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管理資訊系統專案

2. 管理資訊系統專案. 本章目標. 如何成功地扮演專案管理者的角色 列出並描述在專案啟始、規劃、執行與結束階段，專案管者必須執行的工作與需要的技能 說明關鍵途徑規劃的意涵，並敘述製作甘特圖和網路圖的程序 專案管理套裝軟體的應用. 本章簡介. 專案生命週期（ Project Life Cycle ）： 啟始（ Initiation ） 規劃（ Planning ） 執行（ Execution ） 結案（ Closedown ） 專案經理（ Project Manager, PM ）. 松谷傢俱公司背景介紹.

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管理資訊系統專案

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  1. 2 管理資訊系統專案

  2. 本章目標 如何成功地扮演專案管理者的角色 列出並描述在專案啟始、規劃、執行與結束階段，專案管者必須執行的工作與需要的技能 說明關鍵途徑規劃的意涵，並敘述製作甘特圖和網路圖的程序 專案管理套裝軟體的應用

  3. 本章簡介 • 專案生命週期（Project Life Cycle）： • 啟始（Initiation） • 規劃（Planning） • 執行（Execution） • 結案（Closedown） • 專案經理（Project Manager, PM）

  4. 松谷傢俱公司背景介紹 松谷傢俱（Pine Valley Furniture, PVF）公司製造高品質的木質傢俱，並且批發到美國境內的零售商店。產品包括餐桌組、立體音響櫃、壁飾組件、客廳傢俱及寢室傢俱。 1980 年代初期，PVF的創始人－ Alex Schuster在他的車庫開始製造並銷售傢俱給顧客。 1984 年，業務的擴展使得Alex 必須租用倉庫與僱用兼職的記帳員。

  5. 松谷傢俱公司背景介紹 • 行業別：製造業 • 產品：木製家具 • 市場：美國 • 功能區塊 • 製造 • 銷售 • 1990年代將三套各自獨立的電腦系統轉換成一套資料庫系統

  6. 松谷傢俱公司背景介紹

  7. 資訊系統專案的管理 參照書籍.p2-3 • 專案管理的重點 • 確保專案的發展與產出符合顧客的期望 • 準時交付成果 • 符合要求 ＆ 限制條件： • 預算（成本） • 時間 • 品質

  8. System Service Request System Priority Board

  9. 系統服務請求 System Service Request (SSR)

  10. 資訊系統專案的管理 • PM 必須具備各種技能 • 管理（Management） • 團隊領導（Leadership） • 技術（Technical） • 排解紛爭（Conflict management） • 客戶關係（Customer relations）

  11. 資訊系統專案的管理

  12. 專案管理師常見的活動和技能 參照書籍.p2-8

  13. 專案管理的過程 • 專案（Project） • 一件有計畫的工作，涵蓋許多活動，達成特定目標，有明確的起點（開始的日期）和終點（結束的日期） • 四個階段 • 啟始（Initiating the project） • 規劃（Planning the project） • 執行（Executing the project） • 結案（Closing down the project）

  14. 專案啟始 參照書籍.p2-8 • 建立專案啟始團隊 • 與客戶建立關係 • 建立專案啟始計畫 • 何時何時完成需求分析？寫完計畫書？誰來寫？ • 建立管理程序 • 建立專案管理環境與專案工作手冊 • 建立專案章程（Project Charter）

  15. 專案工作手冊 參照書籍.p2-11

  16. 專案規劃 參照書籍.p2-12 專案管理程序的下一個步驟是專案規劃。

  17. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-13 1、描述專案的範圍（Scope）、替代方案（Alternatives）和可行性（Feasibility） • 認識專案 • 可能會遇到什麼問題？ • 專案應該產出那些成果？ • 如何知道專案執行的結果是成功還是失敗？(Measures of Success) • 如何知道專案完成了？(Completion Criteria)

  18. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-13 2、劃分專案成為易於管理的工作項。 • 工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS） • 甘特圖（Gantt Chart）

  19. 工作分解結構、甘特圖

  20. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-15 3、評估資源 & 建立資源方案。 • 需要那些資源？何時取得這些資源？何時釋放這些資源？

  21. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-16 4、制定一個初步的時間表 • 甘特圖：利用工作上與資源上的資訊，評估工作分解結構中每個活動的時間。 • 網路圖：以矩形（或是橢圓形）代表任務，箭頭表示活動的關係與順序。

  22. 網路圖

  23. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-17 5、建立溝通計畫。 • 訂出溝通程序 • 專案團隊成員 • 顧客 • 管理階層 • 訂出報表的種類與發佈方式 • 設定報告的頻率

  24. 專案計畫的十項活動 6、訂定專案的標準和程序。 • 交付項目如何產生？須經過何種測試？ 7、確認 & 評估風險 • 辨認風險來源 • 估計風險危害程度 8、建立初步的預算。 • 建立預算草案，勾勒計畫的支出與收入 • 獲得的利益是否高於成本？

  25. 專案計畫的十項活動 參照書籍.p2-18 9、發展操作的說明。 • 那些工作將被完成 • 交付項目清單 • 專案範圍（Scope）的大小

  26. 專案計畫的十項活動 10、設定一個基線(baseline)專案方案 • 一旦專案所有的前置規劃活動完成後，你便能發展基線專案方案。 • 在專案規劃的階段末期，基線專案方案會被審查，以仔細檢視專案中的所有資訊。 • 作為一套基準，未來在專案進行中，用於評估專案現狀 • 建構項目（Configuration Item, CI） • 重要的專案文件（版本） • 重要的程式碼（版本）

  27. 執行專案 參照書籍.p2-19 1、執行基線專案方案(baseline project plan ) • 取得資源（Acquire the Resources） • 指派（Assign the Resources） • 訓練專案成員 • 維持專案進度（On Schedule）

  28. 執行專案 2、監控專案進程（Monitor project progress） • 是否準時完成工作？ • 提前？ • 延後？ • 調整資源 • 調整預算 • 調整工作

  29. 執行專案 3、變動的管理 Manage changes to baseline project plan • 完工日期的差異（Slipped completion dates） • 搞砸了，重做！（Bungled activity that must be redone） • 人員異動（Changes in personnel） • 新增的工作（New activities）

  30. 執行專案 4、維護專案的工作手冊 Maintain Project Workbook • 任何專案活動都應該有完整的記錄 5、讓大家瞭解專案現況 Communicate Project Status • 團隊成員 • 管理階層 • 顧客

  31. 結束專案 參照書籍.p2-22 1、結束專案 • 類型 • 自然結束（Natural） • 專案目標皆已達成 • 非自然結束（Unnatural） • 專案被迫中斷 • 文件 • 人事考核

  32. 結束專案 2、進行專案檢討 • Lesson Learned那些事情做得很好？那些事情做得不好？ • 交付項目 • 專案管理 • 系統開發 3、結束顧客合約

  33. 表達與排定專案計畫 參照書籍.p2-24 • 甘特圖（Gantt Chart） • 適用於呈現小型專案的預定進度 • 大型專案的高階WBS • 每一個工作項目都有 • 開始日期 • 結束日期 • 網路圖（Network Diagram） • 工作項目的先後順序

  34. 甘特圖與網路圖的比較 • 甘特圖 • 視覺化呈現工作的起迄日期與天數 • 呈現工期互相重疊的狀況（同時進行的工作） • 網路圖 • 視覺化呈現工作項目之間的先後關係 • 找出可以同時進行的工作

  35. 參照書籍.p2-26

  36. 利用PERT估計期完成時間 • 計畫評核技術（PERT） • Project Evaluation and Review Technique • 是一種估算法 • 預估完成工作所需的時間 • ET = 完成一個活動的預期時間 Expected time • o = 一個活動的樂觀完成時間 Optimistic time • r = 最可能的活動完成時間 Most likely time • p = 一個活動的悲觀完成時間 Pessimistic time

  37. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 • 步驟 • 收集需求 • 設計螢幕畫面 • 設計報表 • 建立資料庫 • 撰寫使用手冊 • 寫程式 • 系統安裝 & 測試

  38. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 參照書籍.p2-29 估算時間並預估每一個活動的完成時間 SPTS專案的時間預估

  39. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 決定活動的順序 & 活動間的關係 SPTS專案活動順序

  40. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 參照書籍.p2-29 甘特圖說明每項活動的順序與時間

  41. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 TE最早結束時間 TL 最晚結束時間 找出關鍵途徑

  42. 松谷傢俱甘特圖和網路圖 參照書籍.p2-31 • SPTS專案的所有活動的 Slack Time 彈性時間計算

  43. 名詞定義 • SlackTime (Float Time) 彈性時間/浮時 • The amount of time that a task in a project network can be delayed without causing a delay - Subsequent tasks – (free float) or Project Completion – (total float) • 針對某一件工作而言，在不影響其他工作的前提下，該工作可以延遲的時間

  44. 名詞定義 • Critical Path 關鍵路徑 • The longest possible continuous pathway taken from the initial event to the terminal event. • It determines the total calendar time required for the project; • Any time delays along the critical path will delay the reaching of the terminal event by at least the same amount. • 在關鍵路徑上的活動，浮時都等於零

  45. 使用專案管理軟體 參照書籍.p2-32 Microsoft Project 建立專案開始或結束的時間 鍵入工作並指定工作的關係 選擇一個排定時程的方法以檢閱專案報告

  46. 重點回顧 一位專案管理者要具備技術的和管理者的技能 而他最終承擔的責任是為專案決定大小、範圍以及資源的需求。 為了管理專案，專案管理者必須執行四個主要的活動：專案開始、專案規劃、專案執行 與專案結束。 關鍵途徑的排程是指一套規劃的方法，其專案活動的順序與歷程會直接地影響專案完成的日期。 有許多類的自動化工具可用來協助專案管理者。

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