2010-2011 AKADEMİK YILI ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

1. 2010-2011 AKADEMİK YILI ERASMUS ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI BİLKENT ÜNİVERSİTESİ ULUSLARARASI DEĞİŞİM PROGRAMLARI OFİSİ Mart, 2010

2. 2010-11 ERASMUS ÖĞRENCİLERİ ORYANTASYON PROGRAMI OIEP-Erasmus Programı Hk. Genel Ex-Erasmus Öğrencileri ile Tanışma Workshop Türk Dış Politikası Hk. Sorular-Cevaplar Workshop

3. ERASMUS Erasmus Programı nedir? Erasmus programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus Öğrenci Hareketliliği nedir? Erasmus Öğrenci Hareketliliği ile öğrenciler 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 dönemliğine başka bir Avrupa ülkesi Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, bu kuruma eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylerin yurt dışında olmalarından kaynaklanacak ek masraflara katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir. Birliğe aday ülke olarak Türkiye'nin öğrenci hareketliliği yalnızca üye ülkelerle mümkün olabilmektedir.

4. ERASMUS Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler ile iletişimini T.C. Başbakanlık Devlet Planlama Teşkilatı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. Erasmus öğrencileri kayıtlı oldukları üniversitelere, üniversiteler Ulusal Ajans’a, Ulusal Ajans ise Avrupa Komisyonu’na rapor vermekle yükümlüdür. Aynı zamanda, üniversitelerin Değişim Ofisleri eliyle yürüttüğü bu programda, Avrupa Birliği’nden gelen bilgi akışını sağlar ve üniversiteleri denetler. İletişim Bilgileri: www.ua.gov.tr Hüseyin Rahmi Gürpınar Sokak No: 2 Çankaya-Ankara

5. Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci İşleri Müdürlüğü çatısı altındadır. Hem Amerikan Üniversiteleri ile değişim programını, hem de Avrupa Üniversiteleri ile Erasmus programını koordine eder. Üniversitemize gelen değişim öğrencileri için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Giden öğrencilerin değişim programını sorunsuz gerçekleştirmeleri için destek olur. Erasmus programı çerçevesinde, Üniversitenin Ulusal Ajans'a karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

6. Uluslararası Değişim Programları Ofisi kimdir? Prof. Orhan Aytür – Erasmus Kurum Koordinatörü, Rektör Yardımcısı, Öğrenci İşleri ve Uluslararası İlişkiler Ayşegül BAŞOL – Değişim Programı Koordinatörü abasol@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 2435 Erkin TARHAN – Değişim Programı Koordinatör Yrd. terkin@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 1065 Fax: +90 312 266 4787 Ceren GENÇ – Değişim Programı Koordinatör Yrd. cereng@bilkent.edu.tr Tel: +90 312 290 3218 Fax: +90 312 266 4787

7. Uluslararası Değişim Programları Ofisi nerededir? Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi Office of International Exchange Programs (OIEP) (Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina) Adres: Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci İşleri Müdürlüğü Bilkent Üniversitesi 06800 Bilkent / Ankara / Turkiye Web: http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/erasmus/ exchange@bilkent.edu.tr

8. Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci Hareketliliği (Erasmus) için ne yapar? Seçilen Erasmus öğrencilerinin isimlerini Ulusal Ajans’a bildirir. Başvuru evrakları esnasında istenebilecek; -Bilkent Üniversitesi ‘nin eğitim dilinin ingilizce olduğuna dair belgeyi hazırlar -Harçsız pasaport yazısını hazırlayıp, Rektör Yardımcılığı’na gönderir, yazılar 1 gün sonra OIEP’den alınır. Kabul mektubunuz size ulaşınca, vize için istenen ve Erasmus öğrencisi olduğunuza ayrıca hibe aldığınıza dair yazıyı hazırlar, yazılar 1 gün sonra teslim edilir. Avrupa Birliği Gençlik ve Eğitim Programları Merkezi Başkanlığı’nın (Ulusal Ajans) istediği evrakları tamamlar ve yılda iki kez rapor eder. Hibeleri hesaplar ve yatırılması için Mali İşler’e yazı yazar.

9. Uluslararası Değişim Programları Ofisi Öğrenci Hareketliliği (Erasmus) için ne yapar? 5. Değişimin sonunda, öğrencilerin resmi transkriptlerini Fakülte veya Yüksekokullara bir üst yazı ile gönderir. Ders muhafiyetleri, Fakülte Yönetim Kurullarınca incelenir ve karara bağlanır. Not: Bilkentte “F” alınan dersler, partner üniversitede alınarak geçilse bile, Bilkentte alınan “F” notu değişmez!

10. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce Oradayken Döndükten sonra

11. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? Gitmeden önce... Gideceğiniz üniversite’ye, bölüm koordinatörünüz yardımı ile başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz. Web sayfamızda bulunanLearning Agreement Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 2 kopya hazırlayın ve bolum koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin. Birincisini başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken, diğerini ofisimize teslim edin. Not: AB Kriterlerine göre bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması hedeflenen ders yükü 30 ECTS’dir. Derslerinizi seçerken ve LA oluşturuken buna dikkat ediniz.Size yatacak hibenin alınması için bu yükümlülük çok önemli.) Başarı bursu alan öğrencilerimiz, bir dönemde 30 ECTS’den başarılı olmalıdırlar! Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık sık kontrol edin. Başvurduğunuz üniversiteler programla ilgili tüm bilgileri, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla göndereceklerdir.

12. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubunun fotokopisiniOIEP’ye ulaştırarak, Erasmus Ogrencisi olduğunuzu kanıtlayan ve hibeli ogrenci iseniz, değişim süreci boyunca alacağınız aylık hibe miktarını belirten yazınızı alınız. Gideceğiniz üniversiteden gelen kabul mektubu, pasaportunuz ve vize için gerekli tüm belgeler ile birlikte ilgili Büyükelçiliğe vize başvurusunda bulununuz. Vize için gerekli belgeleri gideceğiniz ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliklerinden ya da web sitelerinden öğrenebilirsiniz. Yapı Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da aileniz ile ortak EURO hesap açtırarak bu hesabın numarasını, IBAN kodunu, banka adı ve şubesiniexchange@bilkent.edu.tr adresine bildiriniz. Not: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap açtırmaları tavsiye olunur!

13. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR? ...Gitmeden önce http://www.bilkent.edu.tr/bilkent/erasmus/ adresinde bulunan; Öğrenci Bilgileri Formunu (Ek_1) doldurarak exchange@bilkent.edu.tr adresine e-posta ile gönderin. Öğrenci ile üniversite arasında yapılacak sözleşme formunu (Ek_5) doldurun, basın, imzalayın ve Uluslararası Değişim Programları Ofisi’ne bırakın, faxlayın ya da postalayın. Not: Bu formlarda bilmediğiniz bilgileri boş bırakabilir ya da Uluslararası Değişim Programları Ofisi’ne danışarak doldurabilirsiniz.

14. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR?Oradayken Gittiğiniz okulun kabul mektubunda size belirttiği tarihlerde orada olmaya çalışın ve resmi olarak dönem bitmeden dönmeyin. Learning Agreement’ınızı, gerekirse 2. sayfasını da doldurtarak misafir olduğunuz üniversiteye imzalatın ve üniversitenin uluslarası ofisinden +90 312 266 47 87 numaralı fax’a gönderin. Donüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi unutmayın. Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten ‘Resmi TarihlerFormu’nuweb sayfamızdan indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne imzalatın. Not: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibesini alabilmeniz açısından gereklidir. Dönem sonunda,mümkünse transkriptinizi almaya çalışın, değilse Uluslararası Değişim Programları Ofisi’ne gönderilmesi için gerekli kişilerle görüşün.

15. ERASMUS ÖĞRENCİSİNİN SORUMLULUKLARI NELERDİR?Döndükten sonra Learning Agreement’ın orjinalinin imzalı halini Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin. ‘Resmi Tarihler Formu’nu Uluslararası Değişim Programları Ofisi'ne teslim edin. Bu formdaki tarihler, karşı okulun Erasmus Oryantasyonun başladığı gün ile, bütünlemeler hariç, final sınavlarının son gününü yansıtmalıdır. Aynı partner üniversitenin, aynı bölümüne, giden öğrencilerimizin formlarındaki tarihlerde fark olmamalıdır. 3. Erasmus Hibesi’nin Kalan %20’sini almak için,Öğrenci Rapor Formunu (Ek_3)web sayfamızdan indirerek doldurun vebasarakpartner üniversitelerden gelecek Transkriptiniz ile birlikte Değişim ProgramlarıOfisi’ne teslim edin.

16. HİBELER Bilkent Üniversitesi Uluslararası Değişim Programları Ofisi, bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir. Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar ve AB Komisyonu’na bildirir. AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda belirlediği hibe miktarlarını açıklar.

17. ...HİBELER Ulusal Ajans, Türkiye için belirlenen toplam hibe miktarını üniversitelerin geçmiş performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler, üniversitelere bildirir. Bilkent Üniversitesi Uluslararası Değişim Programları Ofisi, açıklanan toplam hibe miktarına göre gönderebilecek öğrenci sayısını belirler ve gerektiği taktirde her bölümdenaynı oranda olmak üzere, daha önce bildirilmiş listelerin altsıralarından başlayarak, kesinti yapar.

18. ...HİBELER Ülkelere göre hibe miktarları (aylık) Ödeme Zamanı ve Şekli Ödemenin geri alındığı durumlar

19. Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)

20. Ülkeler ve hibe miktarları (aylık)

21. HİBELERne zaman ve ne şekilde ödenir? Hibeler, gitmeden önce yapacağınız işlemlerin hepsi tamamlandıktan sonra ödenir. (Mali İşler’in ödeme günü sadece Cuma Günü’dür ödeme için belge teslimi en geç Salı günü yapılmalıdır.) Hibeler Euro(€) olarak yatar. Kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınır, toplam orada geçireceğiniz zaman hesaplanır; %80’i gitmeden önce, %20’si Erasmus dönemi tamamlandıktan sonra yatırılır.

22. HİBELERhangi durumda geri alınır ya da ödenmez? Misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız. (hibenizin tamamını geri vermeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi sayılmazsınız.) Bir dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in 2/3’ünden az krediden geçerseniz. (kalan %20’lik hibenizi hak etmiş sayılmazsınız)

23. DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin. Web sayfamızdaki Kontrol Listemizi basarak işlemleriniz sırasında mutlaka yanınızda taşıyın! E-posta adreslerinizi sık sık kontrol edin. Toplantılarımıza tam katılım gösterin. Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin. Sorumlu olduğununuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin. Belge teslimlerinizi kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!

24. ...DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun. Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmeden tartışmaya dikkat edin. Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun. Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın. Bu sunum’un bir çıkıtını alarak saklayınız.

25. Başarılar dileriz.