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ACCOUNTING 4 WORK DF

ACCOUNTING 4 WORK DF. Was ist ACCOUNTING 4 WORK DF. „Accounting“ steht für die Erfassung, Verwaltung und Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. Ziel einer Accounting-Lösung ist,

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ACCOUNTING 4 WORK DF

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Presentation Transcript

  1. ACCOUNTING4WORKDF

  2. Was istACCOUNTING4WORK DF • „Accounting“ steht für die • Erfassung, • Verwaltung und • Kontrolle von Druckabläufen in einer definierten Umgebung. • Ziel einer Accounting-Lösung ist, • Klicks zu „personalisieren“ (Verursacherprinzip) Wer hat was auf welchem System gedruckt? • Kostenrechnung in Druckumgebungen zu ermöglichen: Wer druckt auf welche Kostenstelle? Können Ausdrucke Mandanten / Projekten zugewiesen werden? • Kosten zu kontrollieren und zu planen: Wo entstehen weshalb welche Druckkosten? Werden die Systeme wirtschaftlich optimal genutzt?

  3. Erfassen des gesamten Druckaufkommens Netzwerkdrucker Windows PC DF Accounting Server Lokaler Drucker Netzwerkdrucker Windows PC Netzwerk- drucker Multifunktions- gerät Netzwerkdrucker Lokaler Drucker Windows PC DF Druck- Server Midrange / Host System Hochleistungs- Netzwerkdrucker

  4. Erfassen von Datenmengen und Druckseiten • 1. Auswertungsstufe: • Erfassen von Druckaufkommen und Datenmengen • Daten können über beliebige Zeiträume erfasst und gespeichert werden • Druckerspezifische Auswertung möglich. • Ziel: Ermittlung der Performance des jeweiligen Ausgabegerätes • Unabhängig, ob Office, Multifunktional- oder Produktionsdrucker kann • am jeweiligen Standort der entsprechende Drucker mit den optimalsten • und effizientesten Leistungsmerkmalen definiert werden ? ? ? ?

  5. PCL Parser PostScript Parser Prescribe Parser PDF Parser <?> Parser Ermitteln von Geräteauslastung und Papierbedarf • automatische und effiziente Ermittlung der jeweiligen Geräteauslastung • Accounting Server erfasst alle Druckdaten und nimmt eine vollautomatische • Analyse von Druckaufkommen, Datenmengen und Geräteauslastung vor • Druckaufkommen und Geräteauslastung ermöglichen eine leichte Ermittlung • des Papierbedarfs • Datenstrom erkennt bei vorgedruckten Formularen und Geschäftspapier • in welchen Druckern und Schächten Papier nachgelegt werden muss Windows Druck Server Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Client System Dienst DF Accounting Server Windows 2k / XP / 2k3 Accounting Server System Dienst Wer, Wie, Wann, Wohin, Wie viel SNMP

  6. Erfassen von Job Parametern im LAN und Host-Umgebung • Erkennung von Parametern in Abhängigkeit der unterschiedlichen Datenströme • wie z.B. PDF, PCL 3/4/5/6, Postscript, Prescribe • Erfasst werden können im LAN folgende Parameter: • Druckauftragsname • Benutzer • Zeitpunkt • Zieldrucker • Seitenzahl • Papierart • Simplex / Duplex • Farbe • Host-Daten können nach PCL, Postscript oder PDF konvertiert werden und in • ein standardisiertes TCP/IP Netzwerk integriert werden

  7. Beispiel: Ermittlung von Druckkosten 3 Blätter, A4 80g á 0,050 € 3 Simplex-Drucke á 0,015 € 1 Bearbeitungskosten á 0,001 € Gesamtkosten 0,196 € • Die Druckkosten der einzelnen Druckaufträge setzen sich aus einzelnen Parametern des Druckauftrages und – bei Bedarf – verschiedenen Preislisten zusammen.

  8. Druckkosten Geräte- und Papierbezogen • zur sinnvollen Accounting-Auswertung werden die Druckdaten den jeweiligen • druckerspezifischen Daten gegenübergestellt • folgende Parameter müssen hierfür als Grundlage vom Anwender in das System • eingegeben werden: Klickkosten, Art und Kosten des Papiers bezogen auf Nutzung • des jeweiligen Druckerschachtes, Kosten für Farb- oder Monochrom Druck, evtl. • zusätzliche Grundkosten des Gerätes

  9. Abgleich der Zählerstände • Multifunktionsgeräte • die Druckdaten werden über das Netzwerk erfasst • Was passiert mit Kopien die vor Ort an multifunktionalen Drucksystemen erstellt werden? • es erfolgt eine automatische Abfrage der Zählerstände am Drucker über SNMP • die über das Netzwerk erfassten Druckseiten werden mit den Zählerständen der • einzelnen Geräte verglichen • die jeweiligen Differenzen werden unter einem vordefiniertem Konto im System erfasst Druckaufträge: 1000 Seiten Zähler: -1150 Seiten Kopien: 150 Seiten 150 Kopien SNMP

  10. Seitenkontrolle mit PJL • Accounting4Work DF untersucht und überwacht alle Druckdaten auf • Vollständigkeit im Ergebnis • PJL Funktionalität meldet dem druckenden System, ob der jeweilige Druckauftrag • angekommen, gedruckt oder abgebrochen wurde • jeder Druckauftrag wird auf Vollständigkeit und erfolgtes Drucken überprüft • es wird vermieden, dass abgebrochene und wiederaufgenommene Druckaufträge • doppelt abgerechnet werden

  11. Zentraler Accounting Server und Client • alle in den Datenströmen erfassten Daten sowie alle Parameter über Benutzer, • Drucksysteme und Druckkosten werden im zentralen Accounting Server archiviert • Archivierung erfolgt in standardisierter SQL Umgebung • Anwender kommuniziert über eigene Applikation • Anwender kann eigene Auswertungsapplikationen oder Schnittstellen zu anderen • Systemen entwickeln, z.B. Dokumentensysteme • durch Verknüpfung der Druckdaten mit Anwenderdaten und Kosten ist eine • Kostenstellenanalyse möglich • Benutzer- Abteilungs- und Mandantenkonten

  12. Auswertung • frei wählbare Berichtszeiträume • beliebige Auswertungen • Auswertungen erfolgen Betriebssystemneutral und Hardwareunabhängig • Mögliche Auswertungen: • Geräteliste • Benutzerliste • Abteilungsliste • Mandantenliste • Benutzer pro Abteilung • Mandanten pro Benutzer • Mandanten pro Abteilung

  13. Auswertung • Reports nach gegebenem Zeitraum (z.B.: Jahr, Quartal, Monat, Woche oder benutzerdefiniert) • Kontoauszug des Benutzers • Kontoauszug der Abteilung • Kontoauszug des Mandanten • Aktivität nach Gerät • Aktivität nach Abteilung • Aktivität nach Mandanten • Gerätenutzung • Papiernutzung

  14. Beispiel: für eine Auswertung von Druckkosten • Eine Vielzahl vorgefertigter Berichte ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die gesammelten Daten und stellt diese z. B. als Kosten- grafik da. • Der Auswertungs- zeitraum und die angezeigten Personen, Abteilungen oder Kostenstellen sind dabei frei wählbar.

  15. ACCOUNTING4WORK Erfassungsmodul • Anwender werden die folgenden Informationen über seinen Druckauftrag aktuell • zur Verfügung gestellt: • Wann wurde der Druckauftrag generiert? • Auf welchen Drucker wird der Druckauftrag ausgegeben? • Wie viele Druckaufträge gehen dem spezifischen Druckauftrag voraus? • Konnte der spezifische Druckauftrag erfolgreich gedruckt werden? • Es können nicht nur Druckaufträge aus Windows und Office Umgebungen angezeigt • werden, sondern auch aus der sogenannten Mainframe und Host Welten

  16. ACCOUNTING4WORKWP

  17. ACCOUNTING4WORK WP (IP Bereich 192.168.120.xxx) ACCOUNTING4WORK WP (Router) (IP Bereich 192.168.1.xxx) (IP Bereich 172.169.18.xxx)

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