Lic. José Villa Córdova

1. UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS CURSO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS Lic. José Villa Córdova

2. Archivística – ¿Qué es? El término archivística como ciencia de los archivos se utiliza en España desde hace solo unas décadas. Cartilla de organización de archivos de Antonio Matilla Tascón (1960, 5-6) compartiendo contenido con otros conceptos como archivonomía o archivología ha ido adquiriendo hegemonía en la bibliografía española • en Hispanoamérica sigue utilizándose el de archivología - • Manual de archivología hispanoamericana Aurelio Tanodi (Argentina) • Introducción a la archivología: Guía de estudio M. Vázquez Murillo

3. Archivística – Ciencia, Disciplina, Técnica ? ¿Podemos considerar la archivística como una ciencia? Eduardo Núñez Fernández Organización y gestión de archivos (1999, 24) En cuanto a materia archivística distinguió tres grupos los que la consideran como una disciplinacon unos principios y técnicas específicas para el tratamiento y la organización de archivos (Tanodi en 1960, etc.) J. R. Cruz Mundet, en el libro Administración y documentos de archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formación". El segundo, los que manifiestan que es una cienciaaún en fase de formación (Cruz Mundet en 1994, etc.) Los que creen que como cienciaya consolidada posee unos principios y un método riguroso y contrastable (Antonio Matilla Tascón, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.)

4. Concepción de Archivística sistematización de las técnicas (Siglo XVIII) La archivística es una ciencia no se difundieron sus principios y sus métodos hasta el siglo XIX (a pesar de la escritura) empezó a difundir sus fundamentos teóricos en el siglo XIX Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven, aparecido en 1898 ESPAÑA El Archivo cronológico-topográfico. Instrucción de archiveros, método fácil, sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos. ESPAÑA Disertación sobre Archivos y reglas de su coordinación Froilán Troche y Zúñiga - Santiago de Compostela 1828 Facundo Porras Huidobro , Madrid 1830,

5. Concepción de Archivística – SIGLO XIX École des chartes 1821 ESCUELAS La archivística La Escuela de Diplomática española 1856 ciencia auxiliar de la Historia. La apertura de los archivos a la investigación

6. Concepción de Archivística – SIGLO XX Fijando su objeto Desvincula de su apego a los archivos históricos (1) La archivística Estableciendo sus métodos Se consolida Normalizando su terminología valoración del proceso documental archivos de oficina, centrales administrativos, intermedios e históricos (2) Recibe Influencia el tipo de usuarios papel de los archiveros (3) demostrando principios Universales para todo el proceso documental Vicenta Cortés : los archivos son antes gestión que cultura servicio a los ciudadanos (4) Apertura de los Archivos Administración. De privilegio de unos pocos a derecho de todos organización y descripción de los fondos documentales (5) Se deja Postura historicista Se adopta

7. Concepción de Archivística – SIGLO XXI práctico. teórico Historia Objeto ámbito de actuación método conjunto de técnicas procedimientos principios, organización, normas archivística integrada conservación terminología; difusión archivero con formación integral documentos información derecho administrativo, la historia, la paleografía y diplomática, la informática, las tecnologías de la información, la lingüística, el marketing interdisciplinariedad documentos electrónicos renovación el protagonismo de las funciones y procesos

8. Archivo - Concepto Dictionary of archivalterminology Consejo Internacional de Archivos en 1984 disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y de su función disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos Diccionario de terminología archivística MCU – España (1993, 18). Archivística general - A. Heredia 1987, Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservación y organización, y los medios para su utilización Lenguaje y vocabulario archivístico - A. Heredia - 2011 ciencia de los documentosde archivoy de los Archivoscomo custodios de aquellos y como sistemas responsables de su gestión, así como de la metodología aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el uso y servicio de los documentos y de los Archivos Diccionario de archivística – J Cruz Mundet - 2011 1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de métodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Cienciaemergentecuyo objeto son los documentosy los archivos, cuya finalidad es almacenar información y hacerla recuperable para su uso, y cuyo método se articula en torno a las normas archivísticas. ciencia archicéntrica hacia una ciencia docucéntrica.

9. Objeto y Finalidad Antonia Heredia documentos archivos objeto ciencia documentos archivos participa archivero Desde su creación la organización de los fondos documentales con vistas a su posterior utilización Finalidad Eduardo Núñez Servicio : documentos e información productores ciudadanos.

10. Principios aquel según el cual cada documento debe estar situadoen el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugarde origen Procedencia pueden agruparse Respeto al orden natural Este principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el cuadro de clasificación FONDO OFICINA ciclo vital de los documentos un documento tiene una vida similar a un organismo biológico sucesiva custodia y uso de los documentos en distintos archivos nace (fase de producción) vive (fase de mantenimiento y uso) muere (fase de expurgo)

11. ciclo vital de los documentos (2) veinticinco o treinta años archivo de oficina Conservación definitiva valoración selección. Con la e-administración las edades documentales se reducen a dos, una de producción o administrativa y otra de custodia El reconocimiento del ciclo vital de los documentos implica la necesidad de la unidady de la continuidaddel tratamientoarchivístico desde su producciónhasta su eliminacióno conservaciónpermanente. CUSTODIA PRODUCCIÓN

12. Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación Gestión de documentos: Satisfacer Necesidades ciencias de la documentación Difusión de la información: instrumentos ágiles y precisos SIMILITUDES Reproducción y almacenamiento de información : utilización de las nuevas tecnologías conservación, instalación, restauración uso de soportes documentales comunes métodos DIFERENCIAS Origen de los documentos características de los docu. normas que utilizan en su descripción tipo de usuarios tipo de usuario condiciones arquitectónicas de sus instalaciones normas que regulan el acceso

13. Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentación documentos de archivo son originales, únicos, y se producen de forma natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organización de personas e instituciones a lo largo del tiempo Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son únicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (están impresos) ni se producen de forma natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones. A los centros de documentación sólo les preocupa la información que contienen los documentos de archivo, los libros y las revistas.

14. Archivo El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones no sólo la reunión o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporación o casa particular cuando están metódicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian para que sirvan de consulta conjunto organizado de documentos que prestan servicio y también del lugar en el que se conservan Fermín Abella (1877) Vicenta Cortés (1982 ) "conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución, pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservany custodianpara servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores no solo es un conjunto de documentos Manual de Archivos Municipales (pág. 19) "conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Se entienden también por archivos las instituciones donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos se ha utilizado el término archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institución que los gestiona. Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español El término correctoesrepositorios, depósitos o centros de archivo

15. Archivo El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Español de Archivos 1) El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas; y 2) Las entidades, que de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos. Antonia Heredia 2011 Institución o sistema responsable de las funciones integradas en la gestión de documentos y en la administración de Archivos de una organización 1) continente; 2) contenido; 3) institución; 4) sistema; y 5) registro de información. Archivo institución que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda archivo contenido documental del Archivo, identificado con todos los documentos conservados en él, ya sea de un solo fondo o varios fondo documental conjunto orgánico de documentos procedente de una institución, colectivo o persona, testimonio y prueba de su respectiva gestión

16. Archivo J. R. Cruz Mundet 2011 Diccionario de archivística archivo sistema corporativo de gestión que contribuye de manera efectiva mediante una metodologíapropia a la definición de los procesos de producciónadministrativa, garantizando la correcta creación de los documentos, su tratamiento, conservación, acceso y comunicación Esta identificación de archivo con el sistema responsable de la gestión documental de una organización gana cada día más adeptos pero, como hemos indicado, es un término que puede tener variados significados dependiendo de cada autor. Fines de los archivos T. Schellenberg recoger, conservar y servir los documentos recoger conservar servir

17. Funciones de los Archivos conjunto de intervenciones archivísticas realizadas desde la producción de los documentoshasta después de decidida su conservaciónpermanente. Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los históricos gestión documental la gestión de documentos abarca desde la fase de diseño de los tiposde documentos que se van a produciren el sistemahasta la fase de conservaciónpermanente de los seleccionados para ello. Eduardo Núñez Fernández administración de archivos identifica como institución o sistema responsable de las funcionesintegradasen la gestiónde documentos Gestión Documental conjunto organizado de documentos (contenido documental de un archivo )

18. administración de archivos administración de archivos Dirección, Planificación política archivística organización responsable de la aplicación de la a través de la Control Diccionario de terminología archivística español - 1995 de los programas establecidos Medios Joaquín Llansó, (2006, 17). fines Archivos sistema o institución funciones marco normativo regulador Recursos humanos y materiales programa de actuación archivística presupuestos clasificación selección pago de la nómina del personal del Archivo ordenación descripción valoración informatización compra, renovación o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario formación de usuarios

19. 1) Elaboración de textos legales, reglamentarios y normativos 2) Normalización de formularios 3) Aprobación de tablas de valoración y calendarios de conservación; principales manifestaciones de la administración de archivos 4) Adquisición de documentos 5) Integración de Archivos en el Sistema 6) Control de Archivos 7) Implantación de aplicaciones informáticas Antonia Heredia 8) Distribución de recursos económicos y humanos 9) Planificación de acceso a los puestos de trabajo y a la formación 10) Equipamiento y mantenimiento de instalaciones 11) Planes de reproducción y de restauración 12) Integración en planes de gestión de calidad 13) Planificación y distribución de subvenciones

20. El Archivero técnicos de archivo El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias personal especializado personal administrativo personal auxiliar o subalterno O. Gallego profesional archivero recoge la documentación producida y recibidapor un ente u organismo público o privado como resultado testimonial de su propia actividad custodia selecciona organiza analiza planificar organizar describe dirigir informa elabora informes certifica asesora a los usuarios

21. El Archivero auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros, vigilantes, ordenanzas y limpiadores. El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del control de préstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares

22. Clases de archivos Antonia Heredia (1987, 69-70) Por su productor: archivos públicos y archivos privados Por la función básica de la persona o institución productora de la que dependan Públicos: Archivos judiciales, militares, legislativos , etc Privados: personales, nobiliarios, Eclesiásticos, empresas, etc Por el número de fondos que conservan singulares o únicos, y múltiples

23. Clases de archivos Por el ámbito territorial (Arch. Públicos) locales, provinciales, regionales y nacionales Por la administración de la que dependan Arch. de la admi. local, autonómica y central o estatal. archivos de oficina, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos históricos Por la edad de los documentos Por su finalidad archivos administrativos e históricos

24. Documento de archivo concepto muy polivalente "documento" diccionarios más utilizados del español doctrina, enseñanza, diploma, carta, relación, testimonio escrito, comunicación, conocimiento, cosa testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporteperdurable que contiene información T. Schellenberg no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo.

25. Documento de archivo la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico natural toda expresión en lenguaje convencional y cualquier otra expresión cualquier tipo de soporte material recogida en gráfica sonora imagen soportes informáticos Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones

26. Documento de archivo Diccionario de terminología archivística (1993, 32) Realizado por hecho testimonio material personas físicas o jurídicas, públicas o privadas ejercicio de sus funciones acto material de acuerdo con unas características de tipo formal

27. Documento de archivo Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística - junio de 2012 unidad de información mínima grabada en cualquier soporte producida por un agente en el ejercicio de sus funciones de una o varias acciones o hechos (de naturaleza jurídica o no) que constituye el testimonio material

28. Documento de archivo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, México - 2004 aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Reglamento General de Archivos de Colombia - 1994

29. Documento de archivo Lenguaje y vocabulario archivísticos (2011, 91-93). A. Heredia Es producido en un contexto (órgano productor, funciones y actividades de ese órgano). tiene contenido (tema), Un documento de archivo unidad básica de cualquier agrupación documental y también como la unidad de descripción menor. tiene estructura formal (tipología) El documento de archivo se caracteriza por su integridad su fiabilidad su naturalidad producción inexcusable un documento de archivo se produce, no se crea su objetividad su autenticidad

30. Unidades documentales simples y compuestas unidad documental simple El documento de archivo contexto archivístico unidades documentales compuestas Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística constituido por fondo unidad documental un documento de archivo (unidad documental simple) grupo de fondos de un(a) elemento básico colección serie o por varios que formen una unidad documental compuesta"

31. Unidades documentales simples y compuestas integrada por unidad documental compuesta" unidad de información varias unidades documentales interrelacionadas por un asunto común, que constituye el testimonio material de producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus funciones, una actividad/proceso varias actividades/procesos

32. Unidades documentales simples y compuestas Las unidades documentales simples son el resultado de un solo acto (una actio y una conscriptio), Las unidades documentales compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintosactosencaminados a la resolución de un asunto expedientes La casi totalidad de las series producidas en la actualidad por las instituciones públicas son unidades documentales compuestas registros DOSSIERS No tiene cabida En act. pública

33. Los expedientes historia en España tuvo una primera regulación general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889 Los expedientes exigió la formación en cada ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo estos documentos compuestos surgieron con la formación del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por influencia de la administración de justicia. “conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria para que se llegue a la consecución de un acto administrativo” Heloisa L. Bellotto Norma ISAD (G),vers. española - 2000 la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto Olga Gallego - Archivos de Oficina 2003 - folleto pueden clasificarse tomando como base la diversidad de organismos encargados de su tramitación

34. Los expedientes - Clasificación 1. Según los organismos encargados de su tramitación legislativos administrativos gubernativos judiciales militares 2. Según el tipo de procedimiento seguido general específico Archivos de Oficina - Ministerio de Cultura española - 2003 3. Según el Ministerio de Cultura de España sometidos a procedimiento los no reglados aquellos que materializancualquieractividad de una oficina, sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto efectos de estadística, constancia o información

35. Los expedientes - Clasificación son aquellos que no exigen un trámite especial y han de surtir efecto en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los expedientes de investigadores de un archivo). expedientes de conocimiento expedientes de información o consultivos tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate, iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes pueden formar parte de unos trámites superiores que suelen terminar en una resolución son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del procedimiento, deben dar lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada. Entre esos expedientes resolutivos, los de carácter judicial son los que tienen un procedimiento más riguroso. expedientes de resolución

36. Los expedientes - Contenido Está compuesto por Un expediente Q se producen sucesivamente documentos Q se incorporan conforme avanza el procedimiento están protegidos por la carpetilla o guarda exterior que los contiene y agrupa. En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, también, a veces, aprovechando el reverso de esa cubierta la relación de contenido o breve descripción de cada uno de los documentos que le integran con su fecha y número de orden. Pero esto último es cada vez menos habitual.

37. Los expedientes - Contenido recibidos (originales) Los documentos que forman un expediente van acompañados de producidos (borradores, minutas y copias) otros utilizados para impulsar la tramitación (decretos, notas marginales…) y por ello se distinguen los documentos originales los documentos no originales los documentos marginales por su contenido se diferencian documentos esenciales documentos de enlace (informes, resoluciones...) (oficios de remisión, notas internas...) por su procedimiento documentos de iniciación documentos de instrucción documentos de terminación.

38. Los expedientes - Contenido las instancias o solicitudes documentos básicos de un expediente Isabel Seco (1994, 127) los informes las actas los oficios En un expediente administrativo tipología documental es muy amplia y variada ejemplo, entre los oficios F. González Navarro distinguía las comunicaciones, las notificaciones, los requerimientos, los emplazamientos y las citaciones. La denominación y contenido de estos documentos varía según cada país

39. Los expedientes - Contenido No es el momento de hacer un análisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse formando parte de un expediente. Los más utilizados actualmente en España han sido básicamente analizados, incluyendo su estructura, en el libro Manual de Documentos Administrativos - Ministerio de Administraciones Públicas español (1993) ha sido objeto de varias reediciones, no siempre es fácil su clara identificación súplica pedimento dado que la práctica administrativa introduce elementos de confusión, y no sólo por cambios en las denominaciones. Así con las palabras "súplica", "pedimento", "petición", "instancia", o "solicitud" es posible que nos estemos refiriendo al mismo tipo documental. instancia petición solicitud

40. Los expedientes - Contenido En cuanto al contenido extracto o resumen que identifica cada expediente no existe tampoco uniformidad. que debe figurar en el I. Unidad administrativa; En México II. Fondo; III. Sección; la identificacióndel expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, (2004) VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales;). IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente

41. Los expedientes - Contenido I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador (el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales;). IX. Vigencia documental; X. Número de hojas útiles al cierre del expediente (número total de hojas contenidas en el expediente

42. Los expedientes - Contenido El ayuntamiento de Barcelona elaboró unas normas para la tramitación de expedientes en 1994. En ellas se señala que Nombre del Ayuntamiento Cubierta debía contemplarse la siguiente información: Fecha de inicio del expediente Número del expediente Número de registro de entrada del documento de inicio del expediente Nombre del órgano gestor (encargado de su trámite o instrucción según la normativa orgánica vigente), Nombre de la Unidad, Área y Ámbito (o instancias análogas) donde el órgano gestor se encuadra Número de hojas que forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado Asunto objeto del expediente, Fecha de finalización del expediente todos los expedientes debían ir numerados, en la parte superior derecha de la cubierta, Código del Archivo (en su día) El número expresaría el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada órgano competente para tramitarlos

43. Los expedientes - Contenido La numeración se compondría como norma general de dos partes: la que expresa el orden de apertura y la que indica el año en que se abre, ambas separadas con una barra. 2002 / 1998 El número de identificación figuraría en la cubierta del expediente y en los dictámenes y propuestas que se elevasen a los órganos de gobierno para su resolución. También se consignaría en las notificaciones, las comunicaciones y los oficios que se formulen en relación con el expediente, y en los informes, dictámenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.

44. Los Registros en forma de libro o de cuaderno Son documentos compuestos donde se asientan, uno detrás de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o entidad con fines jurídico-administrativos o fiscales Diccionario de terminología archivística (1993, 46) cuatro acepciones de este concepto Es el instrumento resultante de una acción administrativa en el que se materializa el acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas Si los expedientes están formados por un “conjunto de documentos de tipologías diferentes”, los registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipología.

45. Los Registros los registros se usan en cualquier actividad que requiera la anotación sistemática con numeración progresiva o en orden alfabético de personas que dependan de una institución o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos, padrones, matrículas fiscales, etc.), o de la documentación enviada o recibida. Olga Gallego Domínguez propuesta de cuadro de clasificación de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996 - Mesa de Trabajo de Archivos Municipales "conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronológicamente y dispuestos en forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)", también aplicaron este concepto a todos aquellos documentos que contengan información repetitiva que afecte a muchas personas o bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nóminas) o fichas (tarjetas de racionamiento), aunque su ordenación no tenga que ser exclusivamente cronológica.

46. Los Registros Pueden ser voluntarios u obligatorios registros administrativos o copiadores documentos expedidos o recibidos por una institución o persona, de forma más o menos abreviada Según su naturaleza registros jurídico-administrativos registros-acta en los que se registran actos realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.). prefiere la distinción entre registros de “memoria” que copian a texto completo cartas y cédulas expedidas, y registros de “función” que reflejan las labores burocráticas de inicio, tramitación, instrucción, resolución y comunicación de expedientes. Manuel Romero Tallafigo (2005, 130) Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de seguridad y de publicidad.

47. Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Norma ISAD(G), en la versión española del año 2000 fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad documental simple Todos esos niveles podían incluir otros niveles intermedios si se consideraban necesarios Dejaban así de utilizarse en España los términos de "sección" y "subsección" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un fondo, aunque éstos se siguieron utilizando en países de habla hispana como refleja el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, elaborado en el año 2004, por el Archivo General de la Nación de México. Al igual en el Manual de Organización de Fondos Acumulados publicado por el Archivo General de la Nación de Colombia, en 2004, se recogen como divisiones de un fondo las de sección, subsección, serie y subserie. "sección" y "subsección"

48. Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36), no parece existir un método exacto que permita decidir cuándo puede considerarse que los documentos acumulados por una entidad administrativa constituyen un fondo y cuándo, tan sólo, un subfondo, división o sección de un fondo. una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su ámbito de competencia.

49. Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) Duchein Una forma de evitar el problema del nivel administrativo de las entidades productoras de fondos consiste en admitir la existencia de una jerarquía de fondos en el caso de las organizacionescomplejas. tanto los conjuntos documentales de las entidades principales como los que producen las entidades subordinadas pueden ser considerados fondos. grupos de entidades, fondos emparentados, fondos principales, fondos secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto

50. Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) funcionales Es la principal agrupaciones documentales dentro de cualquier fondo orgánicos tanto si utilizamos criterios mixtos La serie documental unidad básica de cualquier fondo a efectos de organización. un grupo de documentos, expedientes o dossier que han sido reunidos juntos por una actividad específica” - T. Schellenberg (01) conjunto de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma actividad y regulada por una normade procedimiento (02) documentos que teniendo la misma procedenciapermanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y pertenecen a una función particular – CRUZ MUNDET sucesión o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad que son producidos por uno o más agentes responsables de esa actividad - Antonia Heredia (2011, 166)