Stavaza AGB SO

1. Stavaza AGB SO 2010

2. Inhoudstafel 1. Organisatie AGB 2. Organisatie Basis 3. Procedurehandboek 4. Goedkeuringsmatrix 5. Begroting 6. Standaarddocumenten en -boekingen 7. Verkoopproces binnen het AGB 8.Aankoopproces binnen het AGB 9. Kas- en bankverrichtingen 10. Wat de medewerker moet kunnen/weten na de training? 2

3. 1. Organisatie van het AGB

4. Organisatie van het AGB • Algemene organisatie Stedelijk Onderwijs • 1 juridische entiteit onder de vorm van een Autonoom Gemeentebedrijf. • Opdeling op basis van divisies ipv 12 scholengemeenschappen • Aanwezigheid van Service- en coördinatiecentrum dat integraal deel uitmaakt van het AGB dat o.a. de diensten Patrimonium, ICT en HRM bevat. • Verantwoordelijken voor de verschillende niveaus: • AGB: Algemeen en Financieel Directeur (AD & FD) • Divisie: Divisiedirecteur (DIDI) • SCC: Procescoördinatoren • SG: Coördinerend directeur (CODI) • School: Directeur 4

5. Organisatie van het AGB • Financiële organisatie Stedelijk Onderwijs • Nieuwe functies binnen het AGB: • Beheerscontroller! • Aankoopbeheerder! • Hoofdboekhouder SCC! 5

6. 2. Organisatie van het Basisonderwijs

7. 2. Organisatie van het Basisonderwijs 7

8. 3. Procedurehandboek

9. 3. Procedurehandboek 9 3. Procedurehandboek 3.1 Algemene info 3.2 Modules 3.3 Opbouw module

10. 3. Procedurehandboek • Algemene info 10 • Procedurehandboek geeft een beschrijving van de financiële transacties binnen de processen van het AGB Stedelijk Onderwijs • Organisatie procedurehandboek • elke divisie heeft een apart procedurehandboek • procedurehandboek bestaat uit verschillende modules • elke module beschrijft een proces • afhankelijk van de divisie wordt een module opgenomen in het procedurehandboek

11. 3. Procedurehandboek • Modules • Leerlingenfacturatie versus Cursistengelden • Verkoop aan derden • Debiteurenbeheer • Aankopen • Kas- en bankverrichtingen • Bankbeheer • Afsluitverrichtingen (is nog niet beschikbaar) 11

12. 3. Procedurehandboek • Opbouw module Bijvoorbeeld : Module 5: Kas- en bankverrichtingen • Procesinformatie: • Toepassingsgebied: opsomming van de subprocessen die in de module beschreven worden • Ontvangst en uitgave van kasgeld • Kasverificatie en –registratie • Betaling via bankrekening • Registratie van bankafschriften • Betrokken personen: identificeren van personen aan de hand van rollen 12

13. 3. Procedurehandboek • Terminologie: begrippen die in de module worden vermeld, worden verklaard in een woordenlijst. • Betrokken boekhoudkundige rekeningen in Wis@cc: opsomming van de rekeningen die gebruikt worden binnen het proces. Balansrekeningen: • Rubriek 55: Kredietinstellingen: tegoeden bij banken of andere financiële instellingen • Rubriek 57: Kassen: kasmiddelen inclusief fiscale zegels en opleidingscheques • Rubriek 58: Interne overboekingen: overboekingen van tegoeden tussen financiële instellingen en/of kas • Referentiedocumenten: overzicht van de standaarddocumenten die zijn opgenomen in bijlage 13

14. 3. Procedurehandboek • Procesbeschrijving: • Processchema: schematische weergave van de belangrijkste stappen in het proces. De stroomschema’s kunnen teruggevonden worden in de bijlage van de module. 14

15. 3. Procedurehandboek • Toelichting bij de processtappen: de verschillende subprocessen worden in detail beschreven, met telkens verwijzing naar de standaarddocumenten die de school gebruikt moet worden. Indien een processtap moet geregistreerd worden in Wis@cc, wordt ook telkens de standaardboeking vermeld. • Procesgerelateerde reglementering: in detail uitgewerkte beschrijving van de toe te passen regels en boekhoudwetgeving gelinkt aan het proces. Maximale kasinhoud De waarde van de kas (geldkoffer + brandkast) mag maximaal 5.000 euro bedragen. Indien deze waarde wordt overschreden, moet deze waarde binnen de 5 werkdagen teruggebracht worden tot 3.000 euro. Het teveel aan gelden moet gestort worden op de bank. • Interne controle: een overzicht met de belangrijkste controle activiteiten om de risico’s gelinkt aan een proces te beheren. 15

16. 3. Procedurehandboek • Rapportering: een overzicht met de belangrijkste op te maken rapporten gelinkt aan het proces. 16

17. 3. Procedurehandboek • Documentinformatie: • Versiebeheer: aanduiding van de huidige versie. De versie wordt ook vermeld op de titelblad van de module. Opgelet: het versiebeheer over de verschillende divisies heen kan verschillend zijn! Wanneer er een verandering plaatsheeft binnen één bepaalde versie, zal ook enkel het procedurehandboek van de betrokken divisie aangepast worden en dus een andere versiebeheer krijgen. Verandering omtrent procedure innen cursistengelden. Dit heeft enkel betrekking op de divisies DKO en VWO. Enkel voor deze divisies zal het procedurehandboek en versiebeheer wijzigen. • Distributie: een overzicht met de medewerkers die een kopij ontvangen bij opmaak van nieuwe versie • Goedkeuring: een overzicht van de medewerkers die de nieuwe versie zullen moeten goedkeuren alvorens deze kan verdeeld worden 17

18. 4. Goedkeuringsmatrix

19. 4. Goedkeuringsmatrix • Principe Doel: • op een overzichtelijke en eenduidige manier vastleggen wie er binnen het AGB verantwoordelijk is voor het nemen van bepaalde beslissingen. Opbouw: • De bevoegdheden worden weergegeven voor de meest gangbare transacties/beslissingen • De beslissingsbevoegdheid is bepaald voor verschillende waardeniveaus 19

20. 4. Goedkeuringsmatrix • Oefening • 2 scholen van één scholengemeenschap willen elk een printer aankopen voor 1.500 euro per stuk Vraag: wie moet de bestelaanvraag en bestelbon goedkeuren? • Divisie koopt voor alle scholen in totaal 100 bedden aan voor een totaalbedrag van 68.000 euro Vraag: wie keurt bestelaanvraag, bestelbon, factuur en de betaling goed? • Een school wenst een nieuw dak te plaatsen voor de sporthal voor een bedrag van 15.000 euro Vraag: wie moet de bestelaanvraag goedkeuren? • Er heeft een brand gewoed in een school. Alle computers en moeten uit de boekhouding verdwijnen. De totale waarde van deze computers voor de brand bedroeg 16.452 euro. Wie moet de buitengebruikstelling van deze computers goedkeuren? • De school wenst een bijgebouw inclusief inboedel te verkopen voor een totaal bedrag 66.000 euro. Is de goedkeuring van de directiecomité voldoende? 20

21. 4. Rapporten • Financiële rapportering binnen het AGB • Doel: opzet van informatiestroom over bedrijfsprocessen naar bestuurders en verantwoordelijken op verschillende niveaus binnen het AGB. • In het procedurehandboek wordt bij elke proces een oplijsting gegeven van de verschillende rapporten • Rapporten worden opgemaakt door divisieboekhouder, hoofdboekhouder SCC en beheerscontroller op basis van de informatie die wordt aangeleverd door de scholen. • Documenten aan te leveren door de school zelf: • Kascontrole Maandelijks opgemaakt worden en goedgekeurd worden door directeur • Voorraadtelling Jaarlijkse telling voorraad die goedgekeurd moet worden door directeur 21

22. 5. Begroting: invoer en opvolging

23. 5. Begroting 5. Begroting 5.1 Begroting: Ingave 5.2 Budgetopvolging 23

24. 5.1Begroting: Ingave 24 Begroting kan op verschillende momenten wijzigen: • begrotingsopmaak (oktober) • begrotingswijziging (juni) • begrotingsaanpassing (maart en oktober) => elke aanpassing of wijziging van de budgetten moet doorgevoerd worden in Wis@cc

25. 5.1Begroting: Ingave • De goedgekeurde begroting moet door de school ingegeven worden in Wis@cc op de algemene rekeningen => Let op: de begroting zal opgemaakt worden op 3 cijfers, de ingave in Wis@cc gebeurt op 8 cijfers • Analytische begroting: • Analytisch plan 1: verplichte ingave vanaf 01/01/2011 • Analytisch plan 2: keuze van de school 25

26. 5.2 Budgetopvolging Budgetopvolging  zeer belangrijk  op 3 eerste cijfers van algemeen rekeningnummer = titelrekening  gebeurt in Wis@cc  bij elke bestelaanvraag: budgetcontrole  begroting in Wis@cc moet up-to-date zijn 26

27. 5.2 Budgetopvolging In Wis@cc verschillende afdrukken mogelijk met betrekking tot het budget: • Afdruk van budget op de algemene rekeningen • Afdruk van budget op de analytische rekeningen • Afdruk van budget op de algemene en analytische rekeningen => Afhankelijk van de keuze van bepaalde selectiecriteria, bekomt men een andere afdruk 27

28. 6. Standaarddocumenten en -boekingen

29. 6. Standaarddocumenten en -boekingen • Standaarddocumenten Reden • 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen • gemakkelijker voor medewerker die in meerdere scholen staat • duidelijke werkwijze voor iedereen binnen het AGB • naar buitenwereld toe is Stedelijke Onderwijs één geheel Gebruik • de standaarddocumenten moeten steeds gebruikt worden zoals beschreven in de processen • school mag de lay-out van de documenten niet aanpassen (zoals eigen logo’s toevoegen ed) • dienen vaak als verantwoordingsstuk in de boekhouding • dienen als basis voor de opmaak van rapporten 29

30. 6. Standaarddocumenten en -boekingen • Overzicht 30

31. 6. Standaarddocumenten en -boekingen • Overzicht (vervolg) 31

32. 6. Standaarddocumenten en -boekingen • Standaardboekingen Reden • 1 AGB => uniforme werkwijze over de verschillende divisies heen • verhoging kwaliteit van de financiële gegevens • betere analyses en rapporten • hulpmiddel voor medewerker • minder kans op fouten • snellere afsluit van de boekhouding Gebruik • standaardboekingen met betrekking tot bepaald proces zijn opgenomen in de desbetreffende module • databank waarin alle standaardboekingen zitten vervat met zoekfunctie op onderwerp 32

33. 7. Verkoopproces binnen het AGB

34. 7. Verkoopproces binnen het AGB 34 7.Verkopproces binnen het AGB 7.1 Leerlingenfacturatie 7.2 Fiscale attesten 7.3 Verkoop aan derden 7.4 Aanmaningen

35. 7.1 Leerlingenfacturatie • Schoolmedewerker: registratie van leerlingengegevens en verbruik van leerlingen. • Fin medewerker: input lln-gegevens; opmaak, boeken en verdeling facturen. • Automatische overdracht van leerlingeninformatie van Wis@d naar Wis@cc. • Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel leerlingenniveau. • Registratie van verbruiksgegevens in Wis@cc • Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc • Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele leerlingenrekening 35

36. 7.1 Leerlingenfacturatie • Opvolging of debiteurenbeheer • verrichtingen in het financieel dagboek verwerken • openstaande facturen opvolgen • rappels versturen • historieken raadplegen • facturen afpunten als dubieus • Op basis van de vervaldagbalans wordt een algemene waardevermindering op de vorderingen geboekt volgens de volgende percentages: 36

37. 7.1 Leerlingenfacturatie 37 • Wisa ontwikkelt op vraag van SO een applicatie waarbij o.a. volgende toepassingen geïntegreerd worden: • Leerkrachten/vrijwilligers: • Ingave van verbruik leerlingen door leerkrachten/vrijwilligers aan de hand van een webapplicatie. • Opmaken van prestatiestaat door leerkracht/vrijwilliger voor verkrijgen van vergoeding voor bvb verschillende types bewaking. • Fin. medewerkers: • Controle & indien nodig aanpassen van data ingegeven door leerkrachten/vrijwilligers • Doorsturen van geregistreerd verbruik naar Wis@cc • Automatisch boeken van aanvaarde prestatiestaat van leerkracht/vrijwilligers in Wis@cc • Controle op overschrijden maximumfactuur & wettelijk maximum voor vrijwilligers. • Voorgestelde opleverdatum Wisa: november 2010 • Ingebruikname zal gespreid gebeuren voor de scholen van BaO • Scholen die met Klikonline werken, blijven het gebruiken tot januari 2011

38. 7.2 Fiscale attesten • Inbrengen van de gegevens • Bijkomend tabblad in de module boekhouding • Voorbereiden Fiscale attesten • Fiscaal jaar selecteren • Dagboeken selecteren • Beheer Fiscale attesten • Eventueel aanpassingen doen • Afdrukken Fiscale attesten 38

39. 7.3 Verkoop aan derden (met factuur) • Registratie factuur • Fin medewerker: aanmaken klant; opmaak, boeken en verdeling facturen. • Aanmaak van klant in Wis@cc. • Facturatie dient in AGB in Wis@cc te gebeuren op individueel klantenniveau. • Opmaak en printen van facturen dient te gebeuren vanuit Wis@cc • Boeking van factuur in boekhouding automatisch vanuit de opmaak op individuele klantenrekening 39

40. 7.3 Verkoop aan derden (met factuur) • Aanmaken Klanten • Fiche aanmaken • Zo volledig mogelijk invullen • Toevoegen aan klantengroep 40

41. 7.4 Aanmaningen • Debiteurenbeheer 41

42. 7.4 Aanmaningen • Aanmaken rappels • Hoofding selecteren • Detailboek selecteren • Welke afdruk wil ik hebben? • Aanmaken Vorderingsrapporten • Voor welke periode • Welke afdruk wil ik hebben? • Status van leerling aanpassen • Een leerling uit de rappel procedure halen indien er een afbetalingsplan voor bestaat. 42

43. 8. Aankoopproces binnen het AGB

44. 8. Aankoopproces binnen het AGB 8. Aankoopproces binnen het AGB 8.1 Aankopen:bestellingen 8.1.1 Bestelaanvraag 8.1.2 Bestelprocedure 8.1.3 Nieuwe leverancier 8.1.4 Aanmaken rubrieken en artikels 8.2 Aankopen:kas 8.2.1 Bestelaanvraag 8.2.2 Soorten kasuitgaven 8.3 Aankopen: facturatie 8.4 Aankopen: investeringen 44

45. 8. Aankoopproces binnen het AGB • Aankopen:bestellingen 45

46. 8.1 Aankopen: Bestelling • Bestelaanvraag 46 • Invullen formulier bestelaanvraag • Nakijken budget door goedkeurder • Via afdruk uit wisa: afdrukken/begroting/begroting algemeen Of (enkel basis) afdrukken/begroting/analytisch-algemeen ( pas mogelijk vanaf 01/01/2011) - Genoeg budget: goed/dienst kan besteld worden - Te weinig budget: indien aankoop noodzakelijk, formele goedkeuring

47. 8.1 Aankopen: Bestelling • Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek) 47 Wet op overheidsopdrachten (OHO) • Raamcontract • Ja – raamcontract dient gevolgd te worden, afwijking enkel mogelijk indien bewezen (met andere offertes) dat raamcontract niet voordeligste is. • Nee – werkwijze OHO volgen (zie verder) • < 125,00 euro (zie aankopen: kas) • ≤ 5500,00 euro • Minstens 3 offertes aanvragen

48. 8.1 Aankopen: Bestelling • Bestelprocedure (zie ook procedurehandboek) 48 Wet op overheidsopdrachten (OHO) • > 5500,00 euro • > 5500,00 ≤ 22000,00 euro: min. 5 offertes • > 22000,00 ≤ 67000,00 euro: gunningsprocedure aankoopbeheerder * Min. 5 offertes • > 67000,00 euro: gunning aankoopbeheerder * Algemene offerteaanvraag of openbare aanbesteding • Centrale aankopen Idem A t/m D, maar marktbevraging door aankoopbeheerder

49. 8.1 Aankopen: Bestelling • Nieuwe leverancier • Mailtje naar SO_Boekhouding_Wisacc • + Bijlage formulier Leveranciersgegevens • Bestelbon/ Factuur invullen met blanco leverancier (= ‘nieuwe leverancier’) • Volgende dag staat de leverancier in de databank •  Aanpassen leverancier op bestelbon of factuur 49

50. 8.1 Aankopen: Bestelling • Aanmaken rubrieken en artikels • Aanmaken bestelbon • Gebruik standaard aankoopvoorwaarden • Worden via binnenpost aan elke school bezorgd • Bestelbon wordt op de voorkant hiervan afgedrukt • Voorwaarden moeten gehanteerd worden 50