主講人：李金雀台南市南區國宅社區發展協會總幹事

如何召開各項會議 及認識議事規則主講人：李金雀台南市南區國宅社區發展協會總幹事

會議是什麼 • 會議 -社交、公關、政治、意見交流訊息傳播及溝通的活動。 • 會議-一種社會科學一種人文藝術成功與失敗與會者的誠意及能力。

為什麼要開會 • 開會讓你…. 面對面的溝通訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作公平合理

會議文書的意義 • 研究事理為之解決 • 一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循有一定規則者，則謂之會議 • 三人行必有我師~集思廣益，尋求多數意見達成決議，解決問題

會議表決 • 民主法治社會~迅速形成共識，避免意見的堅持延宕事務的推展 • 有效發揮會議功能~長時間意見相左，採取各類型的表決方式 • 表決結果未能一致時，少數意見必須服從多數意見的共識。 • 避免長時間出現勢均力敵的狀況生，會議成員人數預設為奇數人數。

會議總類 • 聯誼性會議-餐會，慶祝會，表揚大會 • 政令宣導會議-主管會議，部門會議等 • 研習性會議-讀書會，經驗分享會議 • 協商會議-需求討論會，專案討論會等

會議總類 • 會員大會 • 定期會議-理事會監事會聯席會議 • 臨時會議 • 志工會議 • 計畫性會議

會議前的規劃與準備 (一)確立會議的主題 -議題具體明確 -樹立於會議相關法律規範。 (二)注意會議通知的精準性 -會議主題內容說明精確扼要 -會議議程的程序步驟，按照議會的標準程序設計 -會議召開的時間地點，必須清晰而正確的載明。

會議前的規劃與準備 (三)掌握會議通知的時效性 -注意收件人距離遠近及交通往返時間 (四)會場安置要合於情理並有明確指標 -時間地點選擇，須考慮合乎會議相關議題的討論與機密需求。 -能滿足參與會議成員的實際需要及方便，避免造成不必要的困擾與麻煩。

會議進行中的程序步驟 (一)精確統計出席人數除特殊規定外，以出席人數超過應到人數之半數，始得開會。 (二)議事運作合乎社會倫理 -會議的主旨與目標本在於協調同異以解決紛爭。 -會議主席人選的推選是否合適恰當？ -在議事運作過程，維持中立不偏頗的立場？ -參與會議相關成員座位排設安放順序是否合宜？

會議進行中的程序步驟 (三)維持議事運作的秩序 -議事進行，按照會議議程進展， -遵守議事規則並相互尊重禮讓。-動議則必須要有一人以上之附議始得成立，主席對動議得自為附議。

會議文書 凡與召開會議有關的文書，統統稱為會議文書。 • 開會通知 • 委託書 • 簽到簿- • 議事日程- • 開會秩序 • 會議紀錄 • 提案 • 選舉票

會員大會 • 定期會議-每年召開一次，十五日以前書面通知。 • 臨時會議~理事會認為必要。 • 會員代表五分之一以上請求。 • 監事會函請召集。 • 通知日期不受限。

理監事會議 • 理事會-三個月召開一次 • 監事會-三個月召開一次 • 理監事會議不得委託出席 • 理監事連續二次無故缺席者，視同辭職 • 會議通知-七日前以書面通知。 • 會議決議以理事監事過半數之出席， • 出席較多之同意行之。

會議與會議文書 1.會議召開前的規劃準備 2.會議進行中的程序步驟 3.會議結束後的集結整理三階段一脈承接，環環相扣而彼此照應

開會通知單 • 召集參與會議相關成員，載明會議召開的時間、地點，以及會議的相關資訊； • 個別通知類型，在撰寫形式方面有：書函式、公函式、表格式、信箋式、條列式等五種； • 公告通知類型~~登載報紙或網頁，張貼於公布欄以電子郵件傳送

開會通知 • 標題 • 須註明會議名稱、召開次數 • 正文 • 必須包括開會日期、時間、地點；可同時包括議程。如有文件同時發送，應註明發文日期。

會議通知格式 臺南市○○區○○社區發展協會開會通知單會址：傳真：聯絡人及電話：受文者：發文日期：發文字號：附件：開會事由：開會時間：開會地點：主持人：出席人：列席者：副本：備註：發文單位戳記

委託書 • 會員(會員代表)不能親自出席。 • 書面委託其他會員(會員代表)代理。 • 每一會員以代理一人為限。

簽到簿 • 簽到簿~會議進行首要會議文書提供參會成員簽名註記，更記錄參與會議的相關成員到會出席狀況。 • 其特性與功能在於有效統計到會人數，更在於確立會議的合法性，是否達到能夠開始並進行實質會議議程的標準。

提案單 • 針對臨時動議之需要而設計的會議文書。提供參與會議的相關成員，具體說明動議內涵與原由，可列舉可行辦法和措施，以避免動議內容流於泛說空洞。

選票單 • 提供參與會議的相關成員，表達個人選擇意志，同時做為共同意思表示的最後判準依據，以利於最後選舉結果的論斷。 • 選票單的型式有無記名與記名兩類，為能明晰且準確地呈現選擇意志記錄的功效，選票單在撰寫形式方面目前均採取表格形式

會議紀錄 • 會議議程進行之過程、報告事項與討論提案之內容、選舉和決議之結果，以及最後共識之狀況，加以詳實紀錄的會議文書， • 其特性與功能在於詳細集結整理議事內涵，忠實記錄各項商議、討論、選擇之結果，提供未來執行工作之依據

會議紀錄 • 紀錄程序必須與議程一致 -會議紀錄依照會議進行之程序步驟書寫而成-會議進行之程序步驟必須遵守會議議程之規範， -會議紀錄在程序上，必須與議程一致。 • (二)紀錄內涵要簡明扼要 -紀錄者本於忠實書寫之原則不可隨意增減 -議會現場無關議題內容的談笑過程，可以不記。 -把握主旨重點，力求內涵之簡明扼要。

會議結束後的集結整理階段 • 紀錄結果必須忠誠詳實紀錄者必須本於忠誠於事的態度，不可扭曲本意誤導事實，更不可顛倒是非無中生有，必須詳細而據實的紀錄結果，以昭公信。 • 紀錄內容要確實檢核會議紀錄要發送之前，會議紀錄人與會議召集人必須先確實檢核，以確認其與會議進行與決議之過程吻合，無任何偏差之情事記載。

會議議程 • 大會開始 • 主席致詞 • 長官致詞 • 來賓致詞 • 報告事項 (1)主席報告 (2)上次會議決議案 (3)指示事項執行情形 (4)各單位業務報告 (5)專題報告 6. 提案討論 7. 臨時動議 8. 選舉 9. 散會

會員大會 召開理事會 1.審查會員會籍，確定大會出席人數。 (會員造冊，報請主管機關備查) 2.決定理、監事候選人產生方式 -公告、通知會員登記，不足名額由理事會提名補足。 -依會員大會決議授權理事會推薦人選。 -如會員人數較少時，可將會員全部姓名印入選票。

會員大會籌備事項 3.決定會員大會召開日期、時間及地點。 4.確定年度收支決算、收支預算及工作計畫。 (收支決算表應提監事會審議通過) 5.決定大會議程、提案內容、會務工作報告。 6.籌辦大會任務編組，擬訂各組工作項目。 7.是否隨時召開理、監事會，選舉理事長及常務監事

會員大會籌備事項 8.製作會員名冊、議程、開會通知 (大會十五日前報主管機關備查並請派員指導) 9.印製會員大會通知單、委託書及議程 (大會前十五日寄發通知會員) 10.準備會議資料及物品 11.編印大會手冊 12.製作會員親自出席報到簽名冊、委託出席簽名冊及領取選票簽名冊。

會員大會籌備事項 13.印製委託出席證、親自出席證及貴賓證。 14.各種選舉票加蓋團體圖記及常務監事印章並包裝妥善保管。 15.製作開票統計表及書寫大會議程表張貼會場。 16.規劃會場發票處、圈票處及投票處 17.如會員人數較多（一百人以上）須分組發票、增設圈票處及投票箱。

18.準備圈票處屏風、圈票用具及投票箱。 19.擬定發票、監票、唱票、計票人選提大會同意。 20.繕造移交清冊 (含圖記、未完成案件、檔案、財務及人事等資料）

大會手冊內容 ⒈會名、屆次、目錄及頁次。 ⒉會議程序及時間分配。 ⒊團體沿革。(成立經過、協會歷史、傳承等） ⒋現任及歷任理監事名冊。 ⒌上次大會決議案執行情形報告。 ⒍會務工作報告。 ⒎監事會監查報告。

大會手冊內容 ⒏大會討論議案。(案由、說明、決議、年度決算、工作計畫、預算等提案） ⒐財產清冊。 ⒑生產建設基金收支報告表。 ⒒前年度收支決算表。 ⒓本年度工作計畫及收支預算表。 ⒔團體章程及內部規章。 ⒕會員名冊（如會員多可分區及編號） ⒖其他（活動照片或研究成果或感言之發表)。

提案格式 範例一案號：第○號案提案者：○○○ 案由：○○○○○○○○○。說明：○○○○○○○○。決議：。

提案範例一 案號：第一號案提案者：本會理事會案由：本會○年度歲入歲出決算書，請審查。說明：本會○年度歲入歲出決算書，業經經本會第○屆第○次理監事聯席會議審查通過在案，提請大會審議通過後，報請主管機關核備。議決：

提案範例 案號：第二號案提案者：本會理事會案由：擬訂本會○年度工作計畫，請審議。說明：本會○年度工作計畫，業經本會第○屆第○次理監事聯席會議審查通過在案。提請審議通過後據以行，並報請主管機關核備。議決：

提案範例 十三、臨時動議：十四、選舉事項： ※請載明「選舉名稱、選舉依據及名額、選舉方式、監票、發票、唱票、記票人員、選舉得票數及當選人」選舉結果須經主席當場宣布，並徵得大會無人異議。如無選舉，本節則免列。十五、散會：同日○午○時○分。

第一屆第一次理監事會議議程 • 會議開始 • 主席致詞 • 來賓致詞（預先徵詢，如無則免列）。 • 報告事項 • 選舉第一屆常務理監事及理事長。 • 移交。 • 第一屆理事長致詞。

討論提案： 案由：決定本會會址處所（含聯絡電話）案。說明：會址處所依規定不得少於三十平方公尺，應取得准予使用一年以上之使用權證明(借用同意書）。決議：案由：聘任本會總幹事等工作人員案。說明：工作人員不得由選任之職員擔任。決議：臨時動議：散會：

理事長移交清冊 • 臺南市○○區○○社區發展協會第　屆理事長移交清冊目錄　年　　月　　日 • 表冊名稱：圖記移交清冊、檔案移交清冊、業務移交清冊、財產移交清冊、人事移交清冊 • 份數 • 移交人：卸任理事長（簽章） • 接收人：新任理事長　（簽章） • 監交人：新任常務監事：（簽章）

會議紀錄(一) 臺南市○○○○會第○屆第○次會員大會紀錄一、時　　間：○年○月○日○午○時○分。二、地　　點：○○○○○○。 • 、出席人員：大會得僅載明人數，其他會議載明人員姓名 • 、缺席人員：大會得僅載明人數，其他會議載明人員姓名五、請假人員：大會得僅載明人數其他會議載明人員姓名六、列席人員：載明單位名稱及代表姓名

會議記錄(二) 七、主　　席：○○○　　紀錄：○○○ 八、主席致詞：（可略）九、主管機關代表暨來賓致詞：（可略）十、推選會議紀錄簽署人：（可推選兩人）十一、報告事項：（一）理事會工作報告：（二）監事會監查報告：

會議記錄(三) 十二、討論提案： 1.上年度工作報告 2.收支決算表 3.財產目錄、基金收支表 4.下年度工作計畫 5.收支預算表列入提案。 6.載明「案號、提案者、案由、說明、辦法及決議」。

成功的會議 • 仔細傾聽他人發言 • 主動思考問題在哪裡 • 為他人打氣並提案 • 貢獻如何『打勝仗』的智慧 • 互相諮詢討論 • 根據事實 • 先做做看

用關懷的心，疼惜咱的厝邊 課程結束謝謝聆聴

主 講 人：李金雀 台南市南區國宅社區發展協會總幹事