מצגת נהלי עבודה- גרסת תשע"ה

1. מצגת נהלי עבודה- גרסת תשע"ה תוכנית אפיקים

2. לצורך הפעלת התוכנית אנו באפיקים (קרן חרו"ת) עובדים מול ספקים רבים, קרן חרו"ת הינו גוף עם מוסר תשלומים גבוה, ואנו משתדלים ככל הניתן לעמוד בהתחייבויות ולשלם בצורה מסודרת וכחוק. • התפקיד של כולנו לעזור, להנחות וללוות את רכזי אפיקים בבתיה"ס כיצד לפעול נכון. • קריטי להקפיד על נהלי הנה"ח לצורך עבודה רציפה וללא תקלות. • לצורך כך, לרשותכם מצגת המפרטת את נהלי העבודה בצורה ברורה- על מנת להקל, לעזור ולהדריך. • חשוב להקפיד על כל הנקודות. • המצגת רלוונטית לכל אורך השנה- אנא השתמשו בה.

3. סדר העבודה- ארגון פעילות מול ספקים כשרוצים לארגן פעילות: • מגדירים מטרות ופעולות. • בודקים שהספק עובד כחוק- ניהול ספרים תקין / או מיידעים על שכר מרצים. • מול הספק:נותנים את כל המידע הנדרש להוצאת החשבונית ודואגים לפתיחת ספק. • ממלאים טפסים מקדימים לפעילות. ( טפסים:7/9*) ושולחים במייל לרכז /מלווה • כשמגיעות החשבוניות ממלאים טופס סיכום פעילות (טפסים: 8/10*). ושולחים במייל לרכז /מלווה • שולחים את החשבוניות בדואר חתומות ע"י מנהל ביה"ס וחותמת ביה"ס. * רשימת הטפסים ושימושם המדויק מפורטים בהמשך המצגת.

4. מה חשוב לבדוק לפני שסוגרים עבודה מול ספק • דרך התשלום- שוטף +60 • ניהול ספרים בתוקף (לא ניכוי מס) • לראות בעיניים! • ניתן להיכנס עצמאית לאתר מס הכנסה- https://www.misim.gov.il/gmrepishur/ הסברים על הדרך לבדיקה באתר - שקופיות הבאות...

5. 3. יש להכניס את מספר העוסק מורשה. ניתן לבדוק עד 10 ספקים בבת אחת . 1. להיכנס לאישורים פרטניים. 2. יש להכניס את הספרות והאותיות המופיעות מטה לצורך אבטחה.

6. קריטי לראות את המילה "יש"

7. מה צריך לבקש מהספק לאחר סגירת ההזמנה (לפני קבלת החשבונית) • את החשבונית יש להוציא ע"ש: קרן חרו"ת חברה, רווחה ותרבות, ע.ר. 580469039. או בגרסה הקצרה: קרן חרו"ת 580469039 • במידה וזו פעם ראשונה שאתם עובדים עם הספק מול קרן חרו"ת יש לבקש מהספק למלא טופס "פתיחת ספק"- לצורך תשלום ישירות לחשבון הבנק- והכי חשוב צילום צק'. • הטופס ימצא בגלריית טפסים באתר אפיקים.

8. אופציות תשלום נוספת- שכר מרצים • במידה ואתם רוצים לעבוד עם מרצה/ מעביר סדנא- אך הוא לא עובד עם חשבוניות/ חשבון (מקביל לדרישת תשלום)- ניתן לשלם גם בצורת שכר מרצים- משכורת (הטופס נמצא בגלריית הטפסים באתר). • במקרה זה יש צורך לצרף תיאום מס- ע"מ שלא ירד המקסימום מס, 48%... לצורך זה מספר תיק הניכויים שלנו מופיע בטופס הזמנת מרצה/ עבודה- טופס זה קיים בגלריית טפסים באתר אפיקים). • ע"מ לחשב נכון עבור התקציב- צריך להוסיף לשכר מרצים עלות מעביד- 1.18%. לדוגמא התשלום למרצה יהיה 2000 ₪, אז בתקציב שלנו/ של ביה"ס / תקציב רכז ירד 2,360 ₪ (2000*1.18) • את הטופס יש להחתים ע"י מנהל ביה"ס+ חותמת ביה"ס כמו חשבונית) ולהעביר למשרד- הטופס מחליף את החשבונית, אך כל השאר זהה, התשלום ישולם ישירות לחשבון הבנק.

9. 7-8: תחום מורים • 9-10: תחום תלמידים/ אמונתך בלילות • כל הטפסים יפורטו בהמשך. שלב הבא... • כמובן שלפני הכל מילאתם טופס 7/9 אשר נשלח במייל לאישור המלווה/ רכז הישיר שלכם, והטופס אושר. • טפסים שאושרו יועברו ע"י רכז/ מלווה למזכירת התחום במשרד. • עכשיו הזמן לטופס 8/10. • לצלם לכם עותק מהחשבוניות. • יש לשלוח בהקדם את החשבוניות למשרדי אפיקים ולהוסיף חותמת ביה"ס + חתימת מנהל. • הכתובת למשלוח החשבוניות המקוריות : ר"ח דוד המלך 10 ירושלים, 94101 , לידי אפיקים • אין לשלוח טפסים בדואר או בפקס- אלא רק דרך המייל • לא יתקבלו חשבוניות בפקס או סרוקות.

10. מה עושים במקרה שיש בידכם כרגע רק חלק מהחשבוניות... • במידה ולמרות כל המאמצים עדין חסרות לכם חשבוניות מאותו מפגש. אך חבל לעכב את החשבוניות שכבר בידכם... • יש למלא את טופס 8 (מקסימום פרטים) ולשלוח אותו במייל לרכז /מלווה. גם לגבי מה שחסר. ולציין שיגיעו חשבוניות נוספות בהמשך. • ברגע שיש לגם את החשבוניות הנוספות, יש לעדכן את הטפסים בהתאם ולשלוח אותם שוב במייל!

11. מתי החשבונית מעוכבת לתשלום במשרד • במידה ושם החשבונית לא תקין. • אם אין ניהול ספרים בתוקף: בזמן קיום הפעילות / תאריך הוצאת החשבונית / תאריך טיפול החשבונית ומועד התשלום. • במידה וחסרות חתימות מנהל וחותמת בי"ס (או אחת מהם). • אם אין פרטי ספק לתשלום. • אם לא מופיע מס' עסק ופרטי התקשרות על החשבונית/ חשבון. • אם לא ברור למי היא שייכת / לאיזו פעילות (יכול לקרות במידה ואין פירוט על החשבונית / לא מולא טופס כנדרש ונשלח במייל). • אם אין תאריך מלא וברור- הכוונה לתאריך לועזי. • במידה ונעשה תיקון על החשבונית ללא חתימת וחותמת ספק ליד התיקון- כמו בצ'ק. • לרוב לא ניתן לעשות תיקון על החשבונית, יש לבטלה ולהוציא מחדש- מעכב נורא!

12. קופה קטנה • תשלום ק"ק נעשה בהפקדה ישירה לחשבון הבנק ולא בצ'ק! לצורך כך יש למלא חדפ"ע טופס פתיחת ספק + לצרף צילום של צ'ק לדוג'. • כל בי"ס יכול לבחור מקסימום 2 נציגים שדרכם יועברו החזרים בק"ק. (רכז ומנהל / 2 רכזים). • במידה ומדובר במשהו חריג- יש להתייעץ עם עדנה לקבל אישור לשימוש בק"ק לפני שעושים זאת! • יש לשלוח קבלות אך ורק מעל לסכום של 100 ₪ כפוף לאישור המלווה / רכז. מתחת לזה שביה"ס יספוג. • התשלום מתבצע אך ורק מול חשבוניות מקוריות ואותנטיות- וכמובן לא צילום. • יש לחתום על הקבלות (חתימת מנהל + חותמת ביה"ס)- כמו בחשבוניות. • הסכום שמשולם דרך ק"ק מהווה חלק מהתקציב השנתי (לפי סוג הפעילות).

13. טופסיאדה בסיסית:

14. כאן לעזרתכם תמיד, עדי ועדנה