840 likes | 1.04k Views
TRÖÔØNG KYÕ THUAÄT NGHIEÄP VUÏ TOÂN ÑÖÙC THAÉNG ----------------------------------------. NGHIEÄP VUÏ VAÊN THÖ. GV : MBA.Phaïm Ngoïc Phöông E.M: thsngocphuong@yahoo.com.vn. - LÖU HAØNH NOÄI BOÄ -. NGHIEÄP VUÏ VAÊN THÖ. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ COÂNG TAÙC VAÊN THÖ
E N D
TRÖÔØNG KYÕ THUAÄT NGHIEÄP VUÏ TOÂN ÑÖÙC THAÉNG ---------------------------------------- NGHIEÄP VUÏ VAÊN THÖ GV : MBA.Phaïm Ngoïc Phöông E.M: thsngocphuong@yahoo.com.vn - LÖU HAØNH NOÄI BOÄ -
NGHIEÄP VUÏ VAÊN THÖ • NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ COÂNG TAÙC VAÊN THÖ • SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN QUAÛN LYÙ NHAØ NÖÔÙC (VAÊN BAÛN HAØNH CHAÙNH) • TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAÊN BAÛN ÑEÁN & ÑI • LAÄP HOÀ SÔ – QUAÛN LYÙ – LÖU TRÖÕ HOÀ SÔ
1. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ COÂNG TAÙC VAÊN THÖ 1.1 KHAÙI NIEÄM 1.2 NOÄI DUNG COÂNG TAÙC VAÊN THÖ 1.3 YÙ NGHÓA CUÛA COÂNG TAÙC VAÊN THÖ
1.1 KHAÙI NIEÄM Hieän nay toàn taïi caùc khuynh höôùng khaùc nhau trong quan nieäm veà coâng taùc vaên thö nhö sau: 1/ Coâng taùc vaên thö laø coâng taùc toå chöùc giaûi quyeát & quaûn lyù coâng vaên, giaáy tôø trong caùc cô quan, coâng taùc naøy chuû yeáu goàm 2 noäi dung sau : Toå chöùc quaûn lyù vaên baûn & toå chöùc giaûi quyeát vaên baûn.
2/ Coâng taùc vaên thö laø toaøn boä caùc coâng vieäc veà xaây döïng vaên baûn (Soaïn thaûo & ban haønh vaên baûn) trong caùc cô quan & vieäc toå chöùc quaûn lyù-giaûi quyeát caùc vaên baûn trong caùc cô quan ñoù. - Trong ñoù quan nieäm thöù 2 roäng vaø chính xaùc hôn, neân ñöôïc aùp duïng .
1.2 NOÄI DUNG COÂNG TAÙC VAÊN THÖ Theo caùch hieåu thöù 2 thì noäi dung coâng taùc vaên thö bao goàm nhöõng coâng vieäc cuï theå sau : • Xaây döïng vaên baûn : Goàm • Soaïn thaûo vaên baûn • Duyeät vaên baûn • Nhaân baûn • Kyù & ban haønh vaên baûn
b) Quaûn lyù & giaûi quyeát vaên baûn : • Vaên baûn ñeán • Vaên baûn ñi • Vaên baûn noäi boä • Vaên baûn maät • Laäp hoà sô, giao noäp hoà sô, löu tröõ-luaân chuyeån-huûy boû hoà sô c) Toå chöùc quaûn lyù & söû duïng con daáu :
1.3 YÙ NGHÓA CUÛA COÂNG TAÙC VAÊN THÖ 1/ Ñaûm baûo cho vieäc giaûi quyeát moïi coâng vieäc cuûa cô quan ñöôïc nhanh choùng & chính xaùc, coù naêng suaát & chaát löôïng, ñuùng ñöôøng loái- chính saùch-nguyeân taéc & cheá ñoä, ñoàng thôøi ñaûm baûo quaûn lyù chaët cheõ & kieåm tra coù hieäu quaû coâng vieäc ñoù. 2/ Ñaûm baûo giöõ gìn bí maät cuûa Ñaûng-nhaø nöôùc-cô quan, ñoàng thôøi ngaên chaën vieäc laïm duïng vaên baûn cuûa nhaø nöôùc & con daáu cô quan vaøo caùc muïc ñích phaïm phaùp.
3/ Goùp phaàn tieát kieäm ñöôïc coâng söùc, nguyeân vaät lieäu, trang thieát bò ñeå laøm vaên baûn thoâng qua giaûm bôùt nhöõng coâng vaên giaáy tôø khoâng caàn thieát & truøng laëp. 4/ Giöõ gìn ñaày ñuû nhöõng hoà sô taøi lieäu caàn thieát, coù giaù trò ñeå phuïc vuï vieäc tra cöùu, giaûi quyeát coâng vieäc tröôùc maét & noäp vaøo löu tröõ ñeå nghieân cöùu – söû duïng laâu daøi.
2. SOAÏN THAÛO VAÊN BAÛN QUAÛN LYÙ NHAØ NÖÔÙC (VAÊN BAÛN HAØNH CHAÙNH) • Nhöõng yeâu caàu cô baûn • Vaên phong haønh chaùnh • Caùc loãi thöôøng gaëp • Theå thöùc vaên baûn haønh chaùnh • Trình baøy vaên baûn • Höôùng daãn soaïn thaûo moät soá vaên baûn thoâng thöôøng.
1. Nhöõng yeâu caàu cô baûn a) Phaûi hieåu ñaëc ñieåm cuûa vaên baûn haønh chaùnh b) Naém vöõng nhöõng quy ñònh cuûa nhaø nöôùc veà vieäc soaïn thaûo-trình baøy-phaùt haønh vaên baûn. c) Nhöõng nguyeân taéc phaûi tuaân thuû khi vieát tieáng Vieät.
a) Ñaëc ñieåm cuûa vaên baûn haønh chaùnh • Tính coâng vuï, ñuùng thaåm quyeàn. • Tính chính xaùc : Chæ coù moät caùch hieåu duy nhaát veà vaán ñeà trình baøy. • Tính khuoân maãu, khaùch quan,lòch söï, thuyeát phuïc.
b) Moät soá nguyeân taéc soaïn thaûo vaên baûn haønh chaùnh : • Ñuùng thaåm quyeàn cuûa cô quan ban haønh. • Caên cöù vaøo caùc quy ñònh cuûa phaùp luaät vaø quy ñònh cuûa cô quan caáp treân. • Hình thöùc vaên baûn phaûi ñuùng theo quy ñònh : Theå loaïi, theå thöùc, thuû tuïc, caùch vieát, vaên phong. • Noäi dung giaûi quyeát vaán ñeà coù troïng taâm. • Noäi dung vaên baûn ra sau khoâng ñöôïc maâu thuaãn hoaëc traùi vôùi vaên baûn tröôùc/caáp treân, coù cuøng noäi dung.
c) Nhöõng nguyeân taéc vieát tieáng Vieät • Caùch vieát hoa. • Caùch boû daáu thanh. • Khoaûng caùch giöõa caùc daáu caâu.
CAÙCH VIEÁT HOA • Vieát hoa danh töø rieâng chæ teân ngöôøi. • Vieát hoa danh töø rieâng chæ ñòa danh. • Vieát hoa caùc danh töø chæ phöông höôùng. • Vieát hoa teân rieâng caùc cô quan cuûa Ñaûng, nhaø nöôùc, vaø toå chöùc xaõ hoäi.
1- Danh töø rieâng chæ teân ngöôøi • Chæ teân ngöôøi Vieät nam : Ví duï : Nguyeãn Vaên Linh. Vieát hoa taát caû chöõ caùi ñaàu cuûa caùc aâm tieát taïo thaønh teân rieâng. • Chæ teân ngöôøi nöôùc ngoaøi ñaõ ñöôïc phieân aâm ra tieáng Vieät. Ví duï : Phô-ri-ñô-rich Aêng-ghen. Vieát hoa chöõ caùi ñaàu theo aâm tieáng Vieät ñoái vôùi caùc aâm tieát taïo thaønh teân rieâng, giöõa caùc aâm tieát coù gaïch noái ngaén.
2- Danh töø rieâng chæ ñòa danh • Ñòa danh Vieät nam : Vieát hoa chöõ caùi ñaàu cuûa caùc aâm tieát taïo thaønh teân rieâng. Ví duï : Vieät Nam, Saøi Goøn, Ñoàng Nai, … • Ñòa danh nöôùc ngoaøi : Vieát hoa chöõ caùi ñaàu cuûa aâm tieát thöù nhaát, giöõa caùc aâm tieát coù gaïch noái ngaén. Ví duï : Phi-lip-pin • Ñòa danh phieân aâm haùn vieät : Vieát hoa chöõ caùi ñaàu, giöõa caùc aâm tieát khoâng gaïch noái. Ví duï : Trung Quoác, Haøn Quoác, Nhaät Baûn .
3- Caùc danh töø chæ Phöông höôùng • Ví duï : Phía Nam Saøi Goøn 4- Teân rieâng caùc cô quan Ñaûng, Nhaø nöôùc : • Ví duï : Ban Chaáp haønh Trung öông Ñaûng • Ban Tö töôûng – Vaên hoaù Trung öông • Ban Chaáp haønh Ñaûng boä tænh Ñoàng Nai • Chuû tòch nöôùc, Phoù Chuû tòch nöôùc • Hoäi ñoàng Quoác phoøng vaø An ninh • Tröôøng Ñaïi hoïc Baùch khoa Haø Noäi
CAÙCH ÑAÙNH DAÁU THANH • Neáu tieáng coù moät nguyeân aâm : Daáu phaûi ñaùnh treân hay döôùi nguyeân aâm aáy. Ví duï : Haø thaønh, laù côø, … • Neáu tieáng taän cuøng baèng 2 nguyeân aâm : Daáu phaûi ñaùnh treân hay döôùi nguyeân aâm thöù nhaát. Ví duï : Toøa aùn, hoïa syõ, con gaùi, … • Neáu tieáng coù 2 nguyeân aâm vaø sau ñoù coù 1 hay 2 phuï aâm : Daáu ñaùnh treân hay döôùi nguyeân aâm thöù hai. Ví duï : kieáng, ñoaøn
(Tieáp theo) 4. Neáu tieáng coù 3 nguyeân aâm : Daáu phaûi ñaùnh treân hoaëc döôùi nguyeân aâm giöõa. Ví duï : Hoaøi, cöôõi, thoaïi, … 5. Neáu nguyeân aâm coù daáu keøm (AÂ, AÊ, EÂ, OÂ, Ô, Ö) : Daáu phaûi ñaùnh treân hay döôùi nguyeân aâm naøy. Ví duï : Töø khi Traêng laø Nguyeät, thuoäc ñòa, vôõ kieáng, …
KHOAÛNG CAÙCH TROÁNG Döôùi ñaây laø nhöõng quy luaät veà soá khoaûng caùch troáng caàn chöøa ôû tröôùc hoaëc sau caùc daáu chaám caâu : 1- Khoâng caùch tröôùc, moät caùch sau : Daáu chaám ngöøng (.), daáu phaåy (,), daáu baùch phaân (%). Ví duï : - Caâu vieát roõ raøng, chính xaùc. Moãi caâu chæ khoaûng 10 ñeán 15 töø. - Lôïi nhuaän chia beân A laø 30% beân B laø 70% theo tyû leä goùp voán.
2- Moät caùch tröôùc, moät caùch sau : • Ñoái vôùi daáu chaám hoûi (?), daáu chaám phaåy (;), daáu hai chaám (:), daáu chaám than (!) • Ví duï : - Veà dieãn ñaït : trang troïng ; lòch söï. • - Chuùng toâi raát laáy laøm tieác veà söï coá vöøa roài ! Coù theå laøm giaûm suùt uy tín …
3- Khoâng caùch tröôùc, khoâng caùch sau : • Daáu gaïch noái (-), daáu vieát löôïc (’), daáu gaïch cheùo (/), daáu phaåy ôû soá thaäp phaân, daáu chaám haøng ngaøn, daáu chaám ngöøng sau nhöõng chöõ vieát taét. • Ví duï : - Ñóa meàm, ñóa cöùng, dóa CD-ROM • - No, I don’t • - TP.Hoà Chí Minh, ngaøy 11 thaùng ... • - Moãi thaùng söû duïng 1.000 tôø giaáy A4
4- Khoâng caùch ôû trong 2 daáu ngoaëc, nhöng phaûicaùch 1 ôû sau vaø caùch 1 ôû tröôùc daáu ngoaëc : • Ví duï : Ñaïi dòeân beân A (OÂng Leâ Vaên Teøo) ñaõ ñöa cho beân B (Baø Toâ Thò Beù) 10.000.000 VN ñoàng ñeå traû nôï …. 5- Moät khoaûng caùch ôû giöõa : ÔÛ giöõa soá nguyeân vaø phaân soá. Ví duï : 5 ½ (Naêm moät phaàn hai)
2. Vaên phong haønh chaùnh • Dieãn ñaït : Trang troïng, ngaén goïn, roõ raøng, chính xaùc, khoâng neân vieát loøng voøng, phaûi ñi thaúng vaøo vaán ñeà caàn trình baøy. • Löu yù vieát caâu ñuùng ngöõ phaùp theo caáu truùc ñôn giaûn. • Söû duïng chính xaùc caùc loaïi daáu caâu. • Söû duïng töø Haùn Vieät ñuùng nôi, ñuùng luùc ñeå ñaûm baûo tính trang troïng, lòch söï cho VBHC.
(Tieáp theo) • Traùnh khoâng duøng caùc caâu bieåu caûm vì khoâng phuø hôïp vôùi vaên phong haønh chaùnh (Caùc caâu keát thuùc baèng daáu ? , daáu ! ) . • Caùc töø xöng hoâ phaûi coù tính xaõ hoäi. Haïn cheá duøng caùc ñaïi töø “toâi” , “chuùng toâi” trong VB. • Löu yù phaân bieät giöõa vaên noùi vaø vaên vieát.
3. Caùc loãi thöôøng gaëp • - Sai ngöõ phaùp : • + Caâu thieáu caùc thaønh phaàn chính : Chuû ngöõ, vò ngöõ, boå ngöõ. • + Chaám caâu sai, daáu caâu sai. • - Duøng töø sai. • - Vieát moät caâu daøi quaù 20 töø. Ngöôøi vieát trình ñoä cao moãi caâu chæ 10 ñeán 15 töø.
4. Theå thöùc vaên baûn haønh chaùnh • Cho ñeán nay ñöôïc tuaân theo Thoâng tö lieân tòch soá : 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngaøy 06 thaùng 5 naêm 2005 cuûa Boä noäi vuï vaø Vaên phoøng chính phuû.
Theo ñoù, moät vaên baûn bao goàm 8 thaønh phaàn sau ñaây : • Tieâu ngöõ (Quoác hieäu vaø tieâu ñeà) . • Teân cô quan ban haønh vaên baûn. • Soá vaø kyù hieäu vaên baûn.
4. Ñòa danh vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh VB. 5. Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung VB. 6. Noäi dung VB.
7. Chöõ kyù vaø daáu cô quan. 8. Nôi nhaän VB. - Ngoaøi ra, neáu caàn thieát coøn coù caùc daáu chæ möùc ñoä maät, ñoä khaån cuûa vaên baûn.
1- QUOÁC HIEÄU COÄNG HOØA XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM Ñoäc laäp - Töï do - Haïnh phuùc • - Doøng treân vieát chöõ in hoa, ñöùng, ñaäm, côõ chöõ 12-13 • - Doøng döôùi vieát chöõ in thöôøng, ñöùng, ñaäm, côõ chöõ 13-14 • - Phía döôùi coù gaïch ngang baèng ñoä daøi doøng chöõ.
2- TEÂN CÔ QUAN BAN HAØNH UYÛ BAN NHAÂN DAÂN TP HCM SÔÛ VAÊN HOÙA-THOÂNG TIN • Teân cô quan chuû quaûn tröïc tieáp treân 1 caáp ôû phía treân Vieát baèng chöõ in hoa – ñöùng, côõ chöõ 12-13 • -Cô quan ban haønh VB, chöõ in hoa-ñöùng- ñaäm, côõ chöõ 12-13 • - Doøng keû beân döôùi.
3- SOÁ VAØ KYÙ HIEÄU VAÊN BAÛN • Vôùi vaên baûn phaùp quy : • Soá : …/naêm ban haønh/teân loaïi VB-cô quan BH • Ví duï : Soá :18/2004/NÑ-CP • - Nghò ñònh cuûa Chính phuû, soá 18, ban haønh naêm 2004. Chöõ in thöôøng-ñöùng, côõ chöõ 13
3- SOÁ VAØ KYÙ HIEÄU VAÊN BAÛN b) Vôùi VB caù bieät vaø VB haønh chaùnh thoâng thöôøng Soá : …/cô quan ban haønh-ñôn vò soaïn thaûo Ví duï :+ Soá : 20/UB-VP + Soá : 117/QÑ-UB • - Coâng vaên soá 20 cuûa uyû ban-do vaên phoøng soaïn thaûo. • - Quyeát ñònh soá 117 cuûa uyû ban
4- ÑÒA DANH, NGAØY THAÙNG • - Ñòa danh laø nôi truù ñoùng cô quan ban haønh VB • Ngaøy thaùng laø thôøi ñieåm vaøo soå ñaêng kyù phaùt • haønh vaên baûn. • Ví duï : Bieân Hoaø, ngaøy 09 thaùng 09 naêm 2005 • Ngaøy nhoû hôn 10 phaûi coù soá khoâng ñaèng tröôùc. • Thaùng nhoû hôn 3 phaûi coù soá khoâng ñaèng tröôùc. • Chöõ in thöôøng-nghieâng, côõ chöõ 13-14
5- TEÂN LOAÏI VAØ TRÍCH YEÁU • a) Teân loaïi : Laø teân goïi chính thöùc cuûa VB, nhö : Quyeát ñònh, chæ thò, thoâng tö, baùo caùo,… • b) Trích yeáu : Laø caâu ngaén goïn, toùm taét chính xaùc, ñaày ñuû noäi dung chính hoaëc muïc ñích cuûa VB. • Ñoái vôùi VB coù teân loaïi : Trích yeáu ñaët döôùi teân loaïi. • Ñoái vôùi coâng vaên : Trích yeáu ñaët döôùi soá vaø kyù hieäu VB.
CHÆ THÒ Veà coâng taùc phoøng, choáng luït baõo • Vôùi vaên baûn coù teân loaïi : • Teân loaïi VB : Chöõ in hoa, côõ 14-15, ñöùng-ñaäm • Trích yeáu noäi dung : In thöôøng, côõ 14, ñöùng-ñaäm • Doøng keû beân döôùi
Soá : 18/ÑCNÑ-KH V/v ñeà nghò phoái hôïp thöïc hieän Coâng taùc veõ baûn ñoà ñòa chính b) Ñoái vôùi coâng vaên : • Trích yeáu noäi dung : Chöõ in thöôøng-ñöùng, côõ chöõ 12-13
6. NOÄI DUNG VAÊN BAÛN : • Noäi dung vaên baûn : Chöõ in thöôøng-ñöùng, côõ chöõ 13-14. Töø “phaàn”, “chöông”-vaø soá thöù töï caùc phaàn chöông : Chöõ in thöôøng-ñöùng-ñaäm-Côõ chöõ 14. • Tieâu ñeà cuûa phaàn, chöông : In hoa-ñöùng-ñaäm-côõ 13-14 • Ví duï : Phaàn I : QUY ÑÒNH CHUNG - Töø “Muïc” vaø soá thöù töï : Chöõ in thöôøng-côõ 14-ñöùng-ñaäm. Ví duï : Muïc 1
Tieâu ñeà cuûa muïc : Chöõ in hoa-côõ 12-13-ñöùng-ñaäm Ví duï : Muïc 1 : GIAÛI THÍCH LUAÄT, PHAÙP LEÄNH • Ñieàu : Chöõ in thöôøng-ñöùng-ñaäm-côõ 13-14 • Khoaûn : In thöôøng- ñöùng-côõ 13-14 • Ñieåm : In thöôøng-ñöùng-côõ 13-14 Ví duï : Ñieàu 1 : Baûn sao vaên baûn • Caùc hình thöùc … a) Ñoái vôùi ….
7- NÔI NHAÄN • Nôi nhaän : • Nhö treân • UBND/TP (ñeå baùo caùo) • UBND caùc Phöôøng (ñeå phoái hôïp) • Löu • - Phaàn naøy ñaët ôû phía cuoái goùc traùi cuûa vaên baûn, ghi teân cô quan ñôn vò hoaëc caù nhaân coù traùch nhieäm thöïc hieän VB, phoái hôïp thöïc hieän, ñeå baùo caùo, ñeå bieát, ñeå theo doõi, … • - Ñaây cuõng laø cô sôû ñeå tính soá löôïng baûn phaùt haønh. • - Doøng nôi nhaän : In thöôøng-nghieâng-ñaäm-côõ 12
8- CHÖÕ KYÙ VAØ DAÁU ÑOÙNG • a) Theå hieän tính phaùp lyù cuûa VB vaø traùch nhieäm cuûa ngöôøi kyù ñoái vôùi VB ñaõ kyù. • b) Hình thöùc kyù : Coù caùc hình thöùc kyù sau : • - Thaåm quyeàn kyù : Thöôøng laø thuû tröôûng.
- Kyù thay : Ñoái vôùi caáp Phoù ñöôïc uyû quyeàn (KT) • - Kyù thöøa leänh : Caùn boä phuï traùch döôùi thuû tröôûng 1 caáp ñöôïc uûy nhieäm kyù thöøa leänh (T/L) • - Kyù thay maët : Vôùi caùc cô quan laøm vieäc theo cheá ñoä taäp theå (TM) .
TM. CHÍNH PHUÛ THUÛ TÖÔÙNG Phan vaên A KT.BOÄ TRÖÔÛNG THÖÙ TRÖÔÛNG Traàn vaên B VÍ DUÏ VEÀ CHÖÙC VUÏ & HOÏ TEÂN • Hai doøng treân, in hoa , côõ 13-14, ñöùng, ñaäm • Hoï teân ngöôøi kyù, in thöôøng, côõ 14, ñöùng
c) Daáu ñoùng : • - Daáu chæ ñöôïc ñoùng leân vaên baûn ñaõ coù chöõ kyù hôïp leä. • - Daáu ñoùng truøm 1/3 chöõ kyù veà phía traùi. • - Möïc daáu thöôøng maøu ñoû côø.
- Con daáu phaûi ñuùng vôùi teân cô quan ban haønh VB. • - Con daáu thoâng thöôøng laø daáu troøn (do cô quan coâng an caáp vaø quaûn lyù) .
5. TRÌNH BAØY VAÊN BAÛN 5.1. Chöøa leà : • Vaên baûn tieáng Vieät (Theo tieâu chuaån VN) : - Leà treân (Top) : 20-25 mm - Leà döôùi (Bottom) : 20-25 mm - Leà traùi (Left) : 30 – 35 mm - Leà phaûi (Right) : 15 – 20 mm
b) Vaên baûn tieáng Anh (theo tieâu chuaån Hoa Kyø theå Block hoaëc Full Block) : • - Leà treân (Top) : 1” (2,54 cm) • - Leà döôùi (Bottom) : 1” (2,54 cm) • - Leà traùi (Left) neáu in 2 maët : 1,25” (3,17 cm) • - Leà phaûi (Right) neáu in 2 maët : 1,25”
c) Ñaùnh soá trang : • Neáu VB coù töø 02 trang trôû leân, phaûi ñaùnh soá trang : • Soá AÛ raäp (1,2,3,…) • ÔÛ leà treân, chính giöõa. • Khoâng coù hieän soá 1 treân trang 1. d) Font chöõ : - Tieáng Vieät : Vn Time(H), hoaëc khoâng coù (H) , VNI-Time, Vnitime New Roman - Tieáng Anh : Time New Roman