ZeroComa – EdasFacturas

1. ZeroComa – EdasFacturas Facturación Electrónica y Digitalización Certificada

2. El documento factura en la Pyme • Es el documento protagonista y nuclear de la empresa • Las facturas son los documentos indicativos de los ingresos, gastos y compras de la empresa. • Prácticamente todos los departamentos tienen vinculación con la factura: • Gerencia  (Ingresos) • Dpto. Comercial / Marketing (Ventas, Campañas, Comisiones) • Dpto. Compras (Proveedores, reclamaciones, rappels, comprobaciones)

3. Att. Al cliente (Aclaraciones, incidencias) • Dpto. Soporte técnico (Garantías, mantenimientos) • Administración-asesoría/gestoría (Apuntes contables, conformidad, pagos) • Hacienda (Posibles inspecciones, presentación de facturas solicitadas) • Auditorías (Muestreo de operaciones, presentación de facturas) • Cuestiones procesales (las facturas han de conservarse al menos 10 años para cuestiones relacionadas con reclamaciones amparadas por el Derecho mercantil) El documento factura en la Pyme

4. Problemática actual respecto a la emisión,  recepción y gestión de facturas Convivencia simultánea durante los próximos "muchos" años de las facturas en papel, en PDF y electrónicas • Problemas en la Emisión, recepción, archivo, consulta. • Clientes pueden solicitar cualquiera de los formatos • Necesidad de varias aplicaciones diferentes para gestionar la emisión o recepción de las facturas en función de los formatos • Complicación operativa y tecnológica • Incremento de costes en diferentes herramientas e insatisfacción del cliente

5. Conclusión Es por tanto evidente la enorme productividad que se obtendría si se pudiera acceder en una única herramienta, de forma inmediata y por cualquier persona autorizada,  a todas las facturas tanto emitidas como recibidas sean del formato que sean (papel, electrónicas, PDF,…) como a su contenido. Solución Factura Electrónica Archivo digital de facturas de papel

6. El Proceso de facturación convencional se realiza según el esquema siguiente: ¿Aporta beneficios a la empresa la e-factura?

7. El Proceso de facturación electrónica se realiza según el esquema siguiente: ¿Aporta beneficios a la empresa la e-factura?

8. Agiliza la gestión de cobro Ley 15/2010 de morosidad. • Incrementa la productividad de la compañía en un 40 % • Ahorro de costes: • Ahorro en emisión de entre 5 y 15 € / factura • Ahorro en recepción de 20 € / factura • Optimización de la relación con el cliente. • Seguridad y fiabilidad. • Se puede garantizar la originalidad de la factura recibida. • Se conoce quien la envía y si ha sido validada o rechazada. • Obligación legal. • Próximamente toda empresa que presente sus facturas ante la Administración Pública del Estado, deberá hacerlo de forma electrónica y en formato Facturae. • Validez legal y procesal garantizada de la factura ¿Aporta beneficios a la empresa la e-factura?

9. Permite suprimir el archivo físico = Ahorro • Metros cuadrados dedicados • Armarios / archivadores • AZ’s / subcarpetas • Múltiples fotocopias • Duplicar archivos en varios departamentos

10. Distribución interna • Localización y rearchivo • Consulta en segundos  de información contenida en ellas • Informes de ingresos, gastos… • Exportación a otras herramientas (contabilidad,…) • Eliminación del tiempo dedicado a fotocopiarlas • Facilidad de envío por e-mail a clientes y proveedores • Posibilidad de enviar a la asesoría/gestoría únicamente por e- mail • Facturas siempre ordenadas y a mano • Mayor confidencialidad Permite incrementar la productividad

11. ¿Qué es una factura electrónica? Definición: Documento generado electrónicamente y remitido electrónicamente al destinatario, que utiliza un sistema de firma electrónica avanzada de manera que se permita garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

12. Ejemplo de factura electrónica FACTURAE <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> - <m:Facturae xmlns:m="http://www.facturae.es/Facturae/2007/v3.0/Facturae"> - <FileHeader> <SchemaVersion>3.0</SchemaVersion> <Modality>I</Modality> <InvoiceIssuerType>EM</InvoiceIssuerType> - <Batch> <BatchIdentifier>00000000G/16/2007</BatchIdentifier> <InvoicesCount>00001</InvoicesCount> - <TotalInvoicesAmount> <TotalAmount>290.00</TotalAmount> </TotalInvoicesAmount> - <TotalOutstandingAmount> <TotalAmount>290.00</TotalAmount> </TotalOutstandingAmount> - <TotalExecutableAmount> <TotalAmount>290.00</TotalAmount> </TotalExecutableAmount> <InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrencyCode> </Batch> </FileHeader> - <Parties>

13. Impulso legal a la Factura electrónica • Ley 30/2007 de contratos del sector público: Obliga a los proveedores del sector público a emitir facturas electrónicas en formato Facturae • Ley 15/2010 de morosidad Establece nuevos plazos para la consideración de un deudor como moroso y establece el inicio del plazo desde la entrega de la factura electrónica

14. ¿Qué es la Digitalización Certificada? Es un proceso de digitalización que por cumplir con unos requisitos establecidos por AEAT, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel. Permite que las empresas que han incorporado EdasFacturas sean 100 % digitales también en la gestión de sus facturas recibidas en papel.

15. Ventajas, beneficios y ahorros de la gestión electrónica de facturas • Posibilidad de Reconocimiento automático y desasistido de las facturas recibidas • Posibilidad de hacer el asiento contable automáticamente: eliminación de errores y del tiempo de entrada de datos. • Posibilidad de alta automática en almacén, cálculo del precio medio, … • Posibilidad de enviar el fichero de las facturas electrónicas a las entidades financieras para solicitar factoring, confirming, leasing, … • Posibilidad de elaboración automática de formularios fiscales. • Posibilidad de envío de formularios fiscales a las entidades financieras para su pago.

16. La Aplicación EdasFacturas • La aplicación EdasFacturas permite: • La emisión en cualquier formato (papel, PDF, factura electrónica) y archivo • La recepción en cualquier formato (papel, PDF, factura electrónica) y archivo • La gestión de la información, entendiendo por tal y a título de resumen: • Buscar facturas o conjuntos de ellas en segundos y visualizarlas • Pasar a Excel la información de todos los campos de las facturas seleccionadas y calcular los totales • Imprimir – cualquiera de las seleccionadas o todas- EdasFacturas = Factura electrónica + Digitalización certificada

17. ¿Por qué EdasFacturas?

18. Premios y Adjudicaciones

19. La aplicación EdasFacturas: características generales • Totalmente escalable • Aplicación Modular • Entrega de certificados necesarios (Firma Profesional) • Multiplataforma de base de datos (Access, SQL Server, DB2) • Es compatible con la mayor parte de las plataformas públicas y privadas lo que garantiza la interoperabilidad con el mercado • Implantación con consultoría especializada • Capacidad de digitalización y gestión de otros tipos de documentos diferentes a las facturas

20. La aplicación EdasFacturas: funcionalidades • Enviar por e-mail con un click – cualquiera de las seleccionadas o todas- • Poner la facturas en un servidor por FTP • Exportar, tanto las facturas como sus datos en HTML o XML a un CD • Traspasar las facturas a otro soporte • Conocer Compras o Ventas por todo tipo de filtros: importes, fechas, proveedores, clientes, Comerciales, etc. • Conocer Gastos por Conceptos y todo tipo de filtros adicionales: importes, fechas, palabras clave, delegaciones etc.

21. La aplicación EdasFacturas: funcionalidades • Buscar facturas por los albaranes o números de pedido correspondientes • El enlace con las aplicaciones de contabilidad más extendidas para facilitar la contabilización automática • Vincular cualquier documento a las facturas (albaranes, presupuestos, documentos de pago, fotos, e-mails….) • Archivar y referenciar automáticamente las facturas recibidas de otro usuario de EdasFacturas. • Confeccionar el “Libro Registro”.

22. Es la única herramienta que da una solución integral para la Emisión, el Archivo digital y la Gestión de las facturas independientemente del formato en que se reciba o emita y cumpliendo todos los requisitos que establece la Agencia Tributaria.