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目錄彙送 檔案管理局

目錄彙送 檔案管理局. 內容大綱. 檔案目錄功能及 目錄彙送目的 目錄彙送作業依據及目錄彙送範圍 檔案目錄格式及轉出 「檔案目錄檢測軟體」功能及使用 目錄彙送期程及程序 目錄彙送方式 機關檔案目錄彙整與公布 常見問題. 檔案目錄功能. 檔案管理作業的基礎 查詢檔案資訊的重要工具. 目錄彙送作業目的. 政府資訊公開 集中分散之檔案資源，方便使用者一次查詢 學術研究 個人權益資料查詢 機關檢調. 檔案目錄彙送作業依據. 檔案法 檔案應依檔案中央主管機關規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄（ 第 8 條第 1 項 ）

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目錄彙送 檔案管理局

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Presentation Transcript

  1. 目錄彙送檔案管理局

  2. 內容大綱 • 檔案目錄功能及目錄彙送目的 • 目錄彙送作業依據及目錄彙送範圍 • 檔案目錄格式及轉出 • 「檔案目錄檢測軟體」功能及使用 • 目錄彙送期程及程序 • 目錄彙送方式 • 機關檔案目錄彙整與公布 • 常見問題

  3. 檔案目錄功能 • 檔案管理作業的基礎 • 查詢檔案資訊的重要工具

  4. 目錄彙送作業目的 • 政府資訊公開 • 集中分散之檔案資源，方便使用者一次查詢 • 學術研究 • 個人權益資料查詢 • 機關檢調

  5. 檔案目錄彙送作業依據 • 檔案法 • 檔案應依檔案中央主管機關規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄（第8條第1項） • 各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案中央主管機關（第8條第2項） • 檔案法施行細則 • 第10條：目錄彙送層報程序規定

  6. 應辦理目錄彙送者 • 各機關 • 各級之中央及地方機關（檔案法第2條） • 含公立學校及公營事業機構 （檔案法第28條） Q：機關如被裁撤或被整併，如何辦理目錄彙送？

  7. 目錄彙送範圍 (1/2) • 一般檔案目錄 • 機密檔案目錄，依機密檔案管理辦法第5條規定，不予彙送公布。 • 回溯檔案：檔案法施行前尚未屆滿保存年限之檔案，已屆滿保存年限者，得不編製回溯檔案目錄。 • 現行檔案：91.1.1檔案法施行後歸檔之檔案。 • 現行檔案及回溯檔案之電子目錄得併同辦理彙送。

  8. 目錄彙送範圍 (2/2) • 原則 • 96年1月1日起，各機關之現行檔案編目建檔須採二層次著錄，回溯檔案則得僅採案卷層級著錄。 • 96年7月1日起，除送交修正目錄外，現行及回溯檔案目錄皆僅以案卷層級辦理彙送及公布。 • 系統檢核 • 歸檔年度號為96及其以後者，須以附件7格式轉出案卷層級檔案目錄辦理彙送。

  9. 案件層級彙送/案卷層級彙送 96年度甄審考績會議 第1卷 第2卷 1 2 3 1 2 3 4

  10. 檔案目錄傳輸格式 • 各機關送交之檔案目錄電子檔格式應符合「機關檔案管理資訊化作業要點」檔案目錄傳輸格式表之規定。 • 附表3（舊標準之案件、案卷層級格式） • 附件7（新標準之案卷層級格式）

  11. 檔 號 • 檔號結構 • 案卷層級：年度號、分類號及案次號。 • 0096/1/1 • 案件層級：年度號、分類號、案次號、卷次號、目次號。 • 0092/12/2/3/001 • 檔號為目錄之必備欄位且具唯一性，其為檔管局系統識別目錄是否相同之唯一識別值。

  12. 檔號之注意事項 • 不同內容但相同檔號之目錄，最後匯入系統者會覆蓋已在系統之目錄內容。 • Q：何謂檔號相同？ • 同一機關應確認彙送檔案目錄之唯一性，以避免檔案目錄覆蓋問題。 • 同一機關有不同內部單位 • 與被整併機關採用之分類表架構類似 • Q：解決方式？

  13. 目錄彙送流程圖 檔管局之檔案目錄建檔軟體 機關本身公文管理系統 轉出檔案目錄電子檔 4.1版 以檢測軟體進行檢測 2006版 進入「檔案目錄彙送作業」系統上傳檔案 進入「檔案目錄彙送作業」系統確定檢核結果及列印彙送說明表

  14. 檔案目錄轉出 • 各機關之公文或檔案管理系統 • 依「機關檔案管理資訊化作業要點」規定之檔案目錄傳輸格式表進行轉出。 • 採用檔管局檔案目錄建檔軟體 • 由「檔案目錄」功能選擇「目錄轉出」進行檔案電子目錄轉出

  15. 檔管局檔案目錄建檔軟體轉出目錄程序 1. 進入建檔軟體，點選<檔案目錄>之<目錄轉出>。 2. 輸入目錄轉出條件 (1)「修改日期」 或(2) 「修改日期」 + 「檔號」 Q：何謂「修改日期」？ 3. 選擇「檔案存放路徑」：以瀏覽方式選擇「檔案存放路徑」後，按<執行>即可將檔案目錄轉出。

  16. 目錄轉出說明(1/2) • 目錄成功轉出後，會顯示轉出之目錄筆數（分別包括新增、修改、刪除、案件目錄、案卷目錄、一般檔案目錄等之筆數及總筆數）及轉出路徑與檔案名稱。 • 目錄彙送筆數不一定等於建檔筆數 • 目錄彙送之目錄內容可能先前已送過

  17. 目錄轉出說明（2/2） • 檔案目錄彙送格式 • 係依「機關檔案管理資訊化作業要點」格式轉出，用於檔案管理局之目錄彙送作業。 • 非彙送格式 • 提供機關內部多台單機版資料的合併使用 Q：二種格式轉出之目錄差異？

  18. 檔案目錄轉出畫面

  19. 檔案目錄電子檔命名原則（1/3） • Zip檔 • 機關代碼(10)+年(3)+月(2)+日(2) +時(2) +分(2).zip • 機關代碼(10)+年(3)+月(2)+日(2) +時(2) +分(2) +流水號(2).zip • xml檔 • 機關代碼(10)+年(3)+月(2)+日(2) +時(2) +分(2) +流水號(2).xml • 機關代碼(10)+年(3)+月(2)+日(2) +時(2) +分(2) +流水號(2)+流水號(3).xml

  20. 檔案目錄電子檔命名原則（2/3） • 不同內容之檔案目錄電子檔，檔名須不同，以免因系統內已有相同檔名之檔案目錄電子檔，造成較後進入系統者，無法成功匯入系統。

  21. 檔案目錄電子檔命名原則（3/3） • 機關如有1台以上電腦使用檔案目錄建檔軟體單機版作業，請將檔案目錄整併至同一台電腦後再進行檔案目錄轉出，以免產生檔名重複問題。

  22. 檢測軟體 (1/4) • 為確保檔案目錄格式正確，減少錯誤資料彙送造成作業困擾，本局備有檔案目錄檢測軟體(請採用最新版)，請將欲彙送的檔案目錄自行利用本檢測軟體先行檢測。 • 檢測軟體下載路徑 • 「檔案目錄匯入作業系統」 （ https://online.archives.gov.tw）上方之「檔案目錄檢測軟體」選項

  23. 檢測軟體 (2/4) • 檔案目錄檢測軟體4.1版 • 附表3格式之案件及案卷層級目錄檢測 • 檔案目錄檢測軟體2006版 • 附件7格式之案卷層級目錄檢測 • 檔號年度號為96年以後(含96年)之檔案 • 下載路徑：「檔案目錄匯入作業系統」 （ https://online.archives.gov.tw）上方之 「檔案目錄檢測軟體」選項

  24. 檢測軟體 (3/4) • 目錄電子檔檢核步驟 • 1. 「瀏覽」 • 2.「檢核」 • 如檢核有誤，請點按「檢視log」查看錯誤原因。

  25. 檢測軟體 (4/4) • 「分割檔案」功能 • 提供xml檔案之自動分割及壓縮功能，執行此功能後，須再進行檢核。 • 「不合法字元檢測」功能 • 如檢核結果之錯誤訊息為“An invalid character was found in text context”，可利用此功能找出哪一筆目錄有誤。

  26. 1. 2.

  27. ○ ○

  28. 機關名稱及機關代碼異動(1/2) • 機關名稱及代碼如有異動，須填報「機關名稱及機關代碼異動單」，層報上級機關，由其函報檔案管理局。 • 「機關名稱及機關代碼異動單」表單之下載路徑 • 本局全球資訊網/檔管人員/下載專區/類別：檔案資訊化

  29. 機關名稱及機關代碼異動(2/2) • 已申請過「機關檔案目錄匯入作業系統」帳號之機關，如有機關代碼異動情形，須重新申請帳號。 • 帳號、密碼問題請洽本局諮詢服務專線 02-23128884 或 23128885

  30. 檔案目錄彙送期程(1/3) • 每半年辦理目錄彙送作業 • 現行檔案定期賡續辦理 • 回溯檔案 • 屬永久保存者，應於民95年底前完成編目建檔 • 屬定期保存者，應於民97年底前完成編目建檔

  31. 檔案目錄彙送期程(2/3) • 每年1月及7月 • 中央機關 • 每年2月及8月 • 省政府及其所屬機關、省諮議會、直轄市政府及其所屬機關、直轄市議會、縣(市) 議會、台北縣政府及其所屬與所轄機關。 • 每年3月及9月 • 桃園縣、新竹縣、苗栗縣、台中縣等所屬與所轄機關。

  32. 檔案目錄彙送期程(3/3) • 每年4月及10月 • 彰化縣、南投縣、雲林縣、嘉義縣等所屬與所轄機關。 • 每年5月及11月 • 台南縣、高雄縣、屏東縣、宜蘭縣等所屬與所轄機關。 • 每年6月及12月 • 台東縣、花蓮縣、澎湖縣、金門縣及連江縣等所屬與所轄機關，以及基隆市、新竹市、臺中市、嘉義市、臺南市等所屬與所轄機關。

  33. 檔案目錄彙送程序 • 中央一、二級機關，均由各該機關送交。 • 中央三級以下機關，均層報由上級中央二級機關彙整送交。 • 省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府及縣（市）議會，均由各該機關送交。 • 省政府、直轄市政府所屬各機關，均層報由省政府及直轄市政府彙整送交。 • 縣（市）政府所屬各機關及其他各地方機關(鄉、鎮、市公所及鄉、鎮、市民代表會)，均層報由縣（市）政府彙整送交。

  34. 機關檔案目錄修正彙送問題(1/3) • 各機關送交之檔案目錄電子檔，如經自行檢測或經檔管局系統檢核有誤者，請依檢核之錯誤訊息修正檔案目錄後，將該.zip檔之全部檔案目錄(包含修正之檔案目錄及原無誤之檔案目錄) 再次重新轉出彙送。 • 經檔管局檢還機關之檔案目錄電子檔如有錯誤者，得併下一次應彙送之檔案目錄一起轉出彙送。

  35. 機關檔案目錄修正彙送問題(2/3) • 機關已送交並成功匯入本局系統之檔案目錄，如有修正，請將修正後目錄併下一次彙送期程辦理彙送。 • 採用檔管局建檔軟體者，逕行修正目錄後，併下一次彙送。 • 非採用檔管局建檔軟體者，如修正檔號以外之內容，亦逕行修正後，併下一次彙送；如修正檔號，須於修正前，先將原檔號目錄轉出，將其功能項註記代碼改為D，再連同檔號修改後轉出之目錄，一併重新彙送。

  36. 機關檔案目錄修正彙送問題(3/3) • 詳細作業程序說明，請參考本局訂頒之「機關檔案目錄修正作業程序說明」 • 下載路徑：檔管局全球資訊網/檔管人員/下載專區/類別：檔案資訊化

  37. 註記銷毀及移轉之目錄電子檔 • 經檔管局核准銷毀或移轉之檔案 • 如為已彙送檔管局公布之目錄，應於完成銷毀或移轉註記後，依所定格式併同其他目錄依規定期程辦理彙送。 • 如為不同意銷毀，須延長保存年限者，則須修正保存年限後轉出，重新彙送。

  38. 檔案目錄彙送方式 • 使用「檔案目錄匯入作業」系統 • 離線方式

  39. 使用「檔案目錄匯入作業」系統 • 須先至「檔案目錄匯入作業系統」首頁，線上申請帳號。 • 登入系統: 1.進入「機關檔案管理資訊網」之「檔案目錄匯入作業系統」（https://online.archives.gov.tw） 2.輸入機關代碼、帳號、密碼

  40. 線上傳送目錄電子檔(1/2) • 傳送目錄電子檔之步驟 • 1.登入「檔案目錄匯入作業系統」 • 2.點選「檔案目錄匯入作業」之「檔案目錄匯入」 • 3.點按「瀏覽」，帶出待檢測之.zip電子檔 • 4.點按「匯入」 • 5.畫面左下角出現【檔案上傳完成】訊息

  41. 線上傳送目錄電子檔(2/2) • 每月1-5日因系統進行資料庫索引及維護更新作業，請避免上傳檔案目錄電子檔。 • 上傳之檔案須為由xml檔案壓縮的.zip檔，且檔案大小不超過5M。 • 每次僅可上傳1個.zip檔案，如欲上傳多個.zip檔，請分次傳送。 • 上級機關可代下屬機關傳送.zip檔，但平行機關無法代為傳送。

  42. 1. 2. 3.

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