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MS Project 项目管理软件应用

MS Project 项目管理软件应用. MS Project 汇报提纲. 软件简介 软件演示 准备工作 建立任务计划 MS Project 资源与成本管理 项目动态跟踪控制 其他领域应用. 为什么使用项目管理软件. 使项目参与人员有共识的项目描述语言 代替人完成烦琐的项目计算、调整、统计工作，提高工效 帮助项目经理分析项目焦点，抓住主要矛盾，提高工效 提高项目管理的应变能力 能提供大量在项目管理过程中所需数据、信息 协助我们规范项目管理流程，改善项目管理的过程. MS Project 的 优势. 在国际上广泛应用 通用性强

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MS Project 项目管理软件应用

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Presentation Transcript

  1. MS Project 项目管理软件应用

  2. MS Project 汇报提纲 • 软件简介 • 软件演示 • 准备工作 • 建立任务计划 • MS Project资源与成本管理 • 项目动态跟踪控制 • 其他领域应用

  3. 为什么使用项目管理软件 • 使项目参与人员有共识的项目描述语言 • 代替人完成烦琐的项目计算、调整、统计工作，提高工效 • 帮助项目经理分析项目焦点，抓住主要矛盾，提高工效 • 提高项目管理的应变能力 • 能提供大量在项目管理过程中所需数据、信息 • 协助我们规范项目管理流程，改善项目管理的过程

  4. MS Project的优势 • 在国际上广泛应用 • 通用性强 • 凝聚了现代项目管理的理论和方法 （WBS、甘特图、里程碑、关键路径法、网络图、责任矩阵、成本估算、项目评价技术） • 数据分析处理能力强 • 易学易用 • 信息交流功能强 • 基于网络的协同工作方式 • 企业（多）项目管理（可以构建企业项目管理平台）

  5. 范围管理(PSM) 时间管理(PTM) 成本管理(PCM) 人力资源管理(PHRM) 风险管理(PRM) 质量管理(PQM) 沟通管理(PCM) 采购管理(PPM) 综合管理(PIM) Project 覆盖哪些项目管理功能 • 质量管理体系 QMS • 环境管理体系 EMS • 职业健康与安全管理体系(风险管理) OHSMS

  6. MS Project 具体功能（不包括Server功能） • 迅速、完整地编制项目计划 • 帮助项目工作者寻找关键路径，并提供优化的方法 • 资源规划、协调和效率分析 • 项目成本估算、控制、分析 • 项目动态跟踪和控制 • 项目执行状态分析、评价 • 与其他系统的数据信息交流 • 多种视图，全方位表达项目信息 • 项目元素的层次化结构

  7. 使用Project管理项目的三个深度 • 时间进度管理（计划、跟踪、控制、评价） • 资源管理（计划、统计、效率分析） • 成本管理（资源成本、任务成本、费用与进度整合、成本控制） • 其他领域的应用： 考核、比较、看板管理等等

  8. 项目元素-任务 • 职能：完成项目需要进行的活动 • 描述：数据域，约250多 • 数据域类型 • 标识类：ID,Uniq ID,Name • 日期和工期 • 工作量 • 成本 • 其他

  9. 项目元素-资源 • 职能：完成任务的人、设备、资金 • 描述：数据域，约200个 • 数据域类型 • 标识类：ID,Uniq ID,Name • 日期 • 工作量 • 成本 • 其他

  10. 使用MS Project • 建立项目计划

  11. 项目规划过程

  12. 项目编排原则和日期(准备1) • 正排计划或倒排计划（ASAP/ALAP) 正排计划 计划从项目开始时间向完成时间方向进行日程排定（任务按越早越好安排） 倒排计划 计划从项目完成时间向开始时间方向进行日程排定（任务按越晚越好越好安排） • 输入方法：菜单“项目/项目信息” • 开始日期或完成日期 • 项目日历

  13. 输入项目的属性信息（准备2） • 输入方法：菜单“文件/属性” • 项目标题(项目摘要任务名) • 项目承担单位 • 项目经理 • 计划员 • 项目备注

  14. 更改日历的工作时间（准备3） • 设置方法：工具/更改工作时间；使用向导 • 设置工作日、非工作日、和例外日 • 更改工作时间 • 日历的种类 • 项目日历: 用于整个项目 • 任务日历：用于单项任务 • 资源日历：用于单类资源

  15. 项目环境默认值设置（准备4） • 设置方法：菜单“工具/选项” • 选中“项目摘要任务”选项（视图卡片） • 设置默认任务类型为“固定工期”,去掉“新任务为投入比导向”（日程卡片） 注：这是一种建议的初始日程排定方法 • 默认资源工作分配单位：十进制数（日程卡片） • 显示大纲数字（视图卡片） • 日期格式(视图卡片)

  16. 充分的项目管理思想（准备5） • 确定项目的周期及主要内容 • 确定项目的资源总量清单 • 确定工作分解 • ……………… • ………………

  17. 建立任务列表 • WBS工作分解结构在Project中主要使用大纲结构表示 • 输入任务清单 • 任务的升级和降级 • 任务的插入、删除、移动 • 理解摘要任务

  18. 里程碑计划 • 里程碑是标记项目中的重要事件的时间点，它通常是项目阶段发生变化的标志，是监控点。用于监视项目的进度，检查项目的质量。 • 里程碑管理：在项目中的重要事件后设置里程碑任务，并确定检查监控的具体内容。 （通常里程碑任务的工期为0）

  19. 里程碑计划图

  20. 估算任务的持续时间(工期) • 定义：活动从开始到完成经过的时间 • 日历持续时间：包括休息时间的工期计量 • 工作持续时间：只包括完成项目工作量的工期计量 • 软件中工期的含义通常是工作的持续时间 • 估算方法：历史数据、经验、专家

  21. 输入持续时间 • 最基本的操作在甘特图视图“工期”域中输入。 • 工期的单位：工时（h）,工作日(d),周工时(w),月工时（mo）等 如不输入单位，Project将使用默认的工期单位

  22. 确定任务的相关性 • 目的：确定各项任务开始顺序、依赖和制约关系 • 前置任务与后续任务的概念 • 类型：FS，SS，SF，FF • 任务之间可搭接：正、负延隔时间

  23. 任务的相关性 • MS Project 中任务相关性的表示

  24. 修改和解除任务相关性 途径： • 在甘特图上双击链接线，启动任务相关性对话框； • 在甘特图视图的任务列表中双击某个任务，启动任务信息对话框,“前置任务”卡 • 其他途径：网络图、双窗口的前置任务、后续任务列等 可以修改相关性类型、正、负延隔时间、解除任务相关性

  25. 确定关键路径 • 确定关键路径 • 依据最早时间和最晚时间计算时差 时差 = 最晚开始时间 - 最早开始时间 = 最晚完成时间 - 最早完成时间 • 时差等于0和小于0的任务组成关键路径

  26. 识别关键路径 • 对“甘特图”进行格式化 菜单“格式/甘特图向导” • 对任务列表进行格式化 菜单“格式/文本样式”

  27. 压缩关键路径方法 • 压缩关键路径方法 • 缩短任务工期 • 调整任务关系 • 增加资源强度 • 安排资源加班 • 调整各种日历 • 减少任务数量

  28. 甘特图预览打印 页面设置 • 页眉 • 图例 • 视图卡选项 时间标尺设置 • 双击时间标尺，启动时间刻度对话框

  29. 任务详细信息设置 • 双击选中的任务→显示出“任务信息”对话框 • 选中某任务,在工具栏中点击“任务信息”按钮

  30. 任务详细信息(1) • 估计工期：非确定的工期，可以按此筛选器将估计工期的任务筛选出来 • 期限：设置任务期望完成的日期，当任务的完成时间超过此时间,在“标记”中有提示

  31. 任务详细信息(2) • 限制条件：设置或限制任务日程安排的原则 • 目的：能更精确地反映项目实际情况的项目进度计划 • 限制类型：设置任务安排的原则，有8种方法： 越早越好（ASAP)，越晚越好（ALAP) 必须开始于…，必须完成于… 不得早于…开始，不得早于…完成，不得晚于…开始，不得晚于…完成 • 限制日期：除ASAP,ALAP外，其它都要给定具体日期

  32. 任务详细信息(3) • 任务类型 固定工期、固定单位、固定工时 • 工作量公式 • 任务的工时，工期，资源数量 3个参数在计算中共有关系。工期与资源投入成反比。 • 工期=工时/资源单位

  33. 双窗口 • 功能：当需要连续查看项目信息时，上窗口指向任务行，下窗口则为该任务的详细信息（8种） • 操作：窗口/拆分，在下窗口中击右键，可以换内容

  34. 网络计划的各种表达方式 • 任务列表 • 横道图(甘特图) • 单代号网络图 • 双代号网络图 • 日历视图

  35. 项目计划交流工具—横道图

  36. 项目计划交流工具---网络图

  37. 日历视图示例 • 优点：清楚描述每天的工作 • 缺点：逻辑关系不清楚

  38. 日历视图操作 • 在日历视图上定位：编辑/定位，定位到日期或任务号 • 格式化：格式/条形图样式，通过不同颜色识别关键任务 • 查看任务：主要查看在日期单元格中显示不下的任务

  39. MS Project 资源与成本管理

  40. 资源和资源管理 • 资源:为完成任务而使用的： • 人、机械设备、材料、资金、服务、技术等 • 资源管理 • 使用管理 • 费用管理 • 资源类型：工时、材料

  41. 建立资源列表 • 建立资源列表：资源工作表视图/项表 • 资源定义：与项目特性、资源管理方式等有关。 • 主要信息：名称，类型，材料标签、最大单位，标准费率，每次使用成本，资源日历等 • 注：建立企业资源库的方法略有不同，内容基本相同

  42. 分配资源： • 分配资源:把资源安排到任务上工作的过程 • 分配资源方法:（通常使用甘特图；任选下面一种方法分配资源） a、单击工具栏 按钮,启动”资源分配”对话框，进行资源分配 b、选定任务，单击“任务信息”按钮，启动“任务信息”对话框，在资源卡中选择资源名称和单位。 c、菜单“窗口/拆分”,在双窗口中选择资源名称和单位 • 在其他视图上也能分配资源 • 在“分配资源”对话框中有筛选功能

  43. 资源详细信息 • 在“资源工作表”双击某个资源，启动“资源信息”对话框 • 资源可用性：在不同时间段可以有不同的资源拥有量。 • 成本卡：5个费率表，不同时间段可设不同费率 • 结算费用方式 • 开始，完成，按比例 • 备注：为资源添加备注信息

  44. 费率表的使用 • 资源在不同的任务上可以使用不同的费率 • 缺省使用A费率表 • 在“工作分配信息”对话框中可以选择其他费率表 • 在“任务分配状况”和“资源使用状况”视图中可启动“工作分配信息”对话框

  45. 资源使用状态视图 • 菜单“视图/资源使用状况” • 使用资源使用状况视图描述资源 • 以资源为主线，描述每个资源承担的任务，并按资源汇总，可换表 • 视图右侧按时间段汇总信息，更改时间刻度进行各种汇总 • 在视图右側按鼠标右键，有更多信息可显示，包括工时类、成本类，资源分配类，任务执行评价类等

  46. 任务分配状态视图描述项目 • 菜单“视图/任务分配状况” • 以任务为主线，描述每个任务及分配的资源情况，并按任务汇总。 • 视图右侧按时间段汇总信息 • 详细信息：

  47. 资源图表 共有10种类型的资源图（在视图右側按鼠标右键，出快捷菜单） • 最大资源量--资源需求曲线 • 工时--资源工作量分布图 • 累计工时--资源累计工作量图 • 资源过渡分配超分配图--资源超量数值分布 • 资源分配—工时分配百分比图（使用效率） • 剩余可用性--资源还可分配的工时 • 成本---资源成本分布图 • 累计成本--资源累计成本分布图

  48. 资源超分配-定义 • 定义：分配给一个资源的工时超出他在工作时间内可以完成的数量的结果 • 超分配的类型：2种

  49. 确定资源超分配的情况 • 确定哪种资源超分配（寻找红色和叹号标志） • 资源工作表 • 资源图表：需求直方图，过度分配直方图 • 资源资源使用状态视图 • 确定在哪个任务上超分配 • 确定在何时超分配 • 确定超分配的量

  50. 解决资源超分配的策略 • 增加资源量 • 确定任务轻重缓急，安排任务延时开工 • 延长任务工期 • 减少工作量 • 非平均分布 • 替换

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