机关文书档案工作 培 训

1. 机关文书档案工作培 训 高新区（新市区）档案局 陈燕

2. 机关文书档案整理流程图示 分类方案 (保管期限-年度分类法)或（保管期限-年度-机构分类法） 依照2008年各单位制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料 ●修裱破损文件●复制字迹模糊或易褪变的文件●折叠超大纸张●去除易锈蚀金属物(10年期的可以不去) 形成件 ●件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。 ●文件正本与定稿(修改完毕最后确定的草稿)为一件。 ●正文与附件为一件 ●原件与复制件为一件 ●转发文与被发文为一件 ●复文与来文为一件(如批复、请示，复函与函等) ●报表、名册、图册等一册（本）为一件 ●文件正文与发文稿纸、定稿为一件，文件处理单与被处理文件为一件 ●正本与翻译本为一件 文件修整 装入封套 预归档文件 划分保管期限(永久、30年、10年) 10年期的可以不装封套 装入档案盒●同年度、同种期限（同机构）的“件”放入同一档案盒(填写备考表、盒面、盒脊) 归档文 件 编号 有序件 排列 文书档 案 编目(编写归档文件目录) ●件号---室编件号●责任者----制发文件的组织或个人名称，即文件发文机关或署名者●文号----文件的发文字号，照实抄录。●题名----文件标题，照实抄录。无题名或题名含义不清时，应重新拟写或补充标题，并用[ ]号括起来。●日期----文件形成日期，即文件落款日期，用8位阿拉伯数字来表示。●页数----文件的总页数（空白页不记；大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算）●备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中）●归档文件目录永久、30年打印一式3份、10年打印1份。 主要指编制页号、件号及填写归档章项目。●页号：件内凡是有文字的页面，在正面的右上角，反面的左上角用耐久性字迹编制页码。●归档章加盖位置：在归档文件首页上端居中的空白位置；如领导批示或收文章占用上述位置，可在首页的上端其它位置加盖；如有文件收文处理单的，可放在归档文件最前面作首页，并在其上端位置加盖。★注意：加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写： ●同年度、同种保管期限(同机构)的“件”排列在一起顺序号为“小流水”号。

3. 基本术语 • 归档文件---------立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的纸质文件材料。（即在各部门工作活动中产生的，并按照文书处理程序完结的有保存价值的纸质文件材料） • 归档文件的整理------将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编目、装盒，使之有序化的过程。 • 件------归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。

4. 整理归档文件所使用的书写材料要求： • 禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料书写或绘制，使用以上书写材料的笔迹为不耐久字迹材料，不利用档案的长期保存。 • 应该使用符合档案保护要求的耐久字迹材料如碳素墨水。

5. 确定归档的范围 • 依照2008年各单位制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料。 • 体现档案的形成者，“以我为主” ，本机关形成的文件材料应是保存的重点。

6. 高新区（新市区）××机关单位档案分类方案 科技档案 专门档案 文书档案 保管期限——年度——类别 会计档案 业务档案 基建类 设备类 会 计 凭 证 类 会 计 账 簿 类 财 务 报 告 类 其 他 类 说明：1.声像档案、实物档案和电子档案属特殊载体档案，不在此分类方案中体现。2.文书档案采用保管期限——年度分类法，按问题组卷；2003年后采用保管期限——年度分类法，以“件”为单位整理。

7. 文书档案保管期限分为： • 永久－凡反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管； • 30年－反映机关一般工作活动，在较长时间内，对本机关工作有查考、利用价值的档案列为30年保管； • 10年－较短时间内对本机关有着参考、利用价值的档案列为10年保管。

8. 文件的修整 • 修裱破损文件 • 复制字迹模糊或易褪变的文件 • 折叠超大纸张（以A4为标准进行折叠 ，要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外） • 去除易锈蚀金属物(10年期的可以不去)

9. 形成件装入封套：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。*10年期限的可不装入封套。形成件装入封套：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订（固定）在一起，编目时只体现为一条条目。*10年期限的可不装入封套。 • 文件正本与定稿(修改完毕最后确定的草稿)为一件。 • 正文与附件为一件 • 原件与复制件为一件 • 转发文与被发文为一件 • 复文与来文为一件(如批复、请示，复函与函等) • 报表、名册、图册等一册（本）为一件 • 文件正文与发文稿纸、定稿为一件，文件处理单与被处理文件为一件 • 正本与翻译本为一件

10. 件（一个封套）内文件的排列顺序 • 正本在前，定稿在后； • 正文在前，附件在后； • 原件在前，复制件在后； • 转发件在前，被转发件在后； • 批复在前，请示在后； • 汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后； • 文书处理单在相关文件前，按文件首页对待。

11. 件的排列顺序 • 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由-时间-重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 • “最低一级类目”是指分类时所确定的类目中最低一级分类，例如：按照“保管期限-年度-机构”分类，“机构”即为最低一级类目。

12. 具体排列时需注意 • 文件较少的单位只需按时间顺序排列即可； • 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列； • 特殊规定的单位按其规定排列； • 零散文件怎样归入已整理完的文件中：①排列在相应类别的最后，并在备注栏中注明；②与相关文件装订在一起（装入同一封套），在目录备注栏内注明“此件为两件”。 • “小流水”号(每年、每个期限从“1”开始标注)。

13. 基本编目（包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写盒脊和备考表等）基本编目（包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写盒脊和备考表等） • 编号 主要指编制页号、件号及填写归档章项目。页号：件内凡是有文字的页面，在正面的右上角，反面的左上角用耐久性字迹编制页码。 件号：件的排列顺序号 归档章加盖位置 ：在归档文件首页上端居中的空白位置；如领导批示或收文章占用上述位置，可在首页的上端其它位置加盖；如有文件收文签发单、处理单的，可放在归档文件最前面作首页，并在其上端位置加盖。

14. 注意加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写：注意加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写：

15. 编目(编写归档文件目录) • 件号---室编件号。 • 责任者----制发文件的组织或个人名称，即文件发文机关或署名者。（机关应填写其全称或通用简称；两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份。） • 文号----文件的发文字号，照实抄录。

16. 题名----文件标题，照实抄录。＊无题名或题名含义不清时，应重新拟写或补充标题，并用 “[ ] ”号括起来。＊如归档文件的附件内容独立性强，此时也可在正件题名后抄录附件题名，外加 “（）”号。 • 日期----文件形成日期，即文件落款日期，用8位阿拉伯数字来表示。＊跨年度形成的文件，统一在办结年度归档；＊几份文件为一件时，以第一份文件日期为准。 • 页数----文件的总页数（空白页不记；大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算）

17. 备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中）备注－需要说明的事项（密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中） • 归档文件目录永久、30年打印一式3份，10年打印一份。永久、30年、10年目录分开装订，混年装订，厚度一般不超过2厘米。

18. 归档文件目录如图

20. 装入档案盒 • 同年度、同种期限（同机构）的“件”放入同一档案盒(填写备考表、盒面、盒脊)不同年度、不同保管期限的文件不能混装一盒。分机构的情况下，不同机构的文件不得放入同一个档案盒内； • 每盒文件之前不再放置目录，但要在之后放置备考表。

21. 备考表的填写

22. 盒面填写如图 单位名称

23. 盒脊填写内容

24. 谢谢大家！