Rendezvényszervezés

1. Rendezvényszervezés A rendezvényszervezés egy összetett folyamat, amely több egymásra épülő lépcsőből áll: Tervezés, Előkészületek, Lebonyolítás, Utómunkálatok,

2. Az első teendő, egy briefing elkészítése, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos elvárásokat és célokat. Briefing tartalma: • Megrendelőről fellelhető információk, • Előzetes költségvetés, mármint egy körülbelüli becslés hogy a büdzsét meglehessen határozni, • Célközönség, tehát a rendezvényre meghívandó személyek, • Marketingcélok meghatározása és hogy milyen eszközökkel szeretnénk ezt megtenni (tv, rádió, újság, stb..), • Kívánt cél megnevezése, • Időpont kitűzése, • Ha már volt hasonló rendezvény szervezve, annak megfelelő részének csatolása,

3. Ezután következhet a rendezvény tervének összeállítása a témában fellelhető anyagok és információk ismeretében, ezt általában egy forgatókönyv kidolgozásával a legegyszerűbb abszolválni. A terv kidolgozása után (a célok és elvárások ismeretében) az előkészületi szakaszban lényeges a helyszín megtekintése, hiszen sokban befolyásolja a forgatókönyvet.

4. A jó forgatókönyvnek tartalmaznia kell: • az esemény leírását (röviden leírjuk, struktúrája hogyan épül fel), • a rendezvény körüli összes tennivalót, • az ebben résztevő és felelős személyeket, • technikai feltételeket, • a lebonyolításhoz szükséges időintervallumot, • és nem utolsó sorban a költségvetést,

5. A forgatókönyvet az elkészítése után ismertetjük és jóváhagyatjuk a megrendelővel, ilyenkor pontosítjuk a rendezvénytervet és a költségvetést (akár látványterv és prezentáció segítségével). Ez azért fontos, mert még ebben a szakaszban van lehetőség változtatni a tervezeten. Ha az ügyfél tetszését elnyeri a forgatókönyv, elkezdődik kivitelezés.

6. Zsiráfház Zárórendezvény Forgatókönyv Időpont 2011.április 2. Helyszín:Szegedi Vadaspark • 10:00-11:00 Vendégvárás • 11:00-11:15 Köszöntő a Zsiráfháznál • 11:15-11:30 Veprik Róbert igazgató köszöntője • 11:30-12:00 Sajtótájékoztató • 12:00-13:00 Zsiráfház bemutatás

7. Kivitelezés lépései • Team összeállítása: részvevő személyek megnevezése, • Szerződések megkötése: reklám, bérleti, vállalkozói szerződések, • Fel kell kérni a közreműködő személyeket: ez természetesen a rendezvénytől függ (technikus, ruhatáros, biztonsági őr, catering, hostess, egészségügyi biztosítás, takarítók, stb.), • Reklám, médiapartnerek, különböző marketingeszközök segítségével (tv, rádió, szórólapok, plakátok, gerillamarketing, stb.), • Próba megszervezése és lebonyolítása, • Meghívók, előzetes sajtóanyagok kiküldése, • Sajtótájékoztató szervezése,

10. Előkészületek után következik a kivitelezés, a rendezvény lebonyolítása. Az eseményen a rendezvényszervező tulajdonképpen házigazdának számít, ennek megfelelően kell eljárni (neki kell elsőnek érkeznie és utolsónak távoznia). A helyszínre érkezve még egyszer érdemes felmérni a terepet, hogy minden úgy van, ahogy a forgatókönyvben le van írva.

11. Helyszín ellenőrzése • Technikai eszközök és a helyszíni berendezések állapotának ellenőrzése, • Tisztaság, higiénia, (mosdó), • Parkolási lehetőségek, • Regisztráció zavartalansága, • Ruhatár állapota,

12. A forgatókönyv tervezet, a kivitelezők listája és helyszínrajz nélkülözhetetlen a szervezőnek, mivel részletes időlebontásban (percre pontosan) le van írva ki mikor hova érkezik. A rendezvény előtt megérkezik a stáb, ekkor már mindenki ismeri a pontos feladatait. Fontos hogy mindig tartsuk magunkat az előre meghatározott időintervallumokhoz.

14. Minden eshetőségre természetesen nem lehet felkészülni, a kivitelezés gördülékenysége érdekében – a lehetőségekhez képest - érdemes egy-két próbát tartani. Ha már megérkeztek a vendégek és megfelelően előkészültünk, előrelátóak voltunk, akkor már csak a vészhelyzetekre kell reagálni. A rendezvény lebonyolítása alatt folyamatosan figyelemmel kell követni a vendégek zavartalan szórakozását, ha valami negatív reakciót tapasztalunk, azt azonnal orvosolni kell (tumultus van egy helyen, túlságosan meleg vagy hideg van, hang és fényerő).

16. Ha úgy ítéljük meg a szituációt, akkor természetesen el lehet térni a forgatókönyvtől, annak érdekében, hogy a részvevő személyek minél jobban érezzék magukat (a programok gyorsítása vagy lassítása). A rendezvény végén megfelelő állapotba kell hozni a helyszínt és berendezéseket.

18. Az utómunkálatok meghatározóak a rendezvény életében. Fontos a folyamatos és megfelelő visszajelzés a rendezvény lebonyolítás alatt (vendégektől, résztvevőktől). • Ezeket az észrevételeket érdemes írásban rögzíteni és archiválni, hogy a jövőre nézve kiküszöbölhessük problémákat. Bizonyos utómunkálatok egyébként is kötelezőek a szerződősétől függően (ügyfél igénye szerint):

19. Utómunka • Sajtóvisszhangra – sajtómegjelenések összegyűjtése, elemzése, • Köszönetnyilvánítás a vendégeknek telefonon vagy levélben (előfordulhat ajándéktárgyat is adunk hozzá). Lényeges, hogy ezekkel a gesztusokkal újra emlékeztetjük a vendéget a rendezvényen átélt pozitív hatásokra (ez akkor gond, ha negatív élménye volt az eseményen), • Fotók és videók archiválása,

20. Végére marad az anyagiak rendezése, a megrendelőnek benyújtjuk a számlát és természetesen a beszállítókat és a résztvevőket is ki kell fizetni. • Nem kötelező, de határozottan érdemes, egy-egy rendezvény után referenciát kérni, mivel ezekkel a pozitív visszajelzésekkel tudjuk később igazolni a kiváló munkavégzést a leendő ügyfeleink részére.

21. Köszönjük a figyelmet!