规范档案管理

1. 规范档案管理 服务学校发展 渭滨区档案局

2. 一、档案

3. （一）什么是档案 档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。 ——《辞海》

4. （一）什么是档案 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 ——《中华人民共和国档案法》

5. （二）什么是中小学校档案 中小学校档案是指学校在各项活动中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

6. （二）什么是中小学校档案 中小学校档案，包括文书档案、教育教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案等。

7. 二、学校档案管理的工作内容和基本原则

8. （一）学校档案管理的工作内容 档案工作包括：档案的收集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。

9. （一）学校档案管理的工作内容 • 档案工作的主要环节 收 集 鉴 定 修 整 装 订 分 类 排 列 编 号 立 卷

10. （二） 档案工作的基本原则 收集齐全 分类合理 立卷科学 归档及时 保管安全 使用方便

11. 三、 档案的收集和整理

12. （一）归档范围是什么？ 依据的法规性的规章文件 ： • 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

13. （一）归档范围是什么？ 凡是在学校各项活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各种文字、图表、声像材料，包括党组织、行政、工会、团队（学生会）组织以及教育、教学、科技活动、生产、基建、设备、人事、保卫、会计等工作中形成的各种材料均属于归档范围。

14. 1、收集 收集范围: 本单位制发的正式文件； 外单位的来文； 本单位形成的没有文号的文件。 收集要求:齐全完整，保持文件之间的有机联系。

15. 收集工作应注意的问题 “以我为主” 收集时宁可多收，不可少收，以免遗漏有保存价值的文件材料。整理时再做一次全面的鉴定和调整，可把真正没有保存价值的文件再剔除出去。

16. 对文件材料的要求： 齐全完整。 用纸要规范。 使用耐久的字迹材料。 • 收集方法：定期收集与平时收集相结合。

17. 2、鉴定 • 含义：确定文件是否归档，对归档文件划分保管期限 • 文件归档与不归档的界定:国家档案局8号令《文书档案保管期限表》、《渭滨区中小学文书、教学档案立卷明细表》

18. 文件归档与不归档范围: 本单位的文件材料 上级文件材料 同级单位和非隶属单位的文件材料 下级单位的文件材料

19. 期限的划分： • 文书档案的保管期限划分为永久、定期两种。 • 定期一般分为30年、10年。

20. 3、修整 • 1、修裱破损文件 • 2、复制字迹模糊或易褪变的文件 • 3、去除易锈蚀的金属物 • 4、超大纸张折叠

21. 4、装订 • 装订排序：正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文字在后； 中文本在前，外文本在后； 文件处理单在前，正文在后。

22. 装订位置：左下侧 • 装订方式：使用变形材料式 线装式

23. 5、分类 • 年度—问题—保管期限 例： • 2013年…党务类…永久、30年、10年 • 2013年…行政类…永久、30年、10年 • 2013年…群团类…永久、30年、10年

24. 6、排列 • 排列原则：事由原则 • 排列方法：事由结合时间、重要程度 • 步骤： （1）先按不同事由将文件分开； （2）把同一事由内的文件进行排列，可按文件形成的时间结合重要程度排列； （3）把同一类别不同事由的归档文件进行排列。

25. 7、编号 • （1）页号 • 页号是每份归档文件页次的顺序号。 • （2）件号 例：2013年…党务类…永久…1、2、3、4 30年…1、2、3、4 10年…1、2、3、4

26. 加盖并填写归档章 • 归档章的格式 规格：长60mm，宽16mm 归档章必要项为：年度、保管期限、件号、 总页数 选择项为：机构/问题（如图）

28. 归档章的加盖位置：

31. 8、编制归档文件目录 年 度：2010年 机构（问题）：党群类 期 限：永久

32. 目录的填写 • 件号：指室编件号。 • 责任者：指制发文件的组织或个人。 • 文号：即发文字号，由机关代字、年度、 发文顺序号组成。 • 题名：文件的标题。由责任者、问题、文种三个部分组成。

33. 归档文件目录封面：

34. 9、装盒 • 归档文件按所编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目 • 装盒的要求 （1）严格按照件号的先后顺序装盒 （2）不同形成年度、保管期限、机构（问题）的归档文件不应放入同一档案盒 （3）归位准确

35. 档案盒封面 填写全宗名称

36. 盒脊 进馆时填写

37. 备考表 填写盒内文件缺损、修改补 充、移出、销毁等情况，一 般无情况不填 整理人与检查人不能填写 同一个人

38. 10、排架 • 要尽量与分类方案及目录的排列顺序保持一致。 • 必须保持相对稳定。

39. 四、档案的保管和利用 （一）检索工具 • 1、各门类档案目录索引 • 2、先进单位、个人荣誉索引 • 3、历年工资调整索引 • 4、评聘职称索引 • 5、个人所得税索引

40. （二）编研资料 • 1、大事记 • 2、组织沿革 • 3、基础数字汇集 • 4、专题文件汇编 • 5、全宗整理工作方案 • 6、全宗指南（全宗介绍） • 7、档案利用效果登记

41. 制度 • 建立健全各种规章制度，使各类档案的收集、整理、归档、保存工作有章可循。

42. 档案室的管理档案十防图

43. 谢谢大家