Артур Панчоян Архитектор решений

1. РЕШЕНИЕ «ЛОГИКА ECM. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ» ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ХРАНИЛИЩ ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ РЕШЕНИЙ IBM FILENET. ОПЫТ ПРОЕКТОВ Артур ПанчоянАрхитектор решений

2. О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА» IBM PremierBusiness Partner Единственный авторизованныйпартнер в Россиипо ECM ABBYY CorporateProjects PlatinumPartner Первый«платиновыйпартнер» ABBYY • Основана в декабре 2011 года, входит в ГК АйТи • Инновационная компания, работает на стыке управленческихи информационных технологий • Использует самые современные разработкии тренды глобального ИТ-рынка • Ваш партнер №1 в области управления корпоративным контентом (ECM) • Более 500 заказчиков • Разработчик ECM-семейства «Логика ECM»(ранее «БОСС-Референт»)

3. FileNet,Content Analytics Notes/Domino, Content Analytics СЕРВИСНАЯ ПЛАТФОРМА СКВОЗНЫЕ РЕШЕНИЯ

4. «ЛОГИКА ЭХД. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ»КОНСОЛИДАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ ФУНКЦИИ • Оперативная доставка документов из отдаленных подразделений • Исключение потери документов, как на этапе сбора, так и при хранении • Единый централизованный архив электронных копий • Сокращение сроков поиска, сбора документов за период, подготовки финансовых отчетов и актов сверки • Устранение затрат, связанных с децентрализованной обработкой финансовых документов

5. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС 1. УДАЛЕННЫЙ ФРОНТ-ОФИС 2. СЕРВЕР РАСПОЗНАВАНИЯ И ВЕРИФИКАЦИИ Прием и сканирование первичной бухгалтерской документации Распознавание атрибутов, проверка правил, проверка правильности распознавания атрибутов Верификатором 3. ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ 4. АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ Фиксация в ЭА места хранения документа в Архиве предприятия, изъятие, контроль сроков, уничтожение Получение, согласование, отражение в учете, передача документов КА, история согласования, изменения, контроль версий, печать, выгрузка, подбор для контролирующих органов

6. БУМАЖНЫЙ ОБМЕН ПЕРВИЧНЫМИ БУХГАЛТЕРСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ КОНТРАГЕНТ А КОНТРАГЕНТ А ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ КОНТРАГЕНТ D КОНТРАГЕНТ С

7. ПРОГРАММНАЯ АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ Подсистема сканированияи распознавания Подсистема загрузки документов Решение для юридически значимогодокументооборота Подсистемаинтеграции Подсистема храненияи управления документами Поисковаяподсистема Подсистема управления бизнес-процессами Архив финансовой документации Подсистема построения отчетов

8. Опыт созданияэлектронного хранилища первичныхдокументовв ОАО «АК «Транснефть»

9. Цели внедрения электронного хранилища финансовых документов • Организация ввода, хранения, управления и поиска электронных копий документов в связке с данными КИС Галактика • Связь электронного хранилища и учетной системы • Обеспечение безбумажного документооборота с бухгалтерией • Автоматизация формирования подборок документов • Экономия времени сотрудников за счет минимизации ручной работы и автоматизации рутинных процедур (за счет сканирования и распознавания) • Автоматизация архивного дела • Создание основы для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов в части снижения бумажного документооборота

10. Общая схема обработки документов Списание в дело Обработка бухгалтером Штрихкодирование Сканирование Обработка куратором Полнотекстовое распознавание Атрибутивное распознавание Связь с учетной системой Верификация Загрузка в хранилище

11. Сканирование Нанесение этикеток со штрихкодами Печать документа из УС со штрихкодом Сканирование Автоматическое разделение на отдельные документы

12. Атрибутивное распознавание Неструктурированные документы Строго структурированные документы Определение типа документа и его полей (атрибутов) Верификация/ручной ввод

13. Результаты проекта • Создан единый архив первичных документов, интегрированный с учетной системой • В системе работают 1000+ сотрудников • Упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов • Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах

14. Автоматизация процессов обработки первичной бухгалтерской документации Информационная система сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов финансовой документации на базе ПО ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet (статус проекта и направления развития) г. Москва 13.02.2014 г.

15. Цели и задачи проекта • Создать единое защищенное информационное пространство для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов ООО «РН-Учет» – т.н. единый электронный архив. • Реализовать организационно-технических мероприятия по повышению эффективности ведения учетной функции благодаря выводу учета предприятий-Заказчиков Общества из "дорогих" регионов обслуживания в "дешевые". Централизация учетной функции. • Обеспечить сквозную интеграцию единого электронного архива с типовыми учетными системами ООО «РН-Учет» на базе платформы 1С:Предприятие 8. • Радикально снизить сроки предоставления первичных документов работникам бухгалтерии для осуществления ими операций в учетных системах, а также трудоемкость формирования подборки первичных документов по запросам контролирующих органов. • Перейти на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках проведения мероприятий налогового контроля и регулярного взаимодействия с налоговыми органами. 15

16. Статус проекта на начало 2014 года г. Губкинский г. Нижневартовск г. Нягань г. Усинск г. Москва г. Самара г. Красноярск ХМАО г. Рязань г. Бузулук г. Новокуйбышевск г. Саратов г. Краснодар Проект инициирован в 2011 году. Электронное хранилище размещено на базе филиала ООО «РН-Учет» в г. Самара. Развернуты 12 точек сканирования и передачи документов по каналам связи. На базе Самарского филиала уже централизован учет 30-ти региональных предприятий-заказчиков. Система автоматически распознает порядка 15 документов. Сегодня продолжаются работы по централизации в 2014 году учетной функции с использованием функционала ИС ЭХД еще для 34-х предприятий группы Роснефть, включая дочерние общества с филиальной структурой ЗАО «РН-Транс» и ООО «РН-Информ».

17. Эффект проекта • Радикально снизились риски потери и порчи документов, вследствие снижения объемов использования «бумажных» документов. • Возросли скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых запросов, вследствие перехода к поиску в электронных архивах по большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска) вместо поиска в бумажных архивах, упорядоченных по двум-трем реквизитам. • Сократились затраты на содержание архива электронных документов, вследствие использования единого централизованного архива вместо разрозненных локальных архивов. • Сократилось время между поступлением документа и его отражением в учете, вследствие многократно возросшей скорости движения электронного образа документа между участками учета. • Снизились совокупные затраты на ведение учета, вследствие разнесения в пространстве мест приема и мест учета операций на основании документов, что позволило осуществлять учет в местах, где затраты на персонал ниже. • Существенно уменьшились накладные расходы на обработку и логистику первичных бухгалтерских документов, вследствие того, что многократно снизились потребности по перемещению бумажных документов после их отражения в учете.

18. Спасибо за внимание!Вопросы? Артур ПанчоянАрхитектор решений