Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen

Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen Projekt der Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes für Arzneimittel Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje Satellitensymposium 9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003

IST-Situation 2002 • Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche: • papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch • Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke • Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin • kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel • kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)

IST-Situation 2002 Bestell-Vorgang • Probleme in der Apotheke: •  handschriftliche Bestellung • „Entcodierung“ der Bestellung • mangelhafte formale Qualität • mangelnde Transparenz • zeitraubende und kosten- trächtige Transportvorgänge • Unterschriftsberechtigung • Probleme auf Station: • Transparenz und Aktualität • mangelnde Transparenz • fehlende Bestellhistorie • Status der Bestellung/Lieferung • Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste • Arzneimittel-Hausliste •  Handschriftliche Bestellung = • Quelle von Bestellfehlern •  hoher Zeitbedarf für den • Bestellvorgang

IST-Situation 2002 Chargen-Dokumentation Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die ApothekeTransfusionsmedizin stationsbezogene Ausgabenur patientenbezogene Ausgabe (keine patientenbezogene Dokumentation) Bestellung vorab oder bei BedarfBestellung nur bei Bedarf Dokumentation in der Krankenakte und per „Blutbuch“ auf Stationin der Transfusionsmedizin (handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen) ABER:  Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!! Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

Ziele für das Klinikum •  Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission • verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste • Sonderbestellungen: • Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution • automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept •  patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel • Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens • Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten • neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren • DRG-relevante Kostenträgerrechnungfür ausgewählte z.B. hochpreisige AM •  Erweiterungsmöglichkeiten: • Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie • Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung

Ziele für die Stationen und die Apotheke •  qualitative Verbesserung des Bestellprozesses • und erhöhte Transparenz • Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste • Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus • erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang •  Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung •  Lageroptimierung: • Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken • Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel •  Wirtschaftlichkeit  durch Wegfall zeitraubender Transporte  Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

Module des Programms • jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln • jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station • jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“) • PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3

Datenfluss bei der Bestellung EDV-ONLINE-Bestellung Web-Server SAP-Server Buchung und Aufbau eines Chargenpools Station Apotheke TF Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten

Datenfluss bei der Dokumentation Scanner- oder manuelle Eingabe Patient Station Plausibilitätsprüfung Web-Server Chargenpool Analysen Recherchen Sonderentgelt- abrechnung SAP-Server Archivierung Kontrolle der Daten Fehlerkorrektur Datenweitergabe Apotheke TF

Technische Voraussetzungen Systeme: zentral: SAP R/3 -Installation IS-H-Installation (nicht essentiell) Datenbank (Oracle oder MySQL) Webserver (Apache) lokal: für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher (Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte) direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI (Apotheke) Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

Projektplan Kickoff Pilotphase Chirurgische Klinik 31.03.03 01.09.02 15.10.02 15.12.02 31.03.04 Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung betrieb Bestellung auf den Stationen Start Produktiv- betrieb Doku Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting Dezernat M MIK Pflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung) Transfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln • Ziele und Nutzen: • hohe Qualität der Dokumentation • größere Sicherheit durch •  durchgängige Chargenverfolgung •  verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen •  lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der • chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln • Vereinfachte Arbeitsabläufe: •  Erfassung mittels Barcodetechnik •  Daten werden nur einmal erfasst •  vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)

jwebPatientenabgabe • Leistungsumfang •  patientenbezogenen Chargendokumentation zur •  Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes •  Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung •  Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur •  Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge) •  Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten •  Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut •  Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer, • Arzneimittel, Charge, Station •  Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen •  Eingabe über Barcodelesegeräte •  Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen •  Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer •  Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)

jwebPatientenabgabe • Voraussetzungen • essentiell: •  Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations- • pflichtig (TFG, DRG oder beides) •  für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich • Pflege der Chargennummer in SAP • korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang • hilfreich: • IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten • scannbare Patientenfallnummer • scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)

jwebPatientenabgabe • Dokumentation auf den Stationen • 1.manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge (diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt. • Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10) • Suchfunktion für Patient/Fallnummer • oderEingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge • + manuelle Eingabe der Menge am Scanner • (Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich) • Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend • 2. Senden der Daten an SAP • automatisch bereitgestellt werden: • Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend • Datum und Uhrzeit

jwebPatientenabgabe

jwebPatientenabgabe • Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung • grundsätzlich im SAP R/3 System • über eine spezielle Selektionsmaske • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze • verantwortlich: Apotheke • Transfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe • Auswertungen • SAP: • über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich • Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word • WEB: • über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle • Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station • Patientennummer, Fallnummer, Name Abgabedatum/Zeit verordnender Arzt Erfassungsdatum und Erfasser

Zusammenfassung jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station jwebPatientenabgabe: Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Projektteam Apotheke: Herr Dr. Dörje Frau Dr. Krebs MIK: Herr Dr. Wentz Herr Hoch Herr Löhr Frau Rabenstein Dezernat M Herr Emmert Herr Gronemann Pflege: Herr Fix Frau Gaede Frau Kramer Herr Schrüfer Transfusionsmedizin: Herr PD Dr. Zimmerman Chirurgie: Herr PD Dr. Haupt jwConsulting: Herr Baier (SAP) Herr Ficzel (SAP) Herr Dr. Späth (Web)

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