KONSEP KKC

1. KONSEP KKC • Aktiviti kumpulan kecil (3 ke 10 ahli). Paling sesuai diantara 5 ke 7 ahli • Berpusat disekitar pekerja/manusia: • Perkembangan manusia • Penglibatan di dalam pembaikan berterusan • Berdasarkan pengurusan Teori Y. • Memenuhi kehendak harga diri dan pencapaian hasrat diri • Kerja berpasukan menyumbang terhadap motivasi kakitangan dan keberkesanan organisasi.

2. MATLAMAT KKC Mempertingkatkan kualiti kerja melalui: • Kebolehan menyelesaikan masalah dikalangan pekerja; • Penyemaian dan penerapan nilai dan etika kerja yang positif; • Semangat bekerja berpasukan; • Penglibatan dan minat terhadap kerja; • Dorongan kerja yang tinggi; • Kesedaran tanggungjawab terhadap diri sendiri, kumpulan, jabatan/pejabat dan negara; dan • Penyertaan staf dalam sama-sama menyumbang kepada pembaikan berterusan

3. KEUTAMAAN KKC • Melatih kakitangan bagi menyelesaian masalah secara sistematik. • Mempertingkatkan kerja mereka secara berterusan. • Memenuhi dan melebihi kehendak pelanggan.

4. PRINSIP-PRINSIP ASAS • Pekerja diiktiraf sebagai sumber yang paling bernilai disamping lain-lain sumber pengurusan; • Memajukan pekerja sebagai ahli organisasi yang berguna; • Penyertaan, penglibatan, perpaduan dan sokongan dari semua peringkat; • Bekerja secara berkumpulan; • Kreativiti sentiasa digalakkan; • Projek-projek ada kaitan dengan tugas - tugas seharian; dan • Pembaikan secara berterusan.

5. PERKEMBANGAN MELALUI AKTIVITI KKC • Kemahiran menyelesaikan masalah. • Mengetahui secara teknikal (Technical Know how). • Mengujudkan tumpuan kepada pelanggan. • Kemahiran kepimpinan: • Komunikasi • Mengetuai mesyuarat yang berkesan • Pembahagian tugas • Kerja berpasukan • Sikap terhadap perubahan dan pembaikan

6. PERKEMBANGAN MELALUI AKTIVITI KKC … Menuju kearah organisasi pembelajaran dan seterusnya organisasi yang kompetatif

7. Individu: Memberi kepuasan bekerja; Menambah dorongan untuk bekerja; Memberi keyakinan mengenai kebolehan diri sendiri; Mengasah bakat kepimpinan di kalangan pekerja-pekerja; dan Menggalakkan daya kreativiti di kalangan pekerja; Organisasi: Mengeratkan, memupuk kerjasama, persefahaman dan perhubungan diantara pekerja dan pengurusan; Mengwujudkan suasana pembelajaran Mengwujudkan staf yang “berfikir” ke arah pembaikan Memupuk sikap “pembaikan secara berterusan” dikalangan staf Memperbaiki sistem dan cara kerja. FAEDAH-FAEDAH KKC

8. STRUKTUR KKC PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH Pengerusi Jawatan Kuasa Pandu KETUA BAHAGIAN PENGURUS Fasilitator PENYELIA Ketua KAKITANGAN Ahli

9. STRUKTUR KKC • Terdiri dari pekerja dalam satu unit yang sama. • Mempunyai tanggungjawab bersama terhadap kualiti penerimaan, pengeluaran dan perkhidmatan mereka. • Bekerja secara berkumpulan. • Bermesyuarat secara berkumpulan. • Perjumpaan yang kerap untuk membincangkan kerja. • Memulakan satu projek selepas satu projek yang lain untuk menyelesaikan masalah / menghindarkan masalah dengan menyediakan pembaikan. • Menumpukan perhatian terhadap tugas dan tanggungjawab kerja sendiri. • Melaksanakan cadangan penyelesaian atau mendapatkan persetujuan pengurusan sebelum perlaksanaan.

10. TUGAS AHLI KKC • Menghadiri mesyuarat. • Mempelajari alat-alat dan proses penyelesaian masalah. • Menyumbangkan idea, berkongsi pengetahuan dan pengalaman. • Melibatkan diri secara aktif didalam aktiviti-aktiviti penyelesaian masalah. • Menjalankan tugas yang diamanahkan. • Membuat persediaan bagi persembahan. • Mengambil bahagian didalam persembahan. • Memberikan bantuan di dalam perlaksanaan penyelesaian dan pemantauan keputusan.

11. TUGAS KETUA KKC • Mempelajari proses KKC • Putaran RLST (PDCA) & kaedah-kaedahnya • Proses berkumpulan • Kriteria penghakiman • Melatih dan memberikan tugas kepada ahli-ahli. • Mengujudkan kod etika bersama-sama ahli kumpulan. • Mendaftarkan kumpulan. • Membuat dan mengemaskinikan carta perancangan projek. • Merancang mesyuarat dan menyimpan minit mesyuarat. • Menyediakan laporan projek dengan jelas dan mudah (selepas selesai projek) • Mendorong ahli supaya memberikan penglibatan yang maksimum. • Berhubung dengan fasilitator mengenai dengan pencapaian kumpulan dan perkara-perkara yang bersangkut paut dengan KKC.

12. TUGAS FASILITATOR KKC • Mengarahkan aktiviti kumpulan di dalam Jabatan. • Mengujudkan suasana kerja berpasukan. • Membentuk kumpulan. • Melatih ketua dan ahli. • Mengikuti perkembangan kumpulan. • Membimbing dan memberikan kaunseling kepada kumpulan. • Membantu kumpulan untuk maju dan berkembang. • Membantu kumpulan bagi persediaan konvensyen dalaman dan kebangsaan. • Menjadi penghubung diantara KKC dengan Jawatan Kuasa Pandu.

13. TUGAS JAWATAN KUASA PANDU • Mengujudkan infrastraktur untuk membantu kumpulan didalam: • Mengujudkan arah, tujuan dan sasaran • Mengujudkan nilai yang dikongsi sama • Memberikan latihan • Memberikan peluang penyertaan • Menghuraikan batas-batas didalam memberikan kuasa. • Sistem penghargaan dan pengiktirafan • Menjadikan pembaikan berterusan sebagai cara bekerja di jabatan: • Memperlihatkan kepimpinan dan komitmen • Menumpukan kepada pelanggan • Menggalakan kerja berpasukan • Menggalakan penglibatan kakitanggan • Memantau dan menilai perkembangan • Berkomunikasi mengenai visi dan perkembangan

14. TUGAS PENYELARAS KEMENTERIAN DAN JABATAN • Memahami tugas yang dimainkan oleh kumpulan di dalam pembaikan secara berterusan bagi jabatan. • Mempunyai kebolehan didalam proses berpasukan dan alat-alat dan kaedah-kaedah penyelesaian masalah. • Memata-matai proses pentadbiran kumpulan di jabatan termasuk dari segi keperluan latihan, penghargaan dan juga pengiktirafan. • Mengawasi perkembangan kumpulan dan memberikan informasi kepada Jawatan Kuasa Pandu. • Membantu Jawatan Kuasa Pandu melalui kemahiran anda bagi usaha pembaikan berterusan. • Menjadi ketua fasilitator di dalam organisasi awda. • Mengujudkan pusat sumber.

15. KONSEP UTAMA BAGI SESUATU PROSES • Setiap proses wujud untuk “melaksana”. • Untuk siapa ia “dilaksanakan “ adalah untuk “pelanggannya”. • Untuk “melaksanakannya” ia “memerlukan” sesuatu. • Siapa yang mengisikan “keperluan” itu adalah “pembekal”. • Satu proses “keperluan” itu adalah “perlaksana” bagi yang lain.Setiap urusan proses adalah rantaian dari tindakkan yang berhubung kait.

16. PERKARA-PERKARA YANG DITEGAH Ahli-ahli KKC adalah ditegah daripada membincangkan : • Tindakan tatatertib; • Hal-hal peribadi; • Gaji dan elaun-elaun; • Belanjawan Jabatan; • Syarat-syarat perkhidmatan; • Pembahagian tugas; • Dasar kenaikan pangkat; dan • Perkara-perkara lain yang tidak ada kaitan dengan masalah kerja.

17. PUTARAN RLST (PDCA) Plan (Rancang) Do (Laksana) Check (Semak) Act (Tindak)

18. PUTARAN RLST (PDCA) • Rancang 1 – Mengenalpasti Projek / Masalah • Percambahan Fikiran • (Brainstorming) • Rancang 2 – Memilih Projek / Masalah • Kedudukan (Ranking) • Undian (Voting) • Sebulat Suara (Consencus) • Matrik Keputusan (Decision Matrix) • Rancang 3 – Perancangan Projek • Carta Gantt (Gantt or Milestone Chart)

19. PUTARAN RLST (PDCA) ... • Rancang 4 – Mengumpul Fakta Dan Data Mengenai Stituasi Masakini • Carta Aliran (Flow Charts) • Lembaran Semak (Check Sheets) • Stratifikasi Data (Stratification of Data) • Rancang 5 – Analisa Fakta Dan Data • Graf (Graph) • Carta Bingka (Pie Chart) • Rajah Pareto (Pareto Diagram) • Rajah Tabur (Scatter Diagram) • Stratifikasi Data (Stratification of Data)

20. PUTARAN RLST (PDCA) ... • Rancang 6 – Menetapkan Sasaran • Batu Aras (Benchmarking) • Rancang 7 – Menentukan Kesemua Sebab Akibat • Rajah Sebab Akibat (Cause and Effect Diagram) • Rancang 8 – Menetapkan Penyebab Utama • Lembaran Semak (Check Sheet) • Graf (Graph) • Rajah Pareto (Pareto Diagram) • Rajah Tabur (Scatter Diagram) • Stratifikasi Data (Stratification of Data)

21. PUTARAN RLST (PDCA) ... • Rancang 9 – Membuat Cadangan Penyelesaian Kepada Semua Penyebab Utama • Percambahan Fikiran (Brainstorming) • Rancang 10 – Pemilihan Cadangan Penyelesaian • Kedudukan (Ranking) • Undian (Voting) • Sebulat Suara (Consencus) • Matrik Keputusan (Decision Matrix) • Rancang 11 – Memperbaiki Cadangan Yang Dipilih • Analisa Medan Daya (Force-Field Analysis) • Rancang 12 – Perancangan Perlaksanaan Penyelesaian • Carta Gantt (Gantt or Milestone Chart)

22. PUTARAN RLST (PDCA) ... LAKSANA • Laksana 1- Taklimat Atau Latih Mereka Yang Terlibat • Laksana 2 – Uji-Cuba penyelesaian

23. PUTARAN RLST (PDCA) ... SEMAK • Kumpul data mengenai keberkesanan penyelesaian dan perhatikan kesan-kesan sampingan. • Graf (Graph) • Carta Bingka (Pie Chart) • Rajah Pareto (Pareto Diagram) • Rajah Tabur (Scatter Diagram) • Stratifikasi Data (Stratification of Data)

24. PUTARAN RLST (PDCA) ... TINDAK • Tindak 1 – Cadangan Tidak Berkesan, Kembali semula Ke Rancang 8/9 • Tindak 2 – Tidak Menetapi Sasaran, Kembali Semula Ke Rancang 6 • Tindak 3 – Sasaran Tercapai, Piawaikan Cadangan • Tindak 4 – Sasaran Tidak Tercapai, Piawaikan Cadangan Menjadi Prosedur Operasi Standard (SOP) Dan Laporkan Kepada Pengurusan Mengenai Isu-Isu Yang Belum Selesai

25. PENGGUNAAN PUTARAN RLST • Hendaklah memberikan nilai tambahan kepada kesemua proses • Sorotan mesyuarat hendaklah mengikut susunan langkah-langkah RLST

26. Minit Mesyuarat

27. Minit Mesyuarat …

28. SEKIAN TERIMA KASIH SEMOGA BERJAYA