SOLID Udzielanie zamówień

1. SOLIDUdzielanie zamówień Szkolenie 4.07.2011

2. Udzielanie zamówień • Umowa finansowa (dotychczasowa forma): W przypadku konieczności zawierania umów z zewnętrznymi wykonawcami w celu zrealizowania przedsięwzięcia stanowiącego uwzględnione w budżecie koszty przedsięwzięcia, beneficjent zobowiązany jest stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r., Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.). W przypadku zamówień nieobjętych zakresem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) wszyscy beneficjenci oraz ich partnerzy są zobowiązani stosować procedurę przetargową. Beneficjent/partner ma obowiązek przesłać zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych oferentów oraz dodatkowo opublikować ogłoszenie o zamówieniu co najmniej na swojej stronie internetowej.

3. Udzielanie zamówień Zamówienie zostanie przyznane temu oferentowi, którego oferta będzie najbardziej korzystna zgodnie z kryteriami przyjętymi przez beneficjenta/partnera. Beneficjenci/partnerzy podejmą starania w celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów. Elementem kontroli projektu będzie weryfikacja dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie zamówień. Dokonując wyboru oferenta beneficjenci/partnerzy zastosują się do zasad jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów. Zamówienia o wartości poniżej 5 000 EUR mogą być udzielane w oparciu o jedną ofertę, bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

4. Udzielanie zamówień

5. Udzielanie zamówień Nowe zasady kwalifikowalności: • Przy udzielaniu zamówień organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych – próg 14 tys. €netto • Organy inne niż powyżej wymienione, udzielają zamówień o wartości od 5 000,00 EUR wzwyż w oparciu o: - wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 wykonawców oraz zamieszczenie ogłoszenia na swojej stronie internetowej.

6. Udzielanie zamówień Nowe zasady kwalifikowalności: Zamówienia o wartości poniżej 5000,00 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.

7. Udzielanie zamówień Zamówienia publiczne Podczas realizacji projektu w ramach umowy finansowej beneficjent oraz partner są zobowiązani do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. (umowa finansowa ARTYKUŁ II.9 – ZAWIERANIE KONTRAKTÓW) Jeżeli ustawa nie wymaga stosowania przez danego beneficjenta procedur określonych ustawą – należy stosować uproszczoną procedurę przetargową 7

8. Udzielanie zamówień Zamówienia publiczne Skąd wiadomo, czy dany beneficjent ma stosować procedury udzielania zamówień określone ustawą? • Art. 3.1. Ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych, zwanych dalej „zamówieniami”, przez: ………. 5) inne niż określone w pkt 1 i 2 podmioty, jeżeli łącznie zachodzą następujące okoliczności: a) ponad 50 % wartości udzielanego przez nie zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty, o których mowa w pkt 1–3a, b) wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, c) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane obejmujące wykonanie czynności w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

9. Udzielanie zamówień Procedura przetargowa - zamówienia powyżej 5000,00 € nie objęte procedurami PZP - 1 • wszyscy beneficjenci oraz ich partnerzy mają obowiązek stosowania procedury przetargowej; • przesłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych oferentów i obowiązek opublikowania ogłoszenia o zamówieniu przynajmniej na swojej stronie internetowej; • unikanie wystąpienia potencjalnego konfliktu interesów; • przestrzeganie zasad jawności i przejrzystości oraz równego traktowania potencjalnych kontrahentów; • jedna otrzymana oferta jest wystarczająca.

10. Udzielanie zamówień Procedura przetargowa - zamówienia powyżej 5000,00 € nie objęte procedurami PZP - 2 Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej: • opis przedmiotu zamówienia; • kryteria oceny ofert; • termin i sposób złożenia oferty. Z wyboru oferty powinien powstać protokół/notatka.

11. Udzielanie zamówień Procedura przetargowa - zamówienia powyżej 5000 € nie objęte procedurami PZP – 3 Za dokumentację dotyczącą udzielania zamówień podlegającą kontroli uważa się: • Protokół lub inny dokument z rozeznania ofertowego; • Wysłane zapytania; • Złożone oferty; • Potwierdzenie publikacji na stronie internetowej; • Inne dokumenty (np. w przypadku obowiązywania wewnętrznych, bardziej restrykcyjnych regulaminów).

12. Udzielanie zamówień Procedura przetargowa – Jak obliczyć 5000,00 €? - 1 Kwota euro jest przeliczana na PLN po kursie średnim NBP z dnia, w którym beneficjent/partner wysyła zapytanie do potencjalnych wykonawców. Jeżeli w dniu, w którym beneficjent chce wysłać zapytanie do wykonawców kurs średni NBP daje kwotę zamawianej usługi/produktu w EUR mniejszą niż 5000 EUR zaś kwota wyrażona w EUR jest zbliżona do 5000 to beneficjent powinien napisać notatkę z tej sytuacji, ze wskazaniem daty i kursu dokonania kalkulacji. Notatkę należy dołączyć do przekazywanego do WWPE rozliczenia, w którym będzie znajdował się dany koszt.

13. Udzielanie zamówień Procedura przetargowa – Jak obliczyć 5000 €? - 2 próg 5000 € dotyczy wartości zamówienia, nie zaś pozycji w danej umowie finansowej; kilka pozycji może podlegać temu samemu zamówieniu lub odwrotnie – jedna pozycja kilku zamówieniom. należy pamiętać o zakazie sztucznego dzielenia zamówienia w celu uniknięcia stosowania odpowiednich procedur. w razie wątpliwości należy zwrócić się z odpowiednim zapytaniem do WWPE.

14. SOLIDModyfikacje projektów Szkolenie 4.07.2011 Warszawa

15. Modyfikacje projektów Modyfikacje projektu • Modyfikacje bez zmiany umowy finansowej • Modyfikacje wymagające zmiany umowy finansowej - aneksu

16. Modyfikacje projektów Modyfikacje bez zmiany umowy finansowej Warunek: przesunięcia nie wpłyną na realizację celów przedsięwzięcia • bez uzyskiwania uprzedniej zgody WWPE - możliwość przesunięć pomiędzy pozycjami kwalifikowanych kosztów możliwych do pokrycia z EFU, nie przekraczających 10% kwoty każdej grupy kwalifikowanych kosztów; • zmiana liczby jednostek lub niewielka zmiana ceny jednostkowej (+/- 25%); • W przypadku kategorii A – koszty osobowe limit 10% dotyczy też każdej pozycji. W pozostałych przypadkach należy uzyskać WCZEŚNIEJSZĄ zgodę WWPE.

17. Modyfikacje projektów Modyfikacje umowy finansowej (1) możliwość modyfikacji projektu, gdy zmiany nie dotyczą zasadniczego celu projektu; cel sporządzenia aneksu musi być ściśle powiązany z naturą przedsięwzięcia objętego oryginalną umową finansową; zmiany modyfikujące cele i/lub istotnie zakres projektu podlegają zatwierdzeniu przez Instytucję Odpowiedzialną

18. Modyfikacje projektów Modyfikacja umowy finansowej (2) • dokonywane są tylko w okresie wykonywania tej umowy i nie mogą działać wstecz; • jakiekolwiek modyfikacje wydłużające okres wykonywania umowy muszą być takiego rodzaju, aby koszty mogły być poniesione przed wygaśnięciem terminu ponoszenia kosztów dla danego okresu finansowania czyli programu rocznego; • wnioski o zmodyfikowanie umowy finansowej muszą być złożone (przez jedną stronę umowy drugiej stronie) przewidując co najmniej 30 dni na podpisanie aneksu przed zakończeniem okresu realizacji aktualnej umowy.

19. SOLIDRaportowanie Szkolenie 4.07.2011 Warszawa

20. Raportowanie Raporty merytoryczne RAPORTY KWARTALNE powinny: • być przesyłane w jednym egzemplarzu; • zostać przesłane do końca miesiąca następującego po danym kwartale (kwartały liczone są od momentu podpisania umowy finansowej); • zawierać informację na temat tego, jakiego okresu dotyczą; • być podpisane na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; • zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; • zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za dany okres; • zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie;

21. Raportowanie RAPORT KOŃCOWY powinien: • być przesyłany w jednym egzemplarzu; • zostać przesłany w ciągu dwóch miesięcy od dnia zakończenia projektu; • być podpisany na pierwszej lub ostatniej stronie przez upoważnioną do tego osobę; • zawierać harmonogram, który jest podzielony na miesiące; w kolumnie Harmonogram zgodnie z umową finansową należy wprowadzić dane zgodne z podanymi w projekcie; • zawierać dołączony Formularz Wskaźników, który powinien zawierać wskaźniki wyliczone za cały okres realizacji projektu; • zawierać dołączone w 2 egzemplarzach materiały promocyjne, np. ulotki, plakaty, artykuły zawierające informacje o projekcie (które nie zostały wcześniej załączone do raportu kwartalnego);

22. Raportowanie UWAGA: w sytuacji, gdy beneficjent zacznie realizację projektu zanim podpisze z WWPE umowę finansową, jest zobowiązany do dostarczenia raportu wstępnego przedstawiającego stan realizacji projektu. Beneficjent powinien dostarczyć raport wstępny w terminie do 1 miesiąca od dnia podpisania umowy

23. Dane kontaktowe Władza Wdrażająca Programy Europejskie ul. Rakowiecka 2A 02-517 Warszawa Anna Zmysłowska tel. 022 542 84 53, anna.zmyslowska@wwpe.gov.pl Dziękuję za uwagę !