Johann Strasser – The Project Group Michael Meisters – Alegri International Service

1. Enterprise Project Management Infowoche 10. bis 14. Mai 2004 Johann Strasser – The Project GroupMichael Meisters – Alegri International Service

2. Themen der Project Infowoche • Enterprise Project Management auf Basis vonMicrosoft Office Project 2003 • Portfolio-Management • Ressourcen-Management • Projektmanagement • Zusammenarbeit & Kommunikation Dargestellt an den folgenden Benutzergruppen: • Projektleiter • Projektmitarbeiter • Projektmanagement Office • Klassisches Management

3. Agenda zur Project Infowoche • 10:00 – 10:15 Vorstellung / Einleitung • 10:15 – 11:00 Was ist unternehmensweites Projektmanagement (EPM)? • 11:00 – 12:00 Live Demo: Projektmanagement aus Sicht des Projektmanagers / Projektmitarbeiters • 12:00 – 12:15 1. Kundenreferenz: erfolgreicher Einsatz von Microsoft Project in der Praxis • 12:15 – 13:00 Mittagspause • 13:00 – 14:30 Live Demo: Projektmanagement aus Sicht des Projektmanagement Office und des klassischen Managements • 14:30 – 14:45 2. Kundenreferenz: erfolgreicher Einsatz von Microsoft Project in der Praxis • 14:45  - 15:00 Kaffeepause • 15:00 – 15:45 Partnerlösungen / Q&A • 15:45 – 16:00 Abschluss / offizielles Ende

4. Partnerprofil Alegri International Service • Gründungsjahr: 2001 • Standorte: München, Wien • Dienstleistungsangebot: • Implementation EPM Lösung • .Net Applikationsentwicklung • Projektmanagement • Content und Enterprise Portale • Produkte: • Alegri APS ProjectCenter 1.0- Projekt- und Portfoliomanagement - Unternehmens-Risikomanagement

5. Partnerprofil The Project Group • Gründungsjahr: 1998 • Standorte: Unterhaching (München) • Dienstleistungsangebot: • Implementation EPM Lösung • Schnittstellenentwicklung • Beratung und Schulung • Produkte: • PSLink (SAP Integration) • TeamLink (Kommunikationsuntestützung) • Weitere AddOns

6. Unternehmensweites Projektmanagement mit Microsoft Project 2003

8. Pain Points • Wie stelle ich sicher, dass alle Mitarbeiter innerhalb eines Projektes mit dem aktuellen Projektplan arbeiten? • Wie kann ich die Produktivität des Projektteams steigern? • Wie vermeide ich zeitintensive Administrationstätigkeiten? • Welche Kommunikationsplattform kann ich zur Verfügung stellen? • Welche Kollaborationswerkzeuge kann ich einsetzen? • Wie erhalte ich zeitpunktgenaue Auswertungen?

9. Ziele des EPM • Befriedigung der Anforderungen • Aller Projektbeteiligten • Aller Projektinteressenten • Zentrales Management von Ressourcen und Kapazitäten • Gemeinsame Ressourcennutzung • Die richtigen Daten für jeden Beteiligten • Portfolioplanung als zentrale Aufgabe • Priorisierung • Budgetierung • Konfliktlösung

10. Ziele des EPM • Koordination • Fachlich • Terminlich • Vorausschauende Planung • Ressourcenengpässe vermeiden • Rahmenterminpläne erstellen • Umfassende Kostensteuerung • Aufwandsbezogene Kosten • Investitionen • Verbesserte Kommunikation und Dokumentenaustausch

11. Overview of the Microsoft Office EPM Solution Products…

12. Creating Enterprise Projects Easily Create Enterprise Project Plans Centrally Store Projects, Resources & Reporting

13. Enabling Team Participation Easily Create Enterprise Project Plans Team Participation Centrally Store Projects, Resources & Reporting

14. Deliverables & Projects Stay Together Easily Create Enterprise Project Plans Team Participation Centrally Store Projects, Resources & Reporting Project Documents, Issues/Risks & Tasks

15. Project Documents, Issues/Risks & Tasks Better Project Productivity More Productive Projects Easily Create Enterprise Project Plans Team Participation Centrally Store Projects, Resources & Reporting

16. Line of Business Systems (SAP) Putting IT Investments to Work More Productive Projects Easily Create Enterprise Project Plans Team Participation Centrally Store Projects, Resources & Reporting Project Documents, Issues/Risks & Tasks Get more from your IT Investments

17. Line of Business Systems (SAP) The Microsoft Office EPM Solution More Productive Projects Easily Create Enterprise Project Plans Team Participation Centrally Store Projects, Resources & Reporting Project Documents, Issues/Risks & Tasks Get more from your IT Investments

18. Geschäftsführung, Abteilungsleiter • Wie sehe ich die Projekte in meiner Organisation? • Was ist der Status meiner 3 wichtigsten Initiativen? Resourcenmanager Qualifikationsbasiertes Resourcenmanagement Projektmitarbeiter Verwendung bekannter Werkzeuge IT Geschäftsleitung Offene, sichere Systeme Portfolio-management, Reports Projektmanager Intuitives Projektmanagement • Resourcenmanager • Wer ist verfügbar für neue Projekte? • Wer arbeitet an was und haben die Mitarbeiter das richtige Wissen? • Projektmitarbeiter • Was muss ich diese Woche tun? • Wie kann ich mit meinen Kollegen kommunizieren? • Projektmanager • Wann sind wir fertig und zu welchen Kosten? • Können wir Erfahrungen wiederverwenden? • IT Manager • Wie binden wir unsere Backend-Systeme ein? • Wie können wir die Systeme ausrollen und monitoren? Rollen im EPM

19. Executives IT Administrators Project Managers Team Members Resource Managers What EPM Stakeholders use • See Project Status • Assign Resources • Report Time & Progress • Configure System • Manage Users & Permissions • Construct Plans • Allocate Resources • Develop Schedules & Milestones

20. Microsoft Project 2003 Architektur CAL für PS CAL für SQL CAL für SQL CAL für PS Wer: Interne/Externe Teammit-glieder und Geschäftsführer Professionelle Projektmanager Project Web Access2003 Microsoft Project Prof.2003 Wie: Ist bereits eine SQL-CAL vorhanden, so ist keine weitere notwendig SQL Server

21. Live-Demo Projektmanagement aus der Sicht des Projektmanagers / Projektmitarbeiters

22. Die Rolle der Projektleiter • Personen mit Projektverantwortung • Anforderungen • Einleitung • Projektplanung • Kommunikation • Projektüberwachung • Berichtswesen • Projektdokumente verwalten

23. Aufgaben in Microsoft Project • Neuanlage eines Projekts • Enterprise Vorlagen • Project Guide • Ressourcen nutzen und einbinden • Teamerstellung mit Enterprise Res.pool • Generische Ressourcen • Projektinformationen aufbereiten • Enterprise Strukturen nutzen • Projektinfrastruktur: Dokumente und Offene Punkte, Benachrichtigungen

24. Projekte anlegen • Projekte erzeugen • Aus Vorlage • Enterprise Muss-Felder • Einzelprojekt-Planungsprozesse • Veröffentlichung von Informationen

25. Enterprise Ressourcenmanagement • Zuordnung durch Bildung eines Projektteams • Planung auf Phasen/Vorgangsebene • Kurzfristig: Mitarbeiter • Mittel-/Langfristig: Generische Ressource • Auslastungskontrolle durch Projektleiter • Im einzelnen Projekt / Offline • Detaillierung passend zur Fortschreibung

26. Projektinfrastruktur • Aufgabenlisten • Aus Projektvorgängen • Aus Outlookvorgängen • Offene Punkte • Über Share Point Team Services verwaltet • Je Projekt mit Zugriffsregelung • Zuständigkeit und Statuskontrolle

27. Projektinfrastruktur • Diskussionsforen • Ähnlich Newsgroup je Projekt • Dokumente • Ablage in Unterstrukturen je Projekt • Volltextindizierung • Mit Share Point Portal Server auch Versionierung

28. Rolle und Aufgaben der Projektmitarbeiter • Eigene Planung • Aufgabenlisten • Eigene Vorgänge und Rückmeldung • Projektinformationen • Statusberichte • Dokumente • Offene Punkte (Probleme) • Integration • Email Benachrichtigungen • Outlook

29. Projektfortschreibung • Zeiterfassung durch alle Mitarbeiter • Projektaufwände • Abwesenheiten • Besprechungen, Schulung usw. • Aktualisierung der Projekte mit Istaufwänden • Leistungsverrechnung in ERP Systemen • Nächste Planungsrunde • Projektterminierung • Ressourcenoptimierung

30. Live-Demo Projektmanagement aus der Sicht des PMO / klassischen Managements

31. Aufgaben des PMO • Schnittstellenfunktion • Daten aus den Projekten • Daten fürs Management • Übergreifende Auswertungen • Ressourcenverwaltung und Benutzerpflege / Berechtigungen

32. PMO Tools in Microsoft Project (1) • Projekt Center • Übersicht • Übergreifende Auswertungen • Ressourcen Center • Übersicht • Übergreifende Auswertungen • Verfügbarkeit • Berichtstrukturen festlegen • Outline Codes • Mussfelder • Web Access Ansichten

33. PMO Tools in Microsoft Project (2) • Portfolio Analysierer • OLAP Daten • In Pivot Tabellen Form • Ressourcenoptimierung • Modellierung • Teilportfolios • Sicherheit • Zugriffsrechte • Integration in vorhandene Infrastruktur • Archivierung / Versionen

34. Klassisches Management • Vorbereitetes Berichtswesen • Ansichten zu Kosten und Termine • Konsolidierte Daten • Ampelfunktionen • Entscheidungsgrundlage • Portfolioansichten • Digital Dashboard • Optimierung • Szenarien und What-If

35. Informationen im Internet  www.microsoft.com/germany/ms/project2003/ • www.microsoft.com/office/project • www.microsoft.com/germany/ms/project2003/veranstaltungen/index.htm • www.microsoft.com/germany/ms/project2003/loesungspartner/matrix_loesungspartner.htm • www.microsoft.com/germany/ms/project2003/showroom/index.htm • http://www.microsoft.com/germany/ms/project2003/epm/index.htm • www.mpug.org

36. Fragen ? Fragen ? Fragen ? Fragen ? Fragen ? Fragen ?

37. Vielen Dank !