premieR faktury přijaté a dodavatelé

1. premieR faktury přijaté a dodavatelé Ing. Jitka Zborková, Ph.D. Účetní informační systém cvičení 3

2. AGENDA CVIČENÍ • evidence dodavatelů a jejich kontrola ve veřejných rejstřících, • evidence a zaúčtování faktur přijatých, • evidence drobného majetku, • kontrola zůstatku účtu 321 – Závazky za dodavateli;

3. MODUL DODAVATELÉ Modul dodavatelé se skládá ze čtyř základních oblastí: • Dodavatelé: evidence dodavatelů, kontrola ve veřejných rejstřících, přehledy související s vybraným dodavatelem (salda, …) • Evidence / Platby: evidence a zaúčtování faktur přijatých, evidence záloh, vystavení příkazů k úhradě (platby dodavatelům) • Přehledy: jedná se o analytickou evidenci, kniha závazků, přehledy závazků dle vybraných kritérií (např. splatnost,…) • Pomůcky: tvorba šablon pro účtování opakujících se faktur,

4. evidence DODAVATELe a kontrola ve veřejných rejstřících

5. EVIDENCE DODAVATELE V modulu dodavatelé zvolte adresář partnerů, kde zaevidujeme a provedeme kontrolu dodavatelů (obchodních partnerů).

6. EVIDENCE DODAVATELE Otevře se seznam obchodních partnerů, kde zadáváme veškeré potřebné údaje o dodavateli. Seznam má více záložek pro doplňkové informace. Pro zadání nového dodavatele zvolte v dolní nabídce NOVÁ.

7. EVIDENCE DODAVATELE Při zadávání dodavatele můžeme zvolit mezi: • ručním zadáním (přednastaveno), • načtením dat z obchodního rejstříku, Zvolíme možnost 2 – CZ – Načíst z internetu dle zadaného IC (pozn.: pro využití této možnosti je nutné znát skutečné IC dodavatele a mít připojení na internet  )

8. EVIDENCE DODAVATELE Jakmile zadáme požadované IC, systém začne partnera automaticky vyhledávat v obchodním rejstříku. V současnosti platí, že plátci DPH mají povinnost zveřejnit své bankovní účty a pouze na ně jim zákazníci mohou odesílat své platby. V případě, že partner má více zveřejněných bú, systém je nalezne a dotáže se, na který budeme primárně hradit. Zvolíme účet, který je na faktuře.

9. EVIDENCE DODAVATELE Systém dle zadaného IC provede načtení dodavatele, nyní je třeba zkontrolovat soulad údajů s fakturou a odstranit případné nesrovnalosti.

10. KONTROLA VE VEŘEJNÝCH REJSTŘÍCÍCH Systém umožňuje ověření dodavatele ve veřejně přístupných rejstřících, proveďte: ověření solventnosti – zvolte jako zdroj insolvenční a obchodní rejstřík – potvrďte OK; V případě, že narazíte na nesolventního partnera, fakturu vraťte dodavateli a neúčtujte ji 

11. KONTROLA VE VEŘEJNÝCH REJSTŘÍCÍCH Ve spodní části obrazovky po provedení kontroly zvolte: Solventnost neověřena – aktualizovat. Premier uvede aktuální údaje pro daného partnera. Při zadávání dokladu se vždy tato informace zobrazuje (lze vypnout) a automaticky se aktualizuje – premier má přednastavenou novou kontrolu vždy po 3 dnech (lze změnit).

12. KONTROLA VE VEŘEJNÝCH REJSTŘÍCÍCH Dále ověřte DIČ, zda je platné a existuje – nabídka ověřit DIČ, potvrďte OK 

13. ULOŽENÍ DODAVATELE V případě, že obchodní partner je solventní, údaje z obchodního rejstříku souhlasí s fakturou a má platné DIČ, proveďte jeho uložení pomocí uložit. Pozn.: Premier má jeden seznam obchodních partnerů, podle toho, zda jste v modulu dodavatelé či odběratelé, zakládáte dodavatele či odběratele – je patrné nahoře!

14. ÚKOL PRO VÁS  Zaevidujte své ostatní dodavatele, proveďte: • kontrolu údajů na faktuře s obchodním rejstříkem, • kontrolu solventnosti, • kontrolu platnosti DIC; Poté opusťte adresář partnerů 

15. evidence a zaúčtování faktur

16. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Nyní provedeme vlastní evidenci a zaúčtování faktur a to pomocí nabídky faktury, závazky.

17. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Premiernás vyzve k volbě dokladové řady, ve které chceme pracovat. Z našeho nastavení by se měla zobrazit pouze jedna dokladová řada se zkratkou FAP.Účetním obdobím je rok 2014. (dle nastavení v druhém cvičení). Premier umožňuje několik způsobů zobrazení dokladu (faktury) – nejpřehlednější je zobrazení DOKLAD. Zvolte dokladovou řadu FAP kliknutím myši 

18. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Pro zadání nové faktury přijaté zvolte nabídku NOVÁ. Premier umožňuje více způsobů jak vytvořit fakturu (na základě předchozích dokladů, tvorbou opravného dokladu, pomocí šablony, …) My zvolíme možnost vytvořit fakturu ručně.

19. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Premier přiřadí dle našeho nastavení faktuře automaticky číslo. Faktura se zadává ve dvou krocích: • hlavička – zde jsme nyní: • výběr dodavatele, • variabilní symbol, • datum uskutečnění, splatnosti, vystavení, • forma úhrady, • položky dokladu – jedná se o další krok, kde zadáváme text, předmět fakturace, částku a předkontaci; Jakmile doklad uložíte, nelze jej dále editovat. Uložení proveďte až po kompletním zadání! (včetně položek)!!!

20. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Do zkratky uveďte část názvu dodavatele, systém je vyhledá z adresáře – potvrďte jej ENTER a systém je vyplní. Jakmile doklad uložíte, nelze jej dále editovat. Uložení proveďte až po kompletním zadání! (včetně položek)!!!

21. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Dále zadejte: • variabilní symbol, • datum uskutečnění, vystavení a splatnosti, • formu úhrady. Jakmile doklad uložíte, nelze jej dále editovat. Uložení proveďte až po kompletním zadání! (včetně položek)!!!

22. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Nyní je plně vyplněna hlavička: • informace o dodavateli • variabilní symbol, • data, • forma úhrady. Nyní provedeme zápis položek – předmět, cenu, předkontaci. zvolte POLOŽKY DOKLADU, pozn.: nyní doklad neukládejte!!! Jakmile doklad uložíte, nelze jej dále editovat. Uložení proveďte až po kompletním zadání! (včetně položek)!!!

23. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Premiernám automaticky nabídne tabulku pro zápis první položky. Vždy zapisujeme účtování na straně MD, neboť na straně DAL se bez ohledu na fakturu a předmět plnění vždy jedná o 321 – Závazky za dodavateli. V tabulce zadáme tyto údaje: • text = předmět plnění, • částka bez DPH = ZD, • účet MD = předkontace (automaticky se nabízí účet 501, neboť se jedná o často používaný účet), • kód DPH = DPH vstup / výstup / osvobozeno / neplátce a sazba, • DPH a cena celkem se automaticky dopočítá

24. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Při zadání části účtu, Premier zobrazí účtový rozvrh a nabídne účty, které vyhovují zadání. Pro daný kód DPH Premier automaticky spočte částku daně a cenu celkem. Pozn.: kód DPH = každý kód DPH určuje, zda se jedná o plnění na vstupu či výstupu, jaká je sazba, zda je osvobozené či od neplátce, zda je z tuzemska či zahraničí… Pomocí kódů DPH Premier umí automaticky generovat daňové přiznání k DPH.

25. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Takto by měl vypadat první řádek faktury, právní poradenství. Jakmile je řádek zadán, zvolte uložit.

26. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Premier převede zápis do tabulky, ze které je patrné: • částka – základ daně, • účet – předkontace, • DPH – sazba a kód (slouží pro převedení DPH na správný řádek daňového přiznání) Spodní nabídka umožňuje v případě potřeby daný řádek zkopírovat, změnit či smazat. Následně zvolte PŘIDAT pro zápis další položky.

27. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Do nové položky uveďte: • text = sepsání společenské smlouvy, • částka bez DPH = 5.000Kč, • účet MD = 518100, • kód DPH = tuzemské plnění – sazba 21%, • systém dopočte DPH = 1.050Kč • celkem s DPH = 6.050Kč auložte 

28. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Po zadání všech položek je třeba provést kontrolu faktury: • ve spodní části je zobrazena celková částka k úhradě, • v horní části je zobrazena částka faktury v členění základ a daň včetně sazeb, • na stranu DAL se automaticky doplní účet 321100 (dle zvolené dokladové řady FAP), pokud se zde účet neobjeví, musíte jej zadat ručně!!! bez toho nelze fakturu zaúčtovat!

29. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR V případě, že všechny položky jsou správně zadány (částka, účet) a vše souhlasí, je třeba se vrátit do hlavičky faktury a provést uložení. Vrátit se můžeme: • pomocí funkční klávesy F6, • pomocí klávesy Esc(ovšem při dvojím zmáčknutí, se bude systém domnívat, že fakturu chcete smazat, pokud to potvrdíte ENTEREM, bude faktura vymazána!) • pomocí kliknutí myší na červenou šipku.

30. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Jakmile provedeme uložení faktury, zmizí hlášení, nezaúčtováno, pouze evidováno  Nyní můžeme pokračovat: • zaúčtovat další faktury pomocí nabídky NOVA, • zkopírovat fakturu (pokud máme od stejného zákazníka obdobnou druhou fakturu), • provést změnu faktury, • smazat fakturu,

31. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Pozn: Jak vyřešit, když se nám faktura nezaúčtuje, pouze se zaeviduje? viz. následující slides…

32. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Nejčastější chybou bývá, že není zadán účet (buď vůbec, nebo je zadán účet, který neexistuje v účtovém rozvrhu). V tomto případě při ukládání systém zahlásí, že chybí předkontace a proto bude doklad uložen pouze v operativní evidenci. Po uložení je nahoře hláška, že doklad je pouze evidován, není zaúčtován.

33. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR V tomto případě, je třeba provést opravu  Nejprve zvolte nabídku ZMĚNIT (jinak nelze doklad upravovat). Poté je třeba se vrátit na POLOŽKY DOKLADU A ZJISTIT, KDE JE CHYBĚJÍCÍ ČI NEEXISTUJÍCÍ ÚČET A TEN DOPLNIT  V našem případě, chybí účet na straně DAL, je třeba doplnit 321100 

34. EVIDENCE A ZAÚČTOVÁNÍ FAKTUR Nyní zaúčtujeme fakturu od společnosti WEDOS a fakturu od společnosti Vodafone. Dále máte uvedeno, jak by měla vypadat hlavička i položky faktury.

35. FAKTURA PŘIJATÁ WEDOS - HLAVIČKA

36. FAKTURA PŘIJATÁ WEDOS – POLOŽKY V případě, že je potřeba položku zaúčtovat na více účtů (např. z důvodu časového rozlišení  ), musíte jí zadat na tolik řádků, kolik potřebujete účtů…. Společnost VIKTORKA časově rozlišuje s přesností na MESÍCE 

37. FAKTURA PŘIJATÁ VODAFONE - HLAVIČKA

38. FAKTURA PŘIJATÁ VODAFONE – POLOŽKY V případě, že je potřeba položku zaúčtovat na více účtů (např. z důvodu různé předkontace či odlišných sazeb DPH  ), musíte fakturu zadat na tolik řádků, kolik potřebujete účtů či sazeb DPH…

39. ÚKOL PRO VÁS  Zaúčtujte své faktury přijaté  nejlépe hned napoprvé správně 

40. EVIDENCE DROBNÉHO NEODEPISOVANÉHO MAJETKU

41. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE Poté co jsou zaevidovány a zaúčtovány faktury, je třeba, aby si účetní jednotka uvědomila, zda není potřeba provést evidenci vybraného majetku, a to v souladu s vnitřní směrnicí. Viktorka eviduje majetek následovně: • za dlouhodobý majetek je považován majetek, jehož hodnota v případě hmotného majetku převýší 40.000Kč, v případě nehmotného majetku 60.000Kč; • dlouhodobý drobný majetek, jehož hodnota převýší 10.000Kč, ale je nižší než 40.000Kč, podléhá evidenci a je odepisován rovnoměrně po dobu dvou let; • majetek, jehož hodnota je nižší než 10.000Kč, ale převyšuje 1.000Kč je účtován rovnou do nákladů, ale podléhá evidenci = v našem případě položka SAMSUNG GALAXY  • dlouhodobý majetek hodnoty nižší než 1.000Kč je účtován rovnou do nákladů bez další evidence;

42. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE SAMSUNG GALAXY – cena 4.500Kč Dle vnitřní směrnice společnosti VIKTORKA, je majetek, jehož hodnota nepřevýší 10.000Kč účtován rovnou do nákladů, což znamená: • 501 Spotřeba materiálu v případě hmotného majetku, • 518 Ostatní služby v případě nehmotného majetku. Dle směrnice tedy není tento majetek odepisován. Pokud však jeho hodnota přesahuje 1.000Kč, podléhá evidenci – informace o majetku (pořízení, částka, umístění, příslušenství, opravy a údržba, …)

43. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE V našem případě je potřeba provést evidenci položky telefon SAMSUNG GALAXY, z toho důvodu zvolíme modul EVIDENCE, nabídka DROBNÝ HMOTNÝ MAJETEK NEODEPISOVANÝ.

44. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE Zvolíme nabídku NOVÁ Na kartě zadáme známe informace o majetku do jednotlivých záložek.

45. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE • Na záložce základní údaje uvedeme: • popis = SAMSUNG GALAXY, • datum pořízení = dle FAP, 7.12 • datum zařazení = dle FAP, 7.12 • účetní vstupní cena = dle FAP, 4500 • počet kusů = dle FAP, 1x • Na záložce příslušenství, údržba – záznamy, poznámky, je třeba doplnit související údaje. V našem případě je nyní nebudeme vyplňovat.

46. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE Na záložce obrázek vložte obrázek Vašeho telefonu – dle Vašeho uvážení  Pozn.: je nutné obrázek najít na internetu, stáhnout si jej a uložit do složky premier – obrázky (při rozkliknutí se Vám zobrazí).

47. DROBNÝ MAJETEK A JEHO EVIDENCE Po zadání všech informací kartu uložte – ULOŽIT. Po uložení systém vytvoří kartu majetku, která se objeví jako řádek tabulky.

48. ÚKOL PRO VÁS  Proveďte evidenci svého drobného majetku – mimo telefonu, nezapomeňte na hlídacího psa „ALÍKA“ – jméno a rasu zvolte dle svého uvážení 

49. kontrola účtu 321 – závazky za dodavateli

50. 321 – ZÁVAZKY ZA DODAVATELI Na závěr proveďte kontrolu zůstatků na účtu 321 – Závazky za dodavateli, na který dnes bylo primárně účtováno. Je třeba ověřit stav na syntetickém účtu a porovnat jej s analytickou evidencí.