ДОКЛАД ЗА ПРОВЕДЕН ФУНКЦИОНАЛЕН АНАЛИЗ - проект

1. ДОКЛАД ЗА ПРОВЕДЕН ФУНКЦИОНАЛЕН АНАЛИЗ - проект Проект „ Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик ” по сключен с Министерство на финансите, Дирекция "ОПАК" договор № 13-11-20/01.10.2013 г. за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по оперативна програма „Административен капацитет“ Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

2. На 01.10.2013 г. бе подписан договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от ЕС чрез ЕСФ по открита процедура за подбор на проекти, покриващи определени изисквания за качество с определен срок за кандидатстване, приоритетна ос І „Добро управление“, подприоритет 1.1. „Ефективна структура на държавната администрация“, бюджетна линия BG051PO002/13/1.1-07между Министерство на финансите, Управляващ орган на Оперативна програма „Административен капацитет“ (ОПАК) и община Белоградчик. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

3. Общата цел на проекта е подобряване на управлението и организацията на работа в община Белоградчик. Специфичните цели са: • извършване на функционален анализ • оптимизиране на структурата и процесите Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, организационното структуриране, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи като: проучване, събиране и анализ на информация и документи, анкетни проучвания, наблюдения, сравнения, интервюта, фокус групи и експертни оценки. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

4. Основната цел на функционалния анализ е въз основа на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността на общинска администрация Белоградчик да се формулират области и препоръки за подобрения. Основните етапиза провеждане на функционален анализ, съгласно изискванията на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация са, както следва: Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

5. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

6. Цели на анализа на релевантността • Целите на анализа на релевантността включват: • • идентифициране на областите на политиката, за които отговаря органа на власт; • • идентифициране, групиране и анализ на правомощията на органа на власт; • • идентифициране и групиране на функциите на структурните звена в администрацията; • • анализ на релевантността на функциите на дирекциите и отделите спрямо областите на политиката, за които отговаря органа на власт и неговите правомощия, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; • • анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на вътрешните • звена с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

7. МЕТОДОЛОГИЯ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ: • събиране, проучване и анализ на документи и информация, включващи нормативни документи, документи на общинската администрация и общинския съвет, доклади, изследвания, проучвания, отнасящи се за община Белоградчик; • провеждане и анализ на анкетни проучвания, чрез предварително разработени въпросници; • провеждане на интервюта; • експертна оценка. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

8. Резултати: След анализа на текущото състояние за релевантност, се обобщават следните изводи: • Правомощията на кмета по специалното законодателство са регламентирани в 204 нормативни акта (64 закона, 120 подзаконови нормативни актове и 20 наредби на общинския съвет в Белоградчик; • Областите на политика регионално и местно развитие, образование, здравеопазване и социални дейности са предмет изцяло на националното законодателство; • Най-много нормативни акта има в областта „околна среда и води“– 32, а най-малко в областта „местни данъци и такси” – 3; • Правомощията на кмета са свързани с всички типове функции по класификацията на ОИСР; • Най-многобройните функции на кмета се отнасят до „предоставяне на услуги”, а най-малко да „секторна политика”; • В областите „регионално и местно развитие”, „образование” и „здравеопазване и социални дейности” кметът не упражнява всички типове функции; • Правилникът на общинската администрация в Белоградчик разписва правомощията на кмета по ЗМСМА и по специални закони; • Функциите на дирекцията в общата администрация осигуряват основните области от правомощията на кмета като ръководител на общинската администрация с изключение на информационното обслужване, публичност на дейността, управление при кризи и сигурност на информацията; • По УП функциите по административно обслужване се изпълняват от общата администрация, а служителите от специализираната изпълняват спомагателни функции; • Служител от общата администрация изпълнява и дейност, нетипична за общата администрация; • Дирекция „ФСД и АПОН” изпълнява типични за общата администрация функции; • Главен експерт ОМП, СИ, ГЗ освен типичните за общата администрация функции по управление при кризи и ОМП има функции от специалната сфера на компетентност на кмета, каквато е сигурността на информацията и е на пряко подчинение на кмета; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

9. Главен експерт ОМП, СИ, ГЗ освен типичните за общата администрация функции по управление при кризи и ОМП има функции от специалната сфера на компетентност на кмета, каквато е сигурността на информацията и е на пряко подчинение на кмета; • Функциите по управление на общинска собственост за имоти, публична и частна собственост, която служи за трайно задоволяване потребностите на местната общност се упражнява от специализираната администрация; • По УП Дирекцията от специализираната администрация не покрива всички области от специалната компетентност на кмета; • В УП не са разписани конкретни функции по отношение на евроинтеграцията; • Дирекция „Устройство на територията и стопански дейности” изпълнява спомагателни дейности по отношение на типични за общата администрация функции в областта на административното обслужване; • По УП дирекция „Устройство на територията и стопански дейности ” няма функции в областта „местни данъци и такси“; • В УП са регламентирани функциите по подпомагане работата на общинския съвет; • От специалната компетентност на кмета на общината, в устройствения правилник не е застъпена политиката обществен ред; • Хоризонталната структурата на общинската администрация е организирана в две дирекции – по една дирекция в общата и в специализираната администрация; • В общинската администрация на Белоградчик има две нива на вертикално структуриране; • Функциите на отделите в дирекциите са подробно разписани в УП и в определени случаи представляват операции; • Главният юрисконсулт и главният счетоводител са посочени като съставни части от общата администрация, а те са длъжности и не следва да се регламентират в УП; • Общата администрация е по-малка по численост от специализираната администрация; • Няма смесване или дублиране на функции между основните звена, както в общата, така и в специализираната администрация; • Спазени са нормативите за численост на специализираната администрация съгласно чл. 12, ал. 1, т. 6 от НПЕКДА. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

10. Анализът на ефективността има следните цели: • Да се идентифицира мисията на общинска администрация Белоградчик и да се прецени доколко служителите на различните нива в администрацията познават мисията на общината; • Да се изследват стратегическите цели на общинската администрация, системите и документите по целеполагане и съответно отчетността за постигането на предварително заложените цели; • Да се установи връзката между стратегическите документи и политиките, по които работи общинската администрация; • Да се констатира доколко функциите на дирекциите в специализираната администрация са свързани със стратегическите документи; • Да се направят практически препоръки. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

11. След анализа на текущото състояние за ефективност, се обобщават следните констатации: • Има изготвени няколко стратегически документа, като най-важният от тях е «План за развитие на община Белоградчик» (ОПР); • Налице са секторни и проблемно ориентирани стратегически документи в различни области на политика; последните са съгласувани с основните стратегически документи; • Администрацията на община Белоградчик подготвя ежегодно отчет по изпълнение на ОПР; • Не е изградена цялостна система за целеполагане, вкл. за ежегодно конкретизиране на целите (от по-високите към по-ниските йерархични равнища); • Не е налице добре работещ структуриран процес на отчитане на постигнатите резултати в съответствие с целите на всички нива в администрацията на годишна база; • В общинската администрация не е налице критично отношение и разбиране за нуждата от ясно формулирана мисия на общинската администрация; не може да се твърди, че служителите ясно осъзнават необходимата връзка между стратегическите документи на общината и всекидневната си работа; • Мисията на общинската администрация не се среща в официален документ и не е позната на служителите и ръководителите; • Налице са ясни стратегически / дългосрочни цели (вж. ОПР). ОПР е добре структуриран и информативен документ – направленията и йерархията на целите дава добра информация за намеренията общността и администрацията; • В преобладаващата си част, описаните индикатори за изпълнение са количествени; като правило не са определени целеви стойности; • Стратегическите документи и заложените в тях цели са осигурени с функциите на основните структурни звена (двете дирекции); • При действащата система на целеполагане и отчитане, не е налице доказана възможност за коректно измерване на ефективността на администрацията (постигане на целите), като цяло и на отделните дирекции и отдели. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

12. Анализът на ефикасността има следните цели: • Да се идентифицират показателите, които използва общинска администрация Белоградчик за измерване на резултатите от дейността, използваните ресурси и ефикасността (съотношението между резултати и разходи); • Да се оценят постигнатите резултати, направените разходи и съотношенията между тях – общо за администрацията и - при наличие на информация - по звена, функции; • Да се разгледат и оценят постигнатите резултати – дали могат да се постигнат с по-малко ресурси; дали същите ресурси могат да се използват за постигане на по-високи резултати. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

13. След анализа на текущото състояние за ефикасност за анализирания период се обобщават следните констатации: • Отчетността в общинската администрация е организирана в изготвяне на отчет на бюджета и отчет на кмета пред обществеността за постигнатите резултати; • Изпълнението на целите трудно може да бъде измерено, тъй като общината не разполага с индикатори за измерване на резултатите; • Собствените приходи на общината нарастват през 2013 с повече от 31% спрямо 2011г. Общината разчита предимно на субсидии и трансфери от държавния бюджет и бюджетните разпоредители за покриване на разходите; • Постъпленията от приходите от наем на имущество нарастват. Постъпленията от отдадени под наем земеделски земи нарастват значително. По отношение на приходите от имуществени данъци следва да се отбележи повишена събираемост; • Изпълнението на бюджета по отношение на собствените приходи за изследвания период е под 50% спрямо плануваните приходи; • В структурата на бюджетните разходи, средно за периода, 33% се разходват за труд, 36% са разходи за издръжка и само около 9% са капиталовите разходи; • Общината изпитва затруднения с разгръщане на по-широко мащабни проекти и извършване на по-сериозни инвестиционни разходи, поради ограничения бюджет. Планирането на участието в европейски проекти и възможностите за финансиране със средства от ЕС се счита като един от основните инструменти за реализиране на плана за развитие на общината; • Общината има просрочени задължения за разглеждания период; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

14. Структурата на бюджетните разходи не показва способност на общината да покрие разходите за местни дейности с реализираните собствени приходи; • Бюджетът на община Белоградчик следва стратегическите приоритети и цели на общината. Подготовката на общинския бюджет е обвързана с процеса на стратегическо и оперативно планиране дотолкова, доколкото позволяват финансовите ресурси; • Поради липсата на еднородни данни за постигнатите резултати за анализирания период, екипът ни не може да установи дали намалението или нарастването на разходите по различните функции произтичат от по-ефикасно управление на разходната част от бюджета, дали с по-малко ресурси са постигнатите по-добри резултати или напротив техният размер е бил недостатъчен за постигане на желаните резултати; • С оглед на гореизложеното към момента не е възможно да бъде измерена ефикасността в дейността на общината. От наличната информация трудно могат да се направят изводи за икономичността – дали е било възможно резултатите, които постига общината да се осигурят с по-малко ресурси или ресурсите, които е използвало да доведат до по-добри резултати от постигнатите; • През изследвания период числеността на общинската администрация не се променя. Поради липсата на индикатори и резултати за дейността на общинската администрация, не може да бъде установена ефикасността на разходите; • Характерно за ресурсната обезпеченост с персонал за общинската администрация е, че един служител покрива една дейност. Това би могло да създаде проблем при отсъствието на тези служители, тъй като те реално няма заместващи по отношение на изпълняваните дейности; • При изследване на дейността на всяко звено, екипът не установи проблем при комуникацията и координацията при изпълнение на съвместни дейности между звената; • Значителна част от работното време на ръководителите (малко над 4 часа на ден) е ангажирано със спомагателни (рутинни) дейности. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

15. Основните изводи от функционалния анализ са представени като силни и слаби страни по всеки един от компонентите: Силни страни: • В устройствения правилник на общинската администрация на община Белоградчик е oпределена структурата на администрацията, в която са обособени две дирекции: дирекция “ФСД и АПОН” и дирекция “Устройство на територията и стопански дейности”; • Използване на отдела като основно организационно звено в общината; • Функциите на отделите от двете дирекции от общата и специализираната администрация са ясно и разбираемо разписани; • Няма изпълнение на несвойствени функции и дублиращи се функции в основните организационни звена – отделите; • По-голяма част от правомощия на кмета, като ръководител на общинската администрация са осигурени с функции на дирекциите от общата администрация; • Като цяло, в устройствения правилник, дирекцията от специализираната администрация покрива областите на специална компетентност на кмета, с изключение на правомощията му в областта на обществен ред; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

16. Няма неправилно хоризонтално разположени функции и звена с оглед разделението на функциите между общата и специализираната администрация, съгласно Закона за администрацията; • При хоризонталното вътрешно структуриране няма отклонение от изискванията на Наредбата за прилагане на Единния класификатор на длъжностите в администрацията относно съотношенията на персонала в общата и в специализираната администрация; • Спазено е нормативното изискване по Наредбата, относно съотношението между служителите, заемащи ръководни длъжности и общата численост на персонала; • В УП са регламентирани функциите по подпомагане работата на общинския съвет; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

17. Числеността на администрацията дава възможности за гъвкавост в работата на различните звена, както и възможност за по-бърз и лесен контрол по отношение на целеполагането и изпълнението на задачите; • Наличие на разработени и взаимообвързани стратегически документи; • Администрацията разполага с дългосрочен стратегически документ – план за развитие на община Белоградчик; • Основният стратегически документ на общината - план за развитие на община Белоградчик е обвързан с останалите програми и стратегически документи; • Стратегическите документи на общината са публично достъпни и общината реализира политика по предоставяне на информация на гражданите; • Налице е информация за разработване и представяне на Общински съвет на годишни отчети за наблюдение на изпълнението на Общинския план за развитие; • Повечето от политиките, които изпълнява органа на власт са обезпечени със стратегически документи; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

18. Основният стратегически документ на община Белоградчик – план за развитие и заложените цели в него са основно осигурени с функциите на различните дирекции; • Община Белоградчик има известен опит при годишно поставяне на цели; • По-голямата част от служителите и ръководителите познават целите на звената, в които работят, въпреки че не съществуват специално разписани във вътрешен документ годишни цели за работа на администрацията и отделните звена; • В общинската администрация има въведена практика за ежегодна отчетност на дейността на кмета пред обществеността за постигнатите резултати; • Добра финансова отчетност на общината; • Общинската администрация е предприела сериозни действия за събиране на задълженията; • Общината не успява да покрие разходите за местни дейности с местни приходи; • Оптимизирана е числеността на персонала; • Всички административни звена в рамките на общинската администрация са осигурени с ресурси; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

19. Няма звена, които да не са осигурени с ресурси (материални, финансови, човешки, информационни); • Изградена система за финансово управление и контрол като основа за институционално изграждане и укрепване на административния капацитет; • Възможност на общината да се справя с увеличаването на обема на работа с наличния човешки и финансов ресурс. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

20. Слаби страни: • Мисията не е ясно и директно дефинирана в публично достъпните и специализиранидокументи на общината • Служителите на общината на всички нива,включително ръководителите на дирекции не могат ясно да дефинират мисията наобщинската администрация. Една част от тяхобясняват мисията на администрацията, катоспоменават мисията на общината • Липсва формализирана процедура за годишнопланиране и отчетност на дейността на ниво административнаструктура – община • Няма дефинирана и описана връзка между целитена различните нива. В съществуващите документипо целеполагане е трудно да бъде прякопроследена от най-високо до най-ниско ниво • Липсва информация за годишно целеполагане на нивообщинска администрация и обвързване на годишнитецели с целите на дирекциите • Не е дефинирана рамка (процедура) за отчетност на отделнитенива (звена), която да позволява проследяване на резултатите спрямо поставените целеви стойности на показателите заизпълнение • Трудно може да се установи връзката между изразходените средства и стратегическите и годишни цели, които си поставя общинската администрация, поради липсата на систематизирани годишни цели и резултати на ниво община; • Значителна част от работното време на ръководителите е ангажирано със спомагателни (рутинни) дейности. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

21. Конкретните предложения в област релевантностса: • При промяна в структурата и функционалността на звената в община Белоградчик да се актуализира своевременно Устройствения правилник на общинската администрация; • Длъжностите „юрисконсулт” и „главен счетоводител” да се регламентират само в длъжностното разписание и длъжностните характеристики; • Да се преформулират функциите на финансовия контрольор в съответствие със ЗФУКПС. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

22. Конкретните предложения в областта на ефективност и ефикасностса: • Да се изработи ясна и точна дефиниция на мисията на общината, която да бъде комуникирана със служителите. Мисията да бъде залагана като основа и да бъде включвана в текстовете и при разработването стратегическите документи на общината, включително годишните програми за изпълнението на стратегическите документи; • Въвеждане на единна система за отчитане на дейността на общинската администрация - ежегодна практика на разписване на годишните цели на общината на база дългосрочния стратегически документ едновременно с подготовка на бюджета. Кметът да внася тази програма при внасяне на проектобюджета за разглеждане от общинския съвет. Респективно при внасяне на искане за корекции в бюджета, да се разглежда промяна в годишната програма за изпълнение на общинския план, при необходимост. При внасяне на отчет на бюджета да се внася и отчет на годишната програма; Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

23. Въвеждане на практика за използване на индикаторите за измерване на резултат от общинския план, като се постави целева стойност за едногодишен период. Прецизиране на индикаторите за измерване на резултат от общинския план за развитите (с мерни единици – напр. кв.м реновиран път) на годишна база с целеви стойности. Те трябва да отразяват резултата от съответната дейност/цел и да бъдат част от годишната програма за изпълнение на общинския план. Да се дадат целеви стойности на всеки един от тези показатели за едногодишен период (напр. 1000 кв.м. реновиран път за година, 90% успешно завършили училище годишно, 50 %обхванати младежи от 16 до 28 годишна възраст, с незавършено образование в квалификационни програми, други.) На база на целевите стойности да се отчита изпълнението, което позволява проследимост и сравнимост на резултата; • Формализиране на процеса на планиране и отчитане на разходите по показателите за резултати чрез годишната програма за изпълнение на общинския план. В хода на изготвяне на годишната програма по поставените индикатори за измерване на резултатите и целеви стойности, препоръчваме да се определят финансовите ресурси (разходи) за постигането им. Възможно е не за всички индикатори за резултати да се измерят разходите. С оглед на това предлагаме да се приоритизират дейностите, за които ще се установява ефикасността. Това могат да бъдат тези, свързани с функции образование, жилищно строителство, БКС и опазване на околната среда, социално осигуряване и грижи, тъй като те заемат най-голям дял в бюджета. За всеки конкретен показател да се установи стойността на разходите, като съвкупност от определен брой и видове дейности или отделни работни операции на дадена дейност. Като част от процеса може да бъде определен бенчмарк или оптимизационен критерий за оценяване на разхода (максималният разход за постигане на резултат или определен разход за постигане на максимален резултат); Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

24. Въвеждане на практика за ежегодно изчисляване на ефикасността от дейността на общинската администрация (оценка на съотношението резултат/разходи). Препоръката обхваща изпълнението на предходните две предложения. Информацията за постигнатите резултати и изразходени средства за тях може да бъде публикувана като част от годишния отчет по изпълнение на общинската програма; • Да се обсъдинеобходимосттаотизготвяненагодишен план на ниво звено, в който да е ясно видимо разпределението на целите от ниво администрация към ниво звено. • За осигуряване на условия за финансово стабилизиране на общината, препоръчваме да бъде подобрена структурата на приходната част на бюджета. Предлагаме да се обмисли възможност за повишаване на местните такси и повишаване на постъпленията от собственост (увеличаване на размера на местните такси, актуализиране размера на цените на наемите на общинска собственост, други), с цел повишаване на постъпленията от тях в общинския бюджет. • За длъжности, при които служителят покрива цяла област на дейност, да се предвиди заместващ в длъжностните характеристики или в друг вътрешен документ. Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

25. План за действиe за общинска администрация Белоградчик Дата за изготвяне на плана за действие 08 май 2014, дата за изпълнение плана за действие: март 2015 Препоръка: Длъжностите „юрисконсулт” и „главен счетоводител” да се регламентират само в длъжностното разписание и длъжностните характеристики Очакван резултат/цел - Ясно разписани всички функции на звената в общинската администрация Дейности (стъпки) - Да отпаднат наименованията на длъжности от УП Индикатор за изпълнение - Заповед на кмета за утвърждаване на актуализиран УП Срок за изпълнение - септември 2014 Отговорник – Секретар Необходими ресурси – 30 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

26. Препоръка: Да се преформулират функциите на финансовия контрольор в съответствие със ЗФУКПС Очакван резултат/цел - Ясно разписани функции на финансовия контрольор Дейности (стъпки) – Преформулиране на функции в УП за осъществяване нафинансовотоуправление и контрол, както и принципите и изискваниятакъмсистемитезафинансовоуправление и контрол в организациитеотпубличниясектор Индикатор за изпълнение - Заповед на кмета за утвърждаване на актуализиран УП Срок за изпълнение - септември 2014 Отговорник – Секретар Необходими ресурси – 30 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

27. Препоръка: Да се изработи ясна и точна дефиниция на мисията на общината, която да бъде комуникирана със служителите. Мисиятадасевключивъввсичкиподходящидокументи (напр. ОПР, ПрограманаКметазауправление; насайтанаобщинскатаадминистрация и др.) Очакван резултат/цел - Подобрени процеси на стратегическо планиране Дейности (стъпки) – Обсъждане и формулиране на мисия Индикатор за изпълнение - Публикуване на разпознаваема мисия на администрацията Срок за изпълнение - октомври 2014 Отговорник –Изпълнител, Секретар на общината, ръководен състав Необходими ресурси – 60 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

28. Препоръка: Въвеждане на единна система за отчитане на дейността на общинската администрация - ежегодна практика на разписване на годишните цели на общинската администрация Очакван резултат/цел - Подобрени процеси на оперативно планиране, Поставени цели на общинска администрация Дейности (стъпки) – Дефиниране на целите и конкретните дейности чрез които ще се изпълняват целите (целите могат да бъдат представени в годишен план на общинска администрация или годишен план на дирекция) Индикатор за изпълнение – Разписани годишни цели на администрацията Срок за изпълнение - Декември-януари Отговорник – Секретар на общината Необходими ресурси – 30 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

29. Препоръка: Въвеждане на единна система за отчитане на дейността на общинската администрация - ежегодна практика на разписване на годишните цели на общинската администрация Дейности (стъпки) –Изготвяне на годишен отчет за 2014 на всяка дирекция/отдел по целите на програмата за управление Индикатор за изпълнение –Изготвени годишни отчети от всяка дирекция/отдел Срок за изпълнение – феруари 2015 Отговорник – всяка дирекция Необходими ресурси – 15 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

30. Препоръка: Въвеждане на единна система за отчитане на дейността на общинската администрация - ежегодна практика на разписване на годишните цели на общинската администрация Дейности (стъпки) – Предоставяне на отчетите на дирекциите за изготвяне на обобщен отчет на резултатите по документ за 2014 г. Индикатор за изпълнение – Изготвен обобщен отчет за 2014 по изпълнение на документа за 2014 г. Срок за изпълнение – Март 2015 Отговорник – Секретар на общината Необходими ресурси – 10 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

31. Препоръка: Въвеждане на единна система за отчитане на дейността на общинската администрация - ежегодна практика на разписване на годишните цели на общинската администрация Дейности (стъпки) – Внасяне на отчета за 2014 г. по изпълнение на документа за 2014 г. за приемане от общинския съвет Индикатор за изпълнение – Внесен отчет за 2014 г. в ОбС Срок за изпълнение – Март 2015 Отговорник – Кмет Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

32. Препоръка: При реални и ясни възможности за финансиране, въвеждане на практика за използване на индикаторите за измерване на резултат от общинския план, като се постави целева стойност за едногодишен период. Очакван резултат/цел - Въвеждане на принципитеза управление наизпълнението в общинскатаадминистрация, измерими резултати в различните области на политиката Дейности (стъпки) – Поставяне на целева стойност на всеки индикатор за годината. Индикатор за изпълнение - Разработени целеви стойности по индикаторите за годината Срок за изпълнение - март 2015 Отговорник – директорите на дирекции Необходими ресурси – В рамките на ресурсите необходими за изработване на годишната програма Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

33. Препоръка: Да се проучат добри практики и възможност за въвеждане на ежегодно изчисляване на ефикасността от дейността на общинската администрация (оценка на съотношениеторезултат/разходи). Очакван резултат/цел - При трансфериране по подходящ начин на добри практики-измерване на ефикасността от дейността на общинската администрация Дейности (стъпки) – Съпоставяне на постигнатите резултати и разходи за тях. Представяне на информацията в годишен отчет по изпълнение на общинската програма. Публикуване на информацията. Индикатор за изпълнение - Събрана, обработена и публикувана информация Срок за изпълнение - с изготвяне на отчета на бюджета Отговорник– отдел „Финанси и приходи“, съвместно с отделите, отговорни за изпълнение на годишната програма Необходими ресурси – 30 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

34. Препоръка: Дасеобсъдинеобходимосттаотизготвяненагодишен план на ниво звено Очакван резултат/цел - При положително становище -изработен годишен план на отдел Дейности (стъпки) –При необходимост-изготвяне на годишни планове на отделите в съответствие на одобрената програма Индикатор за изпълнение – При положително становище-изготвен годишен план на отдел Срок за изпълнение – декември-януари Отговорник– началник отдели Необходими ресурси – 30 дни Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд

35. Вашите въпроси, мнения, коментари Благодарим Ви! Този документ е създаден в рамките на проект „Повишаване ефективността на общинската администрация в Община Белоградчик”, в изпълнение на Договор № 13-11-20/ 01.10.2013г., финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд