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Presentation Transcript

  1. Definition Erfolgsfaktoren Risikofaktoren Teildisziplinen Nutzen Projektauswahl Vorprojekt ! Archetypen Projektauftrag Planung Projektfreigabe Change Controlling Realisierung Meilensteine € Abschluß Auflösung Projektzeitpunkt

  2. Phase Methodik Instrument Wiki Beschreibung Information Projekt Start Startsitzung Log-Buch Dokumentation R E A L I S I E R U N G Umsetzung - Prozeß Status-Bericht Lenkungsauschuß Meilenstein

  3. Phase Methodik Instrument Wiki Beschreibung Abschlußbericht Evaluierung Bericht Präsentation Struktur A B S C H L U S S P H A S E Auflösung Unterzeichnung

  4. PROJEKTMANAGEMENT DEFINITION Laut DIN 69901: Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes Ein Projekt: • ist zeitlich begrenzt • hat eine eigene Projektorganisation • ist interdisziplinär und abteilungsübergreifend • ist komplex und dynamisch • ist neuartig und risikobehaftet • hat ein Ziel

  5. PROJEKTAUSWAHL Die Projekte richtig machen ist das EINE! Die richtigen Projekte machen das ANDERE! Bewertung Projekt Typen

  6. PRODUKT-PROJEKT PHASEN Forschung & Entwicklung Einführung Reife Rückgang Auslauf Produkt Umsatz Ertrag CAPEX Investition Konzept Planung Umsetzung - Einführung Abschluss Projekt

  7. ERFOLGSFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT • Projektwürdige Aufgabenstellung • Projektauftrag mit messbaren Zielen • Machtpromotoren • Kompetente Projektleiter & Teammitglieder • Projektmanagement mit Augenmaß • Zeitliche Ressourcen • Klare Rollenverteilung • Gezielte Projekt – Kommunikation • Elektronische Hilfsmittel • Projekt – Management – Kultur

  8. RISIKOFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT • Personalmangel • Unrealistische Zeitpläne • Unzureichendes Budget • Mangelnde Qualifikation • Fehlendes Controlling • Externe Lieferanten (Qualität, Termine) • Unvollständiges Lastenheft • Schnelle Anfangserfolge • Änderungen durch Auftraggeber • Konflikte im Projektteam

  9. Vor Projekt Planung + Realisierung Nach Projekt PROJEKTMANAGEMENT – REGELKREIS SOLL Projekt – Controlling Projekt – Planung Ab-weichung Änderung Messdaten SOLL Projekt – Steuerung IST Mengengerüst Maßnahmen

  10. PROJEKT –CONTROLLING KONTROLLE + EINLEITEN VON STEUERNDEN MAßNAHMEN Vorgehensmodell: • Feststellen des IST-Zustandes • Feststellen einer etwaigen Abweichung zum Plan • Abweichungsanalyse • Ursachenforschung • Trendanalysen • Festlegen von Projektsteuerungsmaßnahmen • nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen • anbahnende Abweichungen vermeiden

  11. PROJEKTMANAGEMENT-TEILDISZIPLINEN (Nach PMBOK = Projekt Management Body of Knowledge) Integrations- management Umfangs- management Zeit- management Kosten- management Qualitäts- management Personal- management Kommunikations- management Risiko- management Beschaffungs- management

  12. NUTZEN DES PROJEKTMANAGEMENTS • Effektivität durch interdisziplinäre Teamarbeit • Effizienz durch konzentriertes planvolles Vorgehen • Kontrolle durch gezielte Projektsteuerung • Termintreue durch professionelle Planung • Transparenz durch Projektdokumentation • Personalentwicklung durch Führung im Projektteam • Wissensmanagement durch Teamarbeit

  13. SITUATIONSANALYSE –MINDMAPPING • Ziel der „Situationsanalyse“ ist es eine tieferes und umfassendes Verständnis für die Ausgangssituation zu bekommen • Zeigt Mängel im aktuellen Zustand auf und setzt sie in Beziehung zu dem angestrebten SOLL Zustand • Methoden der Situationsanalyse • Beobachten…………………………. • Dokumentenanalyse……………….. • Befragung…………………………… • Systemanalyse…………………….. • Mapping Tools………………………

  14. ROI TRS Finanz EBITDA MINDMAP ZUR SITUATUIONS-ANALYSE Mode eigene andere Hype MAFO Trends Kompetenzen Medien intern Anspruchsträger Technology extern Demograf Globalis. Mangel Bedürfnisse 15 % Wünsche >15 % ProjektX muss sein % Erfolgsfaktoren speed darf nicht Wirkung fern wirk Motivation neben wirk Personal Hygiene Recht EU Förderung Frustration intern Regulator

  15. URSACHE-WIRKUNGSANALYSE (Ishikawa - Diagramm) • Ishikawa-Diagramm: Visualisierung eines Problemlöseprozesses bei dem nach den primären Ursachen eines Problems gesucht wird. • Technikder5Warum`s: Bis zu fünf Warum Fragen erforderlich bis man an die eigentliche Wurzel des Problems gelangt. • Erstellen des Diagramms: In einer moderierten Arbeitsgruppe mit je einem Vertreter der Problem-Kategorie. • Kategorien im Diagramm: Fünf M Mensch Material Methode Maschine Milieu Umfeld, Management, Messung, Prozesse

  16. ISHIKAWA (FISBONE) DIAGRAMM Mensch Material Methode Problem Maschine Milieu

  17. PROJEKT –ZIEL • eindeutig und allgemein verständlich • realistisch und erreichbar sein • den Lösungsweg nicht vorschreiben • in Subziele gegliedert sein • in 3 Sätzen kommunizierbar sein • Teilziele müssen messbar sein

  18. ZIELE-HIERARCHIE Hauptziel Ziel Leistung Termin Kosten Teilziele Messkriterien

  19. PROJEKTABGRENZUNG (NICHT-Ziele) Projekt-Ketten: sind als mehrere Projekte zu behandeln Projekt-Netzwerke: bedürfen einer Multiprojekt – Organisation Workflows: sind Teile des Operationsmanagement Abgrenzung von der Umgebung: zeitliche inhaltliche soziale Nicht-Ziel: Die wichtigsten NICHT-Ziele sind im Lastenheft angeführt.

  20. PROJEKT ABGRENZUNG NICHT-Projekt Projekt Projektidee

  21. Rivalität zwischen existierenden Unternehmen [Prestige] Verhandlungsstärke der Verhandlungsstärke der Kunden Zulieferer [Alternativangebote] [Monopolstellung] Bedrohung durch Bedrohung durch neue Ersatzprodukte Konkurrenten [Man braucht es nicht mehr] [Ein anderer kann es besser] zB.: Erdgas - russische Sicht zB.: Mobile Phones - Siemens Sicht UMFELDANALYSE – PORTER´S 5 FORCES (Kräfte aus dem externen Umfeld)

  22. UMFELDANALYSE –SWOT Innerbetriebliche Stärken und Schwächen; Externe Chancen und Gefahren • Vorgehensmodell: • Auflistung aller internen Stärken und Schwächen • Auflistung aller externen Chancen und Risken • Stärken + Chancen Maximieren • Schwächen + Gefahren Minimieren

  23. SWOT ANALYSE MATRIX DARSTELLUNG [0] Chancen Externe Analyse [T] Gefahren

  24. AUFWANDS- UND KOSTENSCHÄTZUNG (TOP-DOWN) Vorgehensweise: • Aus den Teilzielen werden Hauptaufgaben definiert • Ermittlung der direkten Projektkosten • Personal • Consulter • Material • Reisen • Werkzeug • Messgeräte, IT • Ermittlung der indirekten Projektkosten • Gemeinkosten • Raummiete • Energie, Strom • IKT

  25. AUFWANDSCHÄTZUNG (Excel Sheet)

  26. PROJEKTORGANISATION Projekt Auftraggeber Lenkungsausschuss Projektleiter Controller Assistenz Temporär MA MA MA Temporär

  27. PROJEKTORGANISATION

  28. UNTERNEHMENSORGANISATION Reine Projektorganisation Stabs Projektorganisation Matrix Projektorganisation Board Board Board Projektleiter Produktion Vertrieb Service Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 1 Produktion Vertrieb Service Projekt 2 Projekt 3 Projekt = Org. Einheit Management by Projekt Netzwerk Gleichberechtigter wenige Projekte Projektleiter = Stabstelle keine dauerhaften Mitarbeiter Matrix zwischen Linien und Projektleitung führt häufig zu Konflikten zwischen Projektleitung und Linienführung

  29. CEO f1 f2 f3 Projekte Projekte Projektleiter Projektleiter MATRIX - PROJEKTORGANISATION Weak Matrix Balanced Matrix CEO f1 f2 f3 Projektleiter Projektkoordination CEO CEO f1 f2 f3 f1 f2 f3 Projekt A Projekt B Strong Matrix Composite Matrix

  30. PROJEKTLEITER - EFFIZIENZ  Zeit Leistung: Entscheidung: Führung: Sachebene Beziehung L = K x M [Können mal Mitarbeiter] E = Q x A [Qualität mal Akzeptanz] F = A x M [Aufgaben mal Mitarbeiter]

  31. PROJEKTLEITER - AUFGABEN

  32. PROJEKT TEAM - TEAMBILDUNG (Bruce Tuchman)

  33. PROJEKT – TEAM: ZUSAMMENSETZUNG Nach Belbin arbeiten Teams dann effektiv, wenn sie aus einer Vielzahl heterogener Rollentypen zusammen gesetzt sind. HANDELN INTER-AKTION DENKEN

  34. DAS LASTENHEFT • Das Lastenheft ist „die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers“ • sollte vom Auftraggeber formuliert sein • Grundlage zur Einholung von Angeboten • In der Bauwirtschaft auch als LV = Leistungsverzeichnis benannt • Auftragnehmer schreiben häufig das Lastenheft selbst • Auftraggeber kann es nicht WAS WOFÜR zu erarbeiten ist

  35. Gliederung des Lastenheftes: • Spezifikation des zu erstellenden Produktes („die Last“) • Anforderungen an das Produkt bei einer späteren Verwendung [zB. Temperatur, Speicher, Geschwindigkeit] • Rahmenbedingungen für Produkt und Leistungserbringung [zB. Material, Normen, Richtlinie, …] • Vertragliche Konditionen [zB. Gewährleistung, Risiko, …] • Anforderungen an den Auftragnehmer [zB. Zertifizierung, …] • Anforderungen an das Projektmanagement [zB. Dokumentation, Messverfahren …]

  36. PROJEKT - AUFTRAG • Vertrag zwischen Projektleiter und Auftraggeber • Inhalte eines Projektauftrages: • Projekttitel • Ausgangssituation • Projektziele • Budget – Kostenschätzung • Wirtschaftlichkeit • Projektorganisation • Verweis auf Lastenheft • Mit der Unterzeichnung endet die Vorprojektphase kein Projekt ohne Projektauftrag

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