Про підсумки вивчення стану ведення ділової документації районних відділів освіти

1. Про підсумки вивчення стану ведення ділової документації районних відділів освіти Байназарова О.О., начальник відділу нормативності та якості освіти УЗСО ГУОН

2. Наказ ГУОН від 30.09.2011 № 518 «Про вивчення стану ведення ділової документації районних відділів освіти» • Відділи освіти Богодухівської, Дергачівської, Зачепилівської, Кегичівської, Коломацької, Первомайської, Сахновщинської районних державних адміністрацій.

3. Об’єкти вивчення: • нормативно-правове забезпечення; • номенклатура справ; • приймання, розгляд і реєстрація документів; • складання та оформлення службових документів; • організація контролю за виконанням документів; • ділові документи.

4. Нормативно-правове забезпечення • Закон України «Про освіту», • Закон України «Про загальну середню освіту», • Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні заклади», • Типове положення про відділ освіти районної, районної у мм. Києві та Севастополі державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11 березня 1999 року № 347, • Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів Державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання, затверджених наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41, зареєстрований Міністерством юстиції України 17.09.1998 за № 576/3016, • Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, із змінами та доповненнями).

5. Нормативно-правове забезпечення Зауваження: • у відділі освіти Богодухівської РДА не видано наказ про затвердження інструкції з питань діловодства.

6. Номенклатура справ Зауваження: • у номенклатурі справ відділу освіти Дергачівської РДА не для всіх справ вказані терміни збереження; • працівники відділу освіти Зачепилівської РДА не ознайомлені з наказом від 31.12.2010 № 503 «Про затвердження номенклатури справ відділу освіти на 2011 рік».

7. Приймання, розгляд і реєстрація документів Зауваження: • у журналі реєстрації вхідної документації відділу освіти Богодухівської РДА не вказані виконавці документів.

8. Складання та оформлення службових документів Зауваження: • у відділі освіти Богодухівської РДА на документах, що зберігаються у папці «вихідна документація», відсутній бланк відділу освіти; • у відділах освіти Богодухівської, Кегичівської РДА не правильно здійснюється індексація документів; • у відділах освіти Дергачівскої, Кегичівської, Первомайської РДА при складанні наказів використовуються різні бланки; • у відділі освіти Зачепилівської РДА не правильно здійснюється індексація звернень громадян; відмітки про проходження та виконання документів відсутні; • у відділах освіти Зачепилівської, Коломацької РДА порушуються загальні вимоги до складання документів (формат паперу, бланки, оформлення заголовку, тексту документу, оформлення додатків).

9. Організація контролю за виконанням документів Зауваження: • у відділах освіти Зачепилівської, Первомайської РДА не організовано контроль за виконанням документів.

10. Ділові документи • накази начальника відділу освіти з основної діяльності; • протоколи апаратних нарад відділу освіти; • документи та матеріали роботи колегії відділу освіти; • протоколи нарад керівників навчальних закладів; • річний план роботи відділу освіти; • плани роботи відділу освіти.

11. Ділові документи Зауваження: • у відділі освіти Богодухівської РДА не відстежується виконання рішень апаратних нарад; відсутні накази про затвердження рішень колегії та протоколи засідань; у протоколах нарад керівників навчальних закладів відсутня постановляюча частина; у плані роботи відділу освіти на 2011 рік не систематично здійснюється відстеження виконання плану роботи; • у відділі освіти Зачепилівської РДА доручення апаратних нарад та нарад керівників навчальних закладів не доводяться до відома співробітників РВО та керівників навчальних закладів; не відстежується виконання рішень колегій та плану роботи відділу освіти на 2011 рік.

12. Ділові документи Зауваження: • у відділі освіти Кегичівської РДА не відстежується виконання наказів відділу освіти; • у відділі освіти Коломацької РДА не всі накази доводяться до відома працівників відділу освіти; протоколи апаратних нарад ведуться з 20.09.2011; рішення колегії відділу освіти не конкретні, не містять відповідальних та дат виконання; листи-доручень нарад керівників навчальних закладів видаються епізодично; щомісячні та щотижневі плани роботи відділу освіти відсутні.

13. Ділові документи Зауваження: • у відділі освіти Первомайської РДА є накази, що порушують послідовність нумерації; не відстежується виконання рішень апаратних нарад; не правильно оформлені протоколи засідань колегії та нарад керівників навчальних закладів; • у відділах освіти Коломацької, Первомайської РДА не відстежується виконання плану роботи відділу освіти на 2011 рік; • у відділі освіти Сахновщинської РДА у матеріалах колегії відділу освіти відсутні інформації з порядку денного засідань.

15. Дякую за увагу!