תיאור חומר ארכיוני

1. תיאור חומר ארכיוני מאשה זולוטרבסקי 19.12.11

2. סדר היום • מושגים בסיסיים והגדרות • עקרונות סידור חומר ארכיוני ותיאורו • כללי תיאור חומר ארכיוני • דוגמאות

3. סידור ותיאור חומר ארכיוני • תהליך של ניתוח, ארגון ורישום של פרטי החומר ארכיוני הקשרו ותכונותיו, על מנת לאפשר את הבקרה הפיזית והאינטלקטואלית על המידע הארכיוני וזאת תוך שמירה • על מוצאם של החומרים הארכיונים • ועל הסדר המקורי של החומרים

4. עקרונות בסיסיים של סידור ותיאור ארכיוני • עקרון המוצא (principle of provenance, respect des fonds) לפיו רשומות שמוצאן זהה יישמרו ביחד על מנת לשמור על הקשרן. כלומר מסמכים שנוצרו יחד הינם קשורים זה בזה, דרך הקשרים האלה ניתן להבין תהליכים ופעילויות עליהם הם מעידים ובכדי לשמור על הקשרים האלה יש לשמרם ביחד. • עקרון שמירה על הסדר המקורי (sanctity of the original order), כלומר שמירה על רצף רשומות ואופן ארגונן כפי שנוצרו על ידי יוצר הרשומות, כאשר ההנחה הכללית היא שלסדר המקורי של המסמכים ישנה משמעות ויש לשמור אליו.

5. תהליך סידור ארכיוני סידור הרשומות מתבצע על ידי יוצר הרשומות ולא על יד הארכיונאי סידור ארכיוני הוא תהליך לוגי של ארגון המידע הארכיוני ולא סידור פיזי או אחסון הסידור הארכיוני תהליך בו הארכיונאי מגדיר את התכונות הפיזיות ולוגיות של הרשומות סידור ארכיוני כולל ניתוח של אופי הגוף היוצר, המבנה הארגוני, הקשרים בין היחידות השונות תהליכי זרימת המידע בתוכו, סוגי המידע והאופי של סידורם המקורי

6. מושגים בסיסיים • חטיבה (Fonds) - מכלול הרשומות, ללא תלות בצורה או במדיה, שנוצרו באופן אורגני ו/או הצטברו ונעשה בהן שימוש על ידי אדם, משפחה או תאגיד, במהלך פעילויותיו ותפקידיו של הגוף היוצר.

7. מושגים בסיסיים חטיבה (Fonds) • מה? מכלול הרשומות ללא תלות בצורה או במדיה (מסמכים, תעודות, מאמרים, תצלומים, סרטים, פרסומים, חפצים וכד') • איך?שנוצרו ו/או הצטברו ונעשה בהן שימוש • על ידי מי?אדם, משפחה או תאגיד/ארגון/מחלקה • מתי?במהלך הפעילויות הטבעית ובמסגרת תפקידים

8. מושגים בסיסיים • תת-חטיבה (Sub-fonds) - תת-יחידה של החטיבה המכילה גוף של רשומות קשורות המתייחסות לתת-מחלקות מנהליות בגוף היוצר; או במידה ואין זה אפשרי, חלוקת החומר עצמו לקבוצות כגון חלוקות גיאוגרפיות, כרונולוגיות, תפקודיות או דומות. • תיק (File) - יחידה מאורגנת של מסמכים המקובצים יחד או לשם שימוש שוטף על ידי היוצר או במהלך הסידור הארכיוני, מפני שהם קשורים לאותו נושא, פעילות או עסקה. • פריט (Item) - היחידה הארכיונית האינטלקטואלית הקטנה ביותר שאיננה ניתנת לחלוקה, לדוגמה: מכתב, מזכר, דו"ח, תצלום, רשומת קול וכדומה.

9. תיאור וסידור מרובה רמות בניית עזרי איתור (finding aids) המורכבים מתיאורים נפרדים שנמצאים בקשר הדדי ומשקפים את ההיררכיה הארכיונית

10. מטרות התיאור

11. מטרות התיאור

12. כללי תיאור מרובה רמות לפי ISAD(G) תיאור מן הכלל אל הפרט מטרה: הצגת ההקשר והמבנה ההיררכי של החטיבה וחלקיה.כלל: ברמת תיאור החטיבה יש לתת מידע לחטיבה כמכלול. בתיאורי התת-רמות של החטיבה יש להציג מידע המתאים לחלקים שיתוארו. יש להציג את התיאורים בקשר היררכי של כל חלק ומקומו במכלול תוך תיאור מהכלל (החטיבה) אל הפרט.

13. כללי תיאור מרובה רמות לפי ISAD(G) מידע הרלוונטי לרמת התיאור מטרה: הצגה מדויקת של ההקשר והתוכן של יחידת התיאור. כלל: יש לספק אך ורק מידע המתאים לרמה המתוארת. לדוגמה, אין לספק מידע מפורט על תוכן התיק אם רמת התיאור היא חטיבה; אין לתאר את היסטוריה מנהלית של כל המשרד במידה והגוף היוצר של יחידת התיאור הוא מחלקה או סניף.

14. כללי תיאור מרובה רמות לפי ISAD(G) קישורי תיאורים מטרה: הדגשת מקומה של יחידת התיאור בהיררכיה. כלל: יש לקשר במידה וניתן כל תיאור ליחידת התיאור הגבוהה ממנו ולזהות את רמת התיאור. (ראה עוד בסעיף 3.1.4)

15. כללי תיאור מרובה רמות לפי ISAD(G) אי-חזרה על מידע מטרה: להימנע ממידע חוזר בתיאורים הארכיונים ברמות ההיררכיה השונות. כלל: ברמה הגבוהה יש לתת את המידע המשותף לכל החלקים המרכיבים. אין לחזור על מידע ברמה הנמוכה של התיאור במידה וניתן כבר ברמה גבוהה יותר.

16. תיאור ארכיוני - סיכום

17. תהליך הסידור והתיאור של חומר ארכיוני

18. תיאור מרובה רמות לפי ISAD(G) המרכיבים הנחשבים להכרחיים לחילופי מידע תיאורי בינלאומי: • קוד זיהוי / סימול • שם • יוצר החומר • תאריך/ים • היקף יחידת התיאור • רמת התיאור.

19. כללי תיאור לפיISAD(G) - תחום הזיהוי

20. סימול (קוד מזהה) • הסימול חייב להיות חד חד ערכי - חייב לקבל ערך ייחודי • הסימול חייב לבטא את המבנה ההיררכי של הרשומה: פריט תיק תת- חטיבה חטיבה

21. סימול (קוד מזהה) • לשם יצירת סימול ייחודי המאפשר חילופי מידע מישור הבינלאומי יש לרשום את המרכיבים הבאים: • קוד המדינה בהתאם לגרסה האחרונה של תקן ISO 3166(IL) • קוד הארכיון התואם את המזהה ייחודי לארכיון • קוד מזהה מקומי ספציפי, מספר בקרה או כל מזהה ייחודי אחר • דוגמאות: • IL YTA 1/23/13-1 (File) • Israel, Yad Tabenkin Archives • IL ISA 1 (fonds) • Israel, Israel State Archives

22. שמות ליחידות התיאור - כללי כללי מתן שמות : • יש לרשום את השם המקורי אם קיים • יש לתת שמות מדויקים וקצרים ככל האפשר • אין להכניס את התאריכים לשם • בשימוש בראשי תיבות יש לציין קודם את ראשי התיבות ולציין את השם המלא בסוגריים מרובעים • אין לתת שמות כגון "כללי", "שונות", "ללא שם" • אין לסיים את השמות בנקודה (.)

23. שמות ליחידות התיאור - החטיבה • ברמות הגבוהות (חטיבות, תת-חטיבות) – השמות בד"כ ניתנים על ידי הארכיונאי • יש לכלול את שם היוצר בשם החטיבה (המנהלית) • יש לכלול את שם האדם בשם החטיבה (ארכיונים אישיים) • יש לציין את שם הארגון, גוף, קבוצה, איש בשם החטיבה (אוסף מלאכותי) • ניתן להוסיף את המילים "אוסף" או "ארכיון" לשם החטיבה

24. שמות יחידות התיאור - התיק • לשמות התיקים שני מקורות עיקריים: • שם התיק שניתן על ידי יוצר החומר • שם התיק שניתן על ידי ארכיונאי

25. שמות יחידות התיאור - התיק • שם התיק שניתן על ידי יוצר החומר • יש לציין את השם במקורי • ניתן לקצר שמות ארוכים בתנאי שלא תהיה פגיעה במשמעות השם • יש לפתוח ראשי תיבות

26. שמות יחידות התיאור - התיק • שם התיק שניתן על ידי ארכיונאי • השם יינתן בהתאם להקשר היצירה של התיק • ניתן לציין את הפעילות של הארגון בה עוסק התיק • ניתן לציין את הנושא בו עוסק התיק • ניתן לציין את הצורה של הרשומות • השם צריך להיות בעלי משמעות, אין לתת שמות "כללי", "שונות" או "ללא שם"

27. שמות ברמות שונות - דוגמאות ברמת החטיבה: "האיחוד העולמי", תנועת העבודה הציונית(ארכיון מפלגת העבודה) ועדת ירושלים והמושל הצבאי (גנזך המדינה) אוסף אצ"ל(מכון ז'בוטינסקי בישראל) ארכיון ברל כצנלסון(ארכיון מפלגת העבודה) ברמת התיק: חוזרים והוראות משרד האוצר (מתוך החטיבה "ועדת ירושלים והמושל הצבאי", גנזך המדינה) חוקה ותקנות (מתוך החטיבה "הסתדרות עובדים לאומית", מכון ז'בוטינסקי בישראל) התכתבות עם בני משפחה (מתוך הארכיון האישי של זאב ז'בוטינסקי, מכון ז'בוטינסקי בישראל)

28. ציון תאריכים • ניתן לציין תאריכים שלמים או שנים בלבד • כאשר טווח התאריכים רחב אך חלקו הגדול של החומר שייך לטווח צר אפשר לציין זאת • 1971-1999, רוב המסמכים משנים 1972-1982 • אם יש אפשרות לשער את התאריך יש לתת את התאריך המשוער ולציין זאת דוגמאות לתאריכים משוערים: ?197.??.?? [ 01.01.1970 משוער] 1981.??.?? [01.01.1981 שנה נכונה] • 06.1972.?? – [01.06.1972 שנה וחודש נכונים]

29. רמת התיאור וגודל יחידת התיאור • רמת התיאור: • חטיבה, תת-חטיבה, תיק, פריט • גודל יחידת התיאור וסוגי המדיה • ניתן לציין את גודל היחידה במיכלים, תיקים, מעטפות או מטר מדף (3 מיכלים = 6 מיכלים קיבוציים = 1 מטר מדף) • יש לציין את סוגי המדיה למשל תיקי ממסמכים, מפות, תצלומים • דוגמאות: • 21 מכלים, 3.57 מ' מדף (חטיבה - ארכיון הציונות הדתית) • 13 containers of graphic material and textual records (Series - Canada, York University Archives)

30. כללי תיאור לפיISAD(G) - תחום ההקשר

31. שם היוצר/ים • יש לרשום את שם הארגון או הפרט/ים האחראים ליצירה, הצטברות ואחזקה של הרשומות ביחידת התיאור • השם צריך להינתן בצורה תקנית לפי ההסכמות הבינלאומיות או הלאומיות • שמות אנשים • שמות ארגונים (קיצורים, שמות דו-לשוניות)

32. היסטוריה מנהלית/ביוגרפיה • סקירה כללית על מוצאו, התקדמותו, התפתחותו, ועבודתו של הארגון/ארגונים או על חייו ועבודתו של הפרט (או הפרטים) • ניתן לציין את התאריכים החשובים בהתפתחות הארגון או בחייו של הפרט • במידה ומידע נוסף קיים בפרסומים ניתן לצטט את המקור או להפנות אליו.

33. היסטוריה ארכיונית • יש לרשום את השתלשלות העברות הבעלות, האחריות ו/או המשמורת של יחידת התיאור. • יש לציין פעולות כמו ההיסטוריה של סידור החומר, הפקת עזרי איתור, שיקולים בקבלת החלטות לגבי הסידור והתיאור • יש לציין את התאריכים בהם נעשו פעולות אלה, ככל שניתן לדעת. • אם ההיסטוריה הארכיונית של החומר אינו ידוע יש לציין זאת.

34. כללי תיאור לפיISAD(G) - תחום התוכן

35. היקף ותוכן • יש לציין את היקף היחידה המתוארת בהתאם לרמת התיאור • תקופות • אזורים גאוגרפיים • יש לציין את התוכן של היחידה המתוארת בהתאם לרמת התיאור • הצורה הדיפלומטית של התעודות • נושאים עיקריים • צורות דיפלומטיות, פורמטים חריגים (בתיק גם...)

36. היקף ותוכן • דוגמה: • נושאים עיקריים: הקשר בין נציבות בית"ר בא"י לבין הנהלת פלוגות העבודה ומחלוקת לגבי קביעת הסמכות העליונה. הגיוס לפלוגות העבודה וחשיבותו. רצון הנציבות לייסד פלוגות קואופרטיביות. התשלום עבור תעודות בית"ר. בקשות אישיות ובקשות שחרור מגיוס. הזמנות להתייעצויות.בתיק גם: פסק דין במשפט נגד הבית"רים אברהם אקסלרוד ודניאל הלפרין. ופרוטוקול מישיבת בית המשפט בתביעת הבית"רי יחיאל בן זאב נגד הבית"רי חביב שיבר. • (תיק "נציבות בית"ר בארץ ישראל - התכתבות ", מכון ז'בוטינסקי בישראל)

37. כללי תיאור לפיISAD(G) - תחומים אחרים תחום תנאי הגישה ותנאי השימוש - מתאר את תנאי הגישה, תנאי העתקה, מאפיינים פיזיים ודרישות טכניות החשובים לנגישות לחומרים וכן מידע על עזרי איתור תחום חומרים קשורים ליחידות התיאור – מציין קיום ומקומם של החומרים הקשורים ושל עותקים תחום הערות – משמש למידע שאינו מתאים לאף אחד משאר אזורי התיאור. תחום בקרת התיאור - משמש להערות הארכיונאי לציון של כללים או מוסכמות ולתאריך/ים של התיאורים

38. תהליך הסידור והתיאור של חומר ארכיוני

39. תיאור ברמת החטיבה • תיאור החטיבה - התיאור הכללי והמקיף ביותר. • הרמות התחתונות השייכות לחטיבה יהיו מקושרות לתיאור החטיבה. • פרטי החטיבה ותיאור תכונותיה יהיו נכונים לכל הרמות התחתונות. דוגמאות: ארכיון הציונות הדתית תיאור ארכיוני תיאור חטיבה תיאור תת חטיבה תיאור תיק תיאור פריט

40. תיאור ברמת החטיבה - דוגמה

41. תיאור ברמת התיק • תיאור התיק – התיאור המפורט של תכולת התיק • תיאור התיק חייב להיות מקושר לרמות העליונות (חטיבה, תת-חטיבה) דוגמאות: ארכיון מפלגת העבודה מכון ז'בוטינסקי בישראל תיאור ארכיוני תיאור חטיבה תיאור תת-חטיבה תיאור תיק תיאור פריט

42. תיאור ברמת התיק - דוגמה

43. תיאור ברמת הפריט • תיאור הפריט – התיאור המפורט של תכולת התיק • תיאור הפריט חייב להיות מקושר לרמות העליונות (חטיבה, תת-חטיבה, תיק) דוגמאות: ארכיון מפלגת העבודה מכון ז'בוטינסקי בישראל תיאור ארכיוני תיאור חטיבה תיאור תת חטיבה תיאור תיק תיאור פריט

44. תיאור ברמתהפריט - דוגמה

45. שאלות?