Manejo del Tiempo

1. Manejo del Tiempo Prof. ana D. Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo ComportamientoHumano en el Trabajo Manejo del Tiempo

2. DefiniciónTiempo • El tiempo es algo continuo en donde los eventos suceden uno tras otro desde el pasado a través del presente hacia el futuro. • El tiempo es un recurso limitado. No se • puede controlar pero lo que hacemos • con él sí. El tiempoesoro” Manejo del Tiempo

3. El elementos básicos del tiempo • Los eventos son la sustancia del tiempo • Ejemplo • Despertarse • Vestirse • Hacer el desayuno • La clave para manejar el tiempo es controlar los eventos • Ningún control • Algo de control • Control total Manejo del Tiempo

4. Manejar y Controlar su tiempo • Manejar su tiempo • Le obligará a ser específico en cuanto al valor que le da a su vida personal y profesional y le permitirá dirigir sus esfuerzos en concordancia. • Controlar su tiempo • Le ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones bajo las cuales esta sometido facilitándole entonces el logro de sus objetivos, evitando el estrés y el cansancio, Manejo del Tiempo

5. Hay personas que realizan más cosas en la misma cantidad de horas laborales. ¿Por qué? Manejo del Tiempo

6. Por hábitos personales que han desarrollado. • Trabajan más inteligentemente. • Conocen como lo invierten • Controlan su tiempo • Aceptan la realidad del tiempo • “No malgastan el tiempo” Manejo del Tiempo

7. Registro del tiempo Manejo del Tiempo

8. Escriba todas las cosas que hizo el día de ayer. • Sea específico en identificar los horarios y el tiempo que invirtió en cada una de las actividades. • Con quién la realizó. Si aplica • Que calificación se daría, del 1 al 5. Donde 5 es la calificación más alta. Manejo del Tiempo

9. Manejo del Tiempo

10. ¿Qué es una prioridad? • Una prioridad es una preferencia de algo respecto de otra cosa, en tiempo o en orden. • Para establecer prioridades se requiere primero, establecer las metas para luego decidir las acciones o actividades necesarias para lograrlas. Manejo del Tiempo

11. Las actividades se pueden clasificar en • urgentes: las que hay que hacer ya, que son vitales en ese momento • importantes: las que contribuyen a realizar la misión personal • no urgente: que se pueden dejar para después • no importante: que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio. Manejo del Tiempo

12. ¿Es importante o urgente? • Existen cuatro cuadrantes, según Covey, en la que toda persona desarrolla sus actividades y se pueden convertir en la mejor herramienta para administrar efectivamente el tiempo. Manejo del Tiempo

13. Matriz de administración de tiempo Manejo del Tiempo

14. En el primer cuadrante se ubican las personas que dicen no tener tiempo suficiente para llevar a cabo todas sus actividades, lo que quiere decir que no planifican bien su vida. • En cambio, las que centran su vida en el cuadrante 2 son personas efectivas. Manejo del Tiempo

15. Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo Manejo del Tiempo

16. Ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales. • Le ofrece a la gente un sentido de control a la vida. • Nos sentimos realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer. • Los empleados pueden realizar mas producción de mejor calidad en su horario diario. Manejo del Tiempo

17. Los departamentos, divisiones y equipos de trabajo pueden cumplir con las fechas establecidas • La organización puede atender mejor a los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina. • El manejo adecuado del tiempo reduce el “estrés” que nos provoca el tener que cumplir con las tareas establecidas. Manejo del Tiempo

18. Los “Quitatiempos” o “Robatiempos” Manejo del Tiempo

19. Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades. • Socialización excesiva con los colegas. • Llegar tarde e irse temprano. • Llamadas personales al trabajo o al celular. • Revisar constantemente los correos electrónicos. • Bajar el nivel de productividad. • Falta de adiestramiento formal. • Reuniones innecesarias o mal planificadas. • “Hacer negocios durante horas laborales.” • No delegar. • Distracciones personales. Manejo del Tiempo

20. Visitantes • Vagancia • Crisis • Cambios de prioridades • Esperas • Comunicación inefectiva • Desorganización • Fallas mecánicas • Indecisiones • Chismes • Actitudes negativa • No gustarle su trabajo • Falta de objetivos claros • Personalidad • Autoridad confusa • Incapacidad de decir No • Falta de autodisciplina • Perfeccionismo • Irse al detalle • Compromisos sociales • Preocupaciones • Chismes • Chistes • Desorganización Manejo del Tiempo

21. ¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo? Manejo del Tiempo

22. Prevenir urgencias • Decir no • Establecer prioridades • Delegar • No postergar o posponer • Mentalidad de Mejoramiento Continuo • Evaluar nuestro registro de tiempo • Leer los emails en AM • Tener las metas claras • Compromiso con la Visión y Misión de la Empresa • Actitudes correctas • Mentalidad de trabajo en equipo • Evitar interrupciones • Revisar el calendario de trabajo antes de irse • Tener o Proveer agenda para todas las reuniones • Puntualidad • Realizar reuniones efectivas Manejo del Tiempo

23. ¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo? Manejo del Tiempo

24. Planificar y Calendarizar • Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran. • Planificar es la intención. • Planificar es decidir qué vamos a hacer. • Calendarizar es decidir cuándo lo vamos a hacer. Manejo del Tiempo

25. Delegando efectivamente • Delegar no significa renunciar a la responsabilidad personal como supervisor. • Significa obtener los resultados motivando a los empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor. • Clarifique la tarea • Especifique el ámbito de limitación • Permita que el empleado participe • Establezca controles Manejo del Tiempo

26. Tenga en cuenta su hora productiva • Determine en que hora del día es usted mas productivo (mañana, noche, tarde. • Termine las tareas mas difíciles dentro de ese periodo de tiempo Manejo del Tiempo

27. El mal manejo del Tiempo nos puede ocasionar estrés. Manejo del Tiempo

28. Definición de estrés • El estrés es la respuesta del cuerpo a condiciones externas que perturban el equilibrio de una persona. • Es una sensación de tensión física o emocional. Manejo del Tiempo

29. Estrés emocional • Ocurre en situaciones consideradas difíciles o inmanejables y diferentes personas perciben diferentes situaciones como estresantes. • Estrés físico • Se refiere a la reacción física del cuerpo a diversos elementos desencadenantes, como por ejemplo el dolor que se siente después de una operación. Manejo del Tiempo

30. Eutrés • Es una dosis de estrés, adecuada a la demanda y a nuestras capacidades, es realmente positiva y beneficiosa, pues provoca un estimulo sano y atractivo de reto. A su vez aumenta nuestra autoestima, permitiéndonos un mayor y mejor rendimiento personal. Manejo del Tiempo

31. Manejatutiempo • Trabajo = establecer prioridades • Amigos = Hacer horario • Fiestas = Llegar temprano • Novio/a = Verlo/a en la tarde • Habitación = Ser más organizado • Asociaciones = Ser puntual y llevar agenda • Estudios = No faltar ni cortar clases Manejo del Tiempo

32. 5 Aplicaciones para manejar el tiempo • Time Master • Timesheet • Harvest • Toggl • FreshBooks Manejo del Tiempo

33. Time Master • La aplicación Time Master de iOS es una muy completa y fácil de usar, y está cargada de características. • Por sólo $10 Time Master le permite ordenar y organizar, así como iniciar y detener las tareas individuales o de grupo a un cliente determinado. • Puede controlar los gastos e importar archivos hacia la aplicación, la cual tiene una función de búsqueda decente para ayudar a buscar a través de todos los datos. Manejo del Tiempo

34. Timesheet • Es una aplicación gratuita para Android que le permite ordenar proyectos basados en monitoreo de tiempo. • La aplicación tiene una manera simple y confiable de manejar escalas pequeñas de tiempo. • Los usuarios pueden fácilmente monitorear proyectos, añadir pausas y crear notas para las tareas de todos dentro de un brillante y fácil de usar interfaz. • No podrá ser un centro de manejo de tiempo para su pequeña empresa, pero es una buena y simple opción para las personas que no necesitan funciones complejas de manejo. Manejo del Tiempo

35. Harvest • Harvest es una aplicación potente todo-en-uno de manejo de tiempo para Android, iOS y Computadoras de escritorio. • Tiene importantes características de manejo de tiempo como (proyectos individuales y de grupo, iniciar y detener los “timers”, búsqueda, etc), y puede crear la facturación en línea, generar informes y seguimiento de los gastos. • Es simple, aunque viene con características que se adaptan a usuarios ocasionales y expertos. Los precios comienzan en $12 al mes por acceso ilimitado para un usuario. • La versión gratuita está limitada a un sólo usuario, 2 proyectos y cuatro clientes. Manejo del Tiempo

36. Toggl • Funciona en Android, iOS y Computadoras de escritorio. • Viene con las herramientas que usted esperaría de un manejador de tiempo de alto nivel, y es compatible con otros programas, tales como QuickBooks, Basecamp y muchos más. • Puede instantáneamente generar informes gráficos de cómo usted y su equipo pasaron el día, ayudando a maximizar la eficiencia de su operación de negocio. • tiene un poco de planificador construido en él con “presupuestos de tiempo” y opciones para presentaciones de informes de equipo. • Al igual que Harvest, los precios de Toggl comienzan a partir de $5 por usuario por mes. • El básico tiene limitadas características, pero se puede acceder por un máximo de cinco usuarios. Manejo del Tiempo

37. FreshBooks • Todas estas aplicaciones de manejo de tiempo proporcionan los medios para asegurarse de que sus facturas sean correctas. • Al igual que QuickBooks, FreshBooks es acerca de eficiencia. • La aplicación proporciona a los usuarios una gran cantidad de formas de controlar y compensar las horas registradas. • Está menos enfocada en la gestión y el seguimiento del tiempo dedicado a proyectos individuales. • Los usuarios pueden probar la aplicación de forma gratuita y crear un inicio de sesión (login) seguro, en la página web. • Un montón de opciones para teléfonos móviles te permiten acceder a la aplicación. • Hay muchas quejas acerca de la sincronización. • Asegúrese de descargar una aplicación que este apoyada por el equipo de apoyo de FreshBooks. • Por ejemplo, TimeAssistant parece una apuesta más segura que MiniBooks para el iPhone. Manejo del Tiempo