โครงการพัฒนาคุณภาพงาน การเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร

1. โครงการพัฒนาคุณภาพงานการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตรโครงการพัฒนาคุณภาพงานการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง

2. สมาชิก OD 4 กลุ่มสายงานการเงิน

3. ส่วนการงบประมาณ โครงสร้างหน่วยงาน และภารกิจหลัก กิจกรรมธุรการ ส่วนการพัสดุ ส่วนการคลัง สำนักบริหารแผนและการคลัง สายงานการเงิน สายงานจัดหาพัสดุ สายงานวิเคราะห์ โครงการ สายงานทะเบียนและ ตรวจสอบพัสดุ สายงานการบัญชี สายงานแผนงานและ สารสนเทศ สายงานติดตามและ ประเมินผล ภารกิจหลัก การรับเงิน การเบิกจ่ายเงิน และการเก็บรักษาเงิน

4. การเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและ ค่าเล่าเรียนบุตร (ก่อนปรับปรุง) รอนาน ? • ข้าราชการบำนาญ • ข้าราชการ สนม. • ลูกจ้างประจำ สนม. ต้องกรอกแบบฟอร์ม ? ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ กรณี เกิน 20,000 บาท ใช้เวลาประมาณ 25-30 วัน ใช้เวลาเฉลี่ย 15นาที กรณี ไม่เกิน 20,000 บาท ขั้นที่4 ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่ายโดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่4 รับเงินสดและลงนามรับเงินในสมุดเขียว (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายต่อไป) ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน

5. การพัฒนาคุณภาพงานโดย จนท. สายงานการเงิน 4 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 ลดเวลาขั้นที่ 1-4 กรณีจ่ายด้วยเงินสดเหลือ 10 นาที กลุ่มที่ 3 ลดเวลาขั้นที่ 4 กรณีจ่ายด้วยเช็ค/โอน จากเดิม 20 วัน เหลือ 15 วัน (ลดได้เหลือ 12 วัน) ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ กลุ่มที่ 2 ลดจำนวนครั้งที่ไม่สามารถเบิกเงินสวัสดิการได้ เนื่องจากไม่ทราบวันเวลาให้บริการ หรือเอกสารไม่ครบถ้วนถูกต้อง โดยประชาสัมพันธ์ (ลดได้จาก 6.15 % เหลือ 1.73 %) ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น กลุ่มที่ 4 ลดเวลาและเพิ่มความสะดวก โดยเพิ่มทางเลือกโดยการจ่ายตรง ซึ่งไม่ต้องมีขั้นที่ 5 (ลดได้จาก 7 วัน เหลือ 5 วัน) ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ และเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ กรณี เกิน 20,000 บาท กรณี ไม่เกิน 20,000 บาท ขั้นที่4 ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่ายโดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่4 จ่ายเงินสดและบันทึกในสมุดเขียว (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายต่อไป) ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน

6. ร้อยเรียงการพัฒนาคุณภาพงาน 4 กลุ่มโดยระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ • C-RISE • Combine • Rearrange • Invention • Simplify • Eliminate กลุ่มที่ 4 ลดเวลาและเพิ่มความสะดวก โดยเพิ่มทางเลือกโดยการจ่ายตรง ซึ่งไม่ต้องมีขั้นที่ 5 (ลดได้จาก 7 วัน เหลือ 5 วัน) กลุ่มที่ 3 ลดเวลาขั้นที่ 4 กรณีจ่ายด้วยเช็ค/โอน จากเดิม 20 วัน เหลือ 15 วัน (ลดได้เหลือ 12 วัน) กลุ่มที่ 2 ลดจำนวนครั้งที่ไม่สามารถเบิกเงินสวัสดิการได้ เนื่องจากไม่ทราบวันเวลาให้บริการ หรือเอกสารไม่ครบถ้วนถูกต้อง โดยประชาสัมพันธ์ (ลดได้จาก 6.15 % เหลือ 1.73 %) กลุ่มที่ 1 ลดเวลาขั้นที่ 1-4 กรณีจ่ายด้วยเงินสด เหลือ 10 นาที

7. P ร้อยเรียงการพัฒนาคุณภาพงาน 4 กลุ่ม พัฒนาระบบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ โดย จนท. สนง. ระบบการจัดการทรัพยากรมหาวิทยาลัย (OERP) • ผู้รับบริการ • บัตรประจำตัวประชาชน/ • บัตรประจำตัวข้าราชการบำนาญ • เอกสารประกอบการเบิกเงิน • ขั้นที่ 1 • กรอกข้อมูลผู้รับบริการในระบบ โดยใช้ข้อมูลบุคคลจาก CU-HR และสอบถามเพิ่มเติม • ตรวจสอบข้อมูลตามระเบียบด้วยระบบ • พิมพ์แบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ เบิกจ่ายภายใน10 นาที เป้าหมาย สร้างความพึงพอใจให้กับผู้รับบริการ ลดระยะเวลาการเบิกเงินรองจ่ายสวัสดิการค่ารักษาพยาบาล และค่าเล่าเรียนบุตร (กรณีไม่เกิน 20,000 บาท จ่ายด้วยเงินสด) ให้เหลือ 10 นาที • ขั้นที่ 2 • จ่ายเงินให้กับผู้รับบริการ เงื่อนไข สำหรับการจ่ายด้วยเงินสด วงเงินไม่เกิน 20,000 บาท ผู้รับบริการมาติดต่อด้วยตนเอง • ขั้นที่ 3 • จัดทำรายงานการจ่ายเงินสวัสดิการแยกตามประเภทบุคลากร พร้อมปิดบัญชียอดจ่ายเงินประจำวัน • ขั้นที่ 4 • จัดทำเอกสารเพื่อเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายประจำวัน • บันทึกเอกสารตั้งเบิกเข้าระบบ CU-ERP โดยใช้ข้อมูลที่บันทึกในขั้นที่ 1

8. Before After ขั้นที่1 กรอกแบบฟอร์ม • C-RISE • นำ IT มาช่วย • ไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มฯ • รวม 3 ขั้นตอนเติม เข้าเป็น 1 ขั้นตอน • นำเข้าข้อมูลในระบบครั้งเดียว • ยกเลิกสมุดเขียว • ปรับเปลี่ยนทัศนะคติในการทำงาน • จนท.มีทักษะที่หลากหลาย • ขั้นที่ 1 • กรอกข้อมูลผู้รับบริการในระบบ • ตรวจสอบข้อมูลตามระเบียบด้วยระบบ • พิมพ์แบบฟอร์มการเบิกเงินสวัสดิการฯ ขั้นที่2 ตรวจแบบฟอร์มฯ และเอกสารประกอบการเบิกเบื้องต้น • ขั้นที่ 2 • จ่ายเงินให้กับผู้รับบริการ ขั้นที่3 ตรวจแบบฟอร์มฯและเอกสารประกอบการเบิกตามระเบียบ เกิน 20,000 บาท ไม่เกิน 20,000 บาท • ขั้นที่ 3 • จัดทำรายงานการจ่ายเงินสวัสดิการแยกตามประเภทบุคลากร พร้อมปิดบัญชียอดจ่ายเงินประจำวัน ขั้นที่4 ส่งเรื่องขออนุมัติเบิกจ่ายโดยจ่ายเป็นเช็คต่อไป ขั้นที่4 รับเงินสด (นำไปเบิกคืนเงินยืมรองจ่าย) ขั้นที่5 กลับมารับเช็คและนำไปขึ้นเงิน • ขั้นที่ 4 • จัดทำเอกสารเพื่อเบิกคืนเงินยืมรองจ่ายประจำวัน • บันทึกเอกสารตั้งเบิกเข้าระบบ CU-ERP โดยใช้ข้อมูลที่บันทึกในขั้นที่ 1

9. นำระบบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ ขึ้นใช้งาน2 สิงหาคม 2553 D • เตรียมช่องบริการด้วยระบบ 2 ช่อง • เตรียมช่องทางการให้บริการแบบ Manual ไว้ 2 ช่อง เพื่อลดปัญหาผู้รับบริการต้องรอนาน กรณีเอกสารประกอบการเบิก(ใบเสร็จ) มีจำนวนมาก หรือกรณีกรอกแบบฟอร์มมาก่อนแล้ว

10. การติดตามผล 1. สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ C 3. ความพึงพอใจด้านสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวก 2. เก็บข้อมูลรอบเวลาการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร เป้าหมาย 10 นาที

11. วิเคราะห์ปัญหารอบเวลาการเบิกจ่ายไม่ได้ตามเป้าหมายและแนวทางแก้ไขต่อไปวิเคราะห์ปัญหารอบเวลาการเบิกจ่ายไม่ได้ตามเป้าหมายและแนวทางแก้ไขต่อไป A รวบรวมปัญหาและปรับปรุงระบบงาน ระบบงาน/ข้อมูล จนท. ระบบไม่สมบูรณ์ ขาดความชำนาญ ข้อมูลบุคลากร ไม่เป็นปัจจุบัน รู้ระเบียบฯ ไม่เท่ากัน ยังไม่เอื้อให้เกิด ความคล่องตัว ช่องบริการ computer น้อยเกินไป สถานที่และอุปกรณ์ กระบวนการ/วิธีการ เพิ่มช่องบริการ computer อีก 2 ช่อง รวมเป็น 4 ช่อง เพิ่มแบบฟอร์มกรอกข้อมูลเบื้องต้น (เบอร์โทร อาการป่วยที่ขอเบิกค่ารักษาพยาบาล) เพื่อลดรอบ

12. ปรับปรุงการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการฯ ครั้งที่ 2ตั้งแต่ 13 ตุลาคม 2553 D

13. ติดตามผลการปรับปรุงครั้งที่ 2 1. สำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ C 3. ความพึงพอใจด้านสถานที่และสิ่ง..

14. ติดตามผลการปรับปรุงครั้งที่ 2 2. เก็บข้อมูลรอบเวลาการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่ารักษาพยาบาลและค่าเล่าเรียนบุตร C เป้าหมาย 10 นาที

15. สิ่งที่ได้เรียนรู้ • การวิเคราะห์งานและปรับปรุงงานอย่างมีระบบเป็นขั้นตอน พร้อมเทคนิคและทัศนคติใหม่ๆ • การพัฒนาตนเอง การเรียนรู้ร่วมกัน และการยอมรับความคิดเห็นของสมาชิกในกลุ่ม • การปรับปรุงงานที่มุ่งเน้นผู้รับบริการเป็นหลัก โดยไม่ได้มองแค่งานในขั้นตอนที่ตนเองรับผิดชอบ • การนำ PDCA ไปใช้ในการปรับปรุงงาน บริหารงาน และจัดการงานอย่างครบวงจร และเห็นควรทำอย่างต่อเนื่อง • จนท.ผู้ปฏิบัติงานเป็นเจ้าของการพัฒนางาน โดยมีหัวหน้างานแต่ละระดับชั้นเป็นผู้สนับสนุนจะเอื้อให้สำเร็จมากขึ้น