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BUNDESVERWALTUNGSAMT

BUNDESVERWALTUNGSAMT. Aufgabenschwerpunkte. Dr. Jürgen Hensen Präsident. Giso Schütz Vizepräsident. Mitarbeiter: 2.500. Abteilung I Herr Flätgen. Abteilung II Herr Bönders. Abteilung III Herr Maßolle. Abteilung IV Frau Bechtold- Bönders. Abteilung V Herr Weber.

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BUNDESVERWALTUNGSAMT

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Presentation Transcript

  1. BUNDESVERWALTUNGSAMT

  2. Aufgabenschwerpunkte Dr. Jürgen Hensen Präsident Giso Schütz Vizepräsident Mitarbeiter: 2.500 Abteilung I Herr Flätgen Abteilung II Herr Bönders Abteilung III Herr Maßolle Abteilung IV Frau Bechtold- Bönders Abteilung V Herr Weber Abteilung VI Herr Lauer Abteilung VII Herr Peikert Abteilung VIII Herr Hübenthal Ausbildung Berufsbildung Zuwendungen Entschädigung Wieder- gutmachung Jugendsekten Informations- stelle für Aus- wanderer Durchsetzung von Unterhalts- ansprüchen Zentral-stelle für den Zivilschutz Zentrale Steuerungs-aufgaben Informations- technik Ausländer- zentral- register, SIS Visaan- gelegen- heiten Staats- angehörig- keitsange- legenheiten jüdische Emigranten Verwaltung und Einziehung von Ausbildungs- darlehen Zentralstelle für das Auslands- schulwesen Zentra- lisierung von Querschnitts- aufgaben Beratung und Prüfung von Behörden und ZE Renten- und Vermögens- abwicklung Aufnahme und Verteilung von Spät- aussiedlern Integration von Spät- aussiedlern und Ausländern

  3. Der zentrale Dienstleister Oberste Bundesbehörden, z.B. Auswärtiges Amt Bundesministerium des Innern Bundesministerium für Bildung und Forschung Partner imöffentlichen Bereich z.B. Ausländerbehörden BKA, BGS, BAFl Partner außerhalbdes öffentlichen Bereichs z.B. Reisebüro, Bank Dienstleistungszentrum Bundesverwaltungsamt AZR / VISA online Bürger • Haushaltsvolumen BVA rund 235 Mio € • bewirtschafte Mittel rund 2 Mrd. € • rund 120 Aufgaben • an 11 Standorten

  4. Zielsystem des BVA moderner Dienstleister der Bundesregierung Strategisch Leitbild wirtschaftliche Aufgabenerledigung mit leistungsfähigen Strukturen " Marketingziele " Interessanter Partner, Wettbewerbsfähigkeit Qualitätsmanagementziele • Zufriedenheit der "Kunden" • Schaffung/Pflege eines Qualitätsimages • rechtlich zutreffendes Handeln • Effizienzsteigerung der Prozesse • Senkung der Kosten • Schaffung eines internen • Qualitätsbewußtseins • qualitätsorientierte Personalentwicklung Operativ hieraus ergeben sich folgende Aufgaben: extern (Bürger, Behörden, Partner) intern • Feststellung und Messung der Anforderungen an die Dienstleistungsqualität • Umsetzung der Anforderungen in konkrete Dienstleistungsstandards • Aufnahme der Qualitätsphilosophie in die Behördenkultur • Schaffung sachlicher, organisatorischer und personeller Voraussetzungen für den Einstieg in das Qualitätsmanagment

  5. eGovernment Binnenmodernisierung Verbindung Behörde-Partner(Bürger, Behörden, Wirtschaft) Außenverhältnis Internet Innenverhältnis Binnenmodernisierung BVA OfficeNet (Intranet) • Qualitätsmanagement • Geschäftsprozessoptimierung • - Dokumentenmanagement und Workflow • IT-Strategie • Personalentwicklung • Controlling

  6. „Informationen und Wissen erfolgreich kommunizieren.“

  7. Informations- und Wissensmanage-ment Fachanwendungen Beispiele Veröffentlichung FAVORIT OfficeFlow • Fach- • informations- • systeme • Intranet • Extranet • Internet • Informations- • arbeit • Redaktions- • Systeme • Web-Content-Management- • systeme • Elektronische Akte, Geschäftsprozesse • Steuert den Arbeitsworkflow • ordnet und erschließt die Arbeitsdokumente und -informationen ISAS online Bildungskredit VISA Kabinetts-informations-server EPOS Informations- und Wissensmanagement • Evaluiert Informationen, Kommunikation und Wissen im BVA • Definiert Prozesse, Informationsstruktur Informationswork-flow, Rahmen-bedingungen und Grundlagen • Definiert Standards für Organisation, Personal und technische Umsetzung • Publiziert und positioniert Information und Wissen

  8. Geschäftsprozess Dienstleistung Produkt Mehrwert Auftraggeber Auftraggeber Informations- und Wissensmanagement Information Kommunikation Transaktion W e r t s c h ö p f u n g s k e t t e

  9. Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten Informations- und Wissensarbeit Bisher Suche und Verknüpfung nach/ von Informationen und Daten in unterschiedlichen Systemen / Plattformen. ISAS online Bildungskredit VISA ... Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Vernetzung der Daten, damit der Nutzer ausschließlich über eine Oberfläche die Informationen erhält. BAföG EPOS

  10. Informations- und Wissensmanagement Bausteine des Informations- und Wissensmanagements Vernetzung der Daten Informations- und Wissensarbeit Bisher wurden Informationen und Wissen nicht automatisch gestreut und für an den erforderlichen Stellen verfügbar gemacht. ISAS online Bildungskredit VISA ... Ziel des Informations- und Wissensmanagements: Informations- und Wissensverantwortung an die Stelle, die über die Informationen und das Wissen verfügt = möglichst breiter dezentraler Ansatz. BAföG EPOS

  11. Informations-bedarf Nachfrage Informations-angebot Gesamtangebot Informations- und Wissensmanagement Definition und Position des Informations- und Wissensmanagements analysieren, evaluieren und bewerten Informations- und Wissensmanagement bewerten und definieren Das Informations- und Wissensmanagement wird als eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Organisation, der Technik und des Personals im Bundesverwaltungsamt verstanden: IWM realisieren und evaluieren Informations- und Wissensmanagement analysieren und aufbereiten

  12. zur und in der richtigen Zeit gesichert und geschützt zielgenau an jedem Ort Informations- und Wissensmanagement Informations- und WissensmanagementWissen und Information erfolgreich kommunizieren Eindeutige Definitionen von Zielen, Sachverhalten und Begriffen erforderlich. Beispiel: Die Informationen müssen z.B. verfügbar sein (Informationsgrundkriterien).

  13. Technik Organisation Mitarbeiter Informations- und Wissensmanagement Medienkompetenz und -verantwortung aller Mitarbeiter fördern • Herstellen des organisatorischen Umfeldes (u.a. dezentrale Informationsarbeit) • Herstellen des technischen Umfeldes (u.a. Angebot einfacher Instrumente für die Informationsarbeit) • Herstellen eines Mitarbeiterprofils • für das Informations- und Wissensmanagement (Fähigkeit Informationen zu bewerten, etc.)

  14. EXTRAnet INTERnet Freischaltung Behörden- leitung Pressesprecher Freischaltung AL I, RGL I Qualitäts- sicherung Chefredakteur Webmaster Redakteure (SB I A 2, Fachspezialisten) Abt. I Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII Delegation Freigabe Informations- erstellung Abteilungs- leitung INTRAnet Freigabeverantwortlicher Inhalt Freigabe Inhalt Abstimmungsprozess Verfahren Abteilungs- redakteur Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII Delegation Abstimmungsprozess Inhalt Verfahren (Termine, Umsetzung, etc..) AL, RGL, RL Beauftragte RGL Fachredakteur/ Autor Sachbearbeiter/ Bürosachbearbeiter/ Fachabteilungsredakteur RL Personalvertretungen Autor Interessegruppen Informations- und Wissensmanagement Organisationsumfeld z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit

  15. Informations- und Wissensmanagement Organisationsumfeld z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit

  16. Informations- und Wissensmanagement Mitarbeiterprofil Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten Informationen aufbereiten Medienkompetenz Informations- wert erkennen Sach- und Facharbeit Informationen verarbeiten • Neue Kultur der Zusammenarbeit, z.B. • Wissenstresore müssen aufgeschlossen werden, • Teamarbeit.

  17. Technikumfeld

  18. Beispiele

  19. Elektronischer Bescheid Elektronische Bearbeitung Internet www.bundesverwaltungsamt.de Online-Anträge (verschlüsselte Übertragung) Kontrolle Import-Server Workflow- und Dokumenten-Server Web-Server BVA Firewall

  20. Online-Bürgerservice • Online-Information • Verfahren • Gesetzen • Verordnungen • Online-Antrag / Formulare

  21. Travel-Management-System

  22. ISAS online Benutzer ISAS Bewerbersystem ZfA 110 Mitarbeiter Grunddaten InformationsSystem 45 Fachberater/Koordinatoren Sprachdiplom Schulbeihilfe Kultusministerien der Länder Sekretariat der KMK Zuwendungen an LK 70 Fachschaftsberater Projektmittel AuslandsSchulwesen Auslandsvertretungen Haushalt ZfA 250 ausl. Bildungseinrichtungen UV / LV AA Ref. 605

  23. Beispiel Information Informations- und Wissensrecherche: • Fach- und Erfahrungsberichte • Hinweise auf Publikationen • Online-Broschüren • interessante Links • Newsletter

  24. Behörde - Behörde • Benutzerfreundlicher Datenaustausch • einheitlich und universell • weit verbreiteter Standard • zukunftssicher • Verringern der Aufwände • Verbesserung der Datenqualität

  25. Elektronisches Personal-,Organisations und StellensystemBinnen-modernisierung

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