Sharepoint – brukerens arbeidsflate Molde kommune Servicekonferansen 29.oktober 2008

1. Sharepoint – brukerens arbeidsflate Molde kommune Servicekonferansen 29.oktober 2008

2. Molde kommune Molde kommune har i overkant av 24.000 innbyggere. Kommunen har ca. 1800 ansatte. Molde kommune er kjent for å ha en høy servicegrad ut mot innbyggerne. Visjon: Molde – stikker seg ut

3. Molde kommune ønsker å være i front når det gjelder å skape gode løsninger som kan gi brukerenen bedre hverdag.

4. Samhandling • Kommuner som lykkes i fremtiden. Jobber ikke mer…….men smartere. • Vi må bli dyktige på samhandling i egen organisasjonen og i regionen • Utnytte ressurser og kompetanse bedre. Dette fører til bedre virksomhetsstyring og innbyggeren får bedre tjenester.

5. Hvorfor Sharepoint? • Vi trengte et verktøy som kunne hjelpe oss å bli dyktigere på å få til samhandling og arbeidsflyt mellom kommunens forskjellige system. • En arbeidsflate (et skjermbilde) Alle brukere vil anvende intranettet som den viktigste arbeidsflaten i sitt daglige arbeid, uansett hvilket fagsystem de anvender. • Bilde blir ”skreddersydd” for hver enkelt bruker. • Vi har store krav til sikkerhet og forvaltning av informasjon

6. Utdanningsdirektoratet De er pilot for statsetatene for å utvikle dette.

7. Balansert Målstyring – Nøkkelverktøy for organisatorisk kontroll • Måleindikatorer er inndelt i følgende fokus-områder: • Samfunn og livskvalitet • Brukere • Organsiasjon • Medarbeidere • Økonomi

8. Sharepoint suksess = ”grønne lys” innen to år Organisasjon Medarbeidere Økonomi Samarbeid på tvers Omstillingsevne Deltakende, motiverte og ansvarsfulle medarbeidere ”Flaskehalser” fjernet

9. Innbyggertjeneste – eksempel: søknad om skoleplass / barnehageplass INNBYGGERPORTAL Registrere søknad arbeidsflyt Logge inn minSide MOTTAK / JOURNALFØRE IDENTIFISERE AUTENTISERE FAKTURERE TJENESTEN SAKS-BEHANDLE BESVARE BEHANDLE AKSEPT/ANKE KVITTERE MOTTAK Mellomvare ePhorte - Saksbehandlerløsning og arkiv ERP Opptakssystem ARBEIDSFLYT ANSATTES ARBEIDSFLATE

10. Hva ønsker vi å få igjen av investeringen ? • Vi ønsker at Molde kommunes brukere skal oppleve høyere kvalitet i tjenesten fordi ansatte får mer tid til tjenesteproduksjon • Bedre informasjon til ansatte – åpnere organisasjon – bedre samhandling – gir bedre virksomhetsstyring • De ansatte får en enklere hverdag (større trivsel) når prosesser og flyt blir integrert også med interne tilpasninger – gir høyere produktivitet • Når manuelle og tunge prosesser erstattes av enklere og merautomatiserte verktøy, bør kvaliteten i saksbehandlingen økes.

11. Det er ingen soloprestasjon å være god.