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目前微型机的两项主要应用: 上网和文字处理 文字处理是指利用计算机来编制各种文档,如简历、信函等 需要借助于一种专门的软件 —— 文字处理软件,如 Word , WPS 等. 文字处理软件. 第 3 章. Word 2003. 办公信息处理概述. 新建 / 保存 / 打开 / 关闭. Word 文档的基本操作. 文字调整及修改. 文本的编辑. 字符格式化 段落格式化 页面设置. 文档的排版. 格式刷 / 样式 / 模板. 文档格式的复制和套用. 图文混排. 表格处理. 讨论题.
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目前微型机的两项主要应用: 上网和文字处理 文字处理是指利用计算机来编制各种文档,如简历、信函等 需要借助于一种专门的软件——文字处理软件,如Word,WPS等 文字处理软件 第 3 章 Word2003
办公信息处理概述 新建/ 保存/ 打开/ 关闭 Word文档的基本操作 文字调整及修改 文本的编辑 字符格式化 段落格式化 页面设置 文档的排版 格式刷/ 样式/ 模板 文档格式的复制和套用 图文混排 表格处理 讨论题 第3章 文字处理软件Word 2003 主要内容 退出
3.1 办公信息处理 办公信息处理系统又称为办公自动化系统(OAS)或办公自动化(OA)。 以先进的办公设备、智能化的办公工具和管理软件、畅通的网络通信,达到充分利用信息,提高办公效率和质量的目的。 办公自动化软件Office XP 虽然Office组件越来越趋向于集成化,但各个组件仍有着比较明确的分工。
3.2 概述 Word 2003主窗口 标题栏 菜单栏 “常用”工具栏 “格式”工具栏 关闭 窗口 按钮 插入点 水平标尺 垂直 滚动条 选定栏 任务 窗格 编辑区 Office 助手 水平滚动条 视图切换按钮 状态栏
操作步骤:1. 新建空白文档 2. 录入和编辑 (内容处理) 3. 排版 (格式处理) 4. 插入其它对象(图片、表格等) 5. 保存 示例:编制如下文档 楷体,小二号, 加粗,宽2磅,居中 插入剪贴画
创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档创建文档/输入文本/保存文档/关闭文档/打开文档 1. 创建新文档 ·进入Word时,系统自动打开一个名为“文档1”的空文档 ·单击“常用”工具栏上的“新建空白文档”按钮 ·选择“文件”菜单中的“新建”命令,打开“新建文档”任务窗格,用户可以从中选择一个命令来创建新文档 模板(文档格式) 2. 输入文本 自动换行 段落标记/换行标记 (按 Shift + Enter) 即点即输 3.3 文档的创建、保存和打开
“另存为”--- 换名保存 “保存”--- 按原名保存 设置好3个参数:保存位置/文件名/保存类型 3.保存文档 保存位置 文件名 保存类型
设置好3个参数:查找范围/文件名/文件类型 4. 关闭文档5. 打开文档 查找范围 文件名 文件类型
文档操作命令 内存 磁 盘 保存 新建 (建立文档编辑区) 文档 文档编辑区 打开 关闭 (清除文档编辑区) 另存为 新文档
3.4 文本的编辑 1.基本编辑技术 插入点的移动 使用鼠标/使用键盘/使用菜单命令 文本的修改(增/删/改) 插入/改写状态 删除控制键:Delete及Backspace键 段落的生成 /拆分 /合并
2. 文本的选定、复制、移动和删除 (1) 选定文本 “先选定,后操作” ·选定一段文本:鼠标拖动 ·选定某一范围的文本 ·选定一行文本: 单击此行左端的选定栏 ·选定一个段落文本:双击该段落左端的选定栏 ·选定矩形区域内文本/选定不连续区域的文本 ·选定整个文档: 三击任一行左端的选定栏 例3-1
(2)复制文本 ·利用“常用”工具栏的“复制”和“粘贴”按钮 选定文本→“复制”→移至目标位置→“粘贴” Ctrl+C Ctrl+V ·利用鼠标拖放方法复制文本 (3) 移动文本 与复制文本基本相同 (4) 删除文本 选定要删除的文本,再按Delete键或单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮
3 合并文档 在编辑文档的过程中,经常需要引入其他文档中的内容,即所谓的文档合并。 合并文档常用以下两种方法: (1)使用复制方法合并文档。 分别打开需要编辑的文档(称为主文档)和提供内容的文档(称为被合并文档),从被合并文档中“复制”所需的内容,再“粘贴”到主文档中需要插入内容的位置。 (2) 利用插入命令合并文档。 在主文档中把插入点移到需要插入内容的位置,选择“插入”/“文件”命令,打开“插入文件”对话框,再输入被合并文档的文件名。
4. 文本的查找与替换 (1) 查找文本 先设定开始查找的位置 ,再选择“编辑”菜单中的“查找”命令,然后在 “查找和替换-查找”对话框中输入要查找的文本 (2)替换文本 例3.4 在“照相”文档中,把“照相机”全部替换成“照像机”
5. 撤消与恢复 撤消: 取消用户上一次所做的操作 也可以撤消前面多项操作 恢复: 恢复被“撤消”的各种操作
自动更正 使系统自动更正用户键盘输入时的一些常见错误 如将“teh”更改为“the”,将“高教厅”改为“教育厅”等 先要建立自动更正的词条表 另一应用:把那些经常使用的较长的词句定义成一个自动更正的词条,用一个短的缩写码取代它。如把“全国计算机等级考试”定义成缩写码“ncre” 。这样可以减少输入时击键次数 选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令
3.5 文档的排版 按一定要求设置文档的外观 三个层次: 页面设置 段落格式化 字符格式化 页面设置 :纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等 段落格式化:段落缩进、文本对齐方式、行间距、段落间距等 字符格式化:选择字体、字号、字形、颜色、字间距等
纸张宽度 页面设置 纸张大小、页边距、页码等 正文区右边界 上边距 右缩进 正文区左边界 首行 缩进 段落格式化 段落缩进、对齐方式、间距等 左缩进 正 文 区 左边距 纸张高度 右边距 字符格式化 文字的字体、字号及字形等 页脚 下边距
1. 字符格式化 (1) 字体、字号及字形 中文字体有宋体、仿宋、黑体、楷体、隶书等二十多种 字形包括常规、倾斜、加粗、加粗倾斜四种 字号用来确定字符的高度和宽度,一般以“磅”或“号”为单位,1磅为1/72英寸。字号从大到小分为若干级,最大字号是“初号”,它与42磅字大小相当,而小五号字与9磅字大小相当 字符格式设置:可以用“格式”工具栏的有关命令按钮来实现,也可以通过“字体”对话框来完成
(3) 字符的间距和缩放 字符间距是指相邻两个字符之间的距离 缩放是指缩小或扩大字符的宽、高的比值,用百分数来表示 缩放值为100%时,字的宽高为系统默认值;缩放值大于100%时为扁形字;小于100%时为长形字 位置升降是指字符可以在标准位置上升降
2. 段落格式化 每当按下回车键就形成了一个段落 段落格式化设置:段落缩进、文本对齐方式、行间距 及段间间距等 段落格式化操作 只对插入点或所选定文本所在的段 落起作用
(1) 段落缩进 段落缩进是指段落中的文本到正文区左、右边界的距离 包括段落左缩进、右缩进和首行缩进。其缩进的距离可由水平标尺上对应的三个缩进标记来指示 左缩进标记 首行缩进标记 右缩进标记 左缩进 右缩进 首行缩进 正文区左边界 正文区右边界
(2) 对齐方式 对齐方式通常有:两端对齐、左对齐、居中、右对齐和分散对齐五种方式 设置操作:使用“格式”工具栏上对齐方式按钮 使用“段落”对话框 (3) 设置间距 包括段落中的行间距,以及本段落与前段(段前)、本段落与后段(段后)的间距的设置 (4) 查看段落格式 执行“帮助”菜单中的“这是什么?”命令,鼠标指针变成问号箭头时,单击要查看的文本,Word将显示相应段落格式和字符格式的信息
3. 页面设置 设置页面格式,诸如纸张大小、页边距、页码、页眉/页脚等 纸张大小和页边距决定了正文区的大小 正文区宽度=纸张宽度-左边距-右边距 正文区高度=纸张高度-上边距-下边距
纸张宽度 正文区 左边界 页眉 上边距 左边距 右边距 下边距 正文区 右边界 正文宽度 正 文 高 度 纸 张 高 度 正文区 页脚
(1)设置纸张大小 ① 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令,系统弹出“页面设置”对话框 ②选择“纸型”选项卡 ③在“纸型”下拉列表框中选择一种纸张规格
(2)设置页边距 页边距是指正文区与纸张边缘的距离。在纸张大小确定以后,正文区的大小就由页边距来决定
(3)插入页码 执行选择“插入”菜单中的“页码”命令 如果文档已设有页眉或页脚,则页码将被添加到已有的页眉或页脚中 删除页码:选择“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令
(4)页眉和页脚 格式设置 在“文件”菜单中选择“页面设置”命令,然后在“页面设置”对话框中设置“页眉”值和“页脚”值,以及按需选择“奇偶页不同”和“首页不同”选项 内容设置 在“视图”菜单中选择“页眉和页脚”命令,然后在“页眉和页脚”工具栏上,利用“插入页码”、“插入日期”、“插入时间”、“在页眉/页脚间切换”等按钮,进行内容设置 也可以在页眉/页脚编辑区中输入有关内容
3.5.4 首字下沉、分栏及项目符号 1. 设置“中文版式” 选定要设置格式的文字,然后选择“格式”菜单中的“中文版式”,再选所需的选项。 例如,文字“办公”的“拼音指南”效果是: “文”字的“带圈字符”效果是: 2. 首字下沉 首字下沉是在章节的开头显示大型字符。首字下沉的本质是将段落的第一个字符转化为图形。创建首字下沉后,可以像修改任何其他图形元素一样修改下沉的首字。 选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令,可以进行“首字下沉”设置。
首字 下沉 3. 分栏 分栏通常应用在简讯、小册子和类似的文档中,图3.43为三栏式文档的示例。在Word中,用户可以控制分栏栏数、栏宽及栏间距等。 选定要进行分栏的文本,选择“格式”/“分栏”命令,可以进行“分栏”设置。 分为三栏
文档竖排 选择“格式”菜单中的“文字方向”命令 示例
项目符号 编号 4. 项目符号和编号 Word提供了自动建立项目符号和编号的功能 选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令 示例
3.5.5 打印文档 打印预览 预先浏览一下文档的打印效果 打印文档
3.6 文档格式的复制和套用 减少重复的排版操作,保证格式的一致性 ●格式刷 用格式刷复制格式(字符格式和段落格式) ●样式 用样式名表示的预先设置好的格式 可直接套用 ●模板 设置整个文档的格式
1. 格式刷 当我们设置好某一文本块或段落的格式后,可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”工具,将设置好的格式快速地复制到其他一些文本块或段落中 (1)复制字符格式 ·选定已经设置格式的文本 ·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,此时鼠标指针变成“刷子”形状 ·在要排版的文本区域拖动(即选定文本) (2) 复制段落格式 ·选定含有复制格式的段落(或选定段落标记) ·单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮(若复制到多个段落则双击),鼠标指针变成“刷子”形状 ·把鼠标指针拖过要排版的段落标记
2. 样式 样式是用样式名表示的一组预先设置好的格式,如字符的字体、字形和大小,文本的对齐方式、行间距和段间距等 用户只要预先定义好所需的样式,以后就可以对选定的文本直接套用这种样式 如果修改了样式的格式,则文档中应用这种样式的段落或文本块将自动随之改变,以反映新的变化
(1) Word内置样式 先选定要格式化的文本,再打开“格式”工具栏上的“样式”下拉列表框,选择所需的样式名,则所选定的文本将会按照样式重新格式化
(2) 创建新样式 新建段落样式的最简单方法:在“样式”列表框中增添新样式 例3-7建立名称为“校名”的段落样式 (1)选定某一个校名(如“北京大学”)所在段落 (2)在“格式”工具栏上选择“幼圆”字体、“小四号”、“加粗”、“倾斜”、“蓝色”和“两端对齐” (3)单击“格式”工具栏上的“样式”列表框,使之处于反白显示状态,再输入样式名“校名” 最后按回车键来结束输入 样式名
(3) 应用样式 创建一个样式,实质上就是定义一个格式化的属性。可以应用它来对其他段落或文本块进行格式化 例3-8利用已建立的“校名”样式,对其他校名进行格式化处理 (1) 选定要处理的段落(如“中山大学”所在段落) (2) 单击“格式”工具栏上的“样式”框右端的向下箭头,从列表中选择“校名”样式
(4)修改样式 可以对系统提供的样式和自定义的样式进行修改。修改了样式以后,所有套用该样式的文本块或段落将自动随之改变,以反映新的格式变化 例3-91对一批校名,添加下划线 (5) 删除样式 选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令,打开“样式和格式”任务窗格,然后在“请选择要应用的格式”列表框中选择所要删除的样式名,再单击“删除”按钮
3. 模板和向导 模板是一种用来产生相同类型文档的标准化格式文件,它包含了某一类文档的相同属性,可用作建立其他相同格式文档的模型或样板 每个Word文档都是基于某一种模板建立的 向导也是一种模板,可用来帮助用户快速而简便地创建各类文档 。用户只需随着向导的一步步引导 除了使用系统提供的模板外,用户也可以创建自己的模板 创建新模板最常用的方法是利用文档来创建 例3-10 建立一个名为“楷2文字模板”的新模板
云雾 快 下 雨 了 ! 3.7 图文混排 1.插入图片 图片来源: ·剪贴画 ·图形文件中的图片 ·利用剪贴板插入图形 ·采用“绘图”工具制作
(1) 插入剪贴画 Word在自带的剪辑库中提供了大量的图片剪贴画 选择“插入”菜单中的“图片”命令,再选“剪贴画”选项,打开“插入剪贴画”任务窗格,再从中选择所需的剪贴画,如选“天气”类中的“raining(下雨)”图片
(2)插入图形文件 选择“插入”菜单中的“图片”命令,再选“来自文件”选项,从“插入图片”对话框中选取要插入的图片 例如:插入现成图形文件“我的文档\图片收藏\示例图片\Sunset.jpg” (3)插入“自选图形” 在“绘画”工具栏上单击“自选图形”按钮,打开“自选图形”菜单,从菜单中选择所需的一个形状形状图形 (4)利用剪贴板插入图片 利用剪贴板来“剪切”或“复制”其他应用程序制作的图片(如拷贝当前屏幕的内容),然后“粘贴”到文档的指定位置
2. 图片格式设置 (1)设置文字环绕方式 所谓文字环绕,是指图片周围的文字分布情况 刚插入的图片为嵌入式,即不能在其周围环绕文字。要在图片的周围环绕文字,必须设置环绕方式 打开“图片”工具栏,按需要从环绕方式列表中选择一种选项,如“四周型环绕”、“紧密型环绕”等 设置文字环绕后,图 片为浮动式
嵌入式 四周型环绕示例紧密型环绕示例 浮动式 浮动式