Chương 2: Kh ảo Sát Hiện Trạng Xác Định Yêu Cầu Thông Tin

1. Chương 2:Khảo Sát Hiện TrạngXác Định Yêu Cầu Thông Tin Faculty of MIS GV: LÊ THỊ QUỲNH NGA

2. Nội Dung • Khảo sát thu thập thông tin của HT • Quá trình khảo sát • Các thông tin dữ liệu cần thu thập • Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầu • Phỏng vấn • Bảng câu hỏi • Quan sát • Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu • Các khái niệm dùng trong khảo sát • Các bước thực hiện sau khảo sát

3. Khảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sát • Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT • Khảo sát chi tiết: nhằm thu thập các TT chi tiết phục vụ phân tích yêu cầu TT làm cơ sở cho bước thiết kế

4. Khảo sát thu thập thông tin của HTQuá trình khảo sát • Cách tiếp cận 1 tổ chức • từ trên xuống (Top down) • từ dưới lên (Bottom up) • Các bước khảo sát & thu thập TT • Tiến hành thu thập TT • Củng cố bổ sung & hoàn thiện kết quả khảo sát • Tổng hợp kết quả khảo sát • Hợp thức hóa kết quả khảo sát • Các yêu cầu đặt ra • Phân tích là quá trình sáng tạo  đỏi hỏi người phân tích cần có tính xông xáo, tính chủ động, sự nghi ngờ, chú ý đến mọi chi tiết & biết đặt ngược vấn đề

5. Khảo sát thu thập thông tin của HTCác thông tin dữ liệu cần thu thập • Các loại dữ liệu & đặc trưng của nó • Các công việc & trình tự thực hiện • Các qui tắc chi phối các hoạt động thu thập, quản lý, xử lý & phân phối dữ liệu & các yêu cầu kỹ thuật khác • Các chính sách & các hướng dẫn mô tả bản chất của kinh doanh, thị trường & môi trường • Các nguồn lực • Các điều kiện môi trường • sự mong đợi về HT mới của người dùng

6. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuPhỏng vấn • Là hỏi trực tiếp người có liên quan để thu thập thông tin • Kết quả phỏng vấn phụ thuộc vào: • sự chuẩn bị • Chất lượng câu hỏi & phương pháp ghi chép • Kinh nghiệm & khả năng giao tiếp của người phỏng vấn

9. Lựa chọn câu hỏi phỏng vấn 9 • Câu hỏi kết thúc mở (Open-ended questions): những câu hỏi mà không có câu trả lời trước. • Câu hỏi kết thúc đóng (Closed-ended questions): những câu hỏi mà người được phỏng vấn sẽ chọn 1 trong một số câu trả lời cụ thể

10. Phỏng vấn nhóm Hạn chế của phỏng vấn cá nhân Ý kiến trái ngược, mâu thuẫn giữa những người được phỏng vấn. Tốn nhiều thời gian cho nhiều cuộc phỏng vấn. Những cuộc phỏng vấn mới có thể nảy sinh nhiều câu hỏi cần lấy ý kiến từ những người phỏng vấn trước đó. 10

11. Phỏng vấn nhóm Phỏng vấn cùng lúc một số người có vai trò chính. Thuận lợi Không tốn nhiều thời gian. Có thể nghe được nhiều ý kiến (đồng ý hoặc không đồng ý) trong cùng một lúc. Có cơ hội để mọi người cùng đóng góp ý kiến hỗ trợ nhau. Khó khăn Sắp xếp lịch hẹn khó hơn so với phỏng vấn cá nhân. 11

12. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuBảng câu hỏi • Nhằm thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm hay đặc trưng có tính đại chúng rộng rãi, có tính xu hướng liên quan đến hoạt động chung TC & việc phát triển HTTT • Nội dung thăm dò có thể: • Khó khăn mà TC gặp • Nguyên nhân có thể có của khó khăn đó • Yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động thành công • Giải pháp xây dựng HTTT có phải là giải pháp tốt nhất • Khó khăn chính khi triển khai 1 HTTT • sự hiểu biết & quan niệm của người dùng về HTTT

13. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuQuan sát • để bổ sung & chính xác hóa TT • Có 2 cách: trực tiếp & qua phương tiện • TT quan sát có tính bộ phận, bề ngoài, bị hạn chế về thời gian & phạm vi nhỏ hẹp

14. Các phương pháp truyền thống xác định yêu cầuNghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu • Giúp tăng cường các kết quả nhận được để phát hiện ra các chi tiết về chức năng & TC • Bao gồm các việc chính: • Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập • Sao chép tài liệu, báo cáo được thu thập & tổng hợp lại • Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: tên mục, định dạng, khối lương, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng

15. Nghiên cứu, phân tích các thủ tục & tài liệu (tiếp) • 4 loại tài liệu hữu dụng trong tổ chức • Viết về quy trình công việc • Mô tả các công việc được thực hiện như thế nào • Các dữ liệu và thông tin được sử dụng và được tạo ra trong quá trình xử lý công việc. • Các biểu mẫu • Được sử dụng trong tất cả các công việc • Xác định rõ dòng dữ liệu vào và ra của 1 hệ thống và các dữ liệu cần thiết. • Các báo cáo về hệ thống hiện thời • Từ báo cáo  đi ngược lại quy trình xử lý để có được báo cáo • Văn bản mô tả hệ thống thông tin hiện thời hoạt động như thế nào

16. Các khái niệm dùng trong khảo sát • Chức năng – công việc: tập hợp các hành động được thực hiện ở 1 phạm vi nào đó trong 1 HT có tác động trực tiếp lên dữ liệu & TT của HT đó • thủ tục & qui tắc nghiệp vụ: qui định hay hướng dẫn được chấp nhận chi phối các hoạt động TC nhằm đảm bảo cho hoạt động TC đạt được mục tiêu đề ra • hồ sơ tài liệu - thực thể dữ liệu: chứng từ, báo cáo, dự báo, kế hoạch

17. Các bước thực hiện sau khảo sát • xử lý sơ bộ kết quả khảo sát: phân loại, sắp xếp, trích rút dữ liệu, tổng hợp dữ liệu làm cho nó đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng dễ kiểm tra & dễ theo dõi, bổ sung chỗ thiếu, sửa đổi chỗ sai • Tổng hợp kết quả khảo sát: theo các xử lý & theo các dữ liệu • Hợp thức hóa kết quả khảo sát: được người dùng & đại diện TC chấp nhận là đúng. hoàn chỉnh & trình bày nội dung phỏng vấn để người được phỏng vấn xem xét & cho ý kiến. Các bản tổng hợp tài liệu được đệ trình để các nhà QL & lãnh đạo đánh giá & đề xuất bổ sung.