HORIZON 2020 – Participant Portal

1. Milano, 12-13 Marzo 2014Corso di EuroprogettazioneHORIZON 2020: Il Participant PortalLauro Pollachini – FSP

2. HORIZON 2020 – Participant Portal • Research and Innovation Participant Portal • Il Portale offre agli utenti unentry point unico per l’interazione • con la Commissione Europea o le sue Agenzienella gestione • delle varie azioni connesse ai progetti, dalla sottomissione della • proposta alla firma del Grant Agreement e alla fase di • implementazione, basato su: • Il Portale offre omogeneità, trasparenza e integrazione dei • servizi per la gestione delle sovvenzioni UE (grant)

3. HORIZON 2020 – Participant Portal • Nuova versione del Participant Portal • La nuova versione è l’evoluzione del PP già disponibile per l’FP7: • Focalizzato principalmente su Horizon 2020, ma supporta anche i • progetti FP7 • Pagine pubbliche consultabili da qualsiasi utente, ma accesso ai • tools IT possibile solo con un account ECAS, previo login al Portale • Riorganizzazione delle informazioni con accento sulla facilità d’uso • e sul maggior orientamento dell’utente • Minor numero di tools IT per Horizon 2020 per meglio semplificare • e razionalizzare il progetto nel corso del suo intero ciclo di vita

4. HORIZON 2020 – Participant Portal • Nuova versione del Participant Portal • Nuova modalità di ricerca e presentazione delle call • Nuovo modulo per la gestione elettronica dei Grant Agreement • Niente più firme in inchiostro blu sui documenti ufficiali • Estensione del mandato delLegal Entity Apppointed • Representative (LEAR)

5. HORIZON 2020 – Participant Portal Chain of trust • One person in the central administration of each organisation to be appointed by the Legal Representative in a formal process using blue ink signature = Legal Entity Appointed Representative (LEAR) • Appointment letter to comprise also supporting documents on identity of the legal representative • LEAR mandate (among other issues): • assign persons authorised to sign the different types of documents; • supervise assignment of other roles in the portalfor its organisation • For small organisations: a single person can easily acquire all necessary roles and access rights

6. Participant Portal - Home

7. Participant Portal - My Area

8. Participant Portal - Public and Personalised services

9. Participant Portal - Services without login

10. Search Calls Different colors means different areas or challenges

11. Search Topics

12. Call H2020-LCE-2014-3 - Call description - Call documents - Get support - Subscribe notif.

13. Call documents - WP Energy - RfP - Gen. Annexes

14. Topic description • - Specific challenge • - Scope • Expected impact • Type of action

15. Topic conditions & Documents

16. Submission service • - CSA • IA

17. Submission via ECAS Login needed for Submission

18. Participant Portal - Services without login

19. Participant Portal - Services without login

20. How to participate • H2020 Online Manual • Reference Documents • Beneficiary Register • Finacial Capacity Seld-Check • SME Participation

21. H2020 Online Manual • H2020 Online Manual • Reference Documents • Beneficiary Register • Finacial Capacity Seld-Check • SME Participation

22. Reference Documents • Legal Basis • Model Grant Agreement • H2020 Grants Manual • H2020 Prizes Manual • H2020 Experts Manual • Specific Guidelines • Work Programmes • Calls - Proposal templates • and evaluation forms

23. SME Participation • Support to SME • Is my Company an SME ?

24. Participant Portal - Services without login Experts

25. Participant Portal - Services without login Support

26. Participant Portal - Services without login Support

27. Participant Portal - Services after login

28. Participant Portal - Services after login Servizi personalizzati • Il Participant Portal permette a ciascun utente di aver accesso a uno spazio personalizzato, sulla base di tre elementi principali: • Ciascun utente è supposto avere un unico account • ECAS, che è l’identificatore univoco delle persone • (legato al loro indirizzo e-mail professionale) • Ciascun account e-mail è legato ad uno (o più) PIC, • che sono gli identificatori univoci delle • organizzazioni • Ciascun ECAS account è legatoa tutti i ruoli che • l’ utente ha in progetti e/o organizzazioni tramite • l’IAM (Identity and Access Management). • Un utente può avere tanti ruoli quanto necessario

29. Participant Portal - Services after login IAM – Identity and Access Management • L’ Identity and Access Management permette di • definire e/o gestire i cambiamenti di diritti di accesso degli • utenti del Participant Portal • L’IAM fornisce un accesso personalizzato e sicuro ai diversi • servizi del Participant Portal • Consente flessibilità nella gestione online del Consorzio, con • coinvolgimento minimo della Commissione / Agenzie • Qualsiasi cambiamento nei ruoli degli utentiè salvato dal • sistema per permettere un servizio di monitoraggio e tracking

30. Participant Portal - Services after login Nuova versione dell’IAM (gennaio 2014) Roles: - PCoCo - CoCo - PaCo - TaMa - TeMe - LSIGN - FSIGN - LEAR - AccAd

31. Participant Portal - Services after login Osservazioni importanti • Solo i ruoli chiave del LEAR e del Primary Coordinator • Contact (PCoCo)sono definiti/modificati dalla • Commissione. • Il resto dei ruoli è lasciato alla discrezione del Consorzio. • Una persona può avere diversi ruoli allo stesso tempo. • La complessità del Consorzio dipende dai partecipanti. • La configurazione minima è: • 1 Primary Coordinator Contact (PCoCo) – assegnato dalla CE • 1 Participant Contact per beneficiario (PaCo) – basato sui dati della proposta (modificabile dal PCoCo) • 1 LEAR per organizzazione (da nominare e validare dalla CE) • 1 Legal Signatory (LSIGN) per organizzazione (da nominare, almeno uno è necessario per la firma dei contratti H2020) • 1 Financial Signatory (FSIGN) per organizzazione (da nominare, almeno uno è necessario per la firma dei Form C)

32. Participant Portal - Services after login Configurazione minima

33. Participant Portal - Services after login Diritti di acesso / Access rights Nominate the FSIGN and LSIGN

34. Participant Portal - Services after login Il processo di nomina: “Ruoli originali” Roles: - PCoCo - CoCo - PaCo - TaMa - TeMe - LSIGN - FSIGN - LEAR - AccAd • Alcuni ruoli sono automaticamente assegnati negli stadi iniziali del Progetto (“ruoli originali”) come segue: • Il promotore della proposta – indicato nella proposta come • ‘Main contact person’ – nella fase di sottomissione della • proposta sarà automaticamente riconosciuto dalla • Commissione come il Primary Coordinator Contact (PCoCo) • Le ‘Contact Persons’ delle organizzazioni partecipanti • identificate durante la sottomissione della proposta • diventeranno i Participant Contacts (PaCo) o i Team • Members(TeMe) all’inizio della negoziazione • IlLEAR è validato dalla Commissione durante il processo di • validazione della sua organizzazione.

35. Participant Portal - Services after login I diritti di nomina Roles: - PCoCo - CoCo - PaCo - TaMa - TeMe - LSIGN - FSIGN - LEAR - AccAd

36. Participant Portal - Services after login Il processo di nomina: Come Nominare / Revocare qualcuno Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello usato per l’account ECAS del “nuovo utente”. Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS. Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS, esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel ruolo considerato.

37. Participant Portal - Services after login Il processo di nomina: Come Nominare / Revocare qualcuno Per attribuire un ruolo, occorre inserire l’indirizzo e-mail del “nuovo utente”; questo indirizzo e-mail deve essere lo stesso di quello usato per l’account ECAS del “nuovo utente”. Se il “nuovo utente” non ha un account ECAS, esso riceverà automaticamente un invito via e-mail a creare il suo account ECAS. Se il “nuovo utente” è già in possesso di un account ECAS, esso verrà semplicemente informato via e-mail della nomina nel ruolo considerato.

38. MY AREA: My Projects Project Roles: - CoCo - PaCo - TaMa - TeMe - FSIGN

39. MY AREA: My Organisation(s) My Area: My Projects Organisation Roles: - FSIGN - LSIGN - AccAd (attributed by the LEAR)

40. Participant Portal - Services after login Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN

41. Participant Portal - Services after login Il processo di nomina: LSIGN / FSIGN

42. Participant Portal - Services after login • MY AREA: • My Organisations • My Proposals • My Projects • My Notifications • My Expert Area

43. Registrazione delle organizzazioni • La persona che registra i dati riceve online il “PIC number” per la propria organizzazione • I partecipanti sono incoraggiati a registrare la propria organizzazione il prima possibile prima di abbozzare una proposta • E’ possibile registrare una organizzazione per conto di qualcun altro • E’ possibile la gestione di più PIC • 2. Accesso ai dati relativi alla organizzazione 3. Aggiornamento dei dati dell’organizzazione

44. My Organisation(s)

45. My Organisation(s)

46. My Organisation(s)

47. Registration

48. PIC number : Personal Identification Code

49. Accesso alla lista delle proposte in draft e sottomesse • Il servizio di sottomissione delle proposteè disponibile sulla pagina web della call(dopo login a ECAS): va selezionatoilTOPICe ilTipo di Azione(RIA, IA, CSA, SME, … ) • La procedura guidata consente agli utenti di creare e inviare una proposta passo per passo, garantendo la riservatezza dei dati. • Le proposte in draft possono essere salvatee sottomesse in un secondo tempo, dopo essere state modificate e completate.Le proposte in draft e sottomesse sono accessibili dal pagina webMy Proposals del Portale. Per le proposte in draft sono mostrati i giorni mancanti alla deadline per la sottomissione prevista dalla call.

50. My Proposals Remaining Time: Giorni mancanti alla deadline di sottomissione