Velkomin á FOCAL fund um gæðastjórnun

1. Velkomin á FOCAL fund um gæðastjórnun

2. Notkun FOCAL Gæðakerfa í heilbrigðisþjónustu Kristin Björnsdóttir, Rekstrarhagfræðingur Hópvinnukerfi ehf, FOCAL Consulting

3. “Þekkingarrýrnun” er óþekkt stærð • Hversu stór hluti af því sem þið “lærðuð eða uppgötvuðu” í vinnunni í gær er komið í þekkingarbrunn sem aðrir geta lært af? 70% =87

4. Að meta verðmæti fyrirtækis • Efnislegar eignir • Reksturinn • Þekkingin • Ekki svo mikið þekkingin sem er geymd í heila einstakra starfsmanna enda erfitt að meta hana • Heldur þá þekkingu sem er búið að safna saman og setja fram á aðgengilegan hátt fyrir þá starfsmenn sem þurfa á henni að halda

5. Heimild: Dr. Þorlákur Karlsson http://www.stjornvisi.is/Frettir/index.htm

6. Hvaða þekking bættist við í dag? • Komst að því að við spyrjum börn sem leggjast inn aldrei hvað þeim finnst vont að borða • Nýjir vökvapokar ver hannaðir en þeir sem fyrir voru, tímafrekari í notkun og skemmast auðveldlega • Upplifði mistök í sjúkdómsgreiningu sjúklings og veit nákvæmlega hvers vegna það var... Aukin gæði í þjónustu byggja á aðgangi að þekkingu starfsmanna

7. Hvernig grípum við þekkinguna með FOCAL Gæðakerfum ? • FOCAL Gæðahandbók fyrir verklagsreglur, vinnulýsingar og athugasemdir við þær • FOCAL Atvikaskráning fyrir skráningu á atvikum og næstum því atvikum • FOCAL Ábendingakerfi fyrir almennar ábendingar frá starfsmönnum/viðskiptmönnum • FOCAL Úttektir til að framkvæma formlega úttekt á verklagi Úrvinnsla og dreifing þekkingar er á ábyrgð stjórnenda

8. Ritstjórn samþykkir skjal 1. fer fram í vinnubók Gæðahandbók Skrásetning verklags 2. fer fram ívinnubók 3. fer fram ívinnubók Samþ. og/eða ábyrgðarm. samþykkja skjal 4. gefið út íútgefin skjöl Útgefandi gefur skjal út 4.a. Birting (innra-/intranet, pappír) 5. fer fram ívinnubók Endurskoðun FOCAL hópvinnulausnir

9. Markmið með gæðahandbók LSH • Gæði þjónustu í samræmi við faglegan metnað • Uppfylla væntingar sjúklinga • Tryggja öryggi á vinnustað • Samræmt kerfi fyrir “gæðaskjöl” • Verklag, leiðbeiningar, gátlistar... • Að sem flestir komi að ritun gæðaskjala • Rafræn, útgefin gæðaskjöl á öllum vinnustöðvum sem auðvelda störf heilbrigðisstarfsmanna Yfir 20 gæðahandbækur eru í notkun hjá LSH

10. Tónverkið: Gæðahandbók Siggu Þormóðs • Gæðahandbókin er eins og nóturnar, það spila ekki allir sama lagið ef hljóðfæra-leikararnir þekkja ekki á nóturnar • Stjórnandinn verður að fylgja málum fast eftir því annars næst ekki samhæfður árangur Unnið upp úr samtali við Sigríði Þormóðsdóttur, forstöðumanns Innra Eftirlits LSH

11. Skjámyndir af gæðahandbók

14. Hvernig hefur gengið hjá FSA með Gæðahandbókina ? • Misskiptar væntingar: • Hjúkrunarstarfsmenn jákvæðir frá upphafi • Læknar voru fremur neikvæðir, þeir voru á bólakafi í klínískri vinnu og sáu fyrir sér aukið álag við notkun gæðahandbókar. Þetta hefur breyst hratt, lykillinn er fræðsla og innri gæða”áróður” • Samþykktarferillinn hefur tafið fyrir útgáfu gæðaskjala. Passa þarf vel að þeir sem eru í samþykktarhópnum þekki viðeigandi málefni. Endanlegur útgefandi þarf að vera sá sem ber ábyrgðina Unnið upp úr samtali við Magnús Stefánsson, yfirlækni á barnadeild FSA

15. Hjá FSA eru í notkun gæðahandbækur: • Í eldhúsi þar sem er GÁMES vottun • Á bæklunardeild • Á handlækningardeild • Á barnadeild • Í tölvudeild • Á gjörgæsludeild • Á geðdeild • Á kvennadeild Á næstunni mun innleiðing eiga sér stað á öllum spítalanum

16. Ferill atvikaskráningar • Skráning á innraneti: • Frávik og óvænt atvik skráð • Meðferð atvika: • Skoðun og afgreiðsla • Tilkynningar til viðeigandi aðila • Úrvinnsla: • Tölfræði, tíðni atvika • Endurbæta verklag, búnað, aðferðir

17. Markmið LSH með Atvikaskráningu • Markmiðið með söfnun upplýsinga um atvik sem varða sjúklinga er að afla vitneskju um hvers vegna þau eigi sér stað svo koma megi af stað umbótum til að koma í veg fyrir þau. • Farið er með öll gögn sem trúnaðarmál 8 maí 2003, Leifur Bárðason, gæðastjóri LSH

18. Væntingar til atvikaskráningar hjá LSH • Lækka kostnað • Auðvelda áætlanagerð • Geta t.d. mælt hættu á sýkingum og kostnaðinn við þær • Sett sér markmið um lækkun kostnaðar • Afla sér upplýsinga um ferla • Hverjir ganga vel og hverjir illa • Auðvelda forgangsröðun umbóta • Fá betri yfirsýn yfir starfsemina Unnið upp úr samtali við Sigríði Þormóðsdóttur, forstöðumanns Innra Eftirlits LSH

21. Hræðast starfsmenn atvikaskráningar? • Margir starfsmenn telja að nornaveiðar séu framundan. FSA hefur gert heiðarlega tilraun til að koma þeirri hugsun út af borðinu. Þegar FSA tók í notkun eyðublað fyrir grunað misferli gagnvart börnum brást starfsfólk við með svipuðum hætti. Eftir ár sáu allir hversu nauðsynleg tilkynningaskyldan var. Unnið upp úr samtali við Magnús Stefánsson, yfirlækni á barnadeild FSA

22. “In aviation: What happened ?” “In medicine: Whose fault is it ?” (Arnold... M.D, astronaut) 8. maí 2003, Leifur Bárðason, gæðastjóri LSH

23. FOCAL Ábendingar Ferill ábendinga 1. Skráning (Aðili) • Aðili: Skráir ábendingu, undir nafni eða nafnlaus, á vefform á innra neti/heimasíðu sem sendist sjálfkrafa í kerfi • Móttakandi (umsjón): Flokkar ábendingu og setur “ábyrgðarmann” 3.1. Ábyrgðarmaður: Vinnur úr ábendingum og setur sérstakan framkvæmdaraðila ef þurfa þykir 3.2. Framkvæmdaraðili: (Valkvætt) merkir “framkvæmd lokið” • Ábyrgðarmaður: Lokar ábendingu • Ábyrgðarmaður: Sendir aðilanum tilkynningu um úrvinnslu ábendingar, ef ábending var gefin undir nafni 2. Flokkun (Móttakandi) 3.1. Úrvinnsla (Ábyrgðarm.) 3.2. Úrvinnsla (Framkv.aðili) 4. Lok (Ábyrgðarmaður) 5. Eftirfylgni (Ábyrgðarmaður) Aðili getur verið viðskiptavinur eða starfsmaður

24. Markmið LSH með Ábendingaskráningu • Auka tengsl við starfsfólk, sjúklinga og aðstandendur • Auka líkurnar á að þjónustan verði viðskiptavinamiðuð • Auka ánægju starfsmanna • Fá yfirsýn yfir hvað má betur fara í daglegum rekstri spítalans • Ná hagræðingu í rekstri • Fá upplýsingar um atvik sem hafa ekki verið skráð í atvikaskráningu • Fá upplýsingar um það sem vel hefur gengið Unnið upp úr samtali við Sigríði Þormóðsdóttur, forstöðumanns Innra Eftirlits LSH

28. Staða FOCAL Ábendinga hjá LSH • Er í notkun hjá Upplýsingatæknisviði • Fer í notkun hjá öðrum deildum í kringum áramót • Næsta skref þar á eftir er að opna kerfið fyrir sjúklingum

29. Mælingar

30. 4. skráð frávik * n Meðhöndlun frávika Tillögur um úrbætur Framkvæmd úrbóta Staðfesting 1. vinnuferillákveðinn Innri úttektir og frávik 2. úttektar-áætlun 3. úttektframkvæmd 4. skráð frávik 5. lagfæringarstaðfestar 6. eftirlit 7. úttektlokið FOCAL hópvinnulausnir

31. Höfuðmarkmið Úttekta hjá Blóðbankanum • Erum við að gera það sem við segjumst vera að gera? 20 jún. 2002, Ína Björk Hjálmarsdóttir, forstöðumaður gæða- og rekstrar hjá Blóðbankanum

35. Innri úttektir og frávik

36. Stöðvum þekkingarlekannog bætum gæðin

37. Endir

38. Markmið FOCAL Gæðastjórnunar • Beita nútíma tækni til að auka virkni gæðakerfa • Styðja við viðurkennda staðla og kröfur • Einfalda skjölun, skráningu og sannprófun í gæðaferlum • Auðvelda tölfræðilega úrvinnslu, rekjanleika og eftirlit með gæðaferlum og styðja þannig stöðugar endurbætur • Auka gæði vöru og þjónustu

39. Framhaldið hjá FOCAL • Áframhaldandi samstarf við heilbrigðisstofnanir á Íslandi • Áhersla á öryggi og heilsu sjúklinga og starfsmanna • Áframhaldandi samstarf við framleiðendur lækningatækja á Norðurlöndum um þróunarferli og rekjanleika tækja frá hugmynd til notkunar

40. Um Hópvinnukerfi ehf • Frá 1995 hefur Hópvinnukerfi sérhæft sig í: • Gerð hugbúnaðarkerfa er uppfylla alþjóðlega gæðastaðla og kröfur þekkingarstjórnunar á sviði skjala-, markaðs-, mannauðs- og gæðastjórnunar • Hópvinnukerfi hefur unnið með yfir 100 faglega kröfuhörðum viðskiptavinum við innleiðingu FOCAL hugbúnaðarkerfanna

41. Úr Heilbrigðisáætlun til 2010 Markmið 16 – Aukin gæði og árangur. • Allar heilbrigðisstofnanir þrói með sér árangurs-mælikvarða og meti starf sitt á þeim grunni og/eða með hliðsjón af viðurkenndum gagna-grunnum. • Allar heilbrigðisstofnanir komi sér upp formlegu gæðaþróunarstarfi og fylgi eigin áætlunum í gæðamálum. • Yfir 90% sjúklinga séu ánægðir með þá heilbrigðisþjónustu sem þeir fá.

42. Úr Heilbrigðisáætlun til 2010 Kröfur um að heilbrigðisþjónustan tileinki sér aðferðir gæðaþróunar hafa rutt sér til rúms í heilbrigðisþjónustunni á undanförnum árum. Markmið hennar er að heilbrigðisstofnanir tileinki sér aðferðir gæða-þróunar og hafi komið á formlegu gæðaþróunar-starfi... [Aðferð sem]... heilbrigðisstarfsfólknotar til að meta og bæta kerfisbundiðþjónustu viðsjúklinga til þess að efla heilsu og bætalífsgæði.

43. Úr Heilbrigðisáætlun til 2010 ... ríkari áherslu á að heilbrigðisþjónustan styðjistvið viðurkennda gæðastaðla... virkari þátttöku í alþjóðlegu starfi á sviðigæðamála svo að tryggt verði aðheilbrigðisþjónustanuppfylli tilgreindar gæðakröfur.

44. Markmið FOCAL Gæðastjórnunar • Beita nútíma tækni til að auka virkni gæðakerfa • Styðja við viðurkennda staðla og kröfur • Einfalda skjölun, skráningu og sannprófun í gæðaferlum • Auðvelda tölfræðilega úrvinnslu, rekjanleika og eftirlit með gæðaferlum og styðja þannig stöðugar endurbætur • Auka gæði vöru og þjónustu

45. FOCAL Atvik Ferill atvika 1. Skráning (Starfsmaður) • Starfsmaður: Skráir atvik, undir nafni á vefform á innra neti sem sendist sjálfkrafa í kerfi • Móttakandi (umsjón): Flokkar atvik og setur það í umfjöllun 3. Ábyrgðarmaður/menn: Vinnur úr atvikum og lætur rannsaka atvik ef þurfa þykir og sendir áfram til umfjöllunaraðila • Gæðastjóri: Sendir viðeigandi aðilum tilkynningu um atvik og sjúkling niðurstöðu ef við á • Umbótastarf hefst 2. Flokkun (Móttakandi) 3. Úrvinnsla (Ábyrgðarm.) 4. Lok (Ábyrgðarmaður) 5. Eftirfylgni (Ábyrgðarmaður) Aðili getur verið viðskiptavinur eða starfsmaður

46. Yfirspenntar væntingar 2 Háslétta hagnaðar Áhyggjur fara af stað 6 3 5 Ávinningur Lærdómsbrekkan 1 4 Spennan í lágmarki Spennandi nýjung Tími Gartner Hype Cycle Curve FOCAL hópvinnulausnir