เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อชีวิต

1. เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อชีวิตเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อชีวิต การพิมพ์หนังสือ รายงานด้วย Word 2007 อาจารย์สาขาวิทยาการคอมพิวเตอร์และสาขาเทคโนโลยีสารสนเทศ

2. Outline 1. จัดรูปแบบเอกสาร • จดหมายเวียน

3. ลักษณะของหนังสือหรือรายงานลักษณะของหนังสือหรือรายงาน • ในการพิมพ์รายงาน ก่อนพิมพ์ให้วิเคราะห์ส่วนประกอบของรายงานกันก่อน ซึ่งจะประกอบไปด้วย ส่วนต่างๆ ดังนี้ เช่น 1. ปกรายงาน 2. คำนำ 3. สารบัญ 4. บทที่ 1 5. บทที่ 2 6. บทที่ 3 ในการพิมพ์ก็พิมพ์แยกเป็นส่วนละไฟล์ ปกรายงานก็ไฟล์หนึ่ง คำนำก็ไฟล์หนึ่ง ไม่ควรพิมพ์อยู่ด้วย กันทั้งหมด เพราะจะทำให้เกิดความยุ่งยากในการจัดการกับหน้า

4. ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเกี่ยวกับกระดาษ ขอบกระดาษ • เป็นการกำหนดขนาดของกระดาษที่จะใช้ เช่น ขนาด A4 และกำหนดขอบกระดาษ ต้องการให้ ข้อความอยู่ห่างจากขอบ บน ล่าง ซ้าย ขวา เท่าไร 1. เริ่มต้นสร้างงานใหม่ 2. คลิก Page Layout 3. คลิก Page Setup 4. ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมาให้คลิกเลือกขนาดของกระดาษและกำหนดขอบกระดาษตาม ต้องการ  5. คลิกปุ่ม OK เพื่อออกจากกรอบข้อความนี้ 6. เสร็จแล้วก็บันทึกไฟล์เก็บไว้ และจัดการก็อปปี้แยกเป็นไฟล์ต่างๆ เช่น คำนำ ปก ฯลฯ ด้วยคำสั่ง Office Button>>Save As... 7. เสร็จขั้นตอนนี้ก็จะได้ไฟล์ต่างๆ 6 ไฟล์ด้วยกัน

6. ขั้นตอนที่ 2 เริ่มต้นพิมพ์เอกสาร • การพิมพ์ข้อความจำนวนมาก เช่น การพิมพ์รายงาน หนังสือ มุมมองแบบ Outline View จะช่วย ให้เห็นภาพโดยรวมของเอกสารได้ชัดเจนมากขึ้น  1. ก่อนจะพิมพ์ก็เลือกการแสดงหน้าแบบ Outline View 2. แยกหมวดหมู่ของหัวข้อและพิมพ์หัวข้อต่างๆ ลงไปก่อน 3. คลิกด้านหลังหัวข้อ เช่น บทที่ 1 ... แล้วกด Enter ขึ้นบรรทัดใหม่ 4. คลิกปุ่ม Demote to body text 5. พิมพ์เนื้อหาย่อยของบทนั้นๆ ลงไป

8. 6. ปุ่ม - สำหรับซ่อนข้อความ โดยคลิกเลือกหัวข้อหรือข้อความก่อน แล้วคลิกปุ่ม -7. ปุ่ม + สำหรับแสดงข้อความในหัว

9. รายละเอียดเกี่ยวกับปุ่มต่างๆรายละเอียดเกี่ยวกับปุ่มต่างๆ • 1. Promote to Heading กำหนดให้บรรทัดที่คลิกเลือกเป็นหัวข้อหลักเช่น บทที่ 1, บทที่ 22. Promote กำหนดให้หัวข้อที่คลิกเลือก เป็นหัวข้อรอง เช่น โปรแกรมช่วยในการพิมพ์เอกสาร3. Demote กำหนดให้หัวข้อที่คลิกเลือกเป็นหัวข้อย่อยไปอีกระดับ แต่จากตัวอย่าง หัวข้อมีแค่ 2 ระดับเท่านั้น หัวข้อเหล่านี้จะถูกนำไปสร้างสารบัญ- บทที่ 1, บทที่ 2... เป็นหัวข้อระดับที่ 1 (Heading 1)- หัวข้อย่อย เช่น ลักษณะการพิมพ์เอกสารหรือโปรแกรมช่วยในการพิมพ์เอกสาร เป็นหัวข้อระดับ ที่ 2 (Heading 2) 4. Demote to Body Text กำหนดให้ข้อความบรรทัดที่ได้คลิกเลือก เป็นส่วนเนื้อความปกติ (Body Text) เช่น โปรแกรมประเภทนี้มีให้เลือกมากมาย แต่ที่ได้รับความนิยม มากที่สุด... ส่วนนี้ เรียกว่า Body Text เป็นเนื้อหาที่จะไม่นำไปสร้างสารบัญ

11. 5. ผลงานที่ได้เมื่อดูในมุมมองปกติ

12. ขั้นตอนที่ 3 สร้าง Header & Footer • ในหนังสือหรือรายงานก็จะมีส่วนหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษที่แสดงทุกหน้า ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะ เป็นชื่อหนังสือ ชื่อบทที่หรือเลขหน้า1. Header หรือส่วนหัวกระดาษจะอยู่ด้านบน2. Footer หรือส่วนท้ายกระดาษจะอยู่ด้านล่าง

13. ขั้นตอนที่ 3 สร้าง Header & Footer (ต่อ)

14. วิธีสร้างส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษวิธีสร้างส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ • 1. เปิดไฟล์เอกสารที่จะแทรก ส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ2. คลิก Insert3. คลิก Header ในที่นี้ต้องการสร้างส่วนหัวกระดาษ4. คลิกเลือกแบบ Blank5. คลิกที่ Type Text แล้วพิมพ์ข้อความลงไป เช่น คู่มือใช้งาน CorelDRAWหน้าที่

16. วิธีสร้างส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษวิธีสร้างส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ • 6. คลิก Page Number>>Current Position7. คลิกเลือกแบบแรก8. จะปรากฏเลข 1 เพิ่มเข้ามา ห้ามพิมพ์เลขหน้าเข้าไปเองเด็ดขาด ต้องแทรกด้วยวิธีนี้9. อาจแทรกภาพเข้ามาด้วยก็ได้ เช่น แทรกภาพจาก Clip Art10. เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Close Header and Footer ปิดการใช้งาน

18. การปรับแต่งเลขหน้า หนังสือ หรือรายงาน บางบท เลขหน้าขึ้นต้นด้วยหน้าอื่น เช่น หน้า 7 ก็สามารถปรับแต่งแก้ไขได้1. คลิก Page Number>>Format Page Number...2. ในส่วน Start at คลิกและพิมพ์หน้า 73. คลิก OK

20. การแก้ไขส่วนหัวหรือส่วนท้ายกระดาษ1. คลิก Header2. คลิก Edit Header เพื่อแก้ไข3. คลิก Remove Header ถ้าต้องการลบ

21. ขั้นตอนที่ 4 การสร้างสารบัญ 1. คลิก References2. คลิก Table of Contents3. คลิก Insert Table of Contents4. คลิก Options5. คลิกติ๊กถูกสไตล์ที่ต้องการนำไปทำสารบัญ6. คลิกปุ่ม OK

23. 7. สารบัญจะถูกแทรกเข้ามาในหน้าแรก8. การลบสารบัญ ให้สร้างแถบสีส่วนที่เป็นหน้าสารบัญ แล้วกดปุ่ม Delete

24. ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบปกหนังสือ เป็นตัวอย่างการออกแบบปกหนังสืออย่างง่ายๆ จะใช้อักษรศิลป์และกรอบข้อความวางภาพและ ข้อความ เพื่อความสะดวกในการจัดตำแหน่ง 1. พิมพ์คำว่า “คู่มือ” แล้วกดปุ่ม Enter ลงบรรทัดใหม่ 2. แทรก WordArt จัดตำแหน่งไว้ตรงกลาง และด้านขวามือ 3. วาดกรอบข้อความด้วย Text Box 2 กรอบ วางภาพและพิมพ์ข้อความลงไป

26. 4. หรืออาจใช้หน้าปกสำเร็จรูปที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ โดยคลิก Cover Page5. คลิกเลือกแบบที่ต้องการ6. คลิกและพิมพ์ข้อความใหม่ลงไป

27. ขั้นตอนที่ 6 ตรวจสอบความเรียบร้อยของรายงาน ในการตรวจสอบก็มีส่วนที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษก็คือ เลขหน้าว่าถูกต้องหรือไม่ ให้ตรวจสอบโดย  1. คลิก Office Button>>Print>>Print Preview  2. คลิก Zoom แล้วคลิกเมาส์ที่ส่วนหัวหรือท้ายกระดาษเพื่อซูมเข้าไปดูใกล้ๆ หรือ ซูมออก ตรวจ ความเรียบร้อย หากยังมีข้อผิดพลาด  3. คลิกปุ่ม Close ออกจาก Print Preview

29. พิมพ์จดหมายและซองจดหมายด้วย Word 2007

30. บทความแสดงตัวอย่างการพิมพ์จดหมายและพิมพ์ที่อยู่ลงบนซองจดหมายด้วยโปรแกรม Word 2007 • ขั้นตอนที่ 1 การพิมพ์จดหมายในการพิมพ์จดหมาย อาจใช้แม่แบบจดหมายสำเร็จรูป ซึ่งเป็นตัวอย่างจดหมายลักษณะต่างๆ เพียง แค่ดัดแปลงแก้ไขนิดๆ หน่อยๆ เท่านั้น หรืออาจจะใช้การพิมพ์ด้วยตน เองไม่ต้องใช้แม่แบบก็ได้ ซึ่งเรา สามารถนำภาพหรือเครื่องหมายการค้าเข้ามาประกอบในจดหมายได้ อาจจะเป็นโลโก้ของบริษัท สำหรับ จดหมายที่ค่อนข้างเป็นทางการ หรือแทรกภาพ ตัวการ์ตูน หากเป็นการส่งจดหมายให้เพื่อนหรือจดหมาย ส่วนตัวเป็นกันเอง

31. วิธีสร้าง1. กำหนดเกี่ยวกับตัวหนังสือและขนาดของกระดาษที่จะพิมพ์ให้เรียบร้อย2. ให้พิมพ์จดหมายลากิจดังนี้ พิมพ์โดยยังไม่ต้องจัดการกับข้อความ ปล่อยให้อยู่ชิดซ้ายไปอย่าง นั้นก่อน ยกเว้นบรรทัดที่ต้องย่อหน้า เช่น “เนื่องด้วย...” และ “จึงเรียน...” ให้กดปุ่ม Tab เพื่อวรรคไปทาง ซ้ายก่อน แล้วจึงพิมพ์ข้อความลงไป

32. 555 ถ.เพชรบุรี แขวงพญาไทเขตราชเทวี กรุงเทพ10400วันที่ 3 มีนาคม 2551เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคลเนื่องด้วยข้าพเจ้าต้องเดินทางออกต่างจังหวัด เพื่อไปเยี่ยมญาติ ซึ่งไม่สบาย เนื่องจากประสบ อุบัติเหต รถชนเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ที่ผ่านมา ทำให้ไม่สามารถที่จะมาทำ งานตามปกติได้ ข้าพเจ้าจึง ขอลาหยุดพักการทำงานเป็นเวลา 2 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 ถึงวันที่ 2 มีนาคม 2551 เมื่อครบ กำหนดแล้วข้าพเจ้าจะมาทำงานตาม ปกติจึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ด้วยความเคารพอย่างสูงสายชล สายธารินทร์

33. 3. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้ว ก็จัดการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ก่อน การ Save หรือการบันทึกนั้นไม่จำเป็น ต้องพิมพ์งานให้เสร็จทั้งหมด อาจจะพิมพ์ได้เพียงครึ่งหน้า ก็บันทึกไว้ก่อน ก็ได้หากไฟดับขึ้นมาจะได้ไม่ เสียเวลาพิมพ์ใหม่ทั้งหมด 4. จัดการกับข้อความให้เรียบร้อย ในส่วนที่อยู่ให้จัดให้อยู่ชิดขอบด้านขวา โดยคลิกข้างหน้า “555 ถ. เพชรบุรี” (ถ้าคลิกแล้วปรากฏว่าดำทั้งบรรทัดก็ให้ลองคลิกใหม่ ให้ ตัวกะพริบอยู่ข้างหน้า 555)  5. แล้วกดปุ่ม Tab ช้าๆ จนกว่าข้อความจะเลื่อนไปอยู่ด้านขวามือ  6. สำหรับข้อความ “เขตราชเทวี กรุงเทพ” และ “10400” ก็จัดคล้ายๆ กัน และให้อยู่ในแนวเดียวกัน 7. วันที่ จัดให้อยู่ตรงกลางกระดาษ 8. สำหรับคำลงท้าย “ด้วยความเคารพอย่างสูง” และ “สายชล สายธารินทร์” ก็จัดคล้ายๆ กับการจัดที่อยู่

34. 555 ถ.เพชรบุรี แขวงพญาไทเขตราชเทวี กรุงเทพ10400 วันที่ 3 มีนาคม 2551 เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล เนื่องด้วยข้าพเจ้าต้องเดินทางออกต่างจังหวัด เพื่อไปเยี่ยมญาติ ซึ่งไม่สบาย เนื่องจากประสบ อุบัติเหตุ รถชนเมื่อวันที่ 24 กุมภาพันธ์ที่ผ่านมา ทำให้ไม่สามารถที่จะมาทำ งานตามปกติได้ ข้าพเจ้า จึงขอลาหยุดพักการทำงานเป็นเวลา 2 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2551 ถึงวันที่ 2 มีนาคม 2551 เมื่อครบ กำหนดแล้วข้าพเจ้าจะมาทำงานตาม ปกติจึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ด้วยความเคารพอย่างสูง สายชล สายธารินทร์ 9. คลิกปุ่ม Save อีกครั้งเพื่อบันทึกข้อมูล เมื่อมีการแก้ไขใด ๆ ก็จะต้องบันทึกอีกครั้งหนึ่ง

35. ขั้นตอนที่ 2 การพิมพ์ซองจดหมาย 1. คลิกที่ Mailings  2. คลิก Envelopes  3. กรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมา ในส่วน Delivery Address ให้พิมพ์ชื่อผู้รับ และส่วน Return Address ให้พิมพ์ชื่อผู้ส่ง ดังตัวอย่าง 4. คลิกที่ปุ่ม Options เพื่อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับซองจดหมายและลักษณะการพิมพ์ 5. ในส่วน Envelope Options ให้เลือกขนาดซองจดหมาย (Envelope Size)  6. ในส่วน Delivery Address และ Return Address ให้คลิกปุ่ม Fonts ขนาดของตัวหนังสือ ที่จะพิมพ์ลงบนซอง (เกี่ยวกับตัวหนังสือ ขนาด แบบ สี สามารถเปลี่ยนภายหลัง ได้)

37. 7. คลิกในส่วน Printing Options เพื่อเลือกลักษณะการใส่ซองจดหมายลงในเครื่องพิมพ์ ส่วนจะ เลือกแบบใด ให้พิจารณาเครื่องพิมพ์ที่คุณใช้งาน เครื่องพิมพ์บางยี่ห้อจะ มีตำแหน่งสำหรับใส่ซองจดหมาย โดยเฉพาะ  8. สำหรับลักษณะการใส่ซองที่แนะนำให้เลือก อาจเลือกแบบที่ 1, 4 หรือ 6 เพราะลักษณะการ ใส่ซองจดหมาย จะชิดขอบซ้ายหรือขวาจะช่วยให้การพิมพ์ทำได้ง่ายกว่า แบบอื่น ๆ  9. เมื่อเลือกครบตามต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK เพื่อปิดกรอบข้อความนี้และกลับไปหน้าจอ ก่อนหน้านี้  10. หลังจากคลิกปุ่ม OK แล้วก็กลับมาอยู่ที่หน้าจอเดิมที่พิมพ์ชื่อผู้รับผู้ส่ง ถ้าต้องการพิมพ์เดี๋ยวนั้น ก็เตรียมเครื่องพิมพ์ และใส่ซองจดหมายให้เรียบร้อย แล้วคลิกที่ปุ่ม Print  11. ในที่นี้ให้คลิกปุ่ม Add to Document ไว้พิมพ์ภายหลัง  12. จะปรากฏกรอบข้อความ ถามว่าต้องการบันทึกชื่อที่อยู่ของผู้ส่งไว้หรือไม่ ให้คลิก Yes

39. 13. เมื่อคลิกปุ่ม Add to Document แล้วให้ลดการซูมหน้าจอไว้ 23% ก็จะเห็นซองจดหมายและ ตัวจดหมายดังรูป 14. ที่ตัวซองจดหมาย ยังสามารถแก้ไขข้อความได้ เช่น เปลี่ยนสี แบบของตัวหนังสือ นำภาพเข้า มาวางบนซองจดกมาย 15. การลบซองจดหมาย ให้สร้างแถบดำที่ข้อความทั้งหมดบนซอง แล้วกดปุ่ม Delete

41. การพิมพ์จดหมายเวียนด้วย Word 2007

42. จดหมายเวียนเป็นจดหมายที่มีเนื้อความเหมือนกันอาจจะเป็นจดหมายเชิญชวน แต่ส่งให้คนรับ หลายคน โดยจะสร้างจดหมายแค่ฉบับเดียวเท่านั้น แต่โปรแกรมนี้สามารถ ช่วยสร้างตัวจดหมายให้พอดีกับ จำนวนคนที่ต้องการได้ ช่วยประหยัดเวลา ไม่ต้องพิมพ์จดหมายส่งให้ผู้รับทุกคน

43. ขั้นตอนที่ 1 พิมพ์ข้อมูล ชื่อ-ที่อยู่ ของผู้รับพิมพ์ข้อมูล ชื่อ-ที่อยู่ ของผู้รับก่อน 1. เริ่มต้นสร้างงานใหม่ให้แทรกตารางเข้ามา โดยคลิก Table 2. คลิก Insert Table  3. ในกรอบข้อความที่ปรากฏขึ้นมา ให้พิมพ์จำนวนคอลัมน์เท่ากับ 5 จำนวนแถวเท่ากับ 5 (Numbers of Columus = 5, Numbers of Rows = 5) แล้วคลิกปุ่ม OK 4. จำนวนแถวขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้รับว่ามีกี่คน เช่น ถ้ามีผู้รับ 10 คน ให้พิมพ์จำนวนแถวเท่ากับ 11 (จำนวนแถวต้องมากกว่าผู้รับ 1 คนเพราะแถวที่ 1 เป็นหัวข้อ) 5. ป้อนข้อมูลลงไปในตารางตามตัวอย่าง ในช่อง ที่อยู่1, ที่อยู่2, ที่อยู่3 และ ที่อยู่4 นั้นให้แบ่ง ที่อยู่แล้วพิมพ์เข้าไปตามความเหมาะสม บางช่องอาจจะไม่ต้องพิมพ์หากที่ อยู่ค่อนข้างสั้น

45. 6. เมื่อป้อนเสร็จแล้ว ให้บันทึกไว้โดยตั้งชื่อว่า customer address ไฟล์นี้จะเก็บชื่อที่อยู่ผู้รับ

46. ขั้นตอนที่ 2 สร้างตัวจดหมาย 1. สร้างจดหมาย โดยคลิก Office Button>>New แล้วพิมพ์จดหมายดังนี้

47. ขั้นตอนที่ 3สร้างจดหมายเวียน1. คลิก Mailings 2. คลิก Start Mail Merge 3. คลิก Letters4. คลิก Select Recipients5. คลิก Use Existing List6. คลิกเลือกไฟล์ customer address ที่ได้พิมพ์ชื่อที่อยู่ผู้รับเก็บไว้7. คลิก Open

49. 8. คลิกหลังคำว่า เรียนคุณ9. คลิก Insert Merge Field แล้วคลิกชื่อผู้รับ

50. 10. คลิก Preview ดูผลงาน11. ตำแหน่ง หลังคำว่า เรียนคุณ จะปรากฏชื่อผู้รับ เช่น เรียนคุณ สมชาย พิทยา12. คลิกเลื่อนดูข้อมูลที่เหลือได้13. เสร็จแล้วคลิก Preview Results อีกครั้ง เพื่อกลับหน้าจอแก้ไขจดหมาย