采购与供应管理

采购与供应管理 中国科学技术大学网络教育学院

第一章绪论

第一节采购与供应管理的概念 • 一、采购定义 • 所谓采购，是在市场经济条件下，在商品流通过程中，各企业及个人为了获取商品对获取商品的渠道、价格、数量、质量、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程。它具有明显的商业性。 • 广义的采购主要有租赁、借贷、交换三种途径。

租赁：指一方用支付租金的方式取得他人物品的使用权；租赁：指一方用支付租金的方式取得他人物品的使用权； • 借贷：指一方赁借自己的信用和彼此之的友好关系获得他人物品的使用权； • 交换：指双方采用物易物的方式取得物品的使用权和所有权； • 供应定义：是指供应商或卖方向买方提供产品和服务的全过程。

供应链：供应过程围绕一个核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始制成中间品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的一个链状过程。这个过程将供应商、制造商、和销售商直到最终用户连成一个整体的功能网络的模式。称之为供应链。供应链：供应过程围绕一个核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始制成中间品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的一个链状过程。这个过程将供应商、制造商、和销售商直到最终用户连成一个整体的功能网络的模式。称之为供应链。 • 二、采购与供应管理 • 采购管理定义：是指为了达成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间、以适当的价格、购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动

供应管理定义：为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需的各种物品，对采购、储存、供料等一系列供应过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。供应管理定义：为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需的各种物品，对采购、储存、供料等一系列供应过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。 • 采购与采购管理的联系与区别： • 区别： • 采购管理是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动，是管理活动，是面向整个企业的，不但面向企业全体采购，而且也面向企业组织中的其他人员。采购管理一般由高级管理人员承担。其使命要保证整个企业的物资供应，其权利是可以调动整个企业的资源。

采购只是具体的采购业务活动，是作业活动，一般由采购人员承担的工作，只涉及采购人员个人。其使命就是完成采购部门经理布置的具体采购任务，其权利只能调动采购部门经理分配的有限资源。采购只是具体的采购业务活动，是作业活动，一般由采购人员承担的工作，只涉及采购人员个人。其使命就是完成采购部门经理布置的具体采购任务，其权利只能调动采购部门经理分配的有限资源。 • 联系： • 采购本身也涉及具体管理工作，它属于采购管理。采购管理又可以直接管到具体的采购业务的每一个步骤、每一个环节、每一个采购员。

三、采购与供应管理的目标 • 1、提供不间断的物料、供应和服务，以便使整个组织正常地运转 • 2、使库存投资和损失保持最低限度。 • 3、保持并提高质量。 • 4、发现或发展有竞争力的供应商。 • 5、当条件允许的时候，将所购物资标准化。 • 6、以最低的总成本获得所需的物资和服务。 • 7、在企业内部和其他职能部门之间建立和谐而富有效率的工作关系。

8、以可能的、最低水平的管理费用来实现采购目标。 • 9、提高公司的竞争地位。

第二节采购与供应管理的作用 • 一、利润杠杆的作用 • （一）采购的利润杠杆作用的概念 • 含义：当采购成本降低一个百分点时，企业的利润率将会上升更高的比例。 • （二）利润杠杆效应产生的原因 • 采购成本在总成本中占据很大比例。 • （三）利润杠杆效应的意义

通过对比分析表明，降低采购成本的方法用来提高企业利润率比其他方法要更为有效。通过对比分析表明，降低采购成本的方法用来提高企业利润率比其他方法要更为有效。 • 采购部门已经被越来越多的专家视为企业最后一个尚未开发的利润创造源。 • 二、资产收益率作用 • （一）资产收益率作用的概念 • 含义：指采购成本的节减对于企业提高资产收益率所带来的巨大作用。 • 资产收益率=净利润/总资产 =（净利润/销售收入）×（销售收入/总资产 )

（二）采购与供应管理能提高资产收益率的原因（二）采购与供应管理能提高资产收益率的原因 • 采购成本的降低一方面使净利润上升，另一方面又降低了总资产，使得资产收益率大大提高。 • 三、信息源作用 • 信息源作用的含义：采购部门与市场的接触可以为企业内部各部门提供有用的信息。这主要包括价格、产品的可用性、新供应源、新产品及新技订术的信息。这些信息对企业中其他许多部门都具有重要的作用。

供应商所采用的新的营销技术和配送体系可能对销售部门大有用处；而关于投资、合并、兼并对象、国际政治经济动态，即将来监理所的破产、提升和任命、以及当前潜在的顾客等方面的信息、对销售财务、研发和高层管理部门都有一定的意义。供应商所采用的新的营销技术和配送体系可能对销售部门大有用处；而关于投资、合并、兼并对象、国际政治经济动态，即将来监理所的破产、提升和任命、以及当前潜在的顾客等方面的信息、对销售财务、研发和高层管理部门都有一定的意义。 • 四、营运效率作用 • 营运效率作用的含义：采购与供应部门运作的有效性将直接反映在其他部门的运作上。当采购部门的运作会对其他部门的营运效率产生很大的影响。

五、对企业竞争优势作用 • 采购部门能够保证企业在恰当的时间和地点获得需要的产品和服务，从而保证企业可以及时提供满足客户需要的产品，提高和维系客户满意度。 • 采购部门的行动还会直接影响到公共关系和企业形象。如果采购部门的行为为企业带来了良好的形象，就会和供应商建立良好的关系，带来企业持续的成本节减，增强企业的竞争力。

第三节采购分类 • 一、按采购范围分类 • （一）国内采购 • 概念：指企业以本币向国内供应商采购所需物资的一种行为。国内采购主要指在国内市场采购，并不是指采购的物资都一定是国内生产的。 • 优势: • 1、国内采购不会遇到商业沟通的困难，双方都可以减少资源消耗；

2、国内采购不存在国际贸易运输、定价的问题，省却了在国际贸易中洽商运费、保险、交货付款条件等问题；2、国内采购不存在国际贸易运输、定价的问题，省却了在国际贸易中洽商运费、保险、交货付款条件等问题； • 3、国内采购一般用时较短，面临的不确定性和风险较小。 • 国内采购缺点： • 对购买商的选择余地较窄，不能获得高质量和高科技的产品等。 • （二）国外采购 • 概念：又称国际采购或全球采购，主要是指国内采购企业，直接向国外厂商采购所需要的物资的一种行为。

国外采购的优点： • 1、国外采购扩大了供应商的范围，购买商有很大的选择余地，就有可能获得高质量的产品，同时国外的一些有竞争力的供应商可以提供具有更低价格的产品。 • 2、参与国际采购可以锻炼自己适应经济全球化的能力，有利于企业的长远发展。 • 3、通过国际采购还可以获取一些在国内无法得到的商品，尤其是高科技产品。 • 国外采购的缺点：

不确定性高，风险大，手续比较复杂，同时因运输、关税等方面的原因也会抬高采购成本。不确定性高，风险大，手续比较复杂，同时因运输、关税等方面的原因也会抬高采购成本。 • 二、按采购时间分类 • （一）长期合同采购 • 概念：采购时签订长期的采购合同，常为多次交易。 • 1、优点： • 首先，有利于增强双方的信任和理解，建立稳定的供需关系； • 其次，有利于降低双方的价格洽谈费用；

最后，由于有十分明确的法律保证，可以通过法律来维护各自的利益。最后，由于有十分明确的法律保证，可以通过法律来维护各自的利益。 • 2、缺点： • 首先，其价格调整困难，一旦将来市场价格下降，采购方将会由于不能随之调整采购价格而造成价差损失； • 其次，合同对采购数量作了规定，不能根据实际情况的变化来调整； • 最后，由于有了合同的限制，即使出现了更好的采购渠道，购买商也不能随意调整。

（二）短期合同采购 • 通过合同，实现一次交易。交易关系不稳定。 • 三、按采购主体分类 • 按采购主体分类，可以将采购分为 • 1、个人采购 • 2、企业采购 • 3、政府采购 • 四、按采购制度分类 • （一）集中采购

1、概念：把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是，总公司各部门、分公司以及各个工厂均没有采购权责。1、概念：把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是，总公司各部门、分公司以及各个工厂均没有采购权责。 • 2、适用对象：产销规模不大、采购量均匀的企业；或者工厂较为集中和各部门信息交流顺畅的企业。 • 3、集中采购具有以下优点： • 1）可以使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，比较容易获得价格折扣和良好的服务。

2）由于只有一个采购部门，采购方针比较容易统一实施，采购物料也可以统筹安排，也就是说可以协调企业内部的各种情况制定比较合理的采购方针。2）由于只有一个采购部门，采购方针比较容易统一实施，采购物料也可以统筹安排，也就是说可以协调企业内部的各种情况制定比较合理的采购方针。 • 3）采购功能集中，精简了人力，便于培养和训练，提高了工作的专业化程度，有利于提高采购绩效，降低采购成本。 • 4）可以综合利用各种信息，形成信息优势，为企业经营活动提供信息源。 • 4、集中采购的缺点：

首先，采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购以及紧急状况采购的需要。首先，采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购以及紧急状况采购的需要。 • 其次，采购与需求单位分离开来，有时可能难以准确了解内部需求，从而在一定程度上降低了采购绩效 • （二）分散采购 • 概念：指将采购工作分散给各个需用部门自行办理。 • 适用对象：规模大，工厂分散在较广区域的企业

（三）混合采购 • 概念：集中采购与混合采购相结合的采购方式 • 适用对象：各分公司同时有共同需求和地域性需求 • 四、按采购输出结果分类 • 按采购输出结果分类，可以将采购分为有形采购和无形采购 • 有形采购的输出结果是有形的物品 • 无形采购的输出结果是无形的物品或服务。

第四节采购部门及其职责 • 一、采购部门在企业中的隶属关系 • 当采购部门的主要职责是协助生产工作顺利运行时，采购部门属于生产副总经理。 • 当采购部门的主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标时，采购部门在企业中隶属于财务副总经理。 • 当企业的生产规模不大，但物料或商品在制造成本或销货成本所占的比率比较高时，采购部门直接隶属于总经理。

当企业对物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通、协调时，采购部门隶属于资材部。当企业对物料需求管制不易，需要采购部门经常与其他相关单位沟通、协调时，采购部门隶属于资材部。 • 二、采购部门与其它部门的关系 • （一）与销售部门关系 • 采购部门和销售部门存在一个互为补充、互相依赖的关系。一方面，企业采购部门的采购计划虽然来源于生产部门的生产计划、但最终还要落实到销售部门的销售预测上；另一方面，采购部门在采购市场上获取的信息也可以为销售部门所用。

同时，由于采购与销售是相对的两个部门，彼此之间都有丰富的工作经验，他们之间的合作交流有助于提升双方的经营业绩。如：采购部门在准备采购活动时，可以和销售部门开展模拟采购活动等，这样采购就会更有效率。同时，由于采购与销售是相对的两个部门，彼此之间都有丰富的工作经验，他们之间的合作交流有助于提升双方的经营业绩。如：采购部门在准备采购活动时，可以和销售部门开展模拟采购活动等，这样采购就会更有效率。 • （二）与生产管理部门和仓储管理部门的关系 • 主要是信息互动、互为协作 • 一方面，采购部门由于直接接触市场，因而对时常信息感觉非常敏锐，可以作为其他部门的信息源，

另一方面，其他部门又具有采购部门所不具备的专业知识，这也可以为采购部门的工作提供参考。另一方面，其他部门又具有采购部门所不具备的专业知识，这也可以为采购部门的工作提供参考。 • 三、采购部门职责 • 采购部门的职责分为管理层面职责和作业层面职责 • （一）作业层面的职责

（二）管理层面职责 • 采购经理职责 • 采购科长职责 • 采购员职责 • 采购助理职责

第五节采购与供应管理的演变与发展趋势 • 一、采购与供应管理职能的产生的演变历程 • 二、采购与供应管理发展趋势 • （一）全球化采购 • 全球化采购原因：

1、价格、质量 • 2、某些货物在国内无法得到 • 3、更快的交货、更完善的技术服务和供应的连续性、 • 4、出于竞争的考虑 • 5、全球采购环境的好转。 • （二）电子采购 • 电子采购优势： • 1、提高了通信速度 • 2、加强了信息交流 • 3、降低了成本

4、加强了联系，提高了服务质量 • 5、服务时间延长 • 6、增强了企业的竞争力 • （三）供应商伙伴关系 • （四） JIT采购 • 又称准时采购，是一种先进的采购模式、它的基本思想是：在恰当的时间，恰当的地点，以恰当的数量，恰当的质量提供恰当的物品

第二章采购与供应管理流程

第一节采购的基本程序 • 一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程： • 一、需求确定与采购计划的制定 • 需求的确定是采购流程的初始环节。 • 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采购计划的过程。 • 二、供应商的搜寻与分析 • 这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。

三、定价 • 常见的有竞争性报价及谈判两种 • （一）竞争性报价 • 竞争性报价适用下列特征： • 1、采购量足够大，值得进行竞争性报价 • 2、供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 • 3、竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 • 4、买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。

5、买方没有优先考虑的供应商 • （二）谈判 • 谈判下列情况适合： • 1、当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 • 2、当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 • 3、当买方要求供应商的早期参与时 • 4、当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难）

而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性：而只有供应商做到以下几点才能确保谈判的公平性： • 1、以高效率的方式运作 • 2、保持价格与成本的相关性 • 3、不利用单一供应商的优势 • 4、对于采购商的要求能够进行适当合理的调整 • 5、愿意考虑采购商的特殊情况 • 四、拟定并发出定单 • 定单：是采购方向供应商发出的有关货物的详细信息和指令。

定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。定单包括的要素有：定单编号、产品的名称、规格、品质简介、单价、需求数量、交易条件、运输方式、交货期限、交货地址、发票单位等。 • 五、定单的跟踪和跟催 • 六、验货和收货 • （一）货物检验的几个步骤： • 1、确定检验时间和地点 • 2、确定检验部门及人员 • 3、货物检验 • 4、不合格货物处理

5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。5、对采购货物检验完毕后，检验人员要填写采购物品验收报告。 • （二）接收的几个步骤： • 1、协商送货事宜 • 2、货物接收入库 • 3、货物接收过程中的问题 • 七、开票和支付货款 • 付款操作的具体过程是： • 1、查询物料入库信息 • 2、准备付款申请单据

3、付款审批 • 4、向供应商付款 • 5、供应商收款 • 八、记录维护 • 一些必须要保存的记录有以下几种： • 1、采购定单目录 • 2、采购定单卷宗 • 3、商品文件 • 4、供应商历史文件

第二节采购手册的制定 • 一、采购手册的含义 • 即各种组织在采购作业时内部各单位可执行的文件。通过采购手册，促使采购活动制度化与和合理化，达到适质、适时、适量、适价的目标。 • 采购手册用来阐述政策、步骤、指令和规定的内容。 • 二、采购手册运用书面形式有下列作用

1、使采购政策、步骤、指令、规定变得更加简单明了。 • 2、为采购与其它部门沟能提供机会、使他们能够建设性地看待现存的政策和步骤、并在需要的地方对其进行修改。 • 3、手册上的步骤是针对采购所承担或管理、控制的业务活动来制定的、因此能促进工作的一致性，从而减少对日常工作进行具体监督。 • 4、手册有益于员工培训与训练。 • 5、手册有助于年度审计。

6、手册协调了政策和步骤的关系，并确保采购原则与操作一致性和连贯性。 • 7、它为这种评诂原则和操作性提供了参考依据。 • 8、通过展示高层对采购的重视，可借此提升采购的地位。 • 9、采购的计算机化要求有细致，完整的文件记录体系，使得采购手册的编写和使用变得更为迫切。 • 三、采购手册的内容

（一）组织机构 • 1、组织机构的结构图。 • 2、采购部门每个职位的工作职责。 • 3、员工应该知道行政管理的规定。 • （二）政策 • 1、采购的目标、责任和采购职能的权力。 • 2、政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去。 • 3、采购条款和条件。 • 4、与供应商的关系、尤其是有关礼物、款待和娱乐等方面。

5、供应商的选择方法。 • 6、雇员直接采购方式。 • 7、向管理层汇报的制度。 • （三）步骤 • 1、用文字结合图表来说明采购步骤。 • 2、关于拒收及退货处理步骤。 • 3、关于报废处理的处理步骤。 • 4、与采购及其辅助业务有关的所有有关文件单证的图解说明，并附有它们的用途和周详的文字说明。 • 5、有关采购记录的查考和保存维护。

第三节采购业务流程的改善 • 一、传统采购流程的缺点： • 一系列没有增值作用的文书工作。 • 过多的单证操作。 • 处理内部和外部定单消耗大量时间。 • 纯文本工作消耗的大量成本。 • 二、采购业务流程改善的方法 • （一）电子采购

电子采购是在因特网上以B2B模式进行的供应与服务、采购与销售。电子采购的模式包括：买方系统、卖方系统和第三方系统电子采购是在因特网上以B2B模式进行的供应与服务、采购与销售。电子采购的模式包括：买方系统、卖方系统和第三方系统 • （二）信息技术的参与 • （三）JIT采购 • 1、JIT采购定义 • 概念：JIT采购又叫准时化采购、是把JIT生产的管理思想运用到采购中来、形成一种先进的采购模式。它的基本思想是：把合适的数量和合适的质量的物品，在合适的时间供应到合适的地点，最好地满足用户的需要。

2、JIT采购的作用 • ①大幅度减少原材料和外购件的库存。 • ②提高采购物资的质量。 • ③降低原材料和外购件的采购价格。 • 3、JIT采购的应用要求 • ①距离越近越好。 • ②制造商和供应商建立互利合作的战略伙伴关系。 • ③注重基础设施建设。 • ④强调供应商的参与

⑤建立实施JIT采购策略的组织。 • ⑥制造商向供应商提供综合的、稳定的生产计划和作业数据。 • ⑦着重教育与培训。 • ⑧加强信息技术的应用。

第三章采购与供应战略

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