Автоматизация документооборота на платформе 1С:Предприятие 8

1. Автоматизация документооборота на платформе 1С:Предприятие 8 Александр Безбородов Руководитель отдела разработки программ документооборота

2. Прикладные решения 1С • Фирма "1С" выпускает тиражные прикладные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления в коммерческих предприятиях реального сектора и бюджетных организациях. • Внедрения выполняются силами партнеров-внедренцев и реализуют особенности деятельности конкретного предприятия или специальные пожелания заказчика. • Внедрения и адаптации прикладных решений также могут выполняться и силами IT-специалистов заказчика, самостоятельно, или во взаимодействии с партнерами-внедренцами.

3. 1C:Архив • Универсальная система управления документами • Более 10 лет на рынке • > 500 организаций, > 10 000 пользователей • Россия, Казахстан, Украина, Прибалтика… • Торговые, промышленные, компьютерные, строительные, военные организации, банки, учебные заведения, атомные станции… • Внедрения от 4-х до 1000 пользователей • Объем данных – до миллиона документов, сотни Гб • 70% документов – тексты и офисные документы • 65% документов имеют несколько версий

4. 1С:Архив • Количество пользователей

5. 1С:Архив • Типы документов

6. 1С:Архив • Завоевал большую популярность из-за своей простоты и доступной цене • Используется для самого широкого спектра задач • Централизованное хранилище документов • Коллективный доступ и редактирование • Хранение всех версий документов • Разграничение прав доступа • Быстрый поиск • Регистрация входящих и исходящих • Контроль исполнения

7. Весной 2008 года приступили к разработке новой версии на базе платформы 1С:Предприятие 8.2 • В октябре 2008 выпущена ознакомительная версия • В настоящий момент идет подготовка к выпуску финальной версии 1С:Документооборот 8 на платформе 1С:Предприятие 8.2

8. 1С:Предприятие 8 • Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения • Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8.0 в самых разнообразных областях • автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д. • оперативное управление предприятием; • организационная и хозяйственная деятельность; • бухгалтерский учет, регламентированная отчетность; • управленческий учет; • планирование и финансовый анализа; • расчет зарплаты и управление персоналом;

9. Состав 1С:Предприятия 8 • Состав прикладных механизмов 1С:Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблемно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.

10. 1С:Документооборот 8 Внутренний документооборот Делопроизводство Архив файлов 1С:Документооборот 8 Учет рабочего времени Учет и контроль исполнения

11. Делопроизводство • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции • Требования ГСДОУ • Типовая инструкция по делопроизводству • ГОСТ Р 6.30 2003 • Ведомственные инструкции • Учет и контроль исполнения документов • Права доступа • По видам документов, по грифам доступа • Поддержка бумажного документооборота • Журнал передачи документов и копий • Места хранения • Списание исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел

12. Регистрация и отчетность • Учет корреспондентов • С точностью до контактных лиц • Учет обращений граждан • С сохранением конфиденциальности личных данных • Отчетность • Справка о поступивших документах • Справка об исполнении документов • Другие отчеты…

13. Нумерация документов • Отдельная для каждого вида документов • Периодическая • По годам или другим периодам • Форматируемая • Вид документа • Подразделение • Номер • Дата • Автоматическое заполнение пропусков Примеры рег. номеров

14. Внутренний документооборот • Жизненный цикл внутреннего документа • Создание • Согласование • Утверждение • Исполнение • Списание в дело (если нужно) • Хранение в структуре папок-рубрикаторов • Ограничение прав доступа по папкам и грифам документов • Каждый внутренний документ может состоять из нескольких файлов

15. Настройка РКК • Непосредственно в ходе эксплуатации • Настройка по видам документов • Удаление стандартных реквизитов • Добавление своих реквизитов

16. Учет и контроль исполнения • Документы - поручения - задачи • Поручения создаются на основании входящих, исходящих или внутренних документов, файлов или других поручений • Сроки, важность, ссылки • Необходимость проверки и контроля

17. Поручение и задача

18. Учет и контроль исполнения • Исполнителю - список «Мои задачи» • Отчеты • Справка об исполнительской дисциплине • Справка по задачам • Другие отчеты

19. Хранилище файлов • Хранение файлов любых типов в папках-рубрикаторах • Ведение на каждый файл учетной карточки • Ограничение прав доступа на папки • Экспорт и импорт • Хранение и контроль версий • Учет авторства версий • Сравнение версий • Возврат к предыдущей версии

20. Хранилище файлов • Коллективное редактирование • Блокировка файла для редактирования • Отображение актуальной информации о занятых файлах • Напоминание о занятых файлах • Административный «возврат» занятых файлов • Шаблоны файлов • Используются для создания новых файлов • Как в хранилище, так и файлов , присоединенных к корреспонденции и внутренним документам • Примеры шаблонов • Служебные записки • Исходящие письма • Бланк организации по ГОСТ Р 6.30-2003 • Договора и т.д.

21. Хранилище файлов

22. Учет рабочего времени • Ежедневная отчетность рядовых сотрудников • Содержание работы, время, вид работы

23. Учет рабочего времени • По итогам строятся простые и понятные отчеты • Для директора – оценить, на что тратится время и деньги, например • На совещания тратится до 50% времени сотрудников • Это можно перевести в деньги, сопоставив расход времени с фондом заработной платы в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» • Для линейного руководителя – оценить загрузку сотрудников, например • Иванов больше половины времени тратит на разбор почты • Петров всю неделю занимался перспективными исследованиями

24. Полнотекстовый поиск • Мгновенный поиск по реквизитам и файлам • В том числе и по подверсиям • Файлы популярных форматов • Текстовые, офисные документы • Учет морфологии русского языка • Поиск с учетом синонимов • «Нечеткий» поиск (поиск слов с ошибками) • Фамилии, города, улицы • Тематика документов

25. Типовые бизнес-процессы • Поручение • Выдача • Исполнение • Проверка • Контроль • Согласование • Рассылка рецензентам • Обработка результатов • Обход • Последовательный обход участников • Обработка результатов

26. Настройка при внедрении • Изменение схем типовых бизнес-процессов • Настройка собственных бизнес-процессов Исполнение и контроль поручений Согласование документов

27. Бизнес-процессы • Польза от автоматизации бизнес-процессов • Четкость соблюдения регламентов • Скорость передачи • Контроль состояния процессов, а не отдельных задач или документов • Справочник внедренных решений http://v8.1c.ru/solutions/InitialIntroduction.htm содержит такие мнения клиентов, как: • «…улучшилась финансовая дисциплина…» • «…повысилась производительность труда…» • «…существенно сократились сроки выполнения сквозных процессов…»

28. Корпоративный и межведомственный документооборот • Одна информационная база • Доступ по локальной сети и через интернет • Распределенная информационная база • Многоуровневая иерархия • Головная организация • Региональный центр • Филиалы (как головной организации, так и региональных центров) • Центральная и удаленные информационные базы автоматически обмениваются данными • Так например при регистрации внутреннего приказа и выдачи по нему поручений все они (и приказ и поручения) через некоторое время появятся в филиалах • Выгрузка и загрузка данных в XML, DBF, CSV и т.д. • Для обмена данными с другими системами

29. Настройка при внедрении • «Функциональные опции» • Полнотекстовый поиск • Поручения и бизнес-процессы • Поддержка бумажных документов • Учет времени • Настройка форм • Настройка дополнительных реквизитов • Система является открытой • Вы сами или наши партнеры можете вносить изменения • Настройка отчетов и их вариантов • Настройка интерфейса • Добавить или удалить команды

30. Внедрение

31. Что нужно пользователям • «У нас довольно небольшая компания (40 сотрудников). Хотим начать использовать систему документооборота. Нужно, чтобы можно было согласовывать и утверждать документы, и еще регистрация входящих-исходящих.И еще важно, чтобы можно было быстро начать пользоваться и чтобы интерфейс был понятный.» • http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic9024/

32. Юзабилити • Уделяем большое внимание интерфейсам • Для рядовых сотрудников • Для руководящего состава • Для администраторов и технических специалистов • Чтобы люди могли • Тратить время на работу, а не на освоение системы • Совершать меньше ошибок • Быстрее выполнять типовые регулярные операции Ларри Константайн «Для потребителя пользовательский интерфейс и есть система»

33. Юзабилити-лаборатория Комната наблюдателей Комната респондента

34. Рабочий стол • Один из примеров заботы о пользователях • Список задач • Список отобранных пользователем для себя документов, файлов, поручений (избранное) • Список занятых файлов • Окно полнотекстового поиска • Отвечает на вопросы пользователя • Что я должен сделать сегодня? • На что мне нужно обратить внимание? • Каково состояние важных для меня данных?

35. Рабочий стол

36. Отзывы… • «Второй месяц изучаю материалы и демки по системам электронного документооборота, в каждой из систем есть свои плюсы и минусы и у всех систем схожая логика работы! Общим огромным минусом большинства систем является их интерфейс который совсем не дружественен к пользователям. Но 1С:Архив 8 выгодно отличается от остального софта, все сделано очень грамотно, продуманно.» • http://www.forum.mista.ru/topic.php?id=404063

37. Технические характеристики • Толстый и тонкий клиент • Браузеры • MS Internet Explorer • Mozilla Firefox • Серверы приложений • Windows • Linux • Серверы баз данных • MS SQL • POSTGRE • DB2 • Кластеры серверов

38. Интеграция • «Бесшовная» интеграция с другими типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие 8 • 1С:Бухгалтерия 8 • 1С:Зарплата и управление персоналом 8 • 1С:Торговля 8 • 1С:Управление производственным предприятием 8 • и т.д. • Интеграция с другими системами • Внешние компоненты • Обмен данными в формате XML

39. «Доступно и всерьез» • Более 1 000 000 пользователей • Более 10 000 партнеровв 600 городах стран СНГ • Более 5500 франчайзи • Более 2000 учебных центров • Приглашаем на наш стенд во втором зале • Пообщаться со специалистами • Договориться о демонстрации или опытной эксплуатации

42. Типовые задачи • Регистрация корреспонденции • Автоматизация внутреннего документооборота • Учет и контроль исполнения • Переход на электронные документы • Автоматизация работы офиса • Все эти задачи имеют особый смысл в «сложное время»

43. Бизнес-цели при внедрении СЭД • Быстрое принятие качественных управленческих решений • В процессе принятия управленческих решений ключевое значение имеет оперативная и достоверная информация • Эффективность работы сотрудников • Снижение вторичных затрат - до 20% рабочего времени тратится на поиск и пересылку документов • Повышение исполнительской дисциплины • Сохранность данных • 15% внутренних документов безвозвратно теряются в течение года • Каждый год документооборот растет на 30%

44. Работа с документами • Комплекс работ • Прием • Регистрация • Учет документов • Рассылка • Контроль исполнения • Систематизация документов • Формирование дел • Хранение • Сдача в архив • Справочная работа • Поиск • Нельзя не учитывать культурные традиции работы с документами

45. СЭД в госучреждениях • В государственных учреждениях система документационного обеспечения является сложной и эффективное управление ею немыслимо без внедрения современных технологий. В систему входят делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины. • Инфраструктура автоматизации управления • Вовлечение в электронный документооборот конечных исполнителей документов и поручений • Обеспечение прозрачности процессов исполнения на всех уровнях • Соблюдение регламентирующих документов

46. Для чего нужна СЭД • Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, в том числе писем граждан • Регистрация движения бумажных документов • Регистрация и контроль поручений • Перевод бумажных документов в электронную форму • Автоматизация согласования документов • Учет внутренних документов • Веб-портал для партнеров или граждан • Хранение и контроль версий • Полнотекстовый поиск с учетом морфологии • Учет и контроль рабочего времени