문서 / 자료 / 기록 관리 실무자 과정

1. 문서/자료/기록 관리 실무자 과정 (기업과 문서자료 관리조직의 이해)

2. 지식사회란? 단순정보 정보 정보 정보 정보 정보사회 정보 정보 정보 정보 정보 지식사회 정보 정보 정보 논리적 정보체계

3. 부즈엘런 헤밀톤 경영연구소의 한국보고서 한국경제 재도약의 전제조건 고비용 구조의 해소 지식 격차의 해소 일등국가 한국

4. 선진국과의 지식격차의 정도 • 미국 : 한국 = 3 : 1 • 일본 : 한국 = 2.3 : 1

5. 모든 기업이 문제인가? • 상위 5%는 선진국수준 • (포항제철의 경우) • 나머지 95%가 문제

6. 우리나라가 IMF를 당한 이유 • 개발도상국이 선진국으로 진출하기 위해서 거쳐야 하는 통과의례 • 개발도상국가: 노동집약적 산업구조 • 선진국: 지식집약적 산업구조

7. 지식이란? 일하는 방법의 개선, 혁신 피터 드러커 학술지식 우리가 부족한 것 실용지식 현장 경험지식

8. 지식경영의 등장 배경 • 창조적 지식의 중요성 부각 • 기업의 경쟁우의 요소 원천 • 무형자산에 대한 새로운 인식 • 전통적인 기업가치(재무적 자산 중심)에 대한 인식 변화 • 정보기술의  발달 • 신속한 정보처리, 지식의 체계적인 축적/분류/공유/관리 가능

9. 지식경영 도입 후 기대효과 • 구전의 문화 → 기록의 문화 품의 또는 결재를 받을 때 그 내용을 문자화,영상화 등으로 기록되는 기록의 문화로 변화 • 관행의 문화 → 학습의 문화 • 일상적, 수동적 문화에서 배우고 학습하여 개선 방법을 찾아내는 학습의 문화로 변화 • 독점의 문화 → 공유의 문화 • 정보 또는 자원의 독점한다는 사고 방식에서 서로의 경험과 정보를 공유하여 개인 • 또는 조직의 역량을 강화하는 나눔의 문화로 변화 • 지식경영은 일하는 사고와 행동방식을 바꾸는 의식개혁 운동임

10. 지식경영의 정의 • 조직이 지니는 지적자산 뿐만 아니라 개개인의 지식이나 노하우를 체계적으로 발굴하여 조직내부의 보편적 지식으로 공유하고, 이의 활용을 통해 조직의 경쟁력을 향상시키는 것. • 조직 내에 산재해 있는 지식의 영역을 규명하고 창출하며 이를 필요로 하는 사람들이 활용함으로써 개인과 조직의 핵심역량을 극대화 할 수 있는 경영활동.

11. 지식경영의 필요성

12. 지식경영 어디서부터 시작? • 서울여대 이종욱박사 조찬강연회 연설 • “지식경영은 기록관리에서부터” • 문서화된 기록 = 형식적 지식(80%) • 근로자의 체험지식=암묵적 지식(20%)

13. 신지식인이란? 일하는방법을 개선 개발 혁신하여 부가가치를 높인 사람 배달원 청소부 우체부 누구나 신지식인이 될 수 있습니다.

14. 정보관리용어 자 료 (Data) 정 보 (Information) 사용을 전제로 가공된 Data 가공되지 않은 상태로 존재하는 자연적/개념적 현상 사용자에 의해 선택된 Data 미래의 어떤 행위를 선택하는 의사결정에 필요한 것으로 가용자료들을 처리하여 얻어냄

15. 정보관리용어 지 혜 (Wisdom) 지 식 (Knowledge) Information 이 체계적인 연관성을 가지고 모아진 상태 (논리적 정보체계) 지식을 활용하여 가치있는 것을 생산하는 능력 Project는 지혜를 요구한다

16. 선진기업은 시스템으로 일하는 기업 • 시스템이란 무엇인가? • 조직 + 업무분장 + 넘버링시스템 + 절차 + 전산프로그램(HW+SW)

17. 우리민족은 기질적으로 시스템적이지 않은가? • 결론 : 그렇지 않다. • 우리민족은 시스템적으로 우수한 자질을 가지고 있다. • 이유 : 한국은 세계 IT제품의 실험장으로 인정 • 한국에서 1등 하는 제품이 세계시장 휘어잡는 시대로… • 족보데이터베이스의 개발 경험

18. 정보관리시스템의 발생역사 과학기술정보의 기하급수적 증가 (미국사례) • 1800 년 : 1,000 명의 과학기술자 • 1850 년 : 10,000 명의 과학기술자 • 1900 년 : 100,000 명의 과학기술자 • 1950 년 : 1,000,000 명의 과학기술자 • 2000 년 : 10,000,000 명의 과학기술자 • (50년마다 10배씩의 증가) 처 리 (PROCESS) 입 력 (INPUT) 출 력 (OUT PUT) FEED BACK

19. 선진기업은 시스템으로 일하는 기업 • Gilbert & Commonwelth 의 경우 • Bechtel의 경우 • 한국전력기술㈜의 경우 • 여러분들이 소속되어 있는 기업은 ?

20. 기업내부정보와 외부정보1 외부정보의 입수 활용 (Library Service) 내부정보의 체계적관리 (Document Control) 서신문서 단행본 도서 사업내부문서 정기간행물 정보자료 사업외부문서 입수 연구/기술 보고서 품질관리문서 PQ 자료 기타 내부발간물

21. 외 부 정 보 내 부 정 보 회사 내부목적 작성 (계약자에게 의뢰 작성한 것 포함) 회사 외부 작성 불특정 다수를 위한 공개된 정보 특정소수를 위한 비공개 정보 “구입” 또는 “기증”을 통해 확보 구입불가 (가치판단 곤란) 이용의 활성화 필요 이용제한 기업내부정보와 외부정보2

22. 수 신 자 (User’s) 정보소스 (Information Source) 성공적 사업수행방법 Communication 활성화 매 체 (Message/ Media) 개인과 조직이 공동목표 이해 기업경영 목표달성 경험자의 지식,정보공유 정보관리시스템

23. 기록관리 정보 기록매체의 종류 불연속 기록매체 : 목록카드, 펀치카드, AP Card, 마이크로피쉬 COM-Fiche, 마이크로쟈켓 연속 기록매체 : 롤 마이크로필름(16,35,105mm), 펀치테이프 자기테이프, CD-ROM, OD(전자기록매체) 기록관리계획(Record Management Plan) 수립 기록관리체계(RMS : Record Management System)구축 - Project Level - Coorperate Level 기록보존계획(Record Retention Schedule) 수립 기록이관계획(Record Turn Over Plan) 수립 기록보관방법 : 단일보관 / 이중보관 일반적 위해로부터 보호(햇빛, 습기, 곤충, 곰팡이, 먼지, 염분 등) 인위적 위해로부터 보호(훼손, 파기, 절취, 도난, 방화 등)

24. 선진국과 우리의 기록관리 비교 • 벡텔의 기록관리 - DDCC 조직에 기록관리 담당자를 둔다. - 기록관리계획을 수립 운영한다. - 기록관리계획에 따라 사업 수행 중 기록을 수시로 기록보존소에 송부하여 시스템적으로 관리한다. • 우리기업의 기록관리 - 기록관리업무 별도 수행 없이 사업을 수행한다. - 사업종료 직전에 발생된 기록을 이관 요청한다. - 이관된 기록을 모아서 문서고에 보존한다.

25. 기록관리 예화 • Sargent & Lundy 기록보존소 방문 예화 금문교 방문 예화 및 성수대교 붕괴 예화 • 이승만대통령 학생시절 미국대학에 보낸 편지 예화 • EXPO 조직위원회 총괄기획사 국제입찰 예화

26. 사업의 대형화, 복합화 추세 문서관리 전문가의 양성이 필요 집중관리 문서관리 조직 필요 문서관리센터(DCC) 문서관리 업무 종사자의 전문성 결여 사업 효율성 기여 미흡 사업 수행 업무 중 단순, 반복업무와 정보관리자의 전문적인 도움이 필요한 업무 분리수행 문서관리 전문가의 활동영역 증대 기업 기록/문서관리 조직 및 전문 인력

27. 우리기업에도 DDCC를 만들자! • 우리국민이 문서관리에 대한 기본 소양을 교육받지 못했다. 분산관리방식은 실패할 확률이 높다. • 기술업무 수행을 적극적으로 도와줄 서비스조직이 필요하다. • 기술자들은 기술업무에 집중하도록 도와주어야 생산성이 높아진다.

28. 1.0 기업 문서관리 업무의 내용 * 기업 내부정보 및 프로젝트 자료의 체계적인 관리 (Internal & Project Document Control) * 회사(기업 총괄)기록관리 체계 (Corporate Level Record Management System)

29. 2.0 기업 문서관리의 의미 기업 경영활동 중 자체 생산 또는 접수자료의 등록, 색인, 재생산 , 배부, 화일, 검색이용, 기록보존을 위한 체계적인 관리 시스템 • 보고서 및 서식관리 ,기록의 평가 및 선정, • 주요기록 보호 대책, 매체전환 기업 내부정보를 생산에서부터 업무 종료 후 회사 ‘기록보존소’에 이관까지의 전과정을 관리하는 종합시스템

30. 3.0 기업 문서관리 대상 행정적 근거 • 서신문서 • 한글공문, 영문Letter, Fax, 회의록, 전화통화록 • 내부결재, 내부보고, 메모전, 협조전 등 기술적 근거 • 사업내부문서 (설계, 시공자료) • 설계도면, 설계기준서, 기술규격서,설계계산서, • 프로젝트 수행절차서 및 각종 매뉴얼 보고서 등 • 사업외부문서(공급자자료) • 설계제작도면, 제작사양서 및 설치후의 운전조작 • 설명서, 품질보증서 등

31. 4.0 중앙집중식 문서관리 조직 및 기능 4.1 조직 문서관리 책임자 사업내부문서관리담당 사업외부문서 관리 담당 기록관리담당 접수, 발송담당 참고자료관리 담당

32. 4.2 기 능 서신문서 관리업무 • 서신문서 접수, 발송, 색인, 배부 및 파일업무 • 서신문서 수.발신 현황 통계 작성, 보고 • 서신문서 매체전환 및 기록관리 • 조치사항관리 • 사내 Messenger 운영 업무 • Controlled Document (관리 본) 배부관리

33. 사업내부문서 관리 업무 • 사업내부문서 접수, 등록, 번호부여, 배부 및 파일 업무 • 사업문서 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 • 사업 변경문서 조정, 관리 업무 • 사업입력정보관리 업무 • 사업 성과물 편집, 발간 업무 • 사업내부문서 등록 현황 통계 작성,보고 • 사업내부문서 매체 전환 및 기록관리 업무

34. 사업외부문서관리 업무 • 사업외부문서 접수, 등록, 번호부여, 배부 및 파일 업무 • 사업외부문서 관련 기술 분야간 검토 조정 업무 • 사업외부 변경문서 조정, 관리 업무 수행 • 사업외부문서 접수 현황 및 통계 작성,보고 • 사업외부문서 매체 전환 및 기록관리 업무

35. 기록관리 업무 • 기록관리 및 이관계획의 수립 • 기록의 수집, 등록, 검색이용 및 보존관리 • 기록매체의 선정 및 사업 적용 • 기록보존방법의 결정 및 환경 설정 • 기록 파일링 방법 결정 및 파일 실무 • 기록보존소의 운영에 관한 업무 • 매체전환업무 운영(외주업체 활용 등)

36. 참고 자료관리 업무 • 참고자료 접수, 등록, 색인 및 활용 업무 • 참고도서 및 간행물 구매업무 • 참고자료실 설치 및 운영업무 • 기타 필요한 참고정보의 확보경로 파악 • 열람, 대출 및 정보서비스 제공업무