第 1 章数据整理

第1章数据整理

1.1 Excel中的数据整理工具 1. 数据排序 Excel可以根据用户的要求对数据清单的行或列数据进行排序。排序时，Excel 将利用指定的排序顺序重新排列行、列或各单元格，从而使现象的规则性更加简洁地表现出来。

2. 频数分布函数 频数分布函数是Excel 的一个工作表函数，是编制次数分布的主要工具，通过频数分布函数，可以对数据进行分组与归类，从而使数据的分布形态更加清楚地表现出来。 3. 数据透视表数据透视表是一种交互式工作表，用于对已有数据清单、表和数据库中的数据进行汇总和分析的一种工具，这可用于单向表，双向表的制作，能够非常容易地展现数据的分布状况。

4. 统计图 Excel可以绘制许多图表，其中大部分是统计图，可用于数据的整理与分析，能够直观形象地描述现象的数量规律性。 5. 直方图分析工具直方图分析工具是Excel分析工具的一种，它在给定工作表中数据单元格区域和接收区间的情况下，计算数据的个别和累积频率，用于统计有限集合中某个数值元素的出现次数。

1.2 数据排序与分组

1.2.1 利用Excel进行数据排序 例某集团公司欲在某地区投资于医疗卫生事业，为了减少风险，获得利润，该集团企划部门决定先了解一下市场潜力。企划部王经理随机访问了该地区几家医院中就医的36名患者，询问其等候看病的时间，根据这些数据，王经理会得到什么信息呢？

对数据进行排序 ①打开 “第1章数据整理.xls” 工作簿，选定“等候时间”工作表。 ②利用鼠标选定单元格 A1:B37区域。

③在菜单中选择“数据”中的“排序”选项，则弹出排序对话框。

④在排序对话框窗口中，选择“主要关键字”列表④在排序对话框窗口中，选择“主要关键字”列表中的“等候时间”作为排序关键字，并选择按“递增” 排序。由于所选取数据中已经包含标题，所以在 “当前数据清单”中选择 “有标题行”，然后单击 “确定”按钮，即可得到排序的结果如图所示。

从数据排序结果可以看出，数据按等候时间从1分钟到55分钟的递增顺序排列，从而提供了患者等候时间的变动范围。从数据排序结果可以看出，数据按等候时间从1分钟到55分钟的递增顺序排列，从而提供了患者等候时间的变动范围。 • “排序”功能不能对总体的分布状况进行描述。 • 如果想知道每个时间段上有多少个患者等待，可利用Excel中的“分类汇总”功能完成这个任务。 • 分类汇总不需要建立数学公式，只需在“数据”菜单中选择“分类汇总”选项，Excel便会自动地创建公式，生成自动分级显示的数据清单。 • 但要注意在分类汇总前需要先对数据进行排序。

在数据清单中使用分类汇总的方法如下： 先选择需要分类汇总的数据区域A1：B37，然后选择“数据”菜单中的“分类汇总”选项，则打开“分类汇总”对话框如图所示。上一页下一页返回本节首页

在“分类字段”的下拉式列表中选择要进行分类的列标题，在“分类字段”的下拉式列表中选择要进行分类的列标题，在“汇总方式”的下拉式列表中选择进行汇总的方式，本例中选择按 “等候时间”进行分类，选择按“计数”进行汇总，单击“确定”按钮，便得到分类汇总的结果如图所示。上一页下一页返回本节首页

在对数据进行了分类汇总之后，可以观察到等候时间为1分钟的人次为1，等候时间为3分钟的人次为2等等。在对数据进行了分类汇总之后，可以观察到等候时间为1分钟的人次为1，等候时间为3分钟的人次为2等等。尽管分类汇总可以给出各个数值所出现的次数，但从这些次数中还是无法得出其数据分布的规律性。这是因为没有将数值相近的数据进行合并，因而不能理想地抽象概括现象的数量特征。上一页下一页返回本节首页

常用函数 • 财务函数 • 日期与时间函数 • 数学和三角函数 • 统计函数 • 查找与引用函数 • 数据库函数 • 文本函数 • 逻辑函数 • 信息函数 • 工程函数统计函数模块中有76个统计函数，这些函数覆盖了统计基本理论与分析方法。频数分布函数是其中的一个。 1.2.2 利用Excel频数分布函数进行分组

频数分布函数（FEQUENCY） 可以对一列垂直数组返回某个区域中数据的频数分布。频数分布函数（FEQUENCY）的语法形式为: FREQUENCY(data_array,bins_array) 其中：Data_array为用来编制频数分布的数据，Bins_array为频数或次数的接收区间。

建立频数分布的步骤如下： • 先对数据进行排序，以了解全部数据的变动范围； • 选择全部数据的分组组数； • 确定分组的组限， • 最后对各组数值所出现的频数进行计数。

①打开“第1章.xls”工作簿，选择“等候时间”工作表。①打开“第1章.xls”工作簿，选择“等候时间”工作表。 ②在单元格C2中输入“分组”，在单元格D2中输入“频数”。 ③在C3：C8区域中依次输入10，20，30，40，50，60，作为频数接受区域，它们分别表明等候时间在10分钟以下的人数，等候时间在10 分钟以上，20 分钟以下的人数等。 ④选定D3：D8区域，在 “插入”菜单中单击“函数” 选项，打开“粘贴函数”对话框如图所示。

⑤在“函数分类”列表中选择“统计”，在“函数名”列表中选择“FREQUENCY”，单击“确定”按钮，Excel弹出“频数分布”对话窗口。

⑥在数据区域“Data_array”中输入单元格B2：B37，在数据接受区间Bins_array 中输入单元格C3：C8，在对话窗口中可以看到其相应的频数是6，7，9，8，5，1，0。 ⑦由于频数分布是数组操作，所以，此处不能直接单击“确定”按钮，而应按 Ctrl +Shift组合键，同时敲“回车”键，得到频数分布如图所示。

另外，直接利用Excel函数公式也可以得到同样结果。另外，直接利用Excel函数公式也可以得到同样结果。用鼠标选定单元格D3:D6，注意不要释放选定区域。在D3单元格中输入频数分布函数公式： =FREQUENCY(B2:B37,C3:C8) 在这个公式中，数据区域为B2:B37，接受区间为 C3:C8，按Ctrl +Shift组合键，同时敲“回车”键，得到频数分布与上面相同。从频数分布结果可以看出，大多数据患者的等候时间为30分钟，从整体来讲，分布是比较均匀的，即以30 分钟为中心而对称分布。

1.3 利用透视表进行数据整理 利用透视表进行数据整理可分为单变量表格与双变量表格，前者称为单向表，后者称为交叉表。

1.3.1 单向表 例某移动通讯公司要制定新一年的销售计划，需要向市场了解移动用户对数字移动电话类型的需求。 • 经过问卷设计，在该地区抽取了1000个样本进行问卷调查，获得关于移动电话用户消费行为的一些数据资料 • 试根据工作表中的数据分析该地区移动电话用户的电话类型偏好。上一页下一页返回本节首页

①打开“第1章工作簿，选定“移动电 话调查”工作表上一页下一页返回本节首页

②单击“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告”选项，Excel弹出数据透视表向导对话框如图所示。 上一页下一页返回本节首页

③根据向导要求，第1步是指定“数据源类型”和确定所需创建的“报表类型”。选择“数据清单或数据库”作为数据源，选择“数据透视表”作为报表类型。最后单击“下一步”。③根据向导要求，第1步是指定“数据源类型”和确定所需创建的“报表类型”。选择“数据清单或数据库”作为数据源，选择“数据透视表”作为报表类型。最后单击“下一步”。上一页下一页返回本节首页

④第2步是确定数据区域，本例中数据所覆盖区域为A1:D1001单元格，单击“下一步”按钮，向导给出第3步操作对话框窗口如图所示。④第2步是确定数据区域，本例中数据所覆盖区域为A1:D1001单元格，单击“下一步”按钮，向导给出第3步操作对话框窗口如图所示。 ⑤第3步确定数据透视表的位置。选择现有工作表，并利用鼠标将数据透视表的位置确定在E1单元格中，如果单击“完成”按钮，可以结束操作。

⑥单击“版式”，Excel弹出如图 对话框窗口，选择右边的“数字移动电话类型”字段，并将它拖到左边的“行” 区，再选择“数字移动电话类型” 字段，将其拖放在“数据”区域中，显示为“计数项：数字移动电话类型”，以便进行数据汇总。

⑦双击数据区域中的“计数项：数字移动电话类型”字段，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表中选择“计数”。⑦双击数据区域中的“计数项：数字移动电话类型”字段，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表中选择“计数”。上一页下一页返回本节首页

⑧如果想选择数据显示方式，可单击图右侧的 “选项”按钮，则EXCEL 弹出“数据显示方式”。在“数据显示方式”的下拉选项中确定“占同列数据总和的百分比”选项, 单击“确定” 按钮，则版式调整完毕。再单击 “确定”按钮，回到数据透视表步骤3，如图所示。

⑨单击数据透视表步骤3中的“完成”按钮，数字移动电话调查单向表如图所示。⑨单击数据透视表步骤3中的“完成”按钮，数字移动电话调查单向表如图所示。 • 单向表描述了各移动电话用户对移动电话类型偏好的分布情况。从图中可以看出“全球通”是该地区的主要消费特征，其次是“长白行”，因而该公司应当注重这两种电话类型的开发与服务。

1.3.2 交叉表 交叉表用于表示两个用文字表示的品质变量之间的关系，用于市场研究，进行市场机会、市场细分分析等。

例该公司市场部经理希望根据上例中的调查结果，例该公司市场部经理希望根据上例中的调查结果，确认不同性别的用户，其移动电话类型偏好是否存在着不同。

①打开“第2章 数据整理.xls”工作簿，选定“移动电话调查”工作表。 ②从“数据”菜单中选择“数据透视表和图表报告”选项，得到“数据透视表对话框”窗口。在第1步之中选择“数据清单或数据库”与“数据透视表”，单击“下一步”按钮。 ③在第2步中，确定数据区域A1:D1001，单击“下一步”按钮。

④在第3步中，确定数据透视表的位置，如图所示， 但将其位置调整到“H1”单元格。然后，单击“版式”按钮，打开“版式”对话框如图所示。

⑤将对话框右边的“数字移动电话类型”字段拖到左边的⑤将对话框右边的“数字移动电话类型”字段拖到左边的 “行”区作为分组变量，再将右边的“性别” 字段拖到“列” 区，作为交叉分析的变量，最后将右边的“性别” 字段拖放到“数据”区域中，并选择计数项。如果希望结果是以百分比的形式显示，则可双击数据区域中的“计数项，性别”，则会弹出“数据透视表字段”对话框。选择“占同列数据总和的百分比”选项，来表示所出现的频率，最后，单击“确定”按钮，又回到“版式”对话框。

⑥单击“确定”按钮，回到第3步，要注意数据透视表的位⑥单击“确定”按钮，回到第3步，要注意数据透视表的位置定在单元格H1，最后，单击“完成”按钮，得到交叉表如图所示。

从上面的交叉表中可以看出，对于移动电话类型来讲，从上面的交叉表中可以看出，对于移动电话类型来讲，其性别之间并无太大的差异，无论是“长白行”，还是“全球通”，或是“神州行”，其男女之间的偏好程度都不是特别大，这说明在移动电话类型的生产与营销过程中可以不考虑性别的差异。当然这只是一种数据整理的结果，要想准确地说明移动电话消费是否存在着性别差异，还需要使用推断统计方法进行假设检验。

1.4 统计图 •1.4.1 绘制统计图的基本步骤 •1.4.2 条形图与柱形图 •1.4.3 折线图 •1.4.4 饼形图

1.4.1 Excel绘制统计图的基本步骤 Excel 提供“图表向导”工具，帮助创建适合于数据信息和分析目的的各种图表，下面先简单描述一下图表操作的基本步骤。 ①使用“图表向导”工具制作图表之前，选定数据所在的单元格，如果希望数据的行列标题显示在图表中，则选定区域还应包括含有标题的单元格。

②单击“插入”菜单中的“图表”选项，按照“图表向导”②单击“插入”菜单中的“图表”选项，按照“图表向导” 中4个步骤的指令进行操作。 • 第1步“图表类型”：每种类型的图表都有两种以上的子类型，选中所需要的图形以及它的子图形，单击“下一步”按钮。 • 第2步“图表数据源”：选定包含数据和行列标志的工作表单元格，即便工作表包含多个行列标志，也能在图表中显示它们。生成图表时，应将各行列标志包含到选定区域中。若预览图表看去很合适，则表示所选数据区正确。单击“下一步” 按钮。

第3步“图表选项”：为选定的图表设置某些标准选项。修改这些设置时，随时查看预览图表可以帮助我们确定设置是否合适。单击“下一步” 按钮。 • 第4步，“图表位置”：可以将图表放置在工作表上，或者单独置于一张新的图表工作表上，在这一步中，我们为图表工作表命名，或者选择现有工作表的名称，单击“完成”按钮。

1.4.2 条形图与柱形图 条形图和柱形图可交换使用。 • Excel的条形图是水平条形，Excel柱形图为竖直条形。 • 两种图表都可以用来表示与一组或几组分类相关的数值，它可用于不同现象的比较，也可以采用时间顺序描述现象的发展趋势。 • 在条形图或柱形图中，各长条或柱的宽度与各长条间的距离彼此均等，条的长度与所代表的变量值成比例。

例薪酬是众人所关心的主题，也更是当代经理人所例薪酬是众人所关心的主题，也更是当代经理人所关心的主题。 • 北京、上海、深圳三个城市经理人的薪酬是我国经理人“薪酬市场”的晴雨表。 • 1999年《经理人》杂志所作的薪酬调查发现：所调查的经理人中，平均月收入最高的是上海经理人，为7767元；其次是深圳经理人，为7602元；最后是北京经理人，为7288元。 • 结论应当是最高为上海经理人。那么此结论是否可以用图形来表示呢？

①打开“第1章 数据整理xls“工作簿，选择“薪酬”工作表。 ②在Excel的“插入”菜单中选择 “图表”选项，Excel会启动图表向导，弹出“图表向导”对话框窗口。在 “图表类型”列表中选择 “柱形图”，在“子图表类型”列表中选择“三维簇状柱形图”，单击“下一步” 按钮，进入数据源对话框。

③在这步对话框中，主要是选择数据源如图所示。单击“数据区③在这步对话框中，主要是选择数据源如图所示。单击“数据区域”右端的“压缩对话框”按钮，打开工作表，在工作表上将鼠标指向单元格A1，按下鼠标左键，拖到B4单元格，再单击“压缩对话框” 按钮，回到源数据对话框。确定A1:B4单元格作为此图的数据源，同时，也应注意数据系列是以行还是以列方式排列，如果正确，此时，便有一个预览的图形如图所示，如满意可单击“下一步”按钮，进入“图表选项”对话框。

④如上图所示， 单击对话框上方的“标题”页面，在标题中输入“三城市薪酬比较”；在“图例”页面中选择底部，至于其他功能则不需改动与填加，这些过程都会在图表预览框中看到，如果满意，单击“完成”按钮结束，得到图形如下图。

⑤双击所绘制的图形，则会得到如图的对话框。单击“字体”页面，在“字体”列表中选择“宋体”，在“字形” 列表中选择“常规”，在“字号”列表选择“10”。

⑥单击“图案”页面，选择“阴影”，选择“园角”，单击⑥单击“图案”页面，选择“阴影”，选择“园角”，单击 “确定”按钮结束，得图2.25所示。从图中我们清楚地看到，就三个城市经理人的月收入来讲，上海位居首位，其次是深圳。而在1998年的调查中，深圳位居榜首，这说明上海经济及其经理人收入在这一年内都有很大变化。

1.4.3 折线图 将平面中的交点相继联接起来所得图形称为折线图，它一般用于描述某一变量在一段时期内的变动情况。例已知1990年至1999年各月社会商品零售总额，试观察一下社会商品零售总额的发展趋势及其变动规律。

①打开“第1章 数据整理.xls”工作簿，选择“零售额”工作表。

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