流通模組

1. 流通模組

2. Session Agenda • Stage 0:概論 (Introduction) • Stage 1:基本概念(Basic Concepts) • Stage 2:讀者 (The Patron) • Stage 3:單冊 (The Item) • Stage 4:借閱 (Loans) • Stage 5:歸還 (Returns) • Stage 6:續借 (Renewals) • Stage 7:現金管理(Cash Management) • Stage 8:預約 (Hold Requests) • Stage 9:影印申請(Photocopy Requests) • Stage 10:離線流通 (Offline Circulation) • Stage 11:其他功能 (Other Options)

3. Stage 0:概論Introduction

4. The Circulation Module 上方格 Upper pane 導航方格 Navigation pane 下方格Lower pane

5. Patron ID Item Barcode/Call Number Opening the Circulation Module • 在流通模組中, 你可以選擇下面五個頁籤功能: • 借書tab • 還書tab • 讀者 tab • 單冊 tab • 查詢tab • 第一次開啟這個視窗, 你可以 • 輸入讀者証號Patron ID, 或 • 輸入單冊條碼barcode 或call number.

6. The Operations Bar (Bottom Tray) Left-hand part:顯示主機連線狀況. 當 Client 端連線到主機時,會出現一條紅線. • Right-hand part (按右鍵) 登入, • 修改密碼與權限 • 切換語言 Menu language setup • 連結到不同的圖書館資料庫 • 列印選項 • 離開所有的 ALEPH 模組 開啟其他模組: 採購,流通,館際互借,管理

7. 選擇資料庫 Select Library • 連結到一個管理資料庫 選單/ALEPH/Connect to… • 你可以在下方圖示點選右鍵，然後選擇連結的管理資料庫. • 請注意看一下視窗的Title Bar ,上面會顯示你正在連線的主機(含port)與資料庫是哪一個.

8. 匯入最新參數 Importing Tables • 當連線進入到圖書館資料庫時,系統會自動檢查主機端的檔案是否有最新的參數與列印的檔案 • 若主機端有更新的參數,系統則會自動下載最新主機版本的參數到客戶端中 • 此時系統會呈現下載資料 的視窗如右圖所示

9. Stage 1:基本概念Basic Concepts

10. 分館 The Sublibrary • 分館是最小的管理單位 • 在同一個管理資料庫,系統可以定義多個圖書分館,系統可依每個不同的分館設定流通政策 • 館員的權限也可以設定到分館層級

11. The Sublibrary, Items and Patrons • 每個單冊和每個讀者都應連結到一個分館. • 一個單冊必須僅屬於一個分館. • 一個讀者可以屬於多個分館. Main Sublibrary Branch Sublibrary Item Patron Patron Item

12. The Patron • 每個讀者都有一個全域記錄,以及有一個或一個以上的分館記錄 • 全域讀者記錄 Global Patron record • 一般讀者資訊,包括姓名,稱謂,證號 • 本地讀者記錄 Local Patron records • 讀者資訊中與分館相關的資訊 • 讀者住址Patron Address records • 儲存讀者住址相關資訊 ,且可有不同的地址，如：戶籍地址、通訊地址

13. 讀者記錄 讀者住址Patron Address Record for 學期期間 term-time 全域讀者記錄Global Patron Record 讀者住址Patron Address Record for home address 本地讀者記錄Local Patron Record in sublibrary A 本地讀者記錄Local Patron Record in sublibrary B

14. Items • 單冊是ALEPH 最小的單位 • 單冊在 ALEPH 系統中是一個有唯一性識別碼(條碼號)的實體單位 • 兩個實體書籍= 兩個單冊 • 每一個單冊必須屬於一個分館

15. Stage 2:讀者ThePatron

16. 建立一個新讀者 Defining a New Patron • 建立一個新的讀者有三個步驟 • 建立全域讀者資訊 • 建立讀者住址 • 建立本地讀者資訊

17. 建立全域讀者記錄 Creating a Global Patron Record • 有三種方式建立全域讀者, 點選 Menu/Patrons/ New Patron, Ctrl+F7 或New Patron 按鈕. • 注意,在很多情 形之下,讀者記錄 將會批次載.

18. 全域讀者記錄 The Global Patron Record • 點選更新之後, 讀者資訊會出現在上方格中. • 可利用更新 功能功能讀者全域資訊 • 可傳送客製化信件給讀者 • 可載入讀者照片.

19. 全域讀者The Global Patron Record • 您可以選擇圖書館事先定義好的表單傳送信件給讀者. • 也可以利用傳送信件的功能傳送讀流通讀者摘要與讀者卡片.

20. 建立本地讀者記錄 Creating Local Patron Records • 可在左方格中的本地讀者資訊以建立本地讀者資料 • 可選擇讀者所屬分館,並在下方格中填入相關資訊 • 重複對每個讀者給於適當分館資訊 • 若讀者在全部分館權限一樣,則可直接點選管理 ADM 圖書館即可

21. 建立本地讀者記錄Creating Local Patron Records • 每個分館 (或是 ADM 管理資料庫) 都有針對每種讀者類型設定預設值 • 點選預設值可看到主機中所設定的預設值 依主機參數而顯示

22. 本地讀者的預設值Local Patron’s Defaults Definition • 各種讀者類型預設的流通權限，如：能不能借閱、預約… 1 1 1 1 1 1 1 1 ! 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 14 15 6 7 8 9 !!!!!-!!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!-!!!!!!!!-!!!!!!!!!!-!-!-!-!! ALEPH 10 N N N N Y Y N N C + D 00000028 0000000000 N Y N 30 UEDUC 01 Y Y Y N Y Y Y N C A 20041001 0000000000 N N Y 30 UEDUC 02 Y Y Y N Y Y Y N C A 20041001 0000000000 N N Y 30 UEDUC 03 Y Y Y N Y Y Y Y F A 20041001 0000000000 Y N Y 20 UEDUC 04 Y Y N N Y N N N C A 20041001 0000000000 N N N 30 Sublibrary Patron Status Multiple holds Renew Expiration date Reading Room *tab31

23. 本地讀者記錄 The Local Patron Record 可根據不同的館設定不同的讀者類型

24. 讀者住址 Patron Addresses • 讀者的住址會儲存在住址資訊中 • 一個讀者可有多的住址記錄 • 系統傳送給讀者的郵件會與此住址資訊相關 • 可以選擇左頁籤中地址資訊增加住址 • 當開啟全域讀者紀錄後系統會自動開啟一筆讀者地址，你只需要在下方表單中填寫完資訊即可

25. 增加讀者住址 Adding Patron Addresses • 住址列會顯示在下方格中, 住址類型 01 通常圖書館會定義為讀者的戶籍地址 The address shown below is of type ’01’ (defined as the patron’s permanent (or default) address). • 亦可利用下拉式選單增加其他的住址類型 Other addresses for term time may be added with different types, as defined in a pull-down menu.

26. 檢索現有讀者 Searching for Existing Patrons • 您可以利用以下三種方式檢索現有的讀者 : • 讀者系統號Patron ID • 讀者証號Patron Barcode • 讀者姓名Patron Name • 可利用讀者檢索欄位或是開啟讀者清單瀏覽 Use the patron search field, or open the Patron List and browse.

27. 讀者交易記錄與細節 Patron Activities and Registration Details • 一但找到讀者,即可在左方格中找到此讀者與圖書館之間的所有交易 • 讀者的資訊細節 (全域讀者訊息, 本地訊息與住址資訊)

28. 其他讀者頁籤 Other Patron Tabs • 左方格中,您可以點選讀者的所有流通細項 • 借閱 Loans • 現金交易 Cash transactions • 預約申請與影印申請 Hold & photocopy requests • 館際互借申請 ILL requests • 時段預約 Reserve (Advance) booking requests • 代理人Proxies/sponsor • 閱覽室 Reading room items • 傳閱清單 Routing lists.

29. 練習建立讀者 Patron Creation Exercise • 建立讀者的全域資訊 • 建立該讀者的兩個住址 • 建立該讀者的分館權限 • 儘可能的填多一點的資訊，熟悉讀者的欄位 • 在本地讀者資訊的地方，在最後的權限把讀者的權限全部開啟，然後再點選取得預設值，看看會有什麼變化

30. Stage 3:單冊 TheItem

31. 單冊清單The Item List • 單冊清單允許檢視單冊相關資訊 • 若是要維護或是開啟新的單冊記錄必須切換到編目模組(可以在單冊清單中按下[推送到單冊]功能) Loan information tab Item information tab Bibliographic information tab

32. 單冊定義 Item Definitions • 系統館員利用參數設定單冊狀態 • 這些單冊狀態可以決定單冊是否可被借閱,預約,續借,是否在 Webopac 顯示 • 單冊狀態可應用到一個分館或是特定的分館群組 • 到期日期是根據單冊與讀者狀態決定

33. Item Definitions • 下列是單冊狀態設定的參數 15A 10 ## L One Hour Loan Y Y Y Y Y N N Y Y 00 15A 11 ## L One Day Loan Y Y Y Y Y Y N Y Y 00 15A 12 ## L One Week Loan Y Y N Y Y Y N Y Y 00 15A 22 ## L Two Week Loan Y Y N Y Y N N Y Y 00 分館or群組 借閱? 在 Web OPAC上顯示? 說明 續借? 單冊狀態 預約? *tab15.<lng>

34. 單冊欄位 Item Fields • 單冊有一些必備欄位包括 Items have certain mandatory fields, such as: • 條碼號Barcode (unique item identifier) • 分館 Sublibrary • 單冊狀態 Item Status • 資料類型 Material Type. • 典藏地 Collection:非必備Optional. It is necessary in case the library wishes to use a filter to distinguish similar copies for placing hold requests. • 索書號類型Call Number Type:非必備 Optional. 定義圖書館的索書號類型為國會還是杜威. To indicate the shelving scheme that is being used (e.g. Library of Congress, Dewey or a local scheme.)

35. Item Fields • 索書號 Call Number: 非必備 Optional. 單冊在書架上的位置 • 單冊處理狀態 Item Process Status: 非必備optional. 館員可用此表示該單冊的狀態,包括訂購中,編目中或是裝訂中 • 說明 Description: 非必備 Optional. 對期刊來說是一個重要欄位 • OPAC 備註 OPAC Note: 非必備 Optional. 著錄在此的資料，可以在 Web OPAC 查看到. • 流通備註 Circulation Note: 非必備 Optional. 此流通備註可在流通借約或歸還時顯示.

36. Stage 4:借閱 Loans

37. Due Dates Calculation • 借閱到期日的計算是根據參數(結合讀者與單冊)設定, 例如: • 讀者類型x可以借閱單冊類型y三天, 但是 • 讀者類型z可以借閱單冊類型y十四天. • 在參數中並有兩種定義到期日/hour的方式: • 一般正常借閱,且該書沒有被其他人預約. • 該書已經被預約. *tab16

38. 修正到期日 Due Dates Modification • 可以修改到期日的方式 • 針對特定讀者與單冊記錄 • 針對現有的借閱 • 針對特定的借閱

39. 針對特定讀者與單冊記錄修改到期日 • 系統會根據單冊狀態與讀者狀態計算有效到期日 The system calculates due dates daily for each combination of Item Status/Patron Status (optionally taking into account days on which the library is closed). • 在借閱的頁籤中可在有效到期日的選項中顯示每天的有效到期日 The daily results of that calculation may be viewed under the Active Due Dates node in Loan tab. • 選擇分館之後即可顯示有效到期日 Choose a sublibrary, and the Active Due Dates definitions for that sublibrary will be displayed.

40. 針對特定讀者與單冊記錄修改到期 • 你可以在下方格中修改到期日期 對於有預約紀錄 的到期日/時

41. 更改現有借閱的到期日 • 更改現有全部借閱的到期日, 點選 Menu/ALEPH/Dates/Change due dates of current loans. • 以上表示所有落在選定的到期日期之間的借閱統一修改為新的到期日 欲修改的變更前的到期日期 起日 欲修改的變更前到期日期的 迄日 統一修改的到期日期

42. 借閱流程 The Loan Process • 開啟借閱頁籤開始借書 • 輸入讀者的號碼，按下 Enter. • 系統會執行讀者的檢查. • 若查核到讀者時,將會顯示在下方頁籤. • 若館員有‘覆蓋’權限,則可處理一些額外的特殊事項. • 輸入館藏的條碼號，按下 Enter. • 當下方格中顯示單冊資訊時,即表示借閱完成. • 同一位讀者借閱可以持續輸入書條碼號. • 結束現有讀者借閱程序可以按下功能鍵 (F4).

43. 借閱檢查 Loan Checks • 當借閱一單冊時,系統將會執行該讀者類型以及該單冊狀態是否可以借書. • 系統將會檢查讀者的以下狀態 : • 是否有權限可以借閱圖書; • 證號有效到期日是否到期; • 是否有凍結違規設定; • 是否有逾期的書籍或罰款; • 是否超過借閱冊數. • 系統將會檢查單冊的以下狀態 : • 是否已被借出; • 是否有預約.

44. 借閱檢查 Loan Checks • 若借閱時有問題時,系統會將問題回應在下方格中. • 覆蓋Override • 若你有覆蓋Override的權限,你就可以忽視系統所產生的錯誤訊息,若館員沒有覆蓋的權限,覆蓋Override的功能就會反白. • 取消借閱 Cancel Loan系統將會取消此次借閱流程 .

45. 借閱檢查 Loan Checks • 當館員執行借閱動作時,系統會根據參數設定反應訊息給館員Table setup decides which problems, and at what severity, will stop a patron from taking out a loan. • 範例 1 : • 讀者有五冊圖書逾期. • 根據讀者狀態,該讀者最多僅允許 3冊逾期圖書 • 系統將會停止借閱程序 .

46. 借閱檢查 Loan Checks • 範例 2 : • 讀者欠圖書館 35元. • 根據讀者狀態,系統允許該讀者的最大欠款為 20 元 • 系統將會停止借閱程序. • 範例 3 : • 根據讀者狀態該讀者無法外借特殊分館的圖書. • 系統將會停止借閱程序 . • 範例 4 : • 讀者想要借出圖書處理狀態無法外借的圖書. • 系統將會停止借閱程序 .

47. 隔夜借閱– 到期時間 、圖書館閉館時間 • 舉例：開館時段0800~17:00，六日為閉館日 • 選項 “0” • Adjust a due hour, which is after closing time, to the closing time (if the due date is an open day), or to the closing time of the next open day(if the due date is a closed day) • 星期五16:30借閱，參考書一次可借兩小時，到期時間星期五18:30 會自動調整到期時間為星期五17:00 • 星期五16:30借閱，參考書一次可以借12小時，到期時間在星期六的00:30 會自動調整到期時間為下星期一17:00 • 選項“1” • Adjust a due hour, which is after closing time, to the closing time (if the due date is an open day), or the closing time of the previous open day (if the due date is a closed day). • 星期五16:30借閱，參考書一次可借兩小時，到期時間星期五18:30 會自動調整到期時間為星期五17:00 • 星期五16:30借閱，參考書一次可以借12小時，到期時間在星期六的00:30 會自動調整到期時間為星期五17:00

48. 隔夜借閱– 到期時間 、圖書館閉館時間 • 舉例：開館時段0800~17:00，六日為閉館日 • 選項“2” • Do Not adjust due hour, if the due date is an open day; if the due date is a closed day, find the next open day. This is the default value. • 星期五16:30借閱，參考書一次可借兩小時，到期時間星期五18:30 不會變更，到期時間仍為星期五18:30 • 星期五16:30借閱，參考書一次可以借12小時，到期時間在星期六的00:30 會自動調整到期時間為下星期一00:30 • 選項“3” • Adjust a due hour, which is after closing time, to the next open day’s opening hour. • 星期五16:30借閱，參考書一次可借兩小時，到期時間星期五18:30 會自動調整到期時間為下星期一08:00 • 星期五16:30借閱，參考書一次可以借12小時，到期時間在星期六的00:30 會自動調整到期時間為下星期一08:00

49. 借閱頁籤/The Loan Tab 現金交易資訊 讀者資訊 Session/借閱歷史 /有效到期日 目前借閱清單/凍結權利

50. The Loan Tab – Buttons • 列印Print Session • 可列印借閱收據清單 To print a loan receipt which details all transactions in the current session. • 修改到期日期 Change Date • 改變在這次的借閱的到期日期 To change the due date for the loan selected in the Loan Session tab of the lower pane. • 流通備註 Loan Notes • Add up to 2 notes to be attached to the selected loan. • 信件Letter • To print a letter/form for the patron – select from a list of available formats.