Masterclass Presteren met professionals De projectmanager in verandering? PMI Parade 8 april 2008

1. Masterclass Presteren met professionals De projectmanager in verandering? PMI Parade8 april 2008 Steven de Groots.a.degroot@uvt.nl IVA

2. Drie uitdagingen • Organisaties in verandering • De projectmanager in verandering • Professioneler én mooier projectmanagement?

3. Assen van uitdaging Projectmanagement door professionals Lelijkprojectmanagement Mooi projectmanagement Projectmanagement door ??

4. De efficiënte organisatie(> 1960) Markteis:prijs Performance criteria:efficiency De kwaliteits-organisatie(> 1970) Markteis:prijskwaliteit Performance criteria:efficiencykwaliteit De flexibele organisatie(> 1980) Markteis:prijs kwaliteit keuze/levertijd Performance criteria: efficiency kwaliteit flexibiliteit/ snelheid De innovatieveorganisatie(> 1990) Markteis:prijs kwaliteit keuze/levertijd uniekheid Performance criteria:efficiencykwaliteit flexibiliteit/ snelheidinnovativiteit ?? Markteis:prijs kwaliteit keuze/levertijd uniekheid?? Performance criteria: efficiency kwaliteit flexibiliteit/snelheidinnovativiteit?? Ontwikkeling van organisaties 1 Op basis van Bolwijn & Kumpe (1998)

5. Ontwikkeling van organisaties 2 Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

6. Nog meer ontwikkelingen… • Veranderende markteisen • Veranderende performance criteria • Toepassing meerdere frames met aandacht voor zacht en extern • Toename aantal & complexiteit projecten in organisaties • Toename kennisintensieve arbeid • Ontwikkeling van veranderkunde als vakgebied • Terug naar Rijnlandse organisaties?

7. Eerste uitdaging Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

8. Uit IPMA-C MC • Het doel van het project lijkt te veranderen gedurende de uitvoering van het project door de omstandigheden.Wat moet er als eerste gebeuren? • A De opdrachtgever moet toestemming geven het doel te wijzigen. • B Er moet een nieuw operationeel plan gemaakt worden. • C Er moet een nieuwe kosten-batenanalyse gemaakt worden.

9. Vragen PM PM X X X X PM PM Verandert projectmanagement mee met de veranderende context? Hoe adaptief is projectmanagement? Tijd voor een omslag: anders PM met de projectmanager als sleutel

10. Tweede uitdaging • Organisaties in verandering • De projectmanager in verandering

11. Eerste uitdaging Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

12. Projectmanagers en hun omgeving KWALITEIT KENNISINTENSIEVE ARBEID (denkwerk of kenniswerk) Kenmerken kenniswerker Kenmerken kennisintensieve organisatie 1e inrichtingsniveau 2e inrichtingsniveau 3e inrichtingsniveau

13. Is een projectmanager een professional? • opereren • adviseren • ontwerpen • trainen • onderzoeken • leren • entertainen • toepassen / kiezen • uitzoeken Maas, 1999

14. Intensieve menshouderij…? • Aantal HRST (Human Resources Science & Technology): • 1960: 8% • 2006: 39% (3,6 miljoen professionals / kenniswerkers)200.000 in ICT-, -techniek en -managementberoepen • Bron: Europese Commissie

15. Problemen in kennisintensieve organisaties • Te veel sturing (versus zelfsturing): hiërarchie en regels • Conflicterende doelstellingen (kenniswerker versus leiding) • Geen eenduidig proces van plannen naar uitvoeren, meten en verbeteren • Geen sturingsinformatie (‘Hoe gaat het?’. ‘Goed hoor!’) • Weinig inzicht individuele vermogens, prestaties en bijdrage aan groter geheel • Slechte match aanbod werk en competenties kenniswerkers • Onvoldoende vertaling van veranderingen naar kennis • Onvoldoende benutting aanwezige kennis

16. Verandering van arbeid • Handwerk → Fabriekswerk →Denkwerk • Arbeidsinhoud: kennisintensief, gevarieerde taken, autonomie, samenwerking, hoge kwalificatie-eisen • Arbeidsomstandigheden: zitwerk en werkdruk • Arbeidsvoorwaarden: op maat, ook immaterieel • Arbeidsverhoudingen: spanning manager / professional

17. Vraagstellingen • Welke factoren zijn van invloed op de prestaties van kenniswerkers en kennisintensieve organisaties (KIO’s)? • Op welke wijze zijn deze factoren beheersbaar?

18. Succesfactoren voor professionele arbeid Kennis Uitdaging Autonomie Leervermogen Leerbereidheid Leercondities Feedback Info. & comm. voorziening Intrinsieke motivatie Taakstelling 10 KULTIFA-factoren

19. Intrinsieke motivatie en de PM in verandering 1 • Algemene notie bij professionals • Met name intrinsiek gedreven (in plaats van extrinsiek): zingeving, passie, authenticiteit, identiteit • Behoefte aan zelfstandigheid (autonomie), verantwoordelijkheid, professionele contacten, variatie en uitdaging • Toepassen van het geleerde en levenslangleren • Gericht op intellectuele uitdaging en ontwikkeling • Bij hoogconjunctuur: verkassen!

20. Intrinsieke motivatie en de PM in verandering 2 • De professional wil geen structuur…… • Meer aanspraak maken op intrinsieke arbeidsmotieven • Verbinden door dialoog met stakeholders

21. Kennis en de PM in verandering 1 • Kennis als productiefactor: - vakkennis- omgevingskennis- organisatiekennis • Algemene notie bij professionals • Kennis in persoonsgebonden • Halfwaardetijd van kennis verkort • Uniciteit en waarde van kennis neemt af • Levenslang leren is noodzakelijk

22. Kennis en de PM in verandering 2 • Verschuiving vakgebied PM: PM als veranderkundige(van ontwerpbenadering naar ontwikkelbenadering) • Meer investering in omgevingskennis en veranderkundige kennis & implementatiekennis (vakkkennis) • Meer combineren van kennis & org.initiatieven • PM als verbinder / afstemmer

23. Kennis en de PM in verandering 3

24. Uitdaging en de PM in verandering 1 • Algemene notie bij professionals • Psychologisch contract: - medewerker - organisatie- medewerker - project • Afname binding met de organisatie • Verbinding op inhoud (vakmanschap)

25. Uitdaging en de PM in verandering 2 • Op zoek naar collectieve uitdaging • Relatie met intrinsieke motivatie • Van projectmanager naar amuseur & facilitator van verandering • Verschillende uitdagingen per projectfase (innovatieprocessen)

26. Uitdaging en de PM in verandering 3

27. Taakstelling en de PM in verandering 1 • Algemene notie bij professionals • Verschuiving van variatie en focus in taakstelling:- bijdrage aan winstgevendheid- bijdrage aan klanttevredenheid- bijdrage aan succes van anderen- bijdrage aan organisatieontwikkeling- bijdrage aan vakgebied- eigen ontwikkeling • Manager focus op WAT (taakstelling), professional focus op HOE (autonomie) • Relatie tussen taakstelling, motieven en prestaties

28. Taakstelling en de PM in verandering 2 • Verschillen in belang taakstelling opdrachtgever, PM en teamlid …. • Invloed op bepalen taakstelling • Leren & ontwikkelen tijdens projecten

29. Autonomie en de PM in verandering 1 • Algemene notie bij professionals • Een duidelijke taakstelling (WAT) + veel autonomie (HOE) • Sturen op zelfsturing • Geen verticale maar horizontale regelmechanismen (wat is een project…?)

30. Autonomie en de PM in verandering 2 • Stoppen met structuur, want - instrumentgebruik correleert negatief met succes;- werkstijl correleert sterk met succes;- bij doelgericht werken is weinig instrumentarium nodig om succes te bereiken- in grijpbare projecten staat veel structurering succes in de weg (Teun van Aken,1996) • Kwaliteit van onderlinge samenwerking • Verruiming van verantwoordelijkheden

31. Leren en de PM in verandering 1 • Leervermogen • Leerbereidheid • Leercondities • Algemene notie bij professionals • Noodzaak van continu leren • Werkplek als leerplek • Van traditioneel leren naar slimmer werken

32. Leren en de PM in verandering 2 • Inrichting van project als leeromgeving: binnen én buiten • Leren in project expliciet maken: leerdoelen vooraf, tijdens en achteraf

33. Huis van kennisintensieve kwaliteit KWALITEIT KENNISINTENSIEVE ARBEID (denkwerk of kenniswerk) • Kenmerken kenniswerker • Kennis • Leervermogen en leerbereidheid • Intrinsieke motivatie • Kenmerken • kennisintensieve organisatie • Uitdaging • Leercondities • Taakstelling • Informatie- en communicatievoorziening • Feedback • Autonomie 1e inrichtingsniveau Managementstijl, Personeelsbeleid, Processen en Cultuur 2e inrichtingsniveau 3e inrichtingsniveau Planning- & Control-systemen, Missie Visie Doelen Strategie (MVDS) en Structuur ´About 80 percent of performance improvement opportunities reside in the environment´ (Rummler en Brache, 1995; Stolovitch en Keeps, 1995)

34. Uitdaging : versterking van de KULTIFA-factoren Score van een instituut

35. KULTIFA-scores projectmanagers A. Kennis: stelling 2, 5 en 8 B. Uitdaging: stelling 9, 14 en 16 C. Leervermogen: stelling 20, 21 en 23 D. Leerbereidheid: stelling 25, 28 en 32 E. Leercondities: stelling 33, 35 en 38 F. Taakstelling: stelling 43, 46 en 47 G. Intrinsieke motivatie: stelling: 49, 53 en 54 H. ICT: stelling 57, 58 en 61 I. Feedback: stelling 67, 68 en 71 J. Autonomie: stelling 73, 77 en 78 Alleen mate van tevredenheid: tevreden = 2, matig tevreden = 1, niet tevreden = 0

36. K K K K K K A A A A A A U U U U U U F F F F F F L L L L L L L L L L L L L L L L L L T I I I I I I I I I I I I T T T T T Professional in een professionele omgeving PROJECT

37. Project ten koste van mijn autonomie? Projectuitdaging = mijn uitdaging? K A U K K F A A U U F F T Hoe feedback tijdens project? T T K Past projectopdracht bij mijn opdracht? Wat en hoe kan ik leren? A U K A K U F A U F L L L L L L F L L L L L L L L L L L L T I I I T I I I T I I I I I I Word ik wijzer van het project? Wat is mijn motief om mee te doen? Professional in een professionele omgeving

38. Uit IPMA-C MC 12. Wat is een goede methode om obstakels tijdens het probleemoplossingsproces in projecten te overwinnen? A crisis management B critical path method C work breakdown structure

39. KWALITEIT KENNISINTENSIEVE ARBEID (denkwerk of kenniswerk) • Kenmerken kenniswerker • Kennis • Leervermogen en leerbereidheid • Intrinsieke motivatie • Kenmerken • kennisintensieve organisatie • Uitdaging • Leercondities • Taakstelling • Informatie- en communicatievoorziening • Feedback • Autonomie 1e inrichtingsniveau Managementstijl, Personeelsbeleid, Processen en Cultuur 2e inrichtingsniveau 3e inrichtingsniveau Planning- & Control-systemen, Missie Visie Doelen Strategie (MVDS) en Structuur Huis van kennisintensieve kwaliteit Projectmanagement door professionals = voortdurend in dialoog zijn met omgevingover KULTIFA-factoren

40. Succesfactoren projecten Standish Group Ondersteuning van het management 18% Betrokkenheid van de gebruiker 16% Kwaliteit van de projectmanager 14% Duidelijke organisatie doelstellingen 12% Beperkte scope 10% Standaard software infrastructuur 8% Heldere en stabiele requirements 6% Formele methodologie 6% Betrouwbare schattingen 5%

41. Verdeling succesfactoren PM Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

42. Verdeling KULTIFA-factoren Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

43. Hoe het ook kan… • De leden: • respecteren en vertrouwen elkaar • beschermen en ondersteunen elkaar • spreken en communiceren op een open manie • delen een krachtig gemeenschappelijk doel • hebben krachtige gedeelde waarden en overtuigingen • maken hun eigen doelstellingen ondergeschikt aan die van het team • onderschrijven gedistribueerd leiderschap • kennen geen PRINCE 2, IPMA etc. .... • Kets de Vries (Worstelen met de demon, 2003).

44. Vertaald naar projectomgeving • De projectmanager • Tonen welke kennis hij/zij bezit en wil verwerven en welk werk (taakstelling) daarbij past • Eigen uitdagingen kenbaar maken • Inzicht geven in eigen leervermogen • Kennen van eigen leerstijl (leervermogen/leerbereidheid) • Inzicht geven in de eigen leerbehoeften • Kenbaar maken hoe, in welke mate, wanneer en met welke middelen geleerd wenst te worden (leercondities) • Kenbaar maken hoe expliciet en specifiek taakstellingnodig is • Afspraken maken met manager over doelen en taken • Resultaatverantwoordelijkheid tonen (taakstelling) • Kenbaar maken van informatiebehoeften en gewenste ondersteunende middelen • Aangeven (veranderlijkheid) van arbeidsmotieven • Kenbaar maken van behoefte aan, frequentie en wijze van feedback + organiseren • Kenbaar maken welke mate van autonomie (regelbehoeften en regelmogelijkheden) gewenst / mogelijk is • De organisatie (manager) • Aangeven welke kennis nodig is • Benutten kennis van kenniswerkers • Bij elkaar brengen van competenties en leerbehoeften • Onderzoeken, benutten en belonen van leervermogen • Vragen welke leercondities nodig zijn en deze inrichten • Creëren van leerklimaat (leercondities) • Aangeven wat per individu verwacht (taakstelling) wordt (resultaat en effect), wat kwaliteitscriteria zijn, etc. • Inzicht geven in bijdrage (taakstelling) aan het grotere geheel (missie, visie, doelstellingen, strategie) • Vragen naar informatiebehoeften en ondersteunende middelen en deze inrichten en onderhouden • Aanbieden van werk dat matched met individuele arbeidsmotieven (intrinsieke motivatie) • Organiseren van feedback van klanten, opdrachtgevers, financiers en afnemers afgestemd op behoefte van individu en organisatie • Bieden van autonomie (regelbehoeften en regelmogelijkheden) en flexibiliteit

45. Uit IPMA-C MC 19. Wat mag de projectmanager tijdens de uitvoering van het project veranderen? A de hoogte van het budget B de leden van het projectteam C het resultaat

46. KULTIFA-factoren omgeving KULTIFA-factoren projectorganisatie Eigen KULTIFA-factoren Kern van de boodschap • Projectmanager = professional, dus: • Beter bewustzijn eigen KULTIFA-factoren • Beter bewustzijn KULTIFA-factoren projectorganisatie • Afstemming projecten op KULTIFA-factoren organisatie

47. Derde uitdaging • Organisaties in verandering • De projectmanager in verandering • Beter én mooier projectmanagement?

48. Assen van uitdaging Projectmanagement door professionals Lelijkprojectmanagement Mooi projectmanagement Projectmanagement door ??

49. Eerste uitdaging Op basis van Aardema (2007) en Bolman & Deal (1991)

50. Ontwikkeling van organisaties De efficiënte organisatie(> 1960) Markteis:prijs Performance criteria:efficiency De kwaliteits-organisatie(> 1970) Markteis:prijskwaliteit Performance criteria:efficiencykwaliteit De flexibele organisatie(> 1980) Markteis:prijs kwaliteit keuze/levertijd Performance criteria:efficiencykwaliteit flexibiliteit/snelheid De innovatieveorganisatie(> 1990) Markteis:prijs kwaliteit keuze/levertijd uniekheid Performance criteria: efficiencykwaliteit flexibiliteitsnelheidinnovativiteit De esthetische organisatie(> 2000) Markteis:+ waarde verantwoord emotieMedew.eis: waarde zingeving Performance criteria:+schoonheid verantwoording