Кадровый учет и делопроизводство

2. Кадровый учети делопроизводство Управляющие партнеры Стэнли Цой, Надежда Чиркова : Зачем мне это?

3. 1 500 000 р. потеряла компания из-за одного неправильно оформленного документа чтобы не повторить

4. Кадровый учет и делопроизводство 1. Что это такое? 2. Опыт его ведения - обязательные документы; - как оформить: • сотрудника на работу; • переводы и отпуска; • прекращение трудовых отношений. 3. Ответственность за нарушение кадрового учета 4. Судебная практика

5. Сокращения ЛНА– локальный нормативный акт ИП– индивидуальный предприниматель КТС – комиссия по трудовым спорам, является органом порассмотрениютрудовых споров ГИТ – государственная инспекция по труду, осуществляет надзор в сфере труда, в отношении любых работодателей

6. Что такое кадровый учет и делопроизводство?

7. Кадровый учет это учет движения сотрудников организации (или ИП), связанный с документальным оформлением приема, перемещения, увольнения сотрудника, оформлением трудовых отношений с работниками, организации труда работников

8. Кадровое делопроизводство это деятельность, направленная на организацию работы с документами, посредством которых осуществляется ведение кадрового учета в организации

9. Какие кадровые документы должны быть в компании? Сколько их?

10. обязательных кадровых документов 11 • Правила внутреннего трудового распорядка • Положение об охране труда • Положение о защите персональных данных • Штатное расписание • График отпусков • Табель учета рабочего времени • Личные карточки работников • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее • Кадровые приказы • Расчетный листок

11. А именно?

12. 1 Правила внутреннего трудового распорядка ЛНА, регламентирующий: • порядок приема и увольнения работников; • основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; • режим работы; • время отдыха; • применяемые к работнику меры поощрения и взыскания; • иные вопросы регулирования трудовых отношений.

13. Положение об охране труда 2 • работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников • данное положение разрабатывается на основе отраслевых, межотраслевых типовых инструкций по охране труда

14. 3 Положение о защите персональных данных ЛНА, содержащий общие условия о порядке защиты персональных данных, понятие и состав персональных даных, вопросы обработки, а также доступа к персональным данным, права и обязанности работника и ответственность сторон за нарушение норм, связанных с персональными данными

15. 4 Штатное расписание - документ, оформляющий структуру организации, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с Уставом организации. -содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов.

16. Как выглядит штатное расписание

17. График отпусков 5

18. Табель учета рабочего времени • работодатель обязан вести учет времени фактически отработанного каждым работником • это нужно для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени, расчета оплаты труда, а также составления статистической отчетности 6

19. 7 Личная карточка сотрудника Т-2 заводится на каждого сотрудника. В ней содержится: - общие сведения - сведения о воинском учете - сведения о приеме на работу, переводах - аттестации - повышение квалификации - профессиональной переподготовке - о наградах и поощрениях - сведения о предоставленных отпусках - о социальных льготах - дополнительные сведения - основания прекращения трудового договора

20. 8 Книга учета движения трудовых книжек - в ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, выданные работникам при прекращении трудовых отношений, а также книжки и вкладыши, выданные работникам вновь

21. 9 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в эту книгу вносятся сведения обо всехоперациях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка

22. 10 Кадровые приказы В частности: • Приказ (распоряжение) о приеме на работу; • Приказ о переводе; • Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора; • Приказ о применении дисциплинарного взыскания и т.д. Кадровыми приказами оформляются распоряжения руководителя организации, касающиеся регулирования трудовых отношений

23. 11 Расчетный листок Форма расчетного листка должна быть утверждена работодателем и должна содержать следующее: • составные части заработной платы; • размеры иных сумм, начисленных работнику; • размеры и основания произведенных удержаний; • общая денежная сумма, подлежащая выплате. Работодатель обязан при выплате заработной платыизвещать в письменной форме каждого работника

24. сотрудника на работу • переводы и отпуска • прекращение трудовых отношений Как оформить

25. И если он не справиться, то мы наймем кого-то другого, но не вас. Вас мы точно не наймем. Оформляем сотрудника на работу

26. От работника – обязательные документы Подписать трудовой договор Ознакомить работника с ЛНА (под роспись) Приказ о приеме на работу (ознакомление под роспись) Внести запись в трудовую книжку Заполнить личную карточку работника (Т-2)

27. Оформляем отпуск

28. В отпуск Утвержденный график отпусков Уведомление о начале отпуска Заявление на отпуск Оформление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику Внесение в Личную карточку сотрудника данных об отпуске

29. Оформляем перевод сотрудника

30. В путь Дополнительное соглашение к трудовому договору Приказ о переводе сотрудника (Форма Т-5) Внести запись в трудовую книжку Внести запись в личную карточку (Т-2) под роспись Ознакомить сотрудника с должностной инструкцией

31. Оформляем увольнение

32. Основания для увольнения - по соглашению сторон; - истечение срока трудового договора; - расторжение трудового договора по инициативе работника; - расторжение трудового договора по инициативе работодателя; • отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации; • нарушения правил трудового договора, если эти нарушения исключают возможность продолжения работы; • отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем; • отказ работника от продолжения работы в связи с изменением сторонами условий трудового договора; - и т.д.

33. Расстаемся по соглашению сторон Заявление работника/работодателя с предложением расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон Подготовка доп. соглашения о расторжении трудового договора Издание приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора Ознакомление работника с приказом под роспись Внесение записи о прекращении трудового договора в трудовую книжку Внесение записи в Личную карточку работника (Т-2)

34. Расстаемся по инициативе работодателя

35. Издание приказа о сокращении численности или штата работников • Внесение изменений в штатное расписание • Издание приказа об утверждении нового штатного расписания • Направление уведомления о сокращении сотрудникам организации под роспись • Направление в органы занятости сообщения о решении сократить численность или штат работников • Повторное уведомление о планируемом сокращении • Издание приказа о прекращении (расторжении) трудового договора (Т-8) и ознакомление с ним работника под роспись • Внесение записи об увольнении в трудовую книжку • Внесение записи об увольнении в Личную карточку сотрудника (Т-2) • Передача трудовой книжки сотруднику • Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (под роспись)

36. Ответственность за нарушения • п.1 ст.5.27 КоАП РФ (нарушение законодательства о труде и об охране труда) • п.2 ст.5.27 КоАП РФ (повторное нарушение законодательства о труде и об охране труда) • Ст. 13.19 КоАП РФ (нарушение порядка предоставления статистической отчетности или предоставление недостоверной информации) • Ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов) • Ст.19.7 КоАП РФ (непредоставление или несвоевременное предоставление/подача сведений (информации), предоставление которой предусмотрено законом

37. Судебная практика

38. Какой суд рассматривает дела по трудовым спорам? Районный суд (в первой инстанции) Исключения составляют дела: - подсудные мировому судье; - о разрешении коллективных трудовых споров; - связанные с гос. тайной. Иск подается: - к физ. лицу по месту жительства ответчика; - к организации – по месту нахождения организации.

39. Срок обращения в суд? • Для работника: - 3 месяца со дня, когда он узнал о нарушении своего права, - 1 месяц со дня вручения ему трудовой книжки или копии приказа по спорам об увольнении. • Для работодателя: - 1 год со дня обнаружения ущерба, по спорам о возмещении работником, причиненного работодателю ущерба.

40. Обязательно ли обращаться в КТС и ГИТ? Необязательно, но возможно за исключением споров, в которых: - работодатель физ. лицо, не являющееся ИП; - работодатель религиозная организация и т. д. КТС или ГИТ не является обязательными органами по рассмотрению трудовых споров.

41. Как правильно отказать в приеме на работу? • проверить, не относится ли соискатель к числу лиц, которым запрещено отказывать в приеме (беременные, ВИЧ-инфицированные и т.д.) • определить основания для отказа • сообщить соискателю об отказе, указав основания • подготовить письменный мотивированный отказ, если от кандидата поступило соответствующее требование • передать отказ лично кандидату или направить по почте с описью вложения и уведомлением о вручении

42. В каких случаях работодатель вправе отказать в приеме на работу? В случаях когда соискатель не отвечает требованиям должностной инструкции и иных ЛНА: - необходимым опытом работы (Определение Московского городского суда от 18.01.2011 N 33-48) - определенным стажем работы (Определение Калужского областного суда от 29.08.2011 по делу N 33-2282/11) - необходимыми знаниями (Определение Московского городского суда от 04.08.2011 по делу N 33-24594) - и другое

43. Как отказать в приеме на работу, если нет вакансии и не нужны сотрудники? • Обращение соискателя с заявлением о приеме на работу не обязывает работодателя заключать с ним трудовой договор, если отсутствуют вакантные должности (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2) • Несмотря на наличие вакансий, работодатель не обязан немедленно заполнять вакантные должности • Документами, подтверждающими отсутствие вакансий могут являться: - штатное расписание (Определение Липецкого областного суда от 28.11.2011 по делу N 33-3308/2011) - приказы о приеме на работу (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2011 N 33-7995/2011)

44. Законно ли увольнение, если отсутствует оригинал письменного заявления работника? ДА, если • установлено, что работник: - действительно имел намерение прекратить трудовые отношения; - лично направил заявление об увольнении. • Подтверждающими обстоятельствами могут быть: - телефонный разговор с работодателем; - подача заявления с просьбой произвести расчет при увольнении (Определение Верховного суда Республики Коми от 07.06.2012 N 33-2276АП/2012).

45. Правомерно ли увольнение, если в заявлении не указана дата увольнения? ДА, если до истечения срока предупреждения об увольнении работник не воспользовался своим правом отозвать заявление, его действия по написанию заявления о выдаче трудовой книжки и предоставлении расчета свидетельствуют о намерении уволиться с работы (Определение Московского городского суда от 12.09.2011 по делу N 4г/8-6955)

46. Можно ли уволить работника позднее чем через две недели, если не указана дата увольнения? НЕТ! • Отсутствие даты увольнения в заявлении обязывает работодателя уволить работника через две недели, если соглашением между ними не установлено иное • Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается

47. Законно ли увольнение по соглашению сторон, если есть заявления об увольнении и приказ, но нет оформленного документа? ДА, НО… • Форма соглашения трудовым законодательством не установлена. Заявление работника об увольнении в совокупности с соответствующим приказом подтверждает взаимное волеизъявление сторон на прекращение трудовых отношений (Апелляционное определение Ульяновского областного суда от 04.02.2014 по делу N 33-401/2014г)

48. Что считать понуждением к увольнению? • Давление со стороны работодателя при увольнении исключающее свободу волеизъявления работника. • Если работник ссылается на понуждение к заключению соглашения, то он должен доказать этот факт, что заключил соглашение, к примеру, в стрессовом состоянии, вызванном действиями работодателя (Решение Кировского районного суда г. Омска от 02.03.2011 по делу N 2-1018/2011) • О заключении соглашения под давлением могут свидетельствовать: - больничный лист - справка терапевтического отделения - выписка из амбулаторной карты - показания свидетеля из состава бригады скорой помощи - и т.д.

49. Правомерен ли отказ в выплате денежной компенсации при увольнении по соглашению сторон при невыполнении работником условий соглашения? НЕТ! • Выплата денежной компенсации по соглашению не зависит от выполнения работником условий соглашения. • Если работник не исполнил условий соглашения о расторжении трудового договора, работодатель вправе предъявить самостоятельное исковое заявление о возврате ему имущества (Определение Московского городского суда от 20.01.2011 по делу N 33-1085).

50. Как подтвердить факт нахождения работника в состоянии опьянения при отсутствии медицинского заключения? • Состояние опьянения работника может быть подтверждено как медицинским заключением, так и другими доказательствами (п. 42 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2) • Медицинское заключение оформляется в соответствии с Временной инструкцией о порядке медицинского освидетельствования 01.09.1988 N 06-14/33-14. • Направление работника на медицинское освидетельствование не является обязательной процедуры при увольнении работника (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 09.07.2013 по делу N 33-5287/2013) • Иными доказательствами могут быть: - акты, составленные работодателем, - служебными записками, - свидетельскими показаниями - и т.д.