 。

20. 6.5.2 编辑批注 插入批注后，将自动打开【审阅】工具栏，如图所示，通过它可以对批注进行编辑操作，下面就来介绍几种常用的编辑批注的操作 ：显示或隐藏批注 、设置批注格式、删除批注 。

21. 6.6 上机练习 • 使用长文档的编排处理功能可以更加快速地完成文档的编辑操作。本上机练习通过制作毕业论文大纲和编辑公司计划管理工作制度，练习使用创建大纲、插入目录等操作 。 • 制作毕业论文大纲 • 公司计划管理工作制度

22. 6.6.1 制作毕业论文大纲 在Word 2003的【大纲视图】中可以方便地制作大纲，最终效果如图所示 。

23. 6.6.1 公司计划管理工作制度 在Word 2003中使用插入目录功能，编辑文档【公司计划管理工作制度】 。