Processtyrning

1. Processtyrning Gustaf Juell-Skielse ME1301 Indek, fk

2. Atlas Copco- standardisering • Modula multiplar med standardkomponenter • Offert inom 24h från förfrågan • Levererans inom 4-6 veckor från order

3. Volvo Aero Engine- non-value added • Underhåll och renovering av jetmotorer • 26 veckor till 2 dagar • Reducering av icke-värdeadderande aktiviteter (väntetid i monteringen 98%)

4. Astra- parallella flöden • ONE Drug Development process from CD to NDA in 5-6 years • Parallelism rather than sequential process execution • Appropriate global IS/IT tools in place

5. Invoice 3-Way Match Automatic 3-Way Match Purchase Order Supplier Invoice Purchase Order Requisition Supplier Electr Electr. Receiving Receiving by requester Authorization Electr. Accounts Payable Ship Buyer Accounts Payable Acknowledgment Payment Bank Ship Requester Acknowledgment Bank Payment Astra Zeneca- Control Relocation • Benchmarking mot ”Best Practices” • Elektroniska inköpskataloger för indirekt material • Standardiserad avropsprocess ”PtP” genom Oracle iProcurement • Styrning mot gemensamma inköpsavtal • 300 MSEK i besparing per år

6. Process • En uppsättning aktiviteter som utförs i syfte att skapa kundvärde och har en bestämd start- och slutaktivitet. • Skär normalt tvärs över flera av företagets funktioner (avdelningar). • A business processes is a medium to coordinate a set of activities, that consume resources, between different professional realms to create an output relevant to a customer or to the company. A process supports the management of these resources. (Beretta, 2002) • Grupper av processer: Operativa processer Kund- processer Innovations- processer Reglerings- och samhälls- processer *) Kaplan och Norton, Strategy Maps (2004)

7. Kundvärde Kundvärde = Kundförvärv - Kunduppoffring Vad kunden erhåller vid anskaffning av en vara eller tjänst Vad kunden lämnar ifrån sig och åtar sig vid anskaffning av en vara eller tjänst

8. Orderuppfyllelse Funktioner och processer VD Marknadsföring och Försäljning Tillverkning Ekonomi F&U

9. Exempel påprocesser Operativa processer Kund- processer Innovations- processer Reglerings- och samhälls- processer Inköp Produktion Distribution Riskhantering Val av kunder Vinn valda kunder Behåll Väx kunder Idégenerering Utvecklingsportfölj Design och utveckling Lansera Miljö Säkerhet och hälsa Anställning Samhällsbidrag *) Kaplan och Norton, Strategy Maps (2004)

10. Processnivåer Huvudprocess Orderuppfyllelse Delprocesser Ta emot order Plocka ur lager Leverera Fakturera Ta emot betalning Aktiviteter Planera plock Fördela plockorder Plocka varor Transportera till utlastning Avrapportera plock

11. Orderuppfyllelse-processen i ett affärssystem Order Orderuppfyllelse- processen Lager Inköp Leverans Gemensam databas Fakturering Godsmottagning Kundreskontra Leverantörsreskontra Redovisning

12. Företag X behov och förutsättningar ”Best Practice” i affärssystem Leverantörens utvecklings-avdelning Forskning, andra system Process enligt företag A Träffyta? Processen i affärs- systemet Process enligt företag B Process enligt företag C

13. Förbättring Djävulens kvadrant Kvalitet Kostnad Tid Flexibiltet

14. Metoder • Processdokumentationstekniker • Kaizen – ständiga förbättringar av existerande processer • Benchmarking – jämför dina processer med andra företags lösningar, t.ex. genom att införa ett affärssystem med inbyggda affärsprocesser • BPR – radikala förändringar (revolution) – släng de gamla processerna och börja från början med ett ”vitt papper”

15. Förbättra processer • Aktiviteter eller processer • som har en känd förbättringspotential (t.ex. best practices) • hög resursförbrukning (tid, kostnader) • som vuxit mycket på kort tid • som nyligen omstrukturerats eller tillkommit • med stor risk för fel eller misstag • som är byråkratiska och komplexa.

16. Aktiviteter • Värdeadderande • Icke värdeadderande • Verksamhetsvärdeskapande • Negativa (t.ex. dubblering)

17. Work-centered analysis Customers • Vid förbättring av processer bör de analyseras i ett större sammanhang. • Processer påverkar och påverkas av flera element i sin omgivning. • Alters ramverk ”WCA” kan användas. Products Business Process Participants Information Technoloy Alter, S. (1999) A General, Yet Useful Theory of Information Systems

18. Customer • Best practice examples: • Control relocation: ’move controls towards the customer’ • Contact reduction: ’reduce the number of contacts with customers and third parties

19. Process • Best practice examples: • Task elimination: ’eliminate unnecessary tasks from a business process’ • Task composition: ’combine small tasks into composite tasks and divide large tasks into workable smaller tasks’ • Resequencing: ’move tasks to more appropriate places’ • Paralellism: ’consider whether tasks may be executed in parallell’

20. Participants • Best practice examples: • Flexible assignment: ’assign resources in such a way that maximal flexibility is preserved for the near future’ • Case manager: ’appoint one person as responsible for the handling of each type of order, the case manager’