Comptes Téléservices et assistance

1. Comptes Téléserviceset assistance

2. Principes majeurs des évolutions de rentrée – 1/2 • Pré-création des comptes depuis Administration téléservices, à l’initiative du chef d’établissement lors de la notification (un compte par élève et par responsable/élève) • Notification d’identifiants normalisés (et de mots de passe provisoires) • Format: prénom.nom + auto-incrément (longueurs max de nom et prénom paramétrables par l’académie). A Bordeaux : • [4 lettres max prénom].[12 lettres max nom]+auto-incrément • Les Codes d’Activation (CA) ne seront plus visibles pour les familles et les établissements et sont remplacés par la notion de compte (mais CA conservés « en interne » pour les traitements). • Conservation des comptes existants pour les responsables • Réinitialisation des comptes existants des élèves • Adresse mail facultative pour les élèves

3. Principes majeurs des évolutions de rentrée – 2/2 • Suppression du délai de 24h entre les opérations de notification dans Administration téléservices et l’accès aux comptes par les familles => les accès sont immédiatement disponibles ce qui devrait simplifier l’assistance en établissement. • Sécurité: • Comptes pré-créés dans un état inactif • Requis pour activer le compte: login + mot de passe (provisoire) + date de naissance (de l’élève) • Changement de mot de passe à la première connexion • Nettoyage des comptes: • En cas de refus du responsable pour son compte propre • Purge des comptes inactifs (notifiés et non utilisés): après un délai de 3 mois. • Purge des comptes activés par les familles mais plus utilisés après un délai de 12 mois. • Conservation de la continuité d’accès aux services en ligne, un élève ou responsable qui dispose d’un compte doit pouvoir le conserver en cas de changement d’établissement de l’élève.

4. Assistance Le premier niveau d'assistance aux parents et aux élèves est effectué par l'établissementdepuis le module Siecle Administration téléservices Pour le niveau d'assistance supérieure (cas non résolus en établissement), il est demandé de déposer la demande par GlContact (http://www.helpdesk.ac-bordeaux.fr/Glcontact) en y insérant en pièce jointe le formulaire parents ou élèves renseigné par vos soins. Attention :Sans ces informations, le personnel technique ne peut lancer de recherche.

5. Cas d’assistance signalés • Création de compte • Problème sur CAR ou CAE • Invalide • Délais J+1 • Déjà utilisé • Problème identifiant • Déjà existant • Problème association élèves

6. Cas d’assistance signalés • Utilisation des comptes • Login oublié • Mot de passe oublié • Email oublié • Régénération d’un compte

7. Nouveaux cas d’assistance • Activation des comptes • Activation impossible depuis l’ENT • Activation impossible quand erreur de saisie de la date de naissance • Problème d’activation liée à la charge réseau • Erreur technique survenue

8. Accès à l’administration des Téléservices • La gestion des Téléservices s’effectue dans le module « Administration Téléservices ». Le chef d’établissement peut donner accès à un personnel de son choix par le biais de la gestion des délégations. • Depuis l’intranet • Hors de l’intranet Module « Administration Téléservices »

9. Activer la fonctionnalité « Téléservices » • C’est la 1ère étape. Elle consiste à valider le fait que vous souhaitez utiliser ce mode de communication avec les responsables et les élèves. Menu « Gestion des téléservices » Ouverture/fermeture • A faire uniquement en début d’année scolaireou si vous n’utilisez pas déjà les téléservices.

10. Activer la fonctionnalité « Téléservices » (suite) Activer les Téléservices

11. Ouvrir un Téléservice ou l’ENT • L’établissement doit obligatoirement activer les Téléservices pour permettre la création des comptes. Par contre, il n’est plus obligatoire d’ouvrir un Téléservice pour utiliser les comptes avec l’ENT. Sélectionner le bouton « Ouvert » pour rendre le Téléservice fonctionnel Valider

12. Paramétrage des Téléservices Message d’accueil: L’établissement peut personnaliser son message d’accueil qui sera affiché à la fois sur la page de l’élève et du responsable.

13. Paramétrage des Téléservices Courrier de notification : L’établissement peut choisir le type de courrier de notification. Choisissez le courrier « Mixte ENT/téléservices », si vous avez ouvert un téléservice, les parents donneront ainsi leur aval pour l’utilisation de l’ENT et des téléservices.

14. Paramétrage des Téléservices Courrier de notification parent: Les parents peuvent refuser l’accès aux téléservices pour leur enfant mais ils ne peuvent pas refuser l’accès aux applications pédagogiques et aux ENT Il est donc possible de distribuer les comptes aux élèves sans attendre le retour des parents. L’accès à l’élève (pour les téléservices non pédagogiques) pourra être enlevé par la suite.

15. Gestion des Comptes Responsables • Le menu « Accès des Responsables » permet de gérer les accès des responsables au Téléservice: • Notifier en masse • Attention à bien enregistrer le fichier pdf généré qui contient toutes les notifications • Sélectionner la MEF ou la division concernée et définir les responsables à notifier : • Legal 1 et ou Legal 2 • Tous ou seulement les comptes A notifier (conseillé) • Définir le mode de transmission désiré : • Par courrier électronique (courriel) • Par courrier papier Le bouton « Notifier » exécute l’envoi des courriels et/ou génère le fichier pour les responsables concernés

16. Gestion des Comptes Responsables • Le menu « Accès des Responsables » permet également de notifier individuellement un parent Pour un parent qui aurait été notifié dans l’ancien format et qui n’aurait pas créé son compte, forcer la création d’un nouveau compte.

17. Assistance des responsables Le menu «Accès des Responsables» «Gérer le compte responsable/élève», vous permet de connaître: Email du compte Etat du compte Identifiant login saisi par le responsable lors de sa création de compte. « A notifier », « Notifié », « Utilisé » ou « Refusé » selon l’état de la procédure de création de compte le mail associé au compte (pas forcément celui saisi dans BASE ELEVES)

18. Assistance des responsables • Un compte est caractérisé par un « état » qui peut prendre les valeurs suivantes : • « A notifier » : compte non encore notifié ou qui nécessite une renotification (accès impossible par la famille suite à invalidation du compte, …) • « Notifié » : compte notifié mais non utilisé ou non accédé depuis la dernière réinitialisation du mot de passe. • « Refusé » : parent ayant refusé l ’accès des services en ligne. Cet état n’est pas possible pour un élève • « Utilisé » : compte activé et utilisé au moins une fois par la famille. Quand le compte est dans cet état, le bouton « Notifier le compte » dans l’écran précédent est remplacé par « Réinitialiser le mot de passe ».

19. Assistance: Réinitialiser le mot de passe responsable L’établissement peut également réinitialiser le mot de passe du responsable(à noter que le responsable a la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN). Le nouveau mot de passe est alors envoyé par mail au responsable.

20. Assistance des élèves Le menu « Accès des Elèves » « Gérer le compte pour un élève», bouton vous obtenez le même écran que pour les parents Vous pouvez visualiser l’identité, l’adresse de messagerie (éventuelle) et l’état du compte ou enlever l’accès

21. Assistance: Réinitialiser le mot de passe élève L’établissement peut notifier à nouveau un compte non utilisé ou réinitialiser le mot de passe de l’élève. (à noter que l’élève a aussi la possibilité d’obtenir un nouveau mot de passe depuis le portail ATEN s’il possède une adresse mail) Lorsque l’on actionne le bouton (« Notifier le compte » ou «Réinitialiser le mot de passe »), il n’y a plus de boite de dialogue et le mode de transmission est automatiquement la lettre. Il faut donc enregistrer le PDF. Ce mot de passe sera temporaire car lors de sa première connexion, il devra le changer.

22. L’administrateur des Téléservices Ce module d’administration des téléservices vous permet d’autres actions telles que la gestion des refus d’utiliser les Téléservices, le fait de notifier une nouvelle fois un code d’activation… Il est important que la personne en charge des Téléservices dans l’établissement ait accès à ce module ou bien travaille en étroite collaboration avec l’un des personnels de direction. Nous invitons ces acteurs à se référer au guide d’administration des Téléservices (cf site web http://cria.ac-bordeaux.fr) et de suivre les évolutions de ce service en pleine expansion.

23. DU COTEDU RESPONSABLE ET DE L’ELEVE

24. Auto-dépannage • l’utilisateur qui a oublié son identifiant saisit l’adresse mail qu’il a donné lors de la création du compte. • Un mail lui sera envoyé avec son identifiant. • L’utilisateur saisit son identifiant • Il reçoit un mot de passe temporaire à modifier à la première connexion

25. Les documentations • Sur le site de Scol-Téléservices: http://cria.ac-bordeaux.fr • depuis l’accès « Pédagogique » • Le Guide d’ Administrationdes téléservices • Un Guide de l’utilisateur des téléservices • Les fiches d’assistances TS élèves et responsable à remplir et à transmettre par Glcontact pour toute demande d’assistance sur un compte téléservices • Depuis l’accès « Administratif » (uniquement sur le réseau administratif de l’établissement • Vous trouverez d’autres informations dans la partie Applications Web / Siecle / Téléservices

26. FINMerci de votre attention septembre 2014